Sådan organiseres en videokonference med flere deltagere

på mange måder er det vidunderligt, at du er i stand til at kommunikere med klienter i andre byer ved hjælp af din computer. Men ligesom i det virkelige liv, jo flere mennesker der er i et online møde, jo mere sandsynligt er det, at noget vil gå galt. Med hver ny deltager, næsten 10 minutter spildes på problemer med at ringe ind, “faldt” deltagere, og skrigende feedback—efterlader dig kun halvdelen af tiden til at fuldføre din virksomhed.

Sådan organiseres en vellykket videokonference med flere deltagere

selvom det kan virke overvældende at være vært for en konference med fem eller flere personer, der deltager, er der mange ting, du kan gøre for at sikre, at mødet går så glat som muligt. Her er et par forberedelsestips til møder, der involverer:

• flere deltagere. Den første ting du skal gøre er at bestemme et tidspunkt, hvor alle deltagere er tilgængelige. Doodle eller Meet-O-Matic) giver flere brugere mulighed for at blokere kalenderdatoer, der tydeligt viser tilgængelighed og gemmer mange frem og tilbage e-mails.
• flere steder. En af de første ting, som arrangørerne skal gøre, er at sikre, at deltagerne har fået det rigtige tidspunkt for mødet. Dette inkluderer kontrol med deltagere i andre tidsområder for at sikre, at deres mødetid er beregnet korrekt.
• flere enheder. Mange deltagere kan “ringe ind” ved hjælp af deres kameraer og computer, men nogle on-the-go deltagere kan deltage ved hjælp af deres på smartphones eller tablets. Sørg for, at du kan give klare anvisninger om, hvordan du deltager i mødet på en alternativ enhed (og ikke kun iPad eller iPhone).
• flere platforme. Du skal muligvis skifte mellem brugere, se to forskellige skærme på en gang eller logge på et andet program under mødet. Du bør gøre en fuld teknisk generalprøve før mødet for at sikre, at alle de forskellige programmer vil arbejde på kommando og vil arbejde sammen.

hos Casamo & Associates ved vi, at din tid er værdifuld. Derfor kan vi overtage organiseringen af dit møde, koordinere dine tidsplaner og præsentationsdokumenter, yde teknisk support under mødet og fungere som en forbindelse mellem dig og dine deltagere. Vi kan være vært for dit møde på vores fuldt udstyrede videokonferenceside, og underrette dine deltagere om videokonferencesider i nærheden af deres placeringer ved hjælp af vores netværk. Hvis du gerne vil booke vores konferencelokale, besøg vores online Planlægningsside for at blokere datoen så hurtigt som muligt.