Sådan skriver du et brev for at informere om cirkulær

du skal nu vide, at hvis virksomheder ønsker at dele information inde i dem, bruger de notater. For kunder bruger de e-mails eller personlige breve. Men hvad nu hvis de skal cirkulere information til begge? Cirkulære bogstaver kommer i spil derefter. Det adskiller sig fra personlige breve, fordi sidstnævnte deler et stykke specifik information til, sige, kun en eller et par modtagere.

Hvad Er Cirkulære Bogstaver?

hvis en virksomhed ønsker at fortælle sine folk om nye oplysninger og politikker, der er “generelle” I type og vil blive læst bredt, sender den cirkulære breve. Meddelelserne kan være forretningsrelaterede eller ej.

hvilken type er de?

før du ved, hvordan du skriver et cirkulært brev, skal du vide, hvilken type cirkulært brev du skriver. Der er to typer i denne henseende:

• et Handelscirkulært brev, der bærer forretningsrelateret information. Dette inkluderer pensionering eller død af en partner/partnere, åbning af en ny filial, lancering af en ny virksomhed, ændring af adresse, introduktion af nye produkter og tjenester osv.
• et ikke-handelscirkulært brev, der deler personlige eller sociale oplysninger. Dette inkluderer at forkynde politiske ideologier eller give en personlig mening om kontekstuelle forhold.

tonen, sproget og detaljerne i dit cirkulære brev skal variere i overensstemmelse hermed. For eksempel:

hvis du planlægger at åbne en ny filial, skal du starte med firmanavn og adresse. Tilføj derefter hilsen. Giv en lille introduktion og annoncer sagen med information om den nye manager og hvordan man kontakter ham for fremtidige fornødenheder. Afslut med god vilje og luk brevet.

hvis du skal fortælle dine folk om en begivenhed som en bogmesse, som din virksomhed planlægger at arrangere, kan du starte med de sædvanlige ting. Fortæl dem spillestedet og tiden, deltagelsesgebyret, hvilke typer bøger der vises, hvem der indvier messen, og hvor længe det varer. Endelig, slut med, hvor modtagerne kan kontakte, hvis det er nødvendigt.

det generelle format er dybest set virksomhedsoplysninger, hilsen, indledende erklæring om formål, nødvendige detaljer og lukning.

egenskaberne ved ethvert cirkulært bogstav:

det være sig handel eller ikke-handel, ethvert cirkulært bogstav har følgende egenskaber:

• på meget kort tid kan det offentliggøre enhver mængde information
• sproget er enkelt
• dets attraktive præsentation overbeviser læserne
• det er kort, men nok til at kommunikere beskeden
• det er høfligt og hjerteligt
• det præsenterer pålidelige oplysninger, der er nyttige for læserne
• alle berørte parter, det være sig medarbejdere eller kunder, kan forstå dets indhold
• det er fri for kontroverser

hvis dit cirkulære brev har disse, skriver du det rigtigt.

Tips til at huske:

• du skal kende dit publikum. Alle af dem har ikke den samme mængde viden om sagen, eller, siger, virksomheden. Selvom alle ikke gør det, skal de fleste af dem forstå, hvad du prøver at formidle.
• brug strenge toner til at minde medarbejderne om fravær eller ethvert spørgsmål af alvorlig betydning med kunder, eller for mere generel information brug en hjertelig og positiv tone.

del ikke fortrolige oplysninger, Del kun det, der er godkendt.