Sådan skriver du rapporter, som dine kunder faktisk vil læse

rapportering er et kontinuerligt arbejde i gang for vores team på Content Harmony. Vi er konstant på udkig efter måder at minimere tid brugt rapportering samtidig maksimere klient indsigt og grillbarer. Jo mere tid vi bruger hver måned på rapportering er mindre tid, vi får til at udføre på strategi.

når det er sagt, er rapportering i slutningen af eller begyndelsen af hver måned en værdifuld tid for vores team til at reflektere over resultater og se hårdt på, hvad der fungerer, og nogle gange ikke fungerer. Da så meget tid og energi går i rapportering, arbejder vi på at gøre det så værdifuldt og handlingsorienteret som muligt med klare næste trin for klienten. En god kunderapport har brug for en god struktur, ligesom et vellykket møde har brug for en god mødedagsorden.

for at sikre, at vores rapporter rammer vores kunders skrivebord i stedet for at forsvinde i dybden af deres e-mail-arkiver, er vi kommet med vores 9 måder at skrive en rapport på, som din chef vil give en forbandelse over:

oversigt:

• 1. Gentag Projektmål
• 2. Hvad Har Du Opnået I Sidste Måned?
• 3. Hvilke Resultater Så Du Fra Dit Arbejde?
• 4. Bind KPI ‘ Er Til Forretningsmål
• 5. Forklar Dig Selv
• 6. Hvad Vil Der Blive Opnået I Denne Måned?
• 7. Fortæl Dem, Hvad De Skal Gøre Næste
• 8. Ring til kunden. Har en samtale
• 9. Fokus på “vi”

gentag projektmål

hvilke mål satte du dig for at nå i starten af projektet? Månedlig rapportering er et glimrende tidspunkt at stoppe og se på, hvor du er versus hvor du agter at være. Er du forud for tidsplanen? Bagved?

hvis du er forud for forventet trafik, omsætning, salg osv., forstå hvad du har gjort for at komme dertil, og hvordan du kan bære momentum gennem slutningen af projektet eller kontrakten.

hvis du er bagud, skal du tage dig tid til at reflektere over, hvad du har opnået indtil videre, og hvad du kan gøre anderledes fremad for at indhente. Brug denne månedlige rapport som et indtjekningspunkt for at forstå, om du har brug for at dreje din strategi eller ej.

Hvad Har Du Opnået I Sidste Måned?

sikker på, det lyder ret ligetil, men du vil nok blive overrasket over, hvor mange rapporter jeg har set, der forlod dette ret vagt.

er du et content marketing bureau, der fokuserer på produktion og distribution? Hvilket indhold offentliggjorde du i sidste måned? Hvor offentliggjorde du det? Hvordan fik du indholdet foran dine kunders målkunder? Hvor meget brugte du på at gøre det?

er du et PR-bureau? Fik du nogen bemærkelsesværdige placeringer til din klient? Har du lavet nye kontakter, du kan bruge til fremtidige projekter?

sørg for, at dette er ting, du kan pege på og sige “at… vi gjorde det.”

hvis du ikke har noget konkret arbejde at pege på, ville jeg nok være klar til at forklare, hvor tid og ressourcer blev brugt. Forståeligt nok er der måneder brugt på at arbejde på strategi og planlægning, der ikke altid svarer til håndgribelige produkter. Hvis det er tilfældet, skal du gøre dette krystalklart og pege på eventuelle leverancer (eller igangværende dokumenter), du har oprettet undervejs.

Hvilke Resultater Så Du Fra Dit Arbejde?

var det vellykket? Når du ser på alt, hvad du har opnået i sidste måned, fik det din klient tættere på at nå deres forretningsmål og de mål, dit team satte sig for at ramme i starten af projektet?

i begyndelsen af hvert projekt skal dit team sætte sig ned med klienten og omhyggeligt skitsere key performance indicators (KPI ‘ er), der rapporteres hver måned. Når det kommer til rapportering, skal dit team undersøge hver enkelt af disse KPI ‘ er og rapportere, hvordan dit arbejde direkte påvirkede KPI-bevægelsen (positivt eller negativt).

bind KPI ‘er til forretningsmål

når du viser dine resultater, skal du sørge for, at de rapporterede KPI’ er er bundet til forretningsvækstmål, ikke vilkårlige, meningsløse målinger.

afhængigt af klienten vil KPI ‘ er sandsynligvis være meget forskellige. Leadgenereringsfokuserede kunder vil gerne se nye kundeemner erhvervet, e-handelskunder vil gerne se nye indtægter og salg, udgivere har en tendens til at bekymre sig mest om sidevisninger osv.

uanset hvad, skal du sørge for, at KPI ‘ er er tilpasset forretningsmål, hvilket typisk betyder, at flere penge kommer gennem døren til din klient. Ting som søgerangeringer og PR-placeringer er gode førende indikatorer, der skal identificeres, men som typisk ikke er KPI ‘ er at fremhæve.

Bonus Tip: rapporter ikke om ting, der ikke betyder noget. For eksempel, hvis du arbejder med en lead gen-klient, og en måned har du en stor vækst i sidevisninger, så spørg dig selv “betyder det virkelig noget, eller rapporterer jeg bare disse tal, fordi de er positive?”

det er nemt, især når KPI ‘ er kan være nede fra tid til anden, at rapportere om andre målinger udelukkende fordi de ser godt ud. Undgå dette. Hvis du ikke med rimelighed kan konkludere, at en måling bidrager til de overordnede forretningsmål, skal du udelade den helt. Ellers sætter du sandsynligvis dig op til klientspørgsmål, som du måske ikke er parat til at besvare.

forklar dig selv

er tal og KPI ‘ er op for måneden? Er de nede? Tag denne chance for virkelig at dykke ned i ‘hvorfor’, uanset hvilken retning tingene trender.

hvis tal bevæger sig i den rigtige retning, skal du tage dig tid til at lade klienten vide nøjagtigt, hvad du har gjort for at opnå dette. Har du udgivet et blogindlæg, der blev viralt? Genererer din hvidbog flere kundeemner, end din klient nogensinde har set? Tag æren for det.

hvis dine tal er nede, skal du først tage en chance for at forstå hvorfor. Måske er det en sæsonbestemt tendens, eller måske svarede dit hårde arbejde bare ikke til det, du troede, det ville. Når du har forstået, hvad der foregår, skal du oprette en handlingsplan for at dreje og ændre denne næste måned.

Kommuniker omhyggeligt årsagen bag faldet sammen med din plan om at forbedre dette i de kommende måneder. Fra min erfaring, klienter forstår ikke hver måned vil være en home run, og der vil være dips undervejs. Så længe du og dit team har en plan for at rette op på dette, vil de fleste kunder være villige til at fortsætte med at arbejde hen imod forbedring.

Hvad Vil Der Ske I Denne Måned?

igen, noget der skal være ret ligetil, men ofte bliver forsømt; normalt i tilfælde, hvor der ikke er en klar handlingsplan.

hos Content Harmony arbejder vi typisk i 6-12 måneders cyklusser. Vi bruger tid på at skabe en strategi og planlægge 6-12 måneders arbejde ad gangen med en klar tidslinje for leverancer og mål. Denne tidslinje kommunikeres altid med klienten foran, men det er altid godt at gentage hver måned sammen med rapportering.

når du har dækket resultater i den foregående måned sammen med de resultater, du har set, dykke ned i planen for den næste måned. Medtag altid opgaver, leverancer og forfaldsdatoer. Dette vil ikke kun sikre klienten, at du er på toppen af tingene, men dette vil holde dit eget interne team ansvarligt for at ramme forfaldsdatoer og holde sig til tiden.

Kommuniker klart de næste trin og handlingspunkter for hver person på dit team såvel som klientens. med så mange e-mails og opgavelister, der hopper rundt mellem begge hold, er det let at miste overblikket over opgaver. Brug månedlig rapportering til at kalde specifikke handlingselementer, der skal udføres af hvert hold.

ring til kunden. Har en samtale.

når du får månedlig rapportering ud af døren, skal du oprette et tidspunkt til at ringe eller møde klienten og diskutere månedlig rapportering. Selv 30 minutter til at rydde op i enhver form for spørgsmål kan gå langt og fortsætte med at bygge videre på dit klient/agenturforhold.

Bonus Tip: Brug dette møde til at gennemgå handlingselementer, der er nødvendige fra klienten. Din klientkontakt er sandsynligvis en travl person og kan stadig skumme gennem de vigtige dele (selvom det er en, de burde give en forbandelse). Sørg for, at hun / han ved, hvad der er nødvendigt fra dem, og når du har brug for det.

sørg for at sende omfattende mødereferater efter hvert møde, så alle kender de næste trin.

fokus på “vi”

et klient/agenturforhold er netop det, et forhold. Som din kundes virksomhed vokser, så gør din. I er begge tilskyndet til at gøre det godt og arbejde sammen som et team. Sørg for, at din rapportering og kommunikation afspejler dette samarbejde.

brug “vi” eller “os”, når vi taler om succeser og præstationer:

• “i denne måned lykkedes det os at komme i mål.”
• “Vi oplevede en forbedring i forhold til sidste måned.”

at holde dette i tankerne er en af de mindre forbedringer, der kan omformulere det arbejde, du laver, og skabe varige klient/agenturforhold.

øvelse gør mester. Som nævnt ovenfor er dette en løbende proces, som du bliver nødt til konstant at forfine som et agentur for bedre at kunne betjene dine kunder.

hver klient er forskellig, og disse punkter skal hjælpe med at forbedre flere typer rapporteringsindsats.