Sådan trækker du en fantastisk VBS (selvom du ikke er begyndt at planlægge endnu)

Vacation Bible School bringer børnene sammen hver sommer til en sjov uge med eventyr, håndværk, og lære Guds ord. Hvis din kirke tilbyder sit eget program i år, her er et par trin til, hvordan du trækker en fantastisk VBS, selvom du ikke er begyndt at planlægge endnu.

Trin #1: Beslut dig om det grundlæggende

før du gør noget, skal du vælge hvornår, hvor og hvordan din VBS-uge. Denne tjekliste hjælper med at holde dig fokuseret på det grundlæggende:

• datoer-VBS er typisk en uge i sommermånederne.
• placering — har du kapacitet i din kirke, eller har du brug for at finde et større mødested?
• Budget — detaljer om planlægning VBS kan nemt komme ud af hånden. Oprettelse af et budget hjælper dig med at holde fokus på de vigtige ting og udelade de unødvendige ekstramateriale.
• gebyrer — vil du opkræve et gebyr? Hvis ja, hvor meget?
• registrering — Bestem, hvordan du vil have folk til at registrere deres børn til VBS (online, papirformular osv.)
• Curriculum — Spar dig selv tid og energi ved at købe en læseplan. Her er et par populære muligheder:

• Orange VBS
• Lifevej VBS

Trin #2: Saml et planlægningsteam

nu hvor du har oprettet omridset af din plan, skal du samle en gruppe medarbejdere og frivillige til dit VBS planlægningsteam. En håndfuld teammedlemmer skal være nok, men det er en god ide at samle personer med interesse og lidenskab for VBS.

Trin #3: Opret planen

der er så mange elementer, der går i planlægning af enhver begivenhed, især en, der varer en hel uge. For at hjælpe dig med at holde dig organiseret, prøv at opdele dine “gøremål” i kategorier som disse:

• kommunikation

dette inkluderer oprettelse af grafik til reklamemateriale, hjemmesideopdateringer, online begivenhedsregistrering, videomeddelelser og alt andet, der kræver en form for digital eller trykt kommunikation. Arbejd med din kirkes kommunikationsteam for at udvikle en plan for at invitere dem i menigheden og samfundet. En omfattende plan bør overveje Facebook-annoncer, reklametavler, meddelelser om lokale nyhedsforretninger samt udendørs skiltning i din kirke.

• faciliteter

mest sandsynligt vil dit VBS-program blive afholdt på stedet i din kirke. I så fald skal du diskutere hvilke værelser du har brug for i ugen. Baseret på den læseplan, du bruger, skal du give oplysninger om, hvordan hvert værelse skal opstilles med borde, stole, lyd/visuelt og håndværksmateriale. Også, Adresse, om du vil have yderligere skiltning i hele anlægget.

• mad

hvilken slags måltider og snacks vil du forberede hver dag? Opret en menu, og sørg for, at du har nok mennesker med madhåndteringstilladelser til at hjælpe med at forberede maden. Inkluder et felt i registreringsformularen for at spørge om fødevarefølsomheder og oprette en proces for, hvordan man sikrer, at de følges under VBS.

• indretning

når du igen henviser til din læseplan, som mange har temaer, skal du bestemme, hvilke dekorationer du har brug for til hovedscenen, klasseværelserne og de centrale områder i din kirke.

• frivillige

lav en liste over de frivillige roller, der er nødvendige for at forberede VBS (opsætning af ugen eller helgen før) og i hele VBS-ugen. Tips til at få frivillige:

• lav en kort “jobbeskrivelse” for hver frivillig rolle.
• Bestem, hvor mange frivillige du har brug for i hver rolle.
• begynd at invitere nuværende ugentlige/månedlige frivillige til at tjene i disse roller.
• e-mail forældre til at bede om frivillige.
• Beslut hvilke frivillige roller skal udfylde en baggrundskontrol før servering på VBS.

Tjek denne korte video for yderligere tip til, hvordan du sikrer, at du har nok frivillige.

• yderligere materialer

Hands-on håndværk og aktiviteter er en stor del af VBS erfaring. De kommer også med en liste over materialer. Find ud af, hvilke forsyninger du skal købe til disse håndværk eller andre hjemmeartikler, såsom et skrift-Vers-of-the-day-kort.

• Nødprotokoller

hver begivenhed, især en, der involverer børn, har brug for en sikkerhedsplan på plads. Sørg for at have tilstrækkelige førstehjælpsforsyninger og procedurer, sikkerhed og nødevakueringsplaner.

• andre overvejelser

selvom hver kirkes VBS-program er anderledes, er her et par almindelige overvejelser, når du afslutter din plan:

• Send en fotoudgivelsesformular, som forældre kan underskrive. Den nemmeste måde at håndtere dette på er at inkludere det i registreringsprocessen.
• Opret en metode til opfølgning med familier, hvis børn deltog VBS, men ikke er aktive i din kirke.
• Gennemfør et lærdomsmøde med dit team efter arrangementet.
• fejr en vellykket VBS med kirken og som et planlægningsteam.
• Send håndskrevne tak noter til VBS frivillige.
• gennemgå denne liste for et par flere elementer at overveje, når du begynder at planlægge.

Trin #4: Arbejd planen

din plan er indstillet, nu divvy op opgaver blandt teammedlemmer og sæt deadlines for hver. Jeg anbefaler at bruge et projektstyringsværktøj — såsom Asana, teamarbejde eller Basecamp — til at kommunikere deadlines, spore fremskridt og give yderligere oplysninger til dit team på et centraliseret sted.

Trin #5: Nyd en vellykket VBS uge

en af de første regler for begivenhedsplanlægning er at være fleksibel. Ting sker, og ikke alt kommer til at gå ud uden problemer. På grund af dette er det en god ide at oprette et kommandocenter, hvor Personale og frivillige kan komme til at stille spørgsmål og få hjælp til fejlfinding af problemer i hele VBS-ugen.

Trin #6: Fejr og anerkend

Pyha! Du har lige trukket en fantastisk VBS uge! Fejr dit holds succes ved at være vært for en fest for alle dine VBS-medarbejdere og frivillige. Dette kan være en simpel middag for at lukke ugen eller en lille samling med yummy goodies og en enorm “tak” til alle involverede. Og sørg for at genkende dit hårdtarbejdende team i søndagens tjeneste!

Trin #7: gennemføre en Lessons-lært møde

selvom dit program vil for det meste være en succes, vil det ikke være perfekt. Inviter forældre, frivillige og kirkens personale til at deltage i et møde for at diskutere, hvad der gik godt, og hvad der skal forbedres for næste år.

Trin #8: Opret en VBS planlægning notesbog

hvis du brugte denne plan i år, så har du allerede fået din plan for næste år. Organiser alle planlægningsdokumenter, leverandørkontrakter, frivillige jobbeskrivelser og andre nøgleelementer i en notesbog eller bindemiddel for at gøre planlægningen næste års VBS-uge så meget lettere.

når du kommer ind i disse varmere måneder, som typisk kommer med et væld af sommeraktiviteter, lejre og begivenheder, skal du huske, at Vacation Bible School er en mulighed for at komme i kontakt med kirkemedlemmer og ikke-kirkemedlemmer i et afslappet, spændende miljø. Hvis du gør det sjovt, vil de helt sikkert komme.