Sådan udføres en effektiv Gap-analyse

• Sharlyn Lauby
• 7 Jul 2020

jeg var for nylig lette et talent erhvervelse seminar og vi diskuterede arbejdsstyrke planlægning. Under diskussionen, jeg nævnte at lave en traditionel gap-analyse, og nogen stillede spørgsmålet “Hvordan laver du en gap-analyse?”. Det er et godt spørgsmål. Hvor mange gange taler vi om at “bygge bro” eller “lukke hullet” uden at gennemgå processen med at gøre det ordentligt?

så jeg kom op med fem trin, der kunne hjælpe med at gøre det lettere at lave en gap-analyse. Jeg delte det med seminardeltagerne, og jeg ville også dele det med dig.

Formål: Formålet med en gap-analyse er at identificere, hvor organisationen er i øjeblikket, og hvor den gerne vil være (dvs. “kløften” mellem den aktuelle og ønskede tilstand).

fordele: En gap-analyse kan hjælpe organisationen med at identificere forbedringsområder, afdække forskelle mellem forretningsopfattelser og virkelighed, etablere prioriteter og sikre, at projektkravene opnås.

Trin Til En Gap-Analyse

Trin 1. Identificer det mål eller problem, der skal undersøges. Hvad er omfanget af analysen? Svaret kan ikke være alt, det er simpelthen for bredt. For eksempel er det i en personaleanalyse at forstå kløften mellem nuværende og fremtidige arbejdsstyrkefærdigheder.

Trin 2. Evaluer den aktuelle tilstand. Det er kritisk under dette trin ikke at antage. Selvom du tror at du kender den aktuelle tilstand, skal du bruge denne mulighed til at bekræfte dine antagelser. Vær forberedt på at stille mange spørgsmål. Og bemærk, det er ikke tid til at foreslå nogen løsninger.

Trin 3. Etablere den ideelle fremtidige tilstand. Organisationen skal nå til enighed om spørgsmålet: “hvis alt fungerede efter planen, hvor ville vi være?”I tilfælde af en personaleplan bliver spørgsmålet:” Hvis alt fungerede i henhold til vores plan, hvordan ville vores arbejdsstyrke se ud med hensyn til tilgængelige færdigheder?”

Bemærk: konsensusopbygning betyder ikke, at alle i organisationen skal elske svaret. Det betyder simpelthen, at alle skal kunne leve med svaret. Kæmpe forskel!

Trin 4. Sammenlign den nuværende tilstand med den fremtidige tilstand. Og kvantificere kløften. Lad os sige, at vi analyserer alle medarbejderne i vores organisation og indser, at 20% af dem ikke er dygtige i teknologikompetencen (jeg.e. lidt eller ingen viden om tekstbehandlingsprogrammer og regneark). Vi kan opdage det af dette 20%:

• utilstrækkelig træning forårsagede 5%,
• Personaleudfordringer forårsagede 7%,
• budgetnedskæringer forårsagede 2% og
• ledere, der ikke sendte medarbejdere til træning, forårsagede 14%.

Trin 5. Sammenfatte resultater og præsentere anbefalinger. Resultaterne fra trin fire giver os en vej mod at “bygge bro” og prioritere vores indsats. Organisationer kan overveje at bruge et værktøj som SMART til at udvikle mål. SMART står for specifikke, målbare, Handlingsrettede, ansvarlige og tidsbundne. Det kan holde organisatoriske indsats og ressourcer på sporet.

organisationer kan bruge en gap-analyse til mange situationer, og at have en konsistent proces hjælper med at holde samtalerne fokuserede. Dette gør det muligt for organisationen at bruge organisatoriske ressourcer effektivt, opretholde en rimelig tidslinje og producere et resultat, der stemmer overens med virksomheden.

billede taget af Sharlyn Lauby mens du udforsker gaderne i Fort Lauderdale, FL