SAP Procure to Pay Process (P2P)forskellige scenarier-Del-1

i dette dokument vil jeg gerne forklare de forskellige scenarier i indkøbsprocessen. Indkøbsprocessen starter fra indkøbsrekvisition og slutter med betaling til sælgeren. Derfor er denne proces populær med ordet ‘ P2P ‘ proces. Det beskæftiger sig med indkøb af materialer, tjenester, forskellige kontrakter i forbindelse med indkøb. Jeg har forklaret nogle populære scenarier i dette blogindlæg. Det er en 3-vejs matchende regel (PO-GR-IV). Vi forstår masterdataaktiviteterne som en materialemester, købsinfo-post, kildeliste og transaktionsaktiviteter som indkøbsrekvisition, Indkøbsordre, varekvittering og Faktureringspostering.

indkøbsrekvisition: (T-kode – ME51N)

indkøbsrekvisition hæves af butiksafdelingen til Købsafdelingen internt.

generelt kontrollerer produktionsafdelingsteamet i organisationen med butikens afdelingsteam for det krævede lager/materialer. Hvis lageret er tilgængeligt på lageret, sender butiksafdelingen lageret til produktionsafdelingen. Hvis lageret ikke er tilgængeligt på lageret, hæver butiksafdelingen indkøbsrekvisitionen til indkøbsafdelingen. Her er der intet regnskabsdokument. Butikens afdeling indtaster simpelthen det krævede materiale og mængde i indkøbsrekvisitionen.

Indkøbsordre: (T-Code – ME21N)

indkøbsafdelingen forhandler de krævede materialer/tjenester med de eksterne leverandører, og de afslutter sælgeren. Indkøbsordren hæves af indkøbsafdelingen til sælgeren med den aftalte pris, materialer/tjenester, mængde, leveringsbetingelser og betalingsbetingelser. Denne form for information kan vi finde i indkøbsordren. Hvis der er nogen frigivelsesproces (godkendelsesproces) for en indkøbsordre, skal vi først få godkendelserne, før vi udsteder PO til sælgeren. Vi har forskellige typer PO-processer som standard (Stock) PO, Service PO, Po (kapitaludgifter Indkøbsordre), Po (driftsudgifter indkøbsordre), Forbrug PO, planlagt aftale og Stock Transport (STO)indkøbsordrer. Der er ikke noget regnskabsdokument på tidspunktet for oprettelse af PO.

varekvittering: (T-kode – MIGO)

lagerafdelingen modtager varerne fra sælgeren i henhold til Leveringsbetingelser. Lagerafdeling indtaster varekvittering mod indkøbsordren i SAP-systemet. De verificerer simpelthen bestanden og indtaster den leverede mængde, mens de sender varekvittering. I denne proces vil systemet generere to dokumenter – Materialedokument i MM og regnskabsdokument i FI.

regnskab for MIGO

regnskabspost for Migo Services Post: (T-Code – ML81N)

virksomheder køber ikke kun materialerne, men køber også forskellige former for tjenester fra sælgeren. Vi kan tage tjenester til rengøring eller tjenester til IT-support/implementeringstjeneste (f.eks. Den respektive lederafdeling vil kontrollere, om de modtagne tjenester eller ej. Det kan måles gennem antallet af timer (f.eks. timeseddel) eller personer, der er arbejdet. Tjenesterne spores gennem serviceindtastningsarket, og der er ingen regnskabspost bare for at oprette serviceindtastning. Tjenesteposten skal frigives for at generere et regnskabsdokument. I denne proces genererer systemet to dokumenter – et servicedokument i MM og et regnskabsdokument i FI.

regnskab for MIGO

faktura kvittering: (T – Code-MIRO)

det regnskabsmæssige betalte team modtager fakturaerne fra sælgeren. På dette stadium udføres en “3-vejs kontrol automatisk af standardsystemet. Fakturaerne verificeres automatisk mod indkøbsordre og Varekvitteringsdokumentet for den korrekte pris og mængde. Det er almindelig praksis, at fakturaen blokeres for betaling, så snart den er sendt. I denne proces genererer systemet to dokumenter – materialedokumentet i MM og regnskabsdokumentet i FI. Når fakturaen er godkendt / frigivet, og finansministeriet behandler betalingen.

regnskabspost for MIRO

Leverandørbetaling-F-53 / F110

baseret på fakturaens forfaldsdato frigives fakturaerne til betaling. Finansministeriet vil foretage betalingen. De bruger F – 53/F110 (manuel / automatisk) til udgående betaling. I denne proces genererer systemet et regnskabsdokument I FI.

i dette blogindlæg vil jeg vise dig 10 vigtige scenarier i Procure to Pay (P2P) proces. Nedenstående tabel giver et overblik på højt niveau over forskellige scenarier.

Bemærk: skærmbilledet nedenfor 10 scenarier vil være bedst synligt i desktopversionen.

i dette blogindlæg vil jeg forklare de to første scenarier i ovenstående liste. Den første er “standard PO” og den anden er “Capeks PO” (kapitaludgifter PO). Jeg vil sende de resterende scenarier i mine fremtidige blogindlæg.

1. Standard (lager) Indkøbsordreproces

i denne proces vil jeg vise, hvordan man opretter en lageropkøbsordre. Det betyder, at virksomheder køber aktien i bulk og vil bruge den internt, når det er nødvendigt.

1.1 oprettelse af Køberordre-T-kode-ME21 / ME21N

Klik på enter og gem.

1.2 varekvittering-MIGO

indtast indkøbsordrenummer og klik på enter.

Indtast mængden i følgesedlen. Hvis alt er ok. Klik på Element Ok afkrydsningsfeltet og gem

hvis du vil bekræfte modtagelsen af varerne, skal du vælge visningsindstillingen. Det viser varer kvittering dokument.

1.3 faktura kvittering-MIRO

indtast fakturadato, Reference og PO-nummer, og klik derefter på enter

hvis du vil se regnskabsposterne før gem, skal du klikke på simulere og kontrollere regnskabsposter.

hvis alt ser godt ud, skal du klikke på indlægget.

hvis du vil se regnskabsdokumenter, fra menuen – Fakturadokument – Display

Klik på Opfølgningsdokumenter og dobbeltklik på regnskabsdokumentet

1.4 Bekræft materiale / Lagerrapport-MB5B

Indtast oplysninger om Materiale, anlæg og firmakode og udfør.

1.5 Vareudstedelse til forbrug-MB1A

lad os sige, Vi har anskaffet lager. Nu anmodede produktionsafdelingen om noget materiale i fremstillingsprocessen eller et andet formål. Så skal vi udstede materiale internt. Materialet flyttes fra lagerafdelingen til produktionsafdelingen.

Klik på enter

systemet vil generere et regnskabsdokument.

1.6 Materialerapport-MB5B

det viser forbrugsoplysningerne.

1.7 Betaling-F-53 / F110

2. Købsordreproces

i denne proces vil jeg vise, hvordan man opretter en Aktivkøbsordre. Jeg har oprettet et aktiv i SAP-systemet i god tid ved hjælp af transaktionskode-AS01. Det er også muligt at oprette et aktiv under oprettelsen af indkøbsordre.

2.1 oprettelse af Indkøbsordre (ME21N)

du skal indtaste kontotildelingskategori-A, mens du opretter Capeks PO, og vælg po – dokumenttype-Capeks PO.

indtast Kreditornummeret mod aktivet PO/Standard PO, og klik derefter på enter. Indtast køb org, køb. Gruppe-og Firmakodeoplysninger i overskriftsdelen.

på linjepostniveau skal du vælge Kontotildelingen – ‘A’ (Aktivrelateret) indtast kort tekst, mængde, Leveringsbetingelser, anlæg og lagerplads.

vælg aktivet under fanen kontotildeling, hvis du allerede har oprettet det gennem AS01, ellers kan du oprette herfra. (Der er en Aktivoprettelsesmulighed under der) Gem det derefter.

Bemærk: Hvis du vil, kan du oprette aktivet på samme skærm. Men her skaber jeg ikke, fordi jeg har oprettet aktivet ved hjælp af (T-Code-AS01)

systemet er blevet genereret nedenstående PO dokument.

Vis Po-dokumentet: T-kode-ME23N

2.2 modtagelse af varer (MIGO)

Klik på enter, indtast mængden i følgesedlen og klik på afkrydsningsfeltet ‘vare ok’ og gem.

systemet har genereret materialet dokument. Systemet genererer ikke FI / Regnskabsdokumentet under denne proces. Det genererer kun et MM-dokument. Du kan se nedenstående skærme for mere information.

Vis GRN-dokument:

på samme skærm skal du vælge Display under varekvittering.

Klik på Doc.info

Klik på FI-dokumenter

2.3 faktura udstationering (MIRO)

Klik på Simuler, så kan du se dokumentet i simuleringsvisning. hvis alt er godt, skal du bare sende det.

System genereret en faktura dokument.

gå til menuen – faktura dokument – Display. du kan se IV-dokumentet.

Klik på opfølgningsdokumenter

systemet er blevet genereret nedenstående dokumenter.

Dobbeltklik på det respekterede dokument for at se regnskabsposten.

FI-dokument

Aktivtransaktion for at se aktivdokumentet.

Fbl1n-rapport:

2.4 betaling til sælger (F-53/F110)

Finansministeriet foretager betalingen. De bruger F – 53/F110 (manuel / automatisk) til udgående betaling.

konklusion:

vi har nu forstået de forskellige scenarier i P2P-processen og detaljerede oplysninger om Standard PO-og Capeks-po-processen. Processen gælder ikke kun for ECC-systemet, men også for S4HANA-systemet. I tilfælde af S4HANA-systemet bruger vi respektive Fiori-Apps uden at huske transaktionskoder. Jeg håber, at dette blogindlæg vil hjælpe nogen. Jeg vil opdatere andre scenarier i fremtidige blogindlæg.

Tak!