strategier for styring af pengestrømme og bedste praksis

et af de vigtigste elementer i skabelsen af en succesrig og økonomisk sund virksomhed er at udvikle og implementere en effektiv strategi for styring af pengestrømme. Fra eneejer-startups til ejere af små virksomheder til finansielle fagfolk, der arbejder i større virksomheder, enhver, der skal styre pengestrømmen, ved, at kontanter er livsnerven i deres organisation—og en positiv pengestrøm, opretholdt til de rette omkostninger og med den rette timing, er nøglen til økonomisk sundhed.

ved at følge nogle grundlæggende Best practices og investere i de rigtige programmelløsninger kan du udforme en pengestrømsstyringsstrategi, der hjælper dig med at optimere din driftskapital til ydeevne, vækst, rentabilitet og konkurrencefordel.

hvorfor det at have en effektiv Pengestrømsstyringsstrategi betyder noget

Pengestrømsstyringsudfordringer er den største dræber for små virksomheder. Vedligeholdelse eller forbedring af din pengestrøm er afgørende for at holde tingene kørende, mens du venter på tilgodehavender for at få og behandle betalinger fra dine kunder.

Cash management handler i sin kerne om at sætte din virksomheds driftskapital til optimal brug af:

• minimering af overskydende kontanter ved hånden
• afbalancering af pengestrømme og pengestrømme nøjagtigt og fuldstændigt;
• sikring af, at alle kontanter bruges med et øje mod maksimalt investeringsafkast (ROI) og værdiskabelse (dvs.optimering af arbejdskapitalomsætningsforholdet); og
• opretholdelse af tilstrækkelig driftskapital til at dække virksomhedens økonomiske forpligtelser med nok tilbage til at styre uventede udgifter og drage fordel af investeringsmuligheder. Dette kræver afbalancering af virksomhedens likviditet mod mulighedsomkostninger.
  • ved bestemmelse af en optimal kontantsaldo skal virksomheder identificere, spore og afbøde de risici, der er forbundet med deres mål kontantsaldo.
  • de skal også kortlægge de forventede ROI-og salgsomkostninger for forskellige muligheder, f.eks. at betale kreditorfakturaer tidligt for at fange rabatter versus at have flere kontanter til rådighed og foretage betalinger, når de forfalder.
  • en simpel formel, som virksomheder kan bruge til at beregne salgsmulighedsomkostninger, er:
    transaktionsomkostninger + potentiel risikoeksponering skabt ved at opretholde en Minimal kontantsaldo = Salgsmulighedsomkostninger for denne balance.

for at udføre disse forretningskritiske opgaver har du brug for både en klar forståelse af din pengestrøms betydning og en realistisk, detaljeret og datadrevet tilgang. Uden en formaliseret strategi til styring af driftskapital, et system til evaluering og forbedring af ydeevne ved hjælp af målinger eller komplet buy-in fra din organisation på alle niveauer, kan pengestrømsproblemer vise sig hyppige og frustrerende.

at binde disciplineret pengestrømsstyring til virksomhedens større mål for vækst, innovation, fortjenstmargener og konkurrencestyrke vil gå langt i retning af at tilskynde teammedlemmer på alle niveauer til at komme på samme side.

Best Practices for effektiv Pengestrømsstyring

1. Invester i en Programløsning

fra optimering af din kontantkonverteringscyklus til beregning og optimering af betalingsdage (dvs., kreditoromsætning), hver del af forbedring af din pengestrøm er lettere og mere effektiv med hjælp fra en best-in-class procure-to-pay-løsning som Planergy.

kunstig intelligens (AI), procesautomatisering og avanceret datastyring og analyse er alle kernekomponenter i moderne indkøbsprogrammer. Bevæbnet med disse værktøjer kan du:

• Fang, Organiser og analyser alle dine forbrugsdata for maksimal gennemsigtighed, nøjagtighed og fuldstændighed. Spend synlighed er afgørende for at optimere alle dine forretningsprocesser, men det er især vigtigt for pengestrømsstyring, da det at have de forkerte data kan efterlade dig med en unøjagtig pengestrømsprognose—og uden nok kontanter til at dække dine driftsomkostninger, betale lønninger eller betale leverandører, endsige foretage strategiske investeringer eller dække nødsituationer.
• Giv et enkelt, skybaseret lager til data med sikker, rolletilpasset adgang. Alle kan få adgang til de data, de har brug for, når de har brug for det, så det er lettere at tage smarte forretningsbeslutninger til både kortsigtet og langsigtet pengestrømsstyring.
• Integrer dit regnskabsprogram, indkøbsløsning og andre applikationer i et sammenhængende programmiljø med bedre kommunikation og samarbejde.
• Opret og gennemfør politikker, der tilskynder til ansvarlige, kontantkyndige udgifter og smarte, strategiske beslutninger for at forbedre pengestrømmen over tid.
• Opret nøjagtige og komplette budgetter, prognoser og pengestrømsprognoser samt centrale finansielle dokumenter såsom indkomst-og pengestrømsopgørelser.
• Automatiser og optimer kerneforpligtelser, Integrer med leverandørsystemer og faciliter samarbejde med tilgodehavender for at sikre, at du har fuld synlighed og kontrol over dine pengestrømme og pengestrømme. Dette er især vigtigt for at forkorte kontantkonverteringscyklussen.
• Opret og spor metrics, der bruges til at overvåge og strømline processer relateret til styring af pengestrømme og udgående pengestrømme, herunder:
  • Days Sales Outstanding (DSO)
  • Days Inventory on-Hand (DIO)
  • Days Payable Outstanding (DPO))

1. Opret en Kontantkyndig Kultur

for virkelig at få succes med at udnytte deres driftskapital optimalt, er virksomheder nødt til at sikre, at alle fra administrerende direktør til bogholdere i kreditorer og tilgodehavender forstår vigtigheden af effektiv pengestrømsstyring.

C-Suite kan kickstarte processen ved at give ikke blot instruktion, men ledelse og vejledning i at prioritere en strategisk tilgang til positiv pengestrøm. At binde disciplineret pengestrømsstyring til virksomhedens større mål for vækst, innovation, fortjenstmargener og konkurrencestyrke vil gå langt i retning af at tilskynde teammedlemmer på alle niveauer til at komme på samme side.

i regnskabs-og indkøbsafdelingerne kan udvikling og implementering af politikker, der fremmer både økonomisk disciplin og værdicentreret, strategiske udgifter gøre det lettere at opnå overholdelse, overvåge ydeevne og identificere problemområder, der har behov for forbedring.

andre afdelinger og forretningsenheder kan tilskyndes til at støtte finansiel disciplin (og styre kontante udlæg opmærksomt) ved at forbinde afdelingsbonuser, budgetter eller endda lønninger til pengestrømsmål.

introduktion af programmelværktøjer, der forenkler fremskrivningerne af pengestrømme, budgettering og prognoser, der kræves for at forfølge denne strategi, vil gøre tingene stadig enklere.

sikring af, at alle er uddannet i programmelværktøjerne, forstår og accepterer at overholde politikker for finansiel og pengestrømsstyring og kender deres roller og ansvar for at støtte virksomhedens forfølgelse af økonomisk sundhed vil give et sidste lag af forstærkning, der er nødvendigt for at få alle til at arbejde sammen mod fælles succes og bedre kontanthåndtering.

1. tag en proaktiv tilgang til fakturering

selv en rentabel virksomhed har brug for kontanter i hånden for at gå med de sunde tal på balancen. Strømlining dine fakturering arbejdsgange for nøjagtighed og hastighed får dine fakturaer i dine kunders hænder så hurtigt som muligt—og penge ind på din bankkonto før.

Automatiser dine faktureringsarbejdsgange. Samarbejd tæt med klienter for at sikre, at hver faktura har en tilsvarende indkøbsordre for at minimere undtagelser, tilbageførsler og forsinkelser. I stedet for at binde fakturaspredning til en bestemt dag, overvej at sende dem ud, når du rammer et forudindstillet mål, såsom et bestemt antal afsluttede projekter.

1. Strømlin din lagerstyring

lagerbeholdning, der forsvinder i dine lagerrum eller lagre, genererer ikke indtægter til din virksomhed. Prioriter strømpe til stærke sælgere, og få systemer på plads til at afvikle død lager og minimere eller eliminere ordrer efter behov.

1. Prioriter Agility, kontinuerlig forbedring og Business Resilience

mens den globale økonomi er absolut et voldsomt konkurrencepræget sted, vil din hårdeste konkurrent, når det kommer til at opnå optimal ydeevne altid være din egen virksomhed. Virksomheder, der tænder mikroskopet på sig selv for at evaluere og forbedre forretningspraksis (herunder forretningsdrift, finansielle aktiviteter, strategisk sourcing osv.) kan trimme fedtet, mens du finder nye måder at vride værdi fra deres arbejdsgange.

at øve agile indkøb og prioritere modstandsdygtighed i forsyningskæden vil ikke kun gøre det lettere at spore økonomiske data og strømline dine arbejdsgange, men vil også eliminere affald, menneskelige fejl og dyre forsinkelser, samtidig med at du sikrer, at din virksomhed har et fleksibelt fodfæste, der fremmer rentabilitet, mens du beskytter mod forstyrrelser (yderligere isolering af din kontantsaldo fra uventet uro).

nettoresultatet er en slankere, mere fokuseret organisation, der lettere kan implementere finansiel disciplin i sine forretningsprocesser og udnytte arbejdskapitalen meget mere effektivt.

1. vig ikke væk fra finansiering

både kortsigtet og langsigtet finansiering kan være yderst hjælpsom med at give en infusion af kontanter, når du har mest brug for det eller ønsker at drage fordel af en enestående investeringsmulighed.

kortfristet finansiering, såsom en kreditlinje, kan hjælpe dig med at lukke kløften, når du har brug for driftskapital hurtigt. Endnu bedre, kan du oprette en linje af kredit med din långiver, før du har brug for det. Dette giver dig ikke kun ekstra ro i sindet, men kan potentielt give en mere gunstig rente, da du forhandler, når du er flush i stedet for at komme til din finansielle institution med din hat i hånden (så at sige).

ejere af små virksomheder og startups kan helt sikkert drage fordel af andre kortsigtede finansieringsmuligheder såsom kreditkort, forudsat at de trækker en klar, tung linje mellem det personlige og det professionelle ved at oprette en separat bankkonto og kreditkort til virksomheden.

at holde tingene adskilt giver dig også mulighed for lettere at integrere dine forretningskreditkortkøb med dit samlede forbrugsstyringssystem, hvilket giver værdifuld indsigt, du kan bruge til at forfine din pengestrømsstyring og reducere din afhængighed af plast i fremtidige pengestrømsprognoser.

langsigtet finansiering er en bedre mulighed end driftskapital, når du investerer i større indkøb som produktionsudstyr, fast ejendom osv. Du kan placere betalinger og afskrivninger over aktivets levetid, og mens du bliver nødt til at holde øje med renten, vil din kontantposition være meget stærkere.

1. Balance guleroden med Stokken

oprettelse af en klar og omfattende indsamlingspolitik er afgørende for at holde din pengestrøm under kontrol. Formaliser dine betalingsbetingelser, gør sanktioner for forsinkede betalinger klare, og sørg for at distribuere den nyeste version af din politik til alle dine kunder såvel som dit personale med jævne mellemrum.

du kan integrere din inkassoproces med dine kundefordringer for at overvåge forfaldsdatoer og beløb og automatisk udstede indsamlingspåmindelser. Dette vil tilskynde til hurtig betaling, mens du holder tingene venlige (eller i det mindste professionelle) med klienter.

det er pinden. Guleroden kommer i form af rabatter til tidlig betaling. Rabatter kan hjælpe dig med at høste flere penge hurtigere, selvom du modtager lidt mindre fra hver klient, der drager fordel af rabatten. At ofre 5% eller 10% af en faktura for at få kontanter i hånden inden for 10 dage er det værd, hvis det forhindrer dig i at skulle tage et kortfristet lån og betale store rentegebyrer.

sørg for, at din arbejdskapital gør sit Job

for at overleve i dagens konkurrenceprægede marked skal du holde din virksomheds økonomiske hjerte bankende med en jævn strøm af velforvaltede kontanter. Skab en kultur med mindfulness i pengestrømme, invester i en pålidelig og omfattende programmelløsning, og udvikle og implementere effektive pengestrømsprognoser og ledelsesstrategier i dag, og du har de ressourcer, du har brug for, når det er tid til at betale regningerne, foretage strategiske investeringer og dække de nødsituationer, der udgør en risiko for din virksomheds økonomiske sundhed.