styringsstruktur og styringsudvalg i projektledelse

et styringsudvalg (undertiden kaldet “projektstyringshold”) er en gruppe mennesker, der er ansvarlige for tilsyn, drift og levering af projekter, programmer og porteføljer. De afklarer beslutninger om, hvordan det aftalte arbejdsområde kan opfyldes.

Styregrupperne fører tilsyn med leveringsprocessen og fastlægger projektstyringspolitikker og-procedurer for at hjælpe projektteams med at sikre, at projekterne forbliver på sporet og leverer de ønskede resultater. Det forener forskelle og modstridende spørgsmål i interessenternes roller og ansvar og sikrer, at alle leverancer er af kvalitet og opfylder det aftalte omfang. Et projektstyringsudvalg er effektivt, når det sikrer rettidig og effektiv levering af tilfredsstillende resultater.

i denne artikel definerer vi udtrykket “styregruppe” for projektledelse og beskriver, hvilke roller og komponenter der normalt er involveret i projektstyringsstrukturer.

Hvad er en styregruppe i projektledelse?

et projektstyringsudvalg (aka “project board”) er en højtstående beslutningsmyndighed inden for projektstyringsstrukturen, der består af topledere og ledere, der leverer, gennemgår og overvåger den strategiske retning og politiske vejledning til projektteamet og andre interessenter. Projektudvalget giver også anbefalinger om leveringsmetoder og deltager i drøftelse af generelle strategier og muligheder for planlægning og implementering.

typisk er ledende interessenter og højtstående repræsentanter for projektkunder medlemmer af et projektstyringsudvalg. Inden for rammerne af projektstyring er udvalgets medlemmer strategisk positioneret til effektivt at fremme målene for deres respektive organisationer. Mangfoldighed vil normalt gøre projektstyrelsen fleksibel og forbedre beslutningstagningen.

Hvem kan være medlem af et projektstyringsudvalg:

• projektleder
• projektsponsor
• projektejer
• forretningsanalytiker
• Klientrepræsentanter

nogle ansvarsområder for styregruppemedlemmer:

• strategisk planlægning og gennemgang
• bekræftelse af ændringer i Business Case-dokumentet
• godkendelse af projektcharter for nøjagtighed og overholdelse af Business Case.
• overvågning og styring af projektet
• styring af forholdet og konflikter mellem leveringsteamet og andre projektinteressenter
• definition af politikker og procedurer i forbindelse med projektlevering
• anbefaling af justeringer af ressourcer og deres fordeling

Project Charter Checklist

grundlaget for et styringsudvalg er generelt lagt af den øverste ledelse eller andre beslutningstagere i en organisation. Ofte vil dette være en repræsentant fra organisationen, der har bidraget til den oprindelige projektvision, der vil lede udvalget.

Hvad er en Projektstyringsstruktur?

en projektstyringsstruktur er en ramme for autoritet og ansvarlighed, der bestemmer, hvordan interessenterne i et projekt vil træffe, kommunikere og implementere strategiske beslutninger og løse problemer, der opstår i hele projektets livscyklus.

effektive projektstyringsstrukturer hjælper projektledere med at afbalancere modstridende spørgsmål og træffe informerede beslutninger. Disse strukturer identificerer kommunikationslinjer, beslutningsrettigheder, og rapporteringsforhold for de mennesker, der godkender anmodninger om ændringer i projektomfang, budget, eller tidsplan. Der er tre typer styringsstruktur, der bruges i projekter og programmer: centraliseret, distribueret eller hybrid. De følgende afsnit beskriver dem yderligere.

3 Projektstyringsmodeller

1. Centraliseret

en centraliseret styringsstruktur flyder alle beslutninger ned fra styregruppen til projektgruppen og interessenter, og i nogle tilfælde også i den modsatte retning. Denne form for styring er meget almindelig i store projekter, hvor der er lidt tid til koordinering og informationsdeling mellem udvalg.

en anden grund til at vedtage en centraliseret styringsstruktur er, at den giver ensartet retning gennem hele projektets livscyklus. Det sikrer, at projektet er på rette spor og overholder det aftalte arbejdsområde. Et andet plus er, at det forenkler kommunikationen og reducerer omkostninger og risiko.

3. Distribueret

i modsætning til centraliseret styring holder distribuerede styringsstrukturer beslutningsmyndigheden spredt blandt alle interesserede parter. Dette giver mulighed for mere fleksibilitet i projektbeslutninger, samtidig med at ansvaret opretholdes bedre.

i en distribueret styringsstruktur holdes beslutningsmyndigheden i hænderne på projektgruppen med periodiske gennemgange foretaget af styregruppen. I et distribueret styringssystem er der ingen hindringer for ændringer i omfang eller budget.

3. Hybrid

en hybrid governance struktur blander de positive elementer i centraliserede og distribuerede modeller. Styregruppen for en hybridmodel fungerer som en intern styregruppe; det understøttes dog af en ekstern rådgivende gruppe (eller panel).

hybridstrukturen bruges oftest i komplekse, flerfasede projekter, der kræver central strategisk beslutningstagning i senere faser af projektet. Hovedmålet for denne type styring er at drage fordel af de bedste egenskaber fra andre typer og samtidig undgå alvorlige mangler.

kritisk vej i projektledelse-Definition, metode, MS

6 Almindelige Spørgsmål og svar

her nedenfor giver vi dig svar på nogle af de oftest stillede spørgsmål om emnet.

1. Hvorfor oprette en styregruppe i projekter?

styringsudvalg dannes for at gøre det muligt for projektlederen at kommunikere mere effektivt med vigtige interessenter og modtage mere rettidig og nøjagtig information om leveringsprocessen, end den opnås i en traditionel projektstyringsstruktur ovenfra og ned.

2. Hvad er den ideelle størrelse af projektstyringsudvalget?

den ideelle størrelse af et styregruppe på et projekt er mellem 8-15 medlemmer, men det anbefales, at størrelsen af Udvalget for ethvert projekt ikke må være mere end 10 personer.

3. Hvad er styregruppens møde?

styregruppemødet er et regelmæssigt forumarrangement, hvor projektlederen kommunikerer med de vigtigste interessenter for at gennemgå arbejdsforløbet, tidsplaner, udgifter osv. at fordele ansvaret blandt teammedlemmerne.

4. Hvad er formålet med en projektstyringsramme?

en projektstyringsstruktur er nødvendig af to hovedårsager: (1) at hjælpe med at sikre, at projekter leverer acceptable resultater efter planen og (2) at hjælpe med at beskytte sponsorer mod risici forbundet med de tre faser af ethvert projekt – planlægning, levering og lukning.

5. Hvad skal sammensætningen af et projektstyringsudvalg være?

sammensætningen af en styregruppe vil variere afhængigt af projekttype, og det vil være baseret på følgende:

• projektsponsor: dette er ejeren af projektet og er ansvarlig for at opnå forpligtelser fra sponsorer til at finansiere og gennemføre projekter.
• projektleder: projektlederen har ansvaret for at implementere de mål og visioner, som sponsoren har kommunikeret til handlingsopgaver, der kan udføres i tide og inden for budgettet.
• Project Portfolio Manager: denne person er ansvarlig for at evaluere kapitalprojekter mod deres evne til at levere forretningsværdi. Han / hun skal være i stand til at forstå forretningsdriverne for kapitalprojekter, træffe passende afvejningsbeslutninger mellem projekter og acceptere eller afvise nye projekter baseret på deres pasform inden for porteføljen. Denne rolle er også ansvarlig for at kommunikere strategiske prioriteter til sponsor og projektleder.

6. Enhver forskel mellem projektstyringsstruktur og projektledelseskontor?

der er ingen tilsyneladende forskel mellem de to. Førstnævnte har dog mange betydninger. Det er mere sandsynligt, at denne artikel beskriver, hvad projektstyringsstruktur er, og hvad den kan bruges til. Læs mere om PMO.