10 Möglichkeiten zum Schutz sensibler Geschäftsdaten

In einem modernen Unternehmen werden Kommunikation und Zusammenarbeit einfacher denn je. Wir können remote arbeiten, wir können auf Dokumente auf unseren Smartphones zugreifen und unterwegs mit unseren Kollegen einchecken.

Während die Zunahme dieser Art von Arbeitskultur positiv ist. Der Aufstieg von Social Media, Instant Messaging und E–Mail – zusammen mit dem Zustrom von tragbaren Geräten und Wechselmedien in die Büroräume bedeutet, dass es einfacher denn je ist, dass Daten aus Ihrem Unternehmen austreten.

Ihre Daten – seien es Finanz–, Kunden-, Mitarbeiter- oder geistiges Eigentum – sind ein wertvolles Gut. Es ist also nur richtig, dass Sie es schützen.

Aber da vertrauliche Daten auf vielen Geräten (Servern, Datenbanken, Desktops, Laptops, USB-Laufwerken, Mobiltelefonen) gespeichert sind und sich über viele Kanäle bewegen, ist es schwierig zu wissen, wo man anfangen soll. In diesem Artikel werden wir einige der verfügbaren Lösungen skizzieren, um das Problem des Datenverlusts zu lösen. Und schauen Sie sich an, wie Sie Ihr Projekt zur Verhinderung von Datenlecks beginnen können.

Was ist Data Leak Prevention (DLP)?

DLP ist eine Strategie, um sicherzustellen, dass vertrauliche Informationen das Unternehmensnetzwerk nicht verlassen. Es beschreibt jede Lösung oder jeden Prozess, der die Reise sensibler Daten identifiziert und verfolgt. Oder die Richtlinien erzwingt, um eine unbefugte oder versehentliche Offenlegung zu verhindern.

Viele Unternehmen entscheiden sich für ein DLP-Projekt, um ihre IP- oder Kundendaten zu schützen. Die Komplexität der Aufgabe und die Ressourcen, die für die Fertigstellung und Wartung erforderlich sind, führen jedoch häufig dazu, dass das Projekt nie abgeschlossen wird.

Da die Anzahl der mit dem Internet verbundenen Geräte jedoch sprunghaft ansteigt und das Remote- oder flexible Arbeiten seit der Covid-19-Pandemie so groß ist, ist die Verwaltung und der Schutz Ihrer vertraulichen Informationen von entscheidender Bedeutung. Und Sie werden dies nur mit einer DLP-Strategie tun können.

Wie kann es zu einem Datenleck kommen?

Es gibt drei Kategorien von Datenlecks:

• Während des Transports – Daten werden während der Reise abgefangen, z. per E-Mail, Webchat, Webverkehr usw.
• Im Ruhezustand – Daten werden aus Bereichen wie Dateifreigaben, Datenbanken, Desktops oder Laptops erfasst
• Im Einsatz – Daten werden von Screenshots, Zwischenablagen, Druckern, USB-Laufwerken und anderen Wechseldatenträgern erfasst.

Als Unternehmen müssen Sie jede Kategorie aufschlüsseln. Erstellen Sie eine Liste der Orte, an denen Sie Daten speichern, und ordnen Sie sie einer der drei Kategorien zu. Klassifizieren Sie dann die Daten an jedem Standort (z. B. Sensitivitätsgrad und Risiko) und notieren Sie diese ebenfalls. Nur wenn Sie verstehen, welche Daten Sie haben und welchen Risiken Sie ausgesetzt sind, können Sie über Kontrollen nachdenken.

Wie kann ich meine sensiblen Daten schützen?

1. Portable encryption

Sie sollten alle sensiblen Daten verschlüsseln, die Ihr Netzwerk verlassen. Dazu benötigen Sie Softwaresysteme, da Sie sich nicht allein auf Mitarbeiter verlassen können. Es braucht nur einen verlorenen USB-Stick, Laptop oder Telefon, um einem Unternehmen einen schweren Schlag zu versetzen.

2. Endpoint Protection

Datenendpunkte sind die Maschinen, die Ihre Mitarbeiter nutzen, z.B. Desktops, Laptops oder Handys. Auf diesen Geräten befinden sich geistiges Eigentum und sensible Daten oder werden übertragen.

Mit Endpoint Solutions können Administratoren steuern, welche Geräte verwendet werden. Sie lassen sie auch sehen, wann sie verwendet wurden, von wem und welche Informationen abgerufen oder heruntergeladen wurden.

Unternehmen sollten auch über Sicherheitsrichtlinien verfügen, die die Verwendung von Geräten regeln. Da Mitarbeiter sensible Informationen wie E-Mails oder Dokumente auf ihren Smartphones und Tablets speichern. Ihre Sicherheitsrichtlinie muss Bereiche wie Passwortkomplexität, Downloads und Bildschirmsperren abdecken.

3. E-Mail-Inhaltskontrolle

Da Benutzer häufig vertrauliche Informationen und Dokumente per E-Mail senden, besteht ein hohes Potenzial für ein Datenleck. Mithilfe der Inhaltsfilterung kann die Deep Content Inspection-Technologie nach potenziellen Bedrohungen suchen. E-Mail-Text, Bilder und Anhänge können auf diese Weise gescannt werden, um potenzielle Lecks zu erkennen.

Inhaltsfilterung kann Administratoren auch auf Insider-Bedrohungen aufmerksam machen. Informieren Sie sie, wenn Benutzer versuchen, eingeschränktes Material außerhalb des Unternehmens zu senden.

4. Intelligente Firewalls

Neben der E-Mail-, IM- und Internetnutzung stellen Sie auch ein Risiko für Ihre Daten dar. Firewalls können einzelne Computer und ganze Netzwerke vor Sicherheitsbedrohungen schützen. Sie können aber auch automatisch gegen potenzielle Datenlecks, unbefugten Zugriff oder böswilliges Verhalten vorgehen. Dies wird erreicht, indem der Administrator benachrichtigt oder die Aktion blockiert wird.

5. Gerätesteuerung

Es wird nun erwartet, dass Mitarbeiter bei der Arbeit ein Smartphone dabei haben. Für DLP bedeutet dies, dass es für Mitarbeiter viel einfacher ist, vertrauliche Daten wegzunehmen.

Um dies einzuschränken, benötigen Sie Sicherheitsrichtlinien für die Verwendung von Geräten. Ihre Richtlinie muss Dinge wie Passwortkomplexität, Download- und Anwendungsrichtlinien sowie Bildschirm-Timeouts abdecken. Ohne eine solche Richtlinie sind sensible Daten gefährdet, sobald sie auf das Gerät eines Mitarbeiters gelangen.

6. Sicherheitsberechtigungen bewerten

Viele Unternehmen gewähren Mitarbeitern weit mehr Zugriff, als sie benötigen. Ein Zero-Trust-Ansatz für Zugriffsberechtigungen hilft dabei, dies zu beheben. Zero Trust bedeutet, dass Menschen nur auf das zugreifen können, was sie täglich benötigen.

Mit diesem Ansatz können Sie das Ausmaß von Lecks begrenzen und verhindern, dass Mitarbeiter auf vertrauliche Daten zugreifen. Sie sollten Ihre aktuellen Sicherheitsberechtigungen überprüfen und sehen, wer Zugriff auf was hat. Erstellen Sie dann Zugriffsrichtlinien, die die Netzwerkberechtigungen der Mitarbeiter auf das beschränken, was sie für ihre Arbeit benötigen.

Ihr System sollte auch Warnungen ausgeben, wenn Mitarbeiter ungewöhnlich handeln. Zum Beispiel, wenn sie auf eine große Anzahl von Dokumenten zugreifen. Oder wenn ein Benutzer versucht, auf eingeschränkte Dokumente zuzugreifen. Dies sind häufig Anzeichen für ein ausgeführtes Skript oder ein kompromittiertes Konto.

7. Control print

Multifunktionsdrucker (MFPs) sind in der Regel nicht überwacht und haben daher ein hohes Datenleckpotenzial. Wenn Benutzer sich vor der Verwendung anmelden müssen, kann dies reduziert werden, da sie nur auf bestimmte Funktionen zugreifen können. Dies verhindert auch, dass Dokumente auf dem Drucker verbleiben, da das Dokument erst gedruckt wird, wenn sich der Benutzer anmeldet.

8. Sichere Backups

Das Sichern wichtiger Informationen ist ein grundlegender Bestandteil des Geschäfts. Backups können jedoch auch anfällig sein und enthalten häufig sensible Daten.

Wie bei den Originaldateien sollten Sie Ihre Backups verschlüsseln. Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass Backup-Server nicht öffentlich sichtbar sind, z. B. über das Internet. Dies erschwert es Angreifern, sich unerlaubten Zugang zu verschaffen.

9. Bildtextanalyse

Nicht nur Dokumente und Texte müssen geschützt werden, auch Bilder können sensible Daten sein. Die Verbreitung von kamerafähigen Geräten wie Smartphones am Arbeitsplatz hat das Kopieren von Bildern vereinfacht. DLP-Lösungen sind in der Lage, Text in Bildern zu analysieren und so die Datenexposition zu verhindern.

10.

Unternehmen gehen oft davon aus, dass ihre Mitarbeiter wissen, welche Informationen vertraulich sind und welche nicht. Datenlecks sind jedoch nicht immer böswillig, und ein Mitarbeiter merkt möglicherweise nicht einmal, dass sein Verhalten das Unternehmen gefährdet.

Es ist nützlich, Ihre Benutzer über die Gefahren von Datenlecks aufzuklären. Sie sollten es mindestens in Ihren Onboarding-Prozess einbeziehen. Und sollte regelmäßig Sitzungen durchführen, um sicherzustellen, dass jeder über die Gefahren informiert und über die Unternehmenspolitik auf dem Laufenden ist.

Eine gute Sicherheitsrichtlinie wird klar definiert und leicht verständlich sein. Ohne dies werden die Menschen es nicht übernehmen, da die Verantwortlichkeit und die Rollen der Mitarbeiter nicht klar sind.

Die DSGVO und Datenschutz

Eine weitere Überlegung ist die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Obwohl das Vereinigte Königreich für den Austritt aus der EU gestimmt hat, gilt die neue Verordnung möglicherweise weiterhin für Ihr Unternehmen. Daher sollten Sie Ihre Datenschutzrichtlinien und -technologien überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie konform sind.

Die DSGVO konzentriert sich mehr darauf, worum es bei den Daten geht, nicht darauf, wo sich die Daten befinden. Selbst wenn Sie also außerhalb der EU tätig sind, können die neuen Vorschriften weiterhin gelten. Die DSGVO regelt, dass Ihr Unternehmen Dienstleistungen für den EU-Markt anbietet oder Daten über EU-Bürger speichert. Sie müssen konform sein.

Wenn es um Daten geht, sollte Ihr Unternehmen proaktiv auf deren Schutz achten. Halten Sie Ihre Sicherheitslösungen auf dem neuesten Stand und scheuen Sie sich nicht, einen Berater um Rat zu fragen.