13 Wesentliche eines effektiven Kommunikationssystems / Unternehmensführung

Bei der Entwicklung eines effektiven Kommunikationssystems sollte das Management die folgenden Grundlagen für eine effektive Kommunikation berücksichtigen:

(1) Klarheit der Informationen:

Terry kommentiert den ‘Kommunikations-Realismus’ und sagt, dass das erste Wesentliche einer effektiven Kommunikation darin besteht, sich vollständig zu informieren. Dies bedeutet, dass der Kommunikator zunächst mit den Informationen, die er kommunizieren möchte, klar sein muss. Die Kommunikation sollte immer in einer gemeinsamen und leicht verständlichen Sprache erfolgen, damit sie von den empfangenden Personen nicht missverstanden wird.

(2) Angemessenheit der Nachricht:

Die zu übermittelnde Nachricht sollte in jeder Hinsicht angemessen und vollständig sein, da sich unvollständige Informationen aus geschäftlicher Sicht als gefährlich herausstellen. Die Angemessenheit der übermittelten Informationen hängt von den intellektuellen Fähigkeiten der betroffenen Parteien ab.

(3) Kohärenz der Botschaft:

Die zu übermittelnde Botschaft sollte sich nicht gegenseitig widersprechen, sondern mit den allgemeinen Zielen, Strategien, Programmen und Verfahren der Organisation im Einklang stehen. Widersprüchliche Botschaften sorgen immer für Chaos und Verwirrung in der Organisation, was dem effizienten Betrieb des Unternehmens sehr abträglich ist. Wenn die Nachricht von der vorherigen geändert wird, sollte die Tatsache klar angegeben werden, damit die Verwechslungsgefahr verringert werden kann.

(4) Rückmeldung:

Feedback ist eine wichtige Methode, um eine effektive Kommunikation zu gewährleisten. Es bezieht sich auf die Bestätigung der mitgeteilten Idee, ob die Nachricht vom Empfänger in dem Sinne verstanden wurde, in dem der Absender sie macht, oder ob der Empfänger dem Vorschlag des Kommunikators zustimmt oder nicht, was es für den Absender wesentlich macht, sie vom Empfänger zu bestätigen.

Bei persönlicher Kommunikation ist es einfacher, Feedback-Informationen zu erhalten, indem die Emotionen und Ausdrücke auf dem Gesicht des Empfängers beobachtet werden. Für die schriftliche Kommunikation sollte das Management jedoch geeignete Mittel und Wege entwickeln, um die Kommunikation effektiver zu gestalten.

(5) Den Empfänger verstehen:

Verständnis ist das Hauptziel der Kommunikation. Die Kommunikation muss ein angemessenes Verständnis im Kopf des Empfängers schaffen. Killian riet: “Kommunizieren Sie mit einem Bewusstsein für die gesamte physische und menschliche Umgebung, in der die Informationen empfangen werden.

Stellen Sie sich den Arbeitsplatz vor; Bestimmen Sie die Empfänglichkeit und das Verständnis der Empfänger; Seien Sie sich des sozialen Klimas und der Bräuche bewusst, hinterfragen Sie die Aktualität der Informationen. Fragen Sie, mit was, wann und auf welche Weise Sie kommuniziert werden möchten, wenn Sie sich in einer ähnlichen Umgebung und Position befinden.”

(6) Beratung:

Es ist im Allgemeinen wünschenswert, andere bei der Planung der Kommunikation zu konsultieren. Dies wird der Nachricht zusätzliche Einsicht und Objektivität verleihen. Ein wichtiger Vorteil der Konsultation wird sein, dass diejenigen, die bei der Planung der Kommunikation in Vertrauen geraten sind, aktiv unterstützt werden.

(7) Mittel bestimmen:

Nachdem der Gegenstand festgelegt wurde, sollte festgelegt werden, wie diese Nachricht am besten kommuniziert werden soll. Alle Aspekte der mündlichen oder schriftlichen Kommunikation müssen sorgfältig geprüft werden.

(8) Ton und Inhalt:

Der Kommunikator muss vorsichtig mit der Sprache sein, die er beim Sprechen oder Schreiben verwendet. Sein Ton, sein Ausdruck und seine Emotionen haben einen bestimmten Einfluss auf die Effektivität oder auf andere Weise dessen, was er zu kommunizieren versucht.

(9) Zeitpunkt und Aktualität:

Der Zeitpunkt und die Aktualität der Mitteilung sollten angemessen berücksichtigt werden. Dieselbe Nachricht wird von verschiedenen Personen und Gruppen gleichzeitig und von denselben Personen und Gruppen zu unterschiedlichen Zeiten unterschiedlich empfangen oder beantwortet.

Auch im Notfall darf man den situativen, psychologischen und technischen Aspekt des Timings nicht übersehen. Darüber hinaus ist es auch notwendig, dass Informationen rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden, da veraltete Informationen so schlecht oder schlechter sind als gar keine.

(10) Unterstützung mit Aktion:

Es ist äußerst notwendig, dass die Handlungen des Kommunikators seine Kommunikation unterstützen. Denn Taten sprechen lauter als Worte. Die überzeugendste Kommunikation ist nicht das, was man sagt, sondern das, was man tut.

(11) Zuhören:

Ein sehr wichtiger Aspekt effektiver Kommunikation ist, dass Führungskräfte und Vorgesetzte gute Zuhörer sein sollten. Es ist gefährlich, unaufmerksam oder gleichgültig zu sein, wenn andere versuchen zu kommunizieren. In den zehn Geboten der American Management Association heißt es: “Zuhören ist eine der wichtigsten, schwierigsten und am meisten vernachlässigten Fähigkeiten in der Kommunikation.

Es verlangt, dass wir uns nicht nur auf die expliziten Bedeutungen konzentrieren, die eine andere Person ausdrückt, sondern auch auf die impliziten Bedeutungen, unausgesprochenen Wörter und Untertöne, die weitaus bedeutender sein können. Wir müssen also lernen, mit dem inneren Ohr zuzuhören, wenn wir den inneren Menschen kennenlernen wollen. ”

(12) Umfeld des Vertrauens:

F.E. Fischer hat darauf hingewiesen, dass ‘Kommunikation am besten in einem Klima des Vertrauens wächst’. Daher sollten alle Anstrengungen unternommen werden, um Vertrauen zu gewinnen, indem Fakten ehrlich berichtet werden. Die Mitarbeiter müssen überzeugt sein und das Gefühl haben, dass das Unternehmen in seinen Kontakten ehrlich und aufrichtig ist.

Paul Arnold, Präsident von Arnold Bakeries: “Wenn das Beziehungsprogramm Ihres Mitarbeiters solide ist, wenn Ihre Absicht wahr ist, wenn Ihre Mitarbeiter an diese Absicht und an diese Wahrheit glauben, dann und nur dann kommunizieren Sie erfolgreich.”

(13) Halten Sie das System immer am Leben:

Das Kommunikationssystem sollte das ganze Jahr über offen und lebendig gehalten werden. Nur durch ehrliche Versuche können gute Kommunikationsbeziehungen aufgebaut werden.