5 Schritte, die Sie in Ihre Business Process Review (BPR) einbeziehen sollten)

Jeder braucht einen Plan

Jede Organisation sollte einen fortlaufenden Plan zur kontinuierlichen Verbesserung haben. In einem Wettbewerbsumfeld kann jede Chance, einen Prozess zu verbessern, den Vorteil bieten, den ein Unternehmen benötigt, um zu überleben — und letztendlich zu gedeihen. Eine gute Business Process Review (BPR) Vorlage ist ein wertvoller erster Schritt in diesem Plan.

Wann sollten Sie eine Geschäftsprozessüberprüfung durchführen?

Um die Dinge einfach zu halten, lassen Sie uns zwei verschiedene Geschäftsszenarien diskutieren, in denen eine BPR hilfreich wäre.

Szenario 1: Ihr Unternehmen ist auf dem Markt für eine neue ERP-Lösung (Enterprise Resource Planning).

Wenn Sie nach einem ERP-Paket suchen, das Ihren Anforderungen entspricht, müssen Sie zunächst so viele Informationen wie möglich sammeln, um zu erkennen, was diese Anforderungen sind. Eine detaillierte Überprüfung der Geschäftsprozesse würde Klarheit über die Anforderungen jeder Abteilung in der Organisation schaffen und die Integration zwischen den Abteilungen identifizieren. Jede ERP-Lösung, die Sie wählen, sollte nicht nur zu Ihren aktuellen Prozessen passen, sondern vor allem diese Prozesse verbessern und verbessern.

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Szenario 2: Sie haben bereits eine ERP-Lösung und möchten deren Nutzung und Wirksamkeit dokumentieren.

Einer der größten Fehler, den einige Unternehmen bei der Implementierung einer neuen ERP-Lösung machen, ist die nicht ordnungsgemäße Dokumentation ihrer neuen Verfahren. Es wird ein nachträglicher Einfall in der Mitte der Umsetzung. Im Laufe der Jahre findet eine Wissenserosion statt, wenn neue Mitarbeiter hinzukommen, alte Mitarbeiter gehen und so weiter. Eine Geschäftsprozessüberprüfung kann helfen, “das Schiff in Ordnung zu bringen” und die Lösung wieder so auf Kurs zu bringen, wie sie ursprünglich beabsichtigt war.

Beide Szenarien würden von einer BPR profitieren; Der Hauptunterschied zwischen den beiden besteht darin, wie die BPR verwendet wird. Eine Prozessüberprüfung in Szenario 1 wäre eine “Ist-Zustand” -Überprüfung, die eine tatsächliche Darstellung Ihrer heutigen Geschäftstätigkeit liefert.

In Szenario 2 wäre die BPR eine Überprüfung “Wie sie sein sollte”. Es würde identifizieren, was der Prozess sein sollte, im Vergleich zu dem, was es derzeit ist.

5 wichtige Schritte zur Überprüfung von Geschäftsprozessen

Unabhängig davon, welches Szenario zu Ihrem Unternehmen passt, ist eine spezifische Methodik zur Überprüfung von Geschäftsprozessen erforderlich, damit die BPR erfolgreich ist. Ihre Checkliste zur Überprüfung von Geschäftsprozessen sollte diese fünf wesentlichen Schritte enthalten:

1. Erstellen Sie einen Überblick über den Prozessablauf

Erstellen Sie ein Flussdiagramm, das das gesamte Unternehmen aus einer übergeordneten Perspektive darstellt. Es sollte zeigen, wie der Fortschritt der Arbeitsabläufe zwischen den Abteilungen verläuft und welche Tools und Berichte jede Abteilung verwenden kann.

2. Erstellen Sie das Prozessflussdetail

Nachdem Sie ermittelt haben, wie der Prozess zwischen Abteilungen abläuft, erstellen Sie ein detaillierteres Prozessflussdiagramm für jede Abteilung. Verwenden Sie die Kundenauftragserfassung als Beispiel, um zu veranschaulichen, wie eine Bestellung während der gesamten Auftragserfassung empfangen und verarbeitet wird, und verweisen Sie auf jede andere Abteilungsprozessdokumentation, während die Bestellung an diese Abteilungen weitergeleitet wird. Wenn es sich beispielsweise um einen neuen Kunden handelt, muss die Bestellung möglicherweise zuerst zur Genehmigung an die Kreditabteilung weitergeleitet werden und dann zur Auftragserfassung zurückkehren.

3. Schreiben Sie die Betriebsprozedur

Nachdem Sie jeden Schritt der Prozedur einer Abteilung im Prozessablaufdetail identifiziert haben, geben Sie als Nächstes eine schriftliche Erklärung und eine Definition für jedes “Box” – und “Decision” -Objekt im Flussdiagrammdetail an. Dieser Schritt hilft bei der Definition des Zwecks und des Umfangs einzelner Verfahren und verweist auf entsprechende Prozessablaufdetails und Arbeitsanweisungsdokumente.

4. Entwickeln Sie eine detaillierte Arbeitsanweisung

Das Arbeitsanweisungsdokument ist die detaillierteste Ebene aller Prozessüberprüfungsschritte. Hier fügen Sie dem vorherigen Betriebsverfahrensdokument Schritt-für-Schritt-Anweisungen für jedes Abteilungsverfahren hinzu. Dies ist das Dokument, auf das sich neue Mitarbeiter beziehen sollten, um ihre Aufgaben zu erfüllen — mit wenig bis gar keiner Hilfe von jemand anderem. Natürlich macht dieser Detaillierungsgrad die Arbeitsanweisung zum größten und wohl kritischsten Schritt einer Prozessüberprüfung. Es ist die größte Verteidigung gegen “Wissenserosion”.”

5. Haben Sie einen Plan zur kontinuierlichen Prozessverbesserung

Jede gute Überprüfung von Geschäftsprozessen sollte mit einem Abschnitt zur Prozessverbesserung zusammengefasst werden. Zurück zu Szenario 1 am Anfang kann das Endergebnis eine Empfehlung sein, eine ERP-Lösung zu implementieren, um veraltete oder unzusammenhängende Prozesse zu verbessern. Szenario-2-Empfehlungen würden möglicherweise bessere Möglichkeiten zur Straffung des derzeitigen Verfahrens oder eine Erklärung dafür enthalten, wie mehr Schulungen dem Prozess zugute kommen könnten.

Während jedes Unternehmen in gewisser Weise einzigartig ist und die Anzahl der Schritte sicherlich variieren kann, kann eine ordnungsgemäße Überprüfung der Geschäftsprozesse die effiziente Nutzung jeder ERP-Lösung durch Ihr Unternehmen erheblich steigern. Wenn Sie eine BPR besprechen möchten, klicken Sie unten.