5 Tipps für die Organisation Ihres Immobilienbüros / The Zebra Blog

Es scheint, als wäre es den meisten meiner Kunden im Januar in den Sinn gekommen, ihr Büro zu organisieren. Wie bei vielen vielbeschäftigten Menschen kann es jedoch schwierig sein zu wissen, wo sie anfangen sollen. Wenn das nach Ihnen klingt, finden Sie hier eine Liste von Bereichen, die Sie in den kommenden Wochen angehen möchten:

1. Feilen – Wenn Sie Stapel auf Ihren Schreibtischen und jeder ebenen Fläche haben, fühlen Sie sich möglicherweise überfordert, wenn Sie Ihr Büro betreten. Obwohl wir uns in eine papierlosere Welt bewegen, gibt es immer noch physischen Papierkram, der verwaltet werden muss. Wenn Sie mit Office beginnen, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass Sie Ihre Clientdateien korrekt mit Ihrem Office geschlossen und die physischen Dateien korrekt archiviert haben. Dies erfordert möglicherweise, dass Sie zuerst die Stapel durchgehen und alle Unterlagen trennen, die sich auf eine Transaktion beziehen, die archiviert werden muss. Legen Sie alle diese Papiere in eine Schachtel. Jetzt wird diese Box zu einem separaten Projekt, aber weil sie enthalten ist, wird sie weniger überwältigend sein. Möglicherweise können Sie diese Papiere an einem Nachmittag sortieren.

Wenn Sie nun den Rest der Papiere auf Ihrem Schreibtisch angehen, fragen Sie sich, wohin diese Papiere gehen? Wo ist ihr Zuhause? Sind der Rest Ihrer Papiere alte bezahlte Rechnungen? MLS-Notizen? Broschüren und Flyer von der letzten NAR Messe Sie besucht? Das Problem, das die meisten Menschen haben, ist, dass Papierkram, weil er kein Zuhause hat, sich nur stapelt. Aber wenn Sie Aktenordner für Ihre Rechnungen und Kontoauszüge haben, einen Ordner für Inspiration und Ideen, und Sie entsorgen Memos, nachdem Sie sie gelesen haben, dann haben Sie viel mehr Kontrolle über die Papiere, die Sie durchsuchen müssen.

Eine Sache, die ich gerne für alte bezahlte Rechnungen mache, die Ihnen noch per Post zugesandt werden, ist, sie alle nach Jahr zu sammeln und sie dann in eine Schachtel zu legen, die am Ende dieses Jahres eingelagert wird. Wenn Sie also Informationen für 2015 und 2016 sortieren und finden, können Sie sie einfach direkt in der Box ablegen und aus Ihrem Büro holen.

2. Raumorganisation – Oft leben wir mit einem System oder Raum, den wir vor Jahren geschaffen haben. Es hat vielleicht funktioniert, wie Sie damals Geschäfte gemacht haben, aber funktioniert es jetzt für Sie? Betrachten Sie Ihren Raum mit einem kritischen Auge. Haben Sie im letzten Jahr alles in Ihrem Raum genutzt? Achten Sie darauf, in Schreibtischschubladen, in Regalen und natürlich auf Ihrem Desktop zu suchen. Dient alles dort einem aktuellen Zweck? Wenn Sie beispielsweise zusätzliche 3-Ring-Ordner haben, die Sie aus einem Projekt vor fünf Jahren gespeichert haben, aber nicht sehen können, wie Sie diese in Zukunft verwenden könnten, lassen Sie diese Elemente los. Gleiches gilt für alte Lernmaterialien, Bücher und sogar alte Computersoftware. Wenn Sie Stifte horten, gehen Sie diese sogar durch und verschenken Sie Schreibgeräte, die Ihnen keine Freude bereiten.Vor ein paar Jahren habe ich angefangen, eine 100-Item-Challenge für das neue Jahr zu machen. Das Ziel war es, 100 Artikel aus meinem Haus zu bearbeiten. Vielleicht möchten Sie das in Ihrem Büro ausprobieren.

Nachdem Sie nun alles bearbeitet haben, was Sie nicht benötigen, überlegen wir, wie es für größte Effizienz und Freude geändert werden muss.

3. Schaffung eines friedlichen Raums – Ihr Büro sollte ein friedlicher Zufluchtsort sein, an dem Sie sich konzentrieren und Inspiration finden können. Schauen Sie sich in Ihrem Büro um. Nutzen Sie das natürliche Licht? Ist Ihr Schreibtischstuhl bequem? Benötigen Sie eine Büroanlage? Wie über das Kunstwerk? Müssen Sie die Wände mit etwas Farbe aufpeppen? Denken Sie an 7-10 Dinge, die Sie ändern oder zu Ihrem Büro hinzufügen würden, um Ihnen die meiste Freude zu bereiten. Denken Sie daran, wenn sich Ihr Büro wie eine Höhle anfühlt oder unbequem ist, werden Sie nicht viel Zeit dort verbringen wollen.

4. Grab and Go – Denken Sie über die verschiedenen Aktivitäten nach, die Sie regelmäßig durchführen müssen – erstes Käufertreffen, Auflistung Präsentation, Tag der offenen Tür, Vorführungen, Angebotspräsentationen, bis zum Abschluss, und mehr. Ist Ihr Büro so konfiguriert, dass die Materialien, die Sie für jedes davon benötigen, leicht zugänglich und gruppiert sind, damit Sie nichts vergessen? Haben Sie ein Regal oder einen Platz für bereits gedruckte Käufer- und Verkäuferpakete oder Broschüren? Wenn Sie also in Ihrem Büro einen Anruf erhalten, können Sie Ihr Aufnahmeformular herausholen und Notizen machen? Untersuchen Sie Ihren Raum und Ihre Prozesse kritisch und nehmen Sie Änderungen an Ihren Bedürfnissen vor.

5. Alles hat ein Zuhause – ich habe dies bereits im Bearbeitungsabschnitt erwähnt, aber Sie müssen auch über Ihre Prozesse für neue Elemente nachdenken, die in Ihr Büro kommen. Zum Beispiel, wohin gehen Quittungen? Wohin gehen Ihre neuen Käufer-Client-Dateien? Wenn Sie eine Anzeige in einer Zeitschrift schalten und sich entscheiden, an dieser Zeitschrift festzuhalten, wohin geht das? Alles muss einen Platz haben, um zu gehen.

Obwohl Sie Ihr Büro tatsächlich an einem Tag revolutionieren könnten, wenn Sie keinen ganzen Tag Zeit haben, entwickeln Sie sich von Ihrem jetzigen Standort zu Ihrem idealen Raum. Beginnen Sie mit der Bearbeitung und fügen Sie sie dann hinzu oder ändern Sie sie, um sie zu einem friedlichen und produktiven Raum zu machen. Machen Sie 2017 zu dem Jahr, in dem Sie sagen: “Ahhhhh!!” wenn Sie Ihr Büro betreten und nicht, “Eh.”