6 Arten von Personalakten und warum sie wichtig sind

Personalakten sind die Standardmethode zur Dokumentation der Beziehung eines Mitarbeiters zu einem Unternehmen oder einer Organisation. In einigen Fällen enthalten diese Aufzeichnungen ziemlich allgemeine Informationen, während sie zu anderen Zeiten private oder vertrauliche Details enthalten können. Unabhängig vom Dateityp müssen Personalakten regelmäßig aktualisiert werden, um die betriebliche Effizienz und den Erfolg sicherzustellen.

Was sind Personalakten?

Personalakten oder Personalakten sind Aufzeichnungen über die Mitarbeiter einer Organisation und bestehen aus umfassenden, gesammelten Informationen. Personalakten werden in der Regel von der Personalabteilung einer Agentur geführt und enthalten relevante Einblicke in die Bewerbung eines Mitarbeiters, Stellenbeschreibung, Gehaltsdaten und mehr.

6 verschiedene Arten von Personalakten

Während es eine Reihe von Personalakten gibt, die eine Organisation verwenden kann, passen alle diese Dokumente in eine von sechs Kategorien. Von diesen Kategorien sind die am häufigsten referenzierten Einstellungsdokumente und Berichte über die Arbeitsleistung.

1. Allgemeine Informationen: Diese Gruppierung umfasst persönliche Informationen wie den vollständigen Namen, das Geburtsdatum, die Sozialversicherungsnummer, die Telefonnummer, die Adresse und möglicherweise auch die Notfallkontaktnummern des Mitarbeiters.
2. Einstellungsdokumente: Die meisten Arbeitgeber halten sich an Dokumente, die im Einstellungsprozess verwendet werden, wie Bewerbungen, Stellenbeschreibungen und Lebensläufe oder Anschreiben.
3. Arbeitnehmerverträge: Manchmal werden Aspekte des Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnisses durch offizielle Dokumente wie Gewerkschaftsverträge, Wettbewerbsverbote und Vertraulichkeits- oder Geheimhaltungsvereinbarungen geregelt.
4. Entschädigung: Aufzeichnungen im Zusammenhang mit der Entschädigung (und Leistungsinformationen) umfassen W-4s, begünstigte Formulare, Gehaltsabrechnungen und Zeitkarten für frühere Jahre.
5. Arbeitsleistung: Dieser Abschnitt ist ziemlich umfangreich, kann jedoch Leistungsbewertungen, Korrekturmaßnahmen, Disziplinarschreiben, Auszeichnungen, Nominierungen, Ausbildung, Zeugnisse, Schulungsunterlagen oder Beförderungen innerhalb der Agentur enthalten.
6. Post-Employment-Informationen: So wie Arbeitgeber Einstellungsdokumente aufbewahren, legen viele auch Post-Employment-Informationen ab. Diese Dokumente sind Dinge wie ein Rücktritts- oder Kündigungsschreiben, eine endgültige Leistungsbeurteilung und ein endgültiger Gehaltsscheck.

6 aufzeichnungen, die in einer separaten, vertraulichen Datei aufbewahrt werden sollten

Es ist eine gute Idee — und oft gesetzlich vorgeschrieben —, bestimmte Mitarbeiterunterlagen und Informationen in einer vertraulichen Datei aufzubewahren, die vom Rest Ihrer Unterlagen getrennt ist. Die ordnungsgemäße Verwaltung von Personalakten kann einige zusätzliche Anstrengungen erfordern, ist jedoch ein notwendiger Schritt zum Schutz der Privatsphäre aller Mitarbeiter oder Mitarbeiter.

1. Ergebnisse der Hintergrundprüfung: Die Ergebnisse der Hintergrundprüfung reichen von der Überprüfung der früheren Beschäftigung über die Kredithistorie bis hin zur Kriminalgeschichte eines Bewerbers. Die Durchführung von Hintergrundüberprüfungen erfolgt, um die Sicherheit jedes Mitarbeiters zu gewährleisten.
2. Prozessdokumente: Rechtsstreitigkeiten sind ein Verfahren zur Beilegung von Streitigkeiten innerhalb des Gerichtssystems. Dokumente im Zusammenhang mit einem Rechtsstreit (z. die angefochtene Klage selbst oder die endgültige Entscheidung des Richters) sollte immer in einer vertraulichen Akte gespeichert werden.
3. Formular I-9s: Formular I-9s werden verwendet, um die Identität und Beschäftigungsgenehmigung von Personen für die Arbeit in den Vereinigten Staaten gemietet zu überprüfen. Da diese Formulare hochsensible, persönlich identifizierbare Informationen enthalten, erfordern sie einen sorgfältigen Schutz.
4. Krankenakten: Alle arbeitsbezogenen Dokumente, die medizinische Informationen enthalten, müssen unabhängig von anderen Personalakten gespeichert werden, damit nichts versehentlich preisgegeben oder an einen anderen Mitarbeiter weitergegeben wird.
5. Bundes- und Landesurlaubsdokumente: Die meisten Bundes- und Landesbediensteten erhalten jedes Jahr bezahlten Urlaub für Situationen wie die Geburt, Adoption oder Pflege eines neuen Kindes; Pflege eines Ehepartners, Kindes oder Elternteils; militärische Pflege- und Urlaubszwecke; und persönliche Gesundheitsgründe, die alle absolut vertraulich sind.
6. Mitarbeiteruntersuchung: Dokumente, die sich auf Disziplinarmaßnahmen eines Mitarbeiters oder eine HR-Untersuchung in Bezug auf einen Mitarbeiteranspruch beziehen, müssen in einer vertraulichen Akte aufbewahrt werden, auf die andere Mitarbeiter im Büro nicht zugreifen können.

Warum es wichtig ist, Personalakten auf dem neuesten Stand zu halten

Es erleichtert die Einreichung von Steuern

Die Überarbeitung Ihrer Personalakten ist für den Erfolg Ihres Unternehmens von wesentlicher Bedeutung, insbesondere wenn Sie überlegen, wie diese Aufzeichnungen für die Einreichung von staatlichen und bundesstaatlichen Arbeitnehmersteuern ins Spiel kommen. Wenn Sie sich bei der Aktualisierung dieser Dokumente entspannen, werden Sie wahrscheinlich eine größere Herausforderung haben, die obligatorischen Steuerformulare auszufüllen und vierteljährliche Details für Ihre Gehaltsabrechnung vorzubereiten. Aber mit genauen und laufenden Aufzeichnungen haben Sie eine viel einfachere Zeit, nicht steuerpflichtige Löhne, Leistungen an Arbeitnehmer, Urlaubszeit, Krankheitsurlaub und so weiter einzureichen.

Es entspricht dem Gesetz

Neben der Aktualisierung von Personalakten, die eine gute Geschäftspraxis sind, ist es möglich, dass Sie mit bestimmten Aufzeichnungen Schritt halten müssen, um die Bestimmungen des Landes- und Bundesgesetzes einzuhalten. Während die staatlichen Gesetze natürlich davon abhängen, wo Sie arbeiten, sollten Sie sicherstellen, dass Sie sich an die geltenden Gesetze halten, wo immer sich Ihre Büros befinden. Diese Gesetze können vorschreiben, welche Informationen gesammelt werden müssen, was Ihre Organisation mit diesen Informationen tun darf oder nicht und wie lange Mitarbeiterdaten gespeichert werden sollten.

Es hilft bei Gehaltsrevisionen

Eine Gehaltsrevision unterscheidet sich von einer Gehaltserhöhung dadurch, dass eine Revision die gesamte Gehaltsstruktur (einschließlich aller Hauptkomponenten) anpasst. Da eine Überarbeitung aufwändiger ist als eine herkömmliche Erhöhung, ist es umso wichtiger, über die richtigen Informationen zu verfügen, um diese Änderung zu erleichtern. Ohne genaue Personalakten, die als Leitfaden dienen, können uns beim Versuch, diese Änderung einzuleiten, eine Reihe von Problemen auftreten. Mit aktuellen Datensätzen können Gehaltsrevisionen jedoch dank der aktuellen Daten und Prozentsätze nahtlos erfolgen.

Es hilft bei einem Rechtsstreit

Wenn sich Ihre Organisation mitten in einem Rechtsstreit befindet, sind Sie froh, einen Stapel Personalakten zur Unterstützung Ihres Falls zu haben. Durch die Pflege von Personalakten können Sie eine schriftliche Historie zu einem bestimmten Ereignis (oder Ereignissen) aufbewahren, und in Gerichtsverfahren kann diese Art der Dokumentation für das Endergebnis entscheidend sein. Gut verwaltete Dateien sind der beste Weg, um Mitarbeiterbeförderungen, Gehaltserhöhungen, Disziplinarmaßnahmen oder sogar Kündigung zu zitieren, und diese Art von physischen Beweisen kann einen großen Beitrag dazu leisten, eine faire und ausgewogene Entscheidung zu gewährleisten.

Es bestimmt Beförderungen oder Kündigungen

Ein weiterer Grund, warum es empfohlen wird, Personalakten auf dem neuesten Stand zu halten, ist, dass sie bei der Bestimmung von Beförderungen helfen — und manchmal auch Kündigungsgründe aufdecken. Wenn Ihre Organisation ihre Aufzeichnungen nicht ändert und verbessert, kann es unglaublich schwierig sein, die Leistung und Produktivität der Mitarbeiter zu überwachen. Wenn Sie es sich jedoch zur Aufgabe machen, Verspätungen, Fehlzeiten und persönliche Leistungen zu dokumentieren, können Sie besser verfolgen, wo Mitarbeiter gedeihen oder zu kurz kommen, und dann basierend auf diesen Informationen nach Bedarf Maßnahmen ergreifen.

Digitalisierung Ihrer Personalakten

Die Aktualisierung Ihrer Personalakten ist ein notwendiger Bestandteil jeder gut organisierten Personalabteilung, und dennoch kann sich die Bearbeitung all dieser Unterlagen wie eine entmutigende (und nie endende) Aufgabe anfühlen. Die gute Nachricht ist, dass die Digitalisierung Ihrer Personalakten die Dinge für jedes Team einfacher und schlanker macht. Durch die Verwendung digitaler Aufzeichnungen müssen Sie sich nicht mehr mit klobigen Aktenschränken auseinandersetzen, sondern haben Ihre wichtigen Dokumente bequem hochgeladen und über die Cloud zugänglich — was für viele der sicherste und effizienteste Weg ist, Dokumente und Prozesse zu verwalten.

Durch die Partnerschaft mit Image API kann Ihre Agentur über ihre Stapel von Papier-Personalakten hinausgehen und in die moderne, digitale Landschaft eintauchen. Die Digital Imaging Services, das Cloud Content Management und die digitale Prozessautomatisierung von Image API wurden entwickelt, um die Komplexität des Datensatzmanagements zu vereinfachen und sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen messbaren Wert und nachhaltige Ergebnisse mit der Geschwindigkeit der Digitalisierung erzielt.

Die Digitalisierung von Personalakten macht die Verwaltung von Dateien einfacher und sicherer. Die Geheimhaltung bestimmter Personalakten wird durch unterschiedliche Berechtigungen für verschiedene Benutzerebenen vereinfacht und das Auffinden benötigter Dokumente durch intelligente Suchoptionen effizient. Digitalisierte Personalakten machen auch die Einhaltung komplizierter Aufbewahrungspläne schmerzlos – Systeme wie Axiom Pro von Image API verwalten diese Zeitpläne automatisch.

FAQs zu Personalakten

Wer hat das Recht, Ihre Personalakten einzusehen?

In den meisten Fällen sollten Personalakten von Mitarbeitern als private Aufzeichnungen behandelt werden, die der Organisation und dem entsprechenden Mitarbeiter gehören. Vor diesem Hintergrund kann es hilfreich sein, eine Richtlinie einzurichten, die anerkennt, wer das Recht hat, Personalakten einzusehen, z. B. der Vorgesetzte oder Manager des Mitarbeiters (zusätzlich zum Mitarbeiter selbst).

Warum ist es wichtig, Personalakten zu führen?

Es ist wichtig, Personalakten zu führen, da diese Dokumente eine schriftliche Historie über alles enthalten, was während der Dauer der Beschäftigung passiert ist. Aus diesem Grund werden Personalakten benötigt, um Aktionen wie Beförderungen, Gehaltserhöhungen und sogar Disziplinarmaßnahmen zu unterstützen.

Was sind die wichtigsten Dokumente, die in einer Personalakte enthalten sein sollten?

Personalakten sollten für jeden Mitarbeiter ab dem offiziellen Einstellungsdatum geführt werden. Zu den wichtigsten einzureichenden Dokumenten gehören allgemeine Informationen (Name, Adresse, Telefonnummer); Einstellungsformulare (Bewerbung, Lebenslauf, Stellenbeschreibung); offizielle Arbeitnehmervereinbarungen (Gewerkschaftsverträge, Wettbewerbsverbote); Vergütungs- oder Gehaltsdaten; Leistungsbewertungen; und Informationen nach dem Beschäftigungsverhältnis (Kündigungsschreiben, abschließende Überprüfung).