6 Einfache Möglichkeiten, den Papierverbrauch in Ihrem Büro zu reduzieren

Die Chancen stehen gut, dass Ihr Unternehmen umweltbewusster sein möchte, sowohl weil die Öffentlichkeit dies erwartet als auch weil Sie sich ethisch und verantwortungsbewusst verhalten möchten. Darüber hinaus können Sie, wenn Sie Ihren Papierverbrauch reduzieren, auch Ihre Abläufe vereinfachen und Geld sparen. Während es jetzt entmutigend erscheinen mag, papierlos zu werden, gibt es schrittweise Schritte, die Sie unternehmen können, um sicherzustellen, dass Ihr Büro den Übergang so nahtlos wie möglich gestaltet.

Budget für inkrementelle Papierreduzierungen

Wenn Sie planen, Ihren Papierverbrauch drastisch zu reduzieren oder ganz papierlos zu werden, wird eine plötzliche Verschiebung mit ziemlicher Sicherheit den Workflow Ihres Unternehmens stören. Suchen Sie stattdessen nach Möglichkeiten, schrittweise zu reduzieren. Beginnen Sie mit Ihrem Budget und entscheiden Sie, wo Sie kein Papier mehr benötigen, und gehen Sie diesen Bereich dann über mehrere Monate hinweg an. Zum Beispiel, wenn eine Abteilung, die papierlos gehen könnte, ein Budget von $ 2.000 in jährlichen Papiervorräten hat, versuchen Sie, diese Zahl jeden Monat um $ 200 zu reduzieren. Wenn Sie lieber Änderungen an allen Bereichen Ihres Unternehmens vornehmen möchten, versuchen Sie, den Papierverbrauch in den Abteilungen insgesamt jeden Monat um einen bestimmten Prozentsatz zu reduzieren.

Alles elektronisch sichern

Einige Büroangestellte und Manager erstellen gerne mehr als eine Kopie jedes Dokuments. Diese gründliche Art der Archivierung erleichtert sicherlich interne Überprüfungen oder externe Audits, aber der Speicherplatz, den diese Kopienstapel beanspruchen, wird verdoppelt. Anstatt alles physisch zu duplizieren, sollten Sie wichtige Dateien auf einem Computer sichern oder Serverspeicher für wichtige Dokumente bereitstellen. Möglicherweise möchten Sie auch externe Festplatten, Speichersticks oder die Cloud verwenden, um wertvolle Dokumente bequemer abrufen zu können.

Erwägen Sie elektronische Transaktionen

Wenn Sie ein Unternehmen sind, das viel Beschaffungen durchführt, sollten Sie Alternativen zum Senden von Schecks oder zum Drucken von Bestellungen in Betracht ziehen. Es gibt verschiedene B2B-Optionen, wenn es um E-Commerce-Transaktionen geht, z. B. direkte Einzahlungen. Nicht nur ist es viel schneller für Sie, diese Transaktionen online zu machen, werden Sie alle Tage überspringen würde es normalerweise dauern, bis Schecks ankommen oder verarbeitet werden. Software wie unsere kann dazu beitragen, Transaktionen und Bestellungen zu rationalisieren und gleichzeitig Papier zu sparen.

Führen Sie die gesamte interne Kommunikation online durch

Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, sich daran zu gewöhnen, Memos zu drucken oder gelbe Post-It-Notizen auf Ihrem Schreibtisch zu hinterlassen, indem Sie die Verwendung von E-Mail- oder Instant Messaging-Programmen vorschreiben. Versuchen Sie, Besprechungen ohne Papier durchzuführen, indem Sie Präsentationen mit PowerPoint oder Google Slides halten und Agenden per E-Mail senden. Denken Sie daran, dass Sie, wenn alles andere fehlschlägt, auch auf altmodische Weise mit Ihren Mitarbeitern oder dem Management sprechen können: telefonisch oder persönlich.

Bestellen Sie leichteres und dünneres Papier

Wenn es so aussieht, als wäre die Papierlosigkeit ein weiter entferntes Ziel als bisher, gibt es einige kurzfristige Lösungen, mit denen Sie Ihren ökologischen Fußabdruck reduzieren können. Reduzieren Sie zunächst den Anleihenbestand von beispielsweise 50 Pfund auf 20 Pfund. Vermeiden Sie nach Möglichkeit auch beschichtete oder Spezialbestände oder verwenden Sie sie nur für Dokumente, die Sie möglicherweise mit einem Kunden teilen.

Entscheiden Sie, was gedruckt werden muss

Im modernen Heimbüro von heute haben Sie wahrscheinlich eine gute Vorstellung davon, welche Dokumente in Papierform ausgestellt und welche elektronisch geteilt werden können. Zum Beispiel ist es wahrscheinlich einfacher, Ihre Buchhaltungsbelege auf dem Bildschirm in einem leicht lesbaren Format zu verwalten. Dennoch kann es einige Dokumente geben, die gedruckt werden sollten, z. B. Abschlüsse oder formelle Präsentationsmaterialien. Besprechen Sie diese Standards mit Ihren Mitarbeitern, damit sie sich befähigt fühlen, selbst Entscheidungen über die Druckernutzung zu treffen. Wenn etwas gedruckt werden muss, ermutigen Sie die Mitarbeiter, kleinere Schriftarten zu verwenden oder auf beiden Seiten des Blattes zu drucken.

Reduzieren Sie Ihren Papierverbrauch und sparen Sie ein paar Bäume

Nur sehr wenige dieser Tipps beinhalten drastische Änderungen im Büroverhalten oder plötzliche Änderungen im Arbeitsablauf des Unternehmens. Einmal ausgeführt, sparen sie Ihrem Unternehmen nicht nur Geld bei Papierbestellungen, sondern auch wertvolle Zeit bei der Bearbeitung, Pflege und sorgfältigen Suche nach gedruckten Dokumenten. Darüber hinaus haben Sie wahrscheinlich mehr Sicherheit, wenn Sie wissen, dass Sie in diesem Jahr möglicherweise einige Bäume gerettet haben.