6 Schritte zum Organisieren Ihrer Steuerdokumente

23. März 2018 / Steuern

Die Situation

Jedes Jahr verschiebe ich meine Steuern bis zu einem Last-Minute-Gerangel um Quittungen und Dokumente. (Ich habe einen Nebenauftritt, der Vintage-Möbel verkauft, also habe ich viele Geschäftsausgaben zu erledigen.) Nachdem ich endlich mit dem Feilen fertig bin, werfe ich alles in eine Schachtel und schiebe es in den Schrank, aber diese Kisten stapeln sich. Es gibt so viele Dinge, die man vor und nach dem Steuertag im Auge behalten muss, aber ich bin mir nie sicher, was ich wie lange aufbewahren soll. Hilfe!

-Megan, Coeur d’Alene, Idaho

Die Lösung

Sie sind nicht der einzige Zauderer der Steuersaison — keineswegs. Bis zu einem Viertel aller Steuerantragsteller warten bis zu den letzten zwei Wochen vor Ablauf der IRS-Frist, um ihre Steuererklärungen zu erhalten. Was, wie Sie bereits gesammelt haben, nicht supersmart ist, da die meisten Leute eine Rückerstattung erhalten. Aber für jemanden wie Sie, der in Quittungen schwimmt und nach Dokumenten sucht, ist der Schmerz akut.

Wisse das aber: Sobald du in die Kugel beißt und dich organisierst, wird die Erleichterung, die du fühlen wirst, wie das Gewicht von tausend Quittungen sein, die von deinen Schultern genommen werden.

“Zu lernen, wie man Dokumente organisiert, ist eine Fähigkeit, die jeder lernen kann”, sagte Rashelle Isip, eine in New York City ansässige Organisationsberaterin, die bei bloggt TheOrderExpert.com . “Ja, es erfordert Geduld, Disziplin und Hingabe, um den Papierkram in Ordnung zu bringen und zu halten, aber die Rendite kann groß sein, wenn es um den Seelenfrieden geht.”

OK, aber wenn du am Fuße des Mount Everest stehst, wie fängst du überhaupt an, alles zu sortieren? Und woher weißt du, was du behalten und was du zerkleinern musst, wenn du fertig bist? Hier sind ein paar Tipps für den Einstieg.

1. Machen Sie eine Zeitinvestition im Voraus. Eine Rechnung oder Quittung irgendwo in Ihrem Haus auf einen Stapel zu werfen, dauert etwa 0,3 Sekunden. (Ich bin sicher, irgendwo auf der Welt gibt es einen Wissenschaftler, der das studiert.) Sortierung es alle aus kommen steuer zeit dauern kann etwa … für immer. Mehr Zeit am Frontend zu budgetieren — ein oder zwei Stunden, um ein Ablagesystem einzurichten, eine Minute oder so, um jedes neue Stück Papier einzureichen — wird sich auszahlen. Sie werden viel weniger Zeit damit verbringen, im Haus herumzuwandern, nach Sachen zu suchen und wie eine verrückte Person vor sich hin zu murmeln.
2. Erstellen Sie ein zentrales System für Papierdokumente. Das mag kompliziert klingen, aber Isip empfiehlt einen einfachen Ansatz. “Es ist einfacher, Gehalts-, Einkommens- und Investitionsdokumente zu erhalten, zu öffnen und zu verarbeiten, wenn Sie einen bestimmten Speicherort für sie zu Hause oder im Büro haben”, sagte sie. “Einfach einen Manila-Ordner mit”Steuerdokumenten” zu kennzeichnen und alle relevanten Materialien darin zu platzieren, kann den Trick machen, ebenso wie ein Akkordeon-Aktenordner, ein Schuhkarton oder sogar ein Zeitschriftenhalter.”
3. Elektronische Aufzeichnung ist, wo es ist. Wenn der Gedanke an Papierkram Sie ausflippt — oder Sie nur eine Art Technikfreak sind – scannen Sie Ihre Quittungen und laden Sie Ihre Online-Kontoauszüge in einen Ordner auf Ihrem Computer herunter. (Wenn Sie keinen Scanner haben, funktionieren Telefon-Apps wie Genius Scan oder Scanner Pro hervorragend.) Ja, die IRS ist A-OK mit dieser Methode. Wenn Sie jedoch elektronische Aufzeichnungen verwenden, müssen Sie diese sicher in einer Cloud wie Dropbox oder Google Cloud sichern. Dies ist nicht nur meine innere IT-Abteilung sprechen; es ist eine IRS Anforderung. (Selbst Personen, die Papierkopien von allem aufbewahren, sollten eine elektronische Kopie in der Cloud speichern.)
4. Faulheit könnte Sie kosten – buchstäblich. Bei elektronischen Kontoauszügen und Formularen ist es verlockend, sie einfach online zu lassen, bis Sie sie benötigen. Viele Institutionen machen elektronische Aufzeichnungen auf ihren Websites nur für einen Zeitraum von beispielsweise einem Jahr oder achtzehn Monaten frei zugänglich — vielleicht weniger. Danach müssen Sie sie möglicherweise anfordern, was einige Tage dauern kann. Möglicherweise werden Sie sogar aufgefordert, eine Gebühr zu zahlen.
5. Wartung verhindert Krise. Wenn Sie ein System erstellt haben, sind Sie auf halbem Weg. Die andere Hälfte nutzt es. Wählen Sie eine bestimmte Zeit für die Datei: Jeden Tag, wenn Sie die Post erhalten, jeden Freitag, während Sie die Great British Baking Show sehen, oder wenn Sie Ihre Rechnungen bezahlen. Isip hatte einen Kunden, einen Kleinunternehmer, für den die Steuersaison “immer eine ziemliche Tortur war.” Sie riet ihrem Kunden, tagsüber einen physischen Ordner für Quittungen mitzunehmen und diese dann das ganze Jahr über jede Nacht an einem zentralen Ort zu Hause abzulegen. Es hat funktioniert.
6. Befolgen Sie die Regel “Für immer oder sieben Jahre”.” Im Allgemeinen hat der IRS drei Jahre Zeit, um Sie zu prüfen, sobald Sie eine Rücksendung eingereicht haben, aber wenn er einen wesentlichen Fehler feststellt, kann er weiter zurückgehen, in der Regel sechs Jahre. Wenn jedoch jemand eine betrügerische Rückgabe einreicht oder versucht, die Zahlung von Steuern ganz zu überspringen, gibt es keine Verjährungsfrist. Sie sollten also Ihre Renditen — und Ihre W-2s und 1099s — für immer aufbewahren und die Finanzdokumente sieben Jahre lang unterstützen. (Weitere Informationen darüber, was und wie lange aufbewahrt werden soll, finden Sie in der praktischen Finanzakte in Kapitel 2 meines Buches Get a Financial Life.)

Verschieben Sie die Organisation nicht, bis der Papierkram auf magische Weise verschwindet. Anstatt Ihre Steuern in diesem Jahr auf Ihre übliche, chaotische Weise zu zahlen, erstellen Sie diesen Ordner und gehen Sie auf Quittungsjagd. Organisieren Sie Ihre W-2s und 1099s. Gehen Sie digital. Sie werden im nächsten Jahr einen Präzedenzfall für ein besseres Verhalten in der Steuersaison schaffen. Wer sagt, dass es für Neujahrsvorsätze zu spät ist?