7 leistungsstarke Tools für das Informationsmanagement

Früher war ich ein Sparer, das heißt, ich habe alles gespeichert. Es hat mich endlich getroffen, als wir das letzte Mal umgezogen sind, Über 9 vor Jahren zum Glück, dass es mir schwer fiel, Dinge loszulassen. Als ich den LKW beladene, wurde mir klar, dass wir Kisten bewegten, die seit unserem letzten Umzug ungeöffnet geblieben waren 3 Jahre zuvor.

Diese Art von “Alles retten” -Denken hat sich auch in meiner Arbeit gezeigt. Papierstapel, Kisten und Regale voller Bücher, überall haftende Notizen, all dies könnte meinen Arbeitsbereich leicht überholen, wenn ich nicht die Hilfe von ein bisschen Technologie hätte.

Im Folgenden sind sieben meiner leistungsfähigsten Tools zum Sammeln und Abrufen von Informationen aufgeführt, mit denen ich Informationen so schnell wie möglich erfassen kann, damit ich sie jetzt vergessen, wieder an die Arbeit gehen und mich später daran erinnern kann.

Hier sind meine 7 leistungsstarken Informationsmanagement-Tools.

1. Google Mail
Wenn Sie Google Mail nicht verwenden, verpassen Sie eine der einfachsten und leistungsstärksten Möglichkeiten, viele Informationen so zu organisieren, dass Sie sie später benötigen.

Ich verwende Google Mail, um E-Mails von mehreren E-Mail-Adressen an einem Ort zu sammeln.

Ich sende mir Erinnerungen per E-Mail von meinem iPhone aus, da ich weiß, dass ich später meine E-Mails abrufen werde.

Ich organisiere E-Mail-Quittungen von Online-Einkäufen in einem Ordner “Bestellungen” zum späteren Nachschlagen.

Ich habe auch Filter in Google Mail eingerichtet, um bestimmte E—Mail-Nachrichten und Abonnements, die ich so eingestellt habe, dass sie meinen Posteingang umgehen, einfach zu organisieren.

Ich kann auch von überall auf Google Mail zugreifen.

2. Google Kalender
Geburtstage, Jubiläen, Termine, besondere Ereignisse, Aktivitäten, an denen meine Kinder beteiligt sind, Rechnungserinnerungen und viele weitere Dinge, die ich in Google Kalender speichere. Einige dieser Dinge habe ich so eingestellt, dass Sie mir zu dem von mir geplanten Datum und Uhrzeit eine E-Mail- oder Texterinnerung senden. Eine Sache, die ich wirklich zu schätzen weiß, ist die Möglichkeit, sich wiederholende Ereignisse zu planen, die ich nie wieder berühren muss, und dennoch erhalte ich jeden Monat oder jede Woche zur richtigen Zeit eine Benachrichtigung.

3. Simplenote & Notational Velocity (Mac)
Dies sind eigentlich zwei Tools, aber ich verwende keines ohne das andere. Simplenote ist ein Webdienst und eine App, die ich auf meinem iPhone verwende, mit der ich überall gespeicherte Textnotizen erfassen und darauf zugreifen kann. Ich kann auch auf all diese Textnotizen in Notational Velocity auf meinem Computer zugreifen. Was diese beiden Softwareteile für mich so unverzichtbar macht, ist, dass sie mir jeweils Zugriff auf dieselben Daten gewähren und alles automatisch synchronisiert wird. Übrigens verwende ich Dropbox, einen anderen Killer-Webdienst, über den ich ein anderes Mal schreiben werde, um die gesamte Synchronisierung für diese beiden Anwendungen durchzuführen.

4. Evernote
Dies ist eine weitere Anwendung zur Erfassung von Informationen. Es gibt eine Menge Informationen im Internet über die Verwendung von Evernote auf Ihrem Computer und iPhone, aber ich finde es ein bisschen mehr, als ich für die einfache Erfassung von Text brauche, was ich am meisten tue.

Einige Leute bevorzugen Evernote und nicht Simplenote & Notational Velocity. Das kann auch für Sie einfacher sein. Aber wofür ich Evernote hauptsächlich verwende, ist das Organisieren von Papierdokumenten, die ich mit einem Scanner erfasst und digitalisiert habe.

Sobald ich ein Dokument gescannt und als PDF gespeichert habe, lege ich das PDF einfach auf das Evernote-Symbol. Nach der Archivierung in Evernote habe ich Zugriff auf alle gescannten Papierstücke, die ich möglicherweise irgendwo auf einem Stapel gespeichert habe, und sie werden zur sicheren Aufbewahrung in der Cloud gespeichert. Ich greife auf alles von Evernote auf meinem Computer, in einem Browser von jedem Computer auf der Evernote-Website oder auf meinem iPhone von der Evernote-App aus zu.

Die Synchronisierung erfolgt über den Evernote-Dienst – ich verwende die kostenlose Version – und ich mache nicht viel anderes, als gelegentlich bestimmte Arten von Informationen in ein oder zwei Ordnern in Evernote zu organisieren.

5. Instapaper
Dies ist ein Webdienst, auf den ich sowohl über meinen Webbrowser als auch über eine App auf meinem iPhone zugreife, und es gibt zwei Dinge, die ich an Instapaper wirklich liebe.

Das erste ist die Leichtigkeit, mit der ich Dinge speichern kann, die ich im Internet gefunden habe und die ich später lesen möchte. Ich habe eine Verknüpfung in meinem Browser, die beim Klicken einen Link zur aktuellen Webseite zum Instapaper-Dienst speichert. Jetzt kann ich zu wichtigeren Dingen übergehen, ohne mir Sorgen zu machen, dass ich vergesse, was ich lesen wollte. Ich kann den Instapaper-Dienst später in meinem Bowser aufrufen oder die App öffnen und die Webseite auf meinem iPhone lesen, wenn ich nicht am Schreibtisch bin.

Die zweite Sache, die ich liebe, ist die Instapaper-App selbst, die einfach den Text der Webseiten präsentiert, die ich gespeichert habe, ohne all die Unordnung, die oft auf einer Webseite zu sehen ist. Jetzt kann ich Dinge in einem einfachen und nicht ablenkenden Format von meinem Computer aus lesen.

6. Pinbaord.in
Dies ist ein praktischer Bookmarking-Dienst. Dies ist kein kostenloser Service, aber es ist die wenigen Dollar wert, die es kostet, Ihre Lesezeichen zu organisieren. Dies verwende ich, um Webseiten mit Informationen für den späteren Abruf einfach mit Lesezeichen zu versehen, falls ich sie später benötige. Ich Lesezeichen Lasten der Dinge für später und jedes Element kann markiert werden, so dass sie leicht kategorisiert und später abgerufen werden. Früher habe ich den Delicious-Service genutzt, aber das habe ich festgestellt Pinboard.in ist viel einfacher, ermöglicht es mir, Lesezeichen Webseiten schnell und einfach für später, und ist einfach zu bedienen, wenn ich für etwas, das ich gespeichert habe suchen müssen.

Als Randnotiz — Pinboard.in hier kann ich mein Instapaper-Konto verbinden, sodass alles, was ich an Instapaper sende, auch mit einem Lesezeichen versehen wird pinboard.in

7. Kindle & Kindle App
Ich schließe den Kindle und die Kindle App hier in meine Top 7 Tools zum Sammeln von Informationen ein, weil ich die Kindle-Leseumgebung sehr genieße und benutze. Ich kaufe nicht nur keine Papier- und Tintenbücher mehr, wenn eine digitale Version verfügbar ist, sondern ich lasse Instapaper auch Webseiten an meinen Kindle senden. Ich lese oft lieber lange Artikel aus dem Internet auf meinem Kindle. Über den Instapaper-Dienst habe ich ein Archiv mit Dokumenten, die regelmäßig automatisch an meinen Kindle gesendet werden.

Ich werde auch lange PDFs per E-Mail an meinen Kindle senden und sie vom Amazon Document Conversion Service in das eBook-Format konvertieren lassen. Und jetzt mit Personal Document Syncing kann ich diese Dokumente auf dem Kindle oder auf meinem Handy lesen und mein Leseort bleibt synchron.

Diese 7 leistungsstarken Tools zum Sammeln von Informationen haben mir viel Zeit und Papierstapel erspart. Ich habe nur die Oberfläche dessen berührt, was diese Werkzeuge können. Diese dienen Ihnen vielleicht nicht alle so gut wie sie mir gedient haben, aber das beste Werkzeug zum Organisieren von Informationen ist das, das Sie verwenden werden.