8 Möglichkeiten, die Freiwilligen Ihrer gemeinnützigen Organisation zu motivieren und zu engagieren

Ob Sie eine riesige Armee von Freiwilligen und freiwilligen Führungskräften oder eine Handvoll Freiwilliger haben, die dem Gründer der gemeinnützigen Organisation Bericht erstatten, Freiwillige sind eines der wertvollsten Vermögenswerte.

Freiwillige in den Vereinigten Staaten sind 63 Millionen stark. Sie bilden das Fundament der Zivilgesellschaft. Egal welche Art von Freiwilligenarbeit sie leisten, sie leisten einen unschätzbaren Beitrag. Sie sind Helden! Sie sind Ihre Fürsprecher, Champions, Botschafter und Arbeiterbienen. Sie füllen viele Rollen in verschiedenen Funktionen aus. Ihre vielfältigen Fähigkeiten geben Ihrer gemeinnützigen Organisation Zugang zu einer Auswahl an Fachwissen. Dazu gehören Vorstandsmitglieder, Ausschussleiter, Ausstellungsführer, Platzanweiser, Administratoren und mehr.

Daher ist es unerlässlich, dass Sie eine starke freiwillige Basis rekrutieren und halten. Hier finden Sie ein nützliches Webinar zur Suche nach Ihrem nächsten 20 Freiwillige Superstars mit kostenlosen Tools und intelligenten Strategien. Im Gespräch mit Tobi Johnson, einem international gefragten Experten und Master Trainer im Volunteer Management, besprechen wir, wie du eine engagierte Fangemeinde für deine Sache gewinnen kannst.

Nehmen Sie sich Zeit, um das Video anzusehen und die Kunst zu erlernen, die besten Freiwilligen zu gewinnen. Dies ist ein fortlaufender Prozess für jede gemeinnützige Organisation, da Sie jetzt und in Zukunft Freiwillige für eine Reihe von Aktivitäten benötigen. Aber diejenigen, die Sie bereits haben, müssen beibehalten werden, indem Sie ihre Zeit, Mühe und Fähigkeiten schätzen und sie weise verwalten. Lassen Sie uns sehen, wie es funktioniert.

8 Möglichkeiten, Freiwillige zu motivieren und zu engagieren

1. Überprüfen Sie Ihre Annahmen über Freiwillige
2. Entwerfen Sie ein Freiwilligenengagementprogramm
3. Zeigen Sie Ihre Wertschätzung
4. Schätzen Sie die Zeit Ihrer Freiwilligen
5. Spielen Sie mit ihren Stärken
6. Kommunizieren und hören feedback
7. Geben Sie Freiwilligen die Ausbildung und Ressourcen, die sie benötigen
8. Kultivieren Sie Ihre Freiwilligen für andere, größere Rollen

Überprüfen Sie Ihre Annahmen über Freiwillige

Bevor Sie sich darauf konzentrieren, Ihre Freiwilligen ihre eigenen Annahmen. Denken Sie rational über den Wert nach, den Freiwillige für Ihre Organisation leisten oder bringen könnten. Ihre Freiwilligen sind wie Geld auf der Bank und sollten entsprechend bewertet werden.

Wenn eine Wohltätigkeitsorganisation ein Geschenk von beispielsweise 25.000 US-Dollar oder mehr erhält, wird dies als wichtiger Beitrag angesehen. Aber was ist mit dem Freiwilligen, der über tausend Stunden persönliche Zeit für eine gemeinnützige Organisation zur Verfügung stellt? Was ist der Wert davon? Kennt Ihre gemeinnützige Organisation den Wert einer Freiwilligenstunde und den ROI der Bindung von Unterstützern?

Laut Independent Sector lag der geschätzte nationale Durchschnittswert der Freiwilligenzeit für 2018 bei 25,43 USD pro Stunde. Für viele engagierte Freiwillige könnte dies ein Geschenk von 25.000 US-Dollar in einem Jahr oder ein Leben lang sein.

Behandeln Sie Freiwillige als Mitarbeiter für diese Übung: Listen Sie ihre Jobs und Stunden auf und geben Sie an, was geeignete Mitarbeiter für die gleichen Jobs verdienen würden. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Nummer für die Leistungen angeben, die die entsprechenden Mitarbeiter verdienen würden. Fassen Sie diese Zahlen zusammen, um ein starkes Argument für Investitionen in Freiwillige zu liefern.

Freiwillige sind keine “freie Arbeit” und sie sind nicht “gering qualifiziert”. Diese Einstellung führt zu der sich selbst erfüllenden Prophezeiung, eine mittelmäßige Leistung von Freiwilligen zu erwarten und daher zu tolerieren. Zeitspender erfordern ebenso eine laufende, organisierte Investition wie bezahlte Mitarbeiter oder Geldspender. Dies wird es ermöglichen, Ihre gemeinnützigen Freiwilligen motiviert und engagiert sowie rechenschaftspflichtig und zuverlässig zu halten.

Entwerfen Sie ein Freiwilligenengagementprogramm

Oft wird das Engagement von Freiwilligen weit unter der Spitze der Organisation gehandhabt. Es kann eine Untereinheit einer Abteilung sein, die bereit ist, es unterzubringen, was nicht unbedingt ein logisches Zuhause dafür ist. Ein starkes und gesundes Freiwilligenprogramm wird idealerweise von der Spitze der Organisation aus abgewickelt.

Freiwilligenarbeit sollte als kritische Organisationsmanagementfunktion wahrgenommen werden. Es sollte im Sitzungssaal besprochen und in die langfristige Planung und andere geschäftskritische Aktivitäten einbezogen werden.

Eine Politik des ehrenamtlichen Engagements sollte vom Management, den wichtigsten Freiwilligen und der Führung entwickelt werden. Es braucht mehr als nur eine qualitativ hochwertige Erfahrung für Freiwillige zu schaffen, so gehören Ziele und Strategien. Dies sollte wiederum zu einer Reihe von Richtlinien und Standards werden, die Ihre gemeinnützige Organisation über alle Freiwilligen-Touchpoints hinweg replizieren kann.

Wenn Sie keine Richtlinie zum freiwilligen Engagement haben, planen Sie als ersten Schritt eine Brainstorming-Sitzung zum Thema freiwilliges Engagement. Denken Sie zunächst an diese 3 Dinge:

Was sind die Motivationen gemeinnütziger Freiwilliger?

Die Entscheidung, sich freiwillig zu melden, ist wie die Entscheidung, finanziell zu spenden, emotional. Freiwillige werden durch verschiedene Dinge motiviert. Menschen engagieren sich im Allgemeinen aus einem oder mehreren der folgenden Gründe:

• Sie möchten zu einer Sache beitragen, an die sie glauben
• Sie möchten neue Fähigkeiten erlernen
• Ihr Bedürfnis, geschäftliche und / oder soziale Erwartungen zu erfüllen
• Sie möchten ein Gefühl der Eigenverantwortung und Kontrolle haben, das sie in einer Arbeitssituation nicht finden können
• Sie sind motiviert von dem Wunsch nach Veränderung
• Sie wollen Spaß haben und genießen, was sie tun
• Sie wollen neue Leute kennenlernen

Denken Sie über jedes dieser Motive nach und erstellen Sie Ihr Programm um sie herum. Und fragen Sie jeden Ihrer potenziellen Freiwilligen im Voraus nach seinen Motiven, damit Sie sie besser mit einer Aufgabe abgleichen können.

Warum gehen Freiwillige?

Laut einer United Way-Umfrage sind hier die wichtigsten Gründe, warum Freiwillige eine Organisation verlassen (in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit):

• Sie waren nicht ausgelastet
• Die physische Umgebung unterstützte ihre Bemühungen nicht
• Die Atmosphäre war unpersönlich, angespannt oder kalt
• Sie machten einen Vorschlag, auf den nicht reagiert wurde
• Sie sahen keinen Zusammenhang zwischen der Arbeit eines Tages und einem anderen
• Langjährige Veteranen würden sie nicht in ihre “Insider” -Gruppe lassen
• Sie wussten nicht, wie sie sagen sollten, dass sie gehen wollten
• Die Mitarbeiter behandelten sie als Unterbrechung, nicht als willkommene, erwartete Hilfe
• Die Realität ihrer Erfahrung war nicht das, was sie erwartet hatten, als sie unterschrieben haben

Damit Freiwillige sich weiterhin freiwillig engagieren können, müssen sie sich geschätzt fühlen. Sie müssen die Ergebnisse ihrer Arbeit sehen und respektiert werden. Zu überlegen, warum Freiwillige sich engagieren und warum sie gehen, ist ein guter Katalysator für die Gestaltung einer Politik des ehrenamtlichen Engagements.

Pro-Tipp: Haben Sie eine freiwillige “Bill of Rights and Responsibilities”.

Warum brauche ich eine freiwillige Bill of Rights and Responsibilities?

Es ist ein ziemlich nützliches Dokument. Es kann Ihnen helfen, eine Richtlinie zu entwickeln und Sie durch den Stewardship-Prozess zu führen.

Es kann auch als Interview-Tool und Diskussionsstarter verwendet werden. Geben Sie es nicht nur als Hand-out. Es wird vollständig ignoriert. Wenn Sie es mit einem potenziellen Freiwilligen durchgehen, können Sie sich orientieren und den richtigen Ton für die neue Beziehung festlegen.

Dieser Vorgang kann Sie auch auf mögliche Probleme mit dem Spiel hinweisen. Eine der vorgeschlagenen Verantwortlichkeiten kann einen potenziellen Freiwilligen dazu bringen, sich zu sträuben und Probleme mit dem Match aufzudecken, das Sie lieber früher als später kennen würden. Vielleicht passt es nicht gut, oder Sie können im Voraus besprechen, wie Sie das Problem beheben können.

Zeigen Sie Ihre Wertschätzung

Behandeln Sie Ihre Freiwilligen wie Großspender. Sie geben ihre Zeit, Energie und manchmal Geld. Zeigen Sie Ihre Wertschätzung mit täglicher Verantwortung. Freiwillige sind vielfältig, und jeder erfordert individuelle Interaktion — dies wird, im Gegenzug, Stärken Sie Ihre Beziehung.

Die Möglichkeiten sind endlos, aber es gibt Möglichkeiten, Freiwillige zu erkennen, die Sie in Ihr Menü mit individuellem Lob und Gruppenschätzungsbemühungen aufnehmen können.

Hier sind einige von ihnen:

• Zunächst einmal vielen Dank an Ihre Freiwilligen. Und dann danke ihnen noch einmal.
• Veranstalten Sie eine freiwillige Anerkennungsparty, und wenn das Budget es zulässt, erlauben Sie Familie oder andere Gäste. Fügen Sie ein Thema hinzu und ermutigen Sie alle Mitarbeiter, daran teilzunehmen. Fordern Sie Mitarbeiter, die regelmäßig mit Freiwilligen zusammenarbeiten, auf, an einer kreativen Anerkennungsübung teilzunehmen.
• Machen Sie eine Fotokabine bei einem Mittagessen, um Ihre feiernden Freiwilligen festzuhalten. Stellen Sie die Fotos auf Ihre Website und veröffentlichen Sie sie in Ihren sozialen Medien.
• Veranstalten Sie eine einzigartige Veranstaltung. Freiwillige bei St. Anthony in St. Petersburg, FL. wurden zu einer kurzen Kreuzfahrt auf Video festgehalten und auf YouTube gestellt. Denken Sie an einen Ausflug zu einer lokalen Attraktion oder eine Exkursion zu einem Museum oder einer Aufführung. Veranstaltungsorte können Ihnen einen Deal anbieten oder die Zeit spenden, besonders wenn Sie sich revanchieren, indem Sie sie zu einem offiziellen Sponsor machen.
• Wenn kein Budget für eine Veranstaltung vorhanden ist, kann jede Abteilung eine Videobotschaft darüber aufzeichnen, warum Freiwillige wertvoll sind. Konsolidieren Sie die Nachrichten und spielen Sie das Video während eines routinemäßigen Freiwilligenmeetings ab.
• Senden Sie handschriftliche Notizen der Wertschätzung. Handschriftliche Notizen sind heutzutage selten, also wenn es passiert, wird es bemerkt und geschätzt.
• Teilen Sie die Erfolgsgeschichten Ihrer Freiwilligen mit, um den wichtigen Unterschied zu demonstrieren, den sie machen. Wenn ein Freiwilliger einem nicht englischsprachigen Kind helfen würde, ein Buch auf Englisch zu lesen, wäre das sicherlich etwas, worüber man sich freuen könnte.
• Ehren Sie die besten Freiwilligen auf große und kleine Weise. Kleiner Wiedererkennungsaufwand bedeutet viel – im Print-, Online- und Event-Setting.
• Ernennen Sie einen “Freiwilligen des Monats” oder etwas, das gelegentlich Freiwillige in Ihrem Newsletter, in sozialen Medien und anderen Verkaufsstellen zeigt.

Schätzen Sie die Zeit Ihrer Freiwilligen

Menschen engagieren sich freiwillig, weil sie einen Unterschied in der Welt machen wollen. Sie haben ein geschäftiges Leben und konkurrierende Verantwortlichkeiten wie wir alle. Wenn sie also nicht das Gefühl haben, etwas zu bewirken, werden sie ihre Zeit und Energie nicht weiter spenden.

Wer auf vage Weise, ohne klare Ziele und Koordination, “Hilfe” leistet, verschwendet einfach Zeit – sowohl für das bezahlte Personal als auch für die Freiwilligen. Geben Sie Freiwilligen einen Sinn, während sie mit Ihnen arbeiten – setzen Sie Erwartungen, definieren Sie Ziele und stellen Sie sicher, dass sie das haben, was sie brauchen, um das Beste aus ihrer Zeit zu machen.

Freiwillige Treffen sind wichtig, um offene Kommunikationswege zu unterstützen, aber halten Sie keine unnötigen Besprechungen ab oder weichen Sie von Ihrer Tagesordnung ab. Wickeln Sie sie schnell ein.

Spielen Sie ihre Stärken aus

Freiwillige nutzen ihr Fachwissen gerne für einen guten Zweck. Lassen Sie sie daher ihre Stärken einsetzen, um Ihre Organisation zu verbessern, und stellen Sie sicher, dass die Aufgabe herausfordernd und anregend ist.

Verwenden Sie Ihre Freiwilligen nicht nur, um die Arbeit zu erledigen, die sonst niemand tun möchte.

Wenn Umschläge gestopft werden müssen, sei es so, aber vielleicht geben Sie ihnen die Verantwortung für das Projekt. Tun Sie Ihr Bestes, um ihre Fähigkeiten zu nutzen und gleichzeitig sicherzustellen, dass jede Aufgabe oder zugewiesene Abteilung für sie in irgendeiner Weise sinnvoll und angenehm ist.

Pro-Tipp: Respektieren Sie ihre Einzigartigkeit

Es wäre natürlich, einen Buchhalter der Finanzabteilung oder eine ehemalige Krankenschwester der Patientenstation eines Krankenhauses zuzuweisen, aber erkennen Sie, dass Freiwillige möglicherweise etwas anderes tun möchten als in ihrem Berufsleben. Der Buchhalter kann es vorziehen, mit Tieren zu arbeiten oder Menschen zu treffen und zu begrüßen. Die Krankenschwester kann es vorziehen, an einer Kunstausstellung zu arbeiten.

Solange sie in der Lage sind und die Arbeit erledigen können, weisen Sie sie ihrer bevorzugten Aufgabe / ihrem bevorzugten Bereich zu. Ein glücklicher Freiwilliger ist ein loyaler Freiwilliger.

Kommunizieren Sie und hören Sie sich ihr Feedback an

Hören Sie zu, was Ihre Freiwilligen sagen. Freiwillige, die sich ignoriert fühlen, werden wahrscheinlich nicht lange Freiwillige sein. Fragen Sie daher nach ihrer Meinung, hören Sie sich ihre Vorschläge an und verfolgen Sie sie immer weiter. Wenn sich ein Freiwilliger mit einer Idee an Sie wendet, hören Sie zu und stellen Sie Fragen. Wenn es untergebracht werden kann, lassen Sie sie wissen, wenn es in Kraft gesetzt wird.

Wenn dies jedoch nicht umsetzbar ist, geben Sie eine zeitnahe Erklärung an. Verstehe, was der Freiwillige will, lerne, was seine Erwartungen sind, und kommuniziere regelmäßig. Das Niveau des Engagements Ihrer Freiwilligen spiegelt Ihre Fähigkeit wider, auf ihre Wünsche, Bedürfnisse und Vorschläge zu hören.

Pro-Tipp: Erstellen Sie eine Feedback-Umfrage.

Freiwillige sollten in der Lage sein, sich direkt zu äußern, aber manche Menschen fühlen sich nicht wohl dabei, konstruktives Feedback in einer Gruppe oder bei Einzelgesprächen zu geben. Eine gut gestaltete Umfrage kann regelmäßig verteilt oder jederzeit verfügbar sein, um Feedback einzuholen. Oder verwenden Sie eine Online-Umfrage-App wie JotForm Survey Maker oder SurveyMonkey. Und machen Sie ihre Namen optional. Auf diese Weise kann ein Freiwilliger seine Bedenken äußern, ohne sich selbst herauszugreifen, und es wird ehrliches Feedback garantiert.

Geben Sie Freiwilligen die Ausbildung und Ressourcen, die sie benötigen

Sicherlich verdienen gemeinnützige Freiwillige den größten Respekt. Stellen Sie ihnen die Ressourcen und Werkzeuge zur Verfügung, die sie benötigen, um erfolgreich zu sein, sei es ein Stift und Papier oder ein Computer mit der richtigen Software. Die Bereitstellung von Ressourcen umfasst auch die Bereitstellung ausreichender Schulungen, um ihre Arbeit zu erledigen.

Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter, die mit Ihren Freiwilligen interagieren, “auf derselben Seite” sind, wenn es um die Standards für das Engagement von Freiwilligen geht. Freiwillige sollten einen einladenden Ansprechpartner zur Verfügung haben, der Zeit für ihre Fragen hat. Diese Point-Person sollte die Fähigkeit haben, sie an Ihrer Arbeit zu orientieren, und den Wunsch haben, ihnen zu helfen, ihre Fähigkeiten zu verbessern.

Die Durchführung regelmäßiger Leistungsbewertungen mit Freiwilligen ist eine weitere Möglichkeit, sie als Mitarbeiter zu behandeln und ihnen zu zeigen, dass Sie ihre Bemühungen unterstützen und Erfolg haben möchten. Respektiere sie genug, um Zeit damit zu verbringen, über ihre Arbeit zu sprechen und ihre Verantwortung zu erhöhen (falls angemessen).

Kultivieren Sie Ihre Freiwilligen für andere, größere Rollen

Ihre Freiwilligen können auch Führungskräfte sein — Mitarbeiter, Berater, Vorstandsmitglieder und Berater. Ihr Freiwilligenpool kann nicht nur andere Humanressourcen, sondern auch Spender hervorbringen. Sicher, Sie werden Freiwillige haben, die nur auftauchen und bei jeder Aufgabe helfen möchten, die Sie bereitstellen. Die Betreuung und Ernährung all Ihrer Freiwilligen ist jedoch entscheidend für den Ruf und das Wachstum Ihrer Organisation. Sie wissen nie, woher die Ressourcen kommen werden, Stellen Sie sich Ihre Freiwilligenkraft als ein Netzwerk von Möglichkeiten vor.

Fazit

Es ist einfacher, gemeinnützige Freiwillige zu motivieren und zu engagieren, als Ihre Organisation vielleicht denkt. Weil Ihre Freiwilligen einen Unterschied machen wollen.

Lassen Sie sie wachsen, und gemeinsam wird Ihre Arbeit Veränderungen bewirken, die Ihre Mission unterstützen. Und vergiss nicht, Spaß mit deinen Freiwilligen zu haben — sie sind phänomenale Menschen, die den gleichen Wunsch nach Erfolg teilen.