Beschwerdeverfahren: Schritte, Notwendigkeit und Elemente

Nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben, erfahren Sie mehr über das Beschwerdeverfahren: – 1. Schritte im Beschwerdeverfahren 2. Notwendigkeit eines Beschwerdeverfahrens 3. Hauptmerkmale 4. Grundelemente 5. Fehler 6. Ziele 7. Sozialleistungen.

Inhalt:

1. Schritte im Beschwerdeverfahren
2. Notwendigkeit eines Beschwerdeverfahrens
3. Hauptmerkmale eines guten Beschwerdeverfahrens
4. Grundelemente eines Beschwerdeverfahrens
5. Fehler im Beschwerdeverfahren
6. Ziele eines Beschwerdeverfahrens
7. Vorteile eines Beschwerdeverfahrens

1. Schritte im Beschwerdeverfahren:

In jeder Phase der Beschwerdemaschinerie muss der Streit von einigen Mitgliedern des Managements behandelt werden. In der Beschwerdeabwicklung liegt die Verantwortung weitgehend beim Management. Und Beschwerden sollten in der ersten Phase selbst umgehend beigelegt werden. Die folgenden Schritte bieten dem Manager, der sich mit Beschwerden befasst, eine Anleitung.

i. Unzufriedenheit anerkennen:

Die Einstellung des Managements / der Aufsicht zu Beschwerden ist wichtig. Sie sollten die Aufmerksamkeit auf Missstände richten und sich nicht von ihnen abwenden. Unwissenheit ist keine Glückseligkeit, sie ist der Fluch von Arbeitskämpfen. Eine herablassende Haltung von Vorgesetzten und Managern würde das Problem verschärfen.

ii. Definieren Sie das Problem:

Anstatt zu versuchen, mit einem vagen Gefühl der Unzufriedenheit umzugehen, sollte das Problem richtig definiert werden. Manchmal wird die falsche Beschwerde gegeben. Durch effektives Zuhören kann man sicherstellen, dass eine echte Beschwerde geäußert wird.

iii. Holen Sie sich die Fakten:

Fakten sollten von Fiktion getrennt werden. Obwohl Beschwerden zu verletzten Gefühlen führen, sollte die Anstrengung darin bestehen, die Fakten hinter den Gefühlen zu verstehen. Es bedarf einer ordnungsgemäßen Aufzeichnung jeder Beschwerde.

iv. Analysieren und entscheiden:

Entscheidungen über jede der Beschwerden haben Präzedenzwirkung. Es sollte zwar keine Zeit im Umgang mit ihnen verloren gehen, aber es ist keine Entschuldigung, darüber Ausrutscher zu machen. Beschwerdeausgleiche bieten dem Management die Möglichkeit, sich selbst zu korrigieren und dadurch näher an die Mitarbeiter heranzukommen.

Kuhhandel mit Beschwerden, die aufgrund des Drucks der Gewerkschaft behoben wurden, mag die Gewerkschaftsführung vorübergehend näher an die Geschäftsleitung heranführen, aber er wird die Belegschaft sicherlich von der Geschäftsleitung entfremden.

v. Follow-up:

Getroffene Entscheidungen müssen ernsthaft verfolgt werden. Sie sollten dem betroffenen Arbeitnehmer unverzüglich mitgeteilt werden. Wenn eine Entscheidung für den Arbeitnehmer günstig ist, sollte sein unmittelbarer Chef das Privileg haben, dies zu kommunizieren.

Einige der häufigsten Fallstricke, die Führungskräfte bei der Behandlung von Beschwerden begehen, beziehen sich auf:

( a) Die Suche nach Fakten zu früh einstellen;

(b) Eine Managementmeinung abgeben, bevor vollständige Fakten gesammelt werden;

(c) Keine ordnungsgemäßen Aufzeichnungen führen;

(d) Willkürliche Ausübung des Ermessens der Exekutive; und

( e) Beilegung falscher Beschwerden.

2. Notwendigkeit eines Beschwerdeverfahrens:

Das Beschwerdeverfahren ist für jede Organisation aus folgenden Gründen erforderlich:

(i) Die meisten Missstände stören die Mitarbeiter ernsthaft. Dies kann ihre Moral, Produktivität und ihre Bereitschaft zur Zusammenarbeit mit der Organisation beeinträchtigen. Wenn sich eine explosive Situation entwickelt, kann umgehend darauf reagiert werden, wenn bereits ein Beschwerdeverfahren besteht.

( ii) Es ist nicht möglich, dass alle Beschwerden der Mitarbeiter von erstmaligen Vorgesetzten beigelegt werden, da diese Vorgesetzten möglicherweise keine angemessene Ausbildung für diesen Zweck hatten und ihnen möglicherweise die Autorität fehlt. Darüber hinaus kann es auch Persönlichkeitskonflikte und andere Ursachen geben.

(iii) Es dient der Kontrolle der willkürlichen Handlungen des Managements, da die Vorgesetzten wissen, dass die Mitarbeiter wahrscheinlich dafür sorgen werden, dass ihr Protest das höhere Management erreicht.

(iv) Es dient als Ventil für Ärger, Unzufriedenheit und Frustration der Mitarbeiter. Es wirkt wie ein Druckventil an einem Dampfkessel. Die Mitarbeiter haben Anspruch auf legislativen, exekutiven und gerichtlichen Schutz und erhalten diesen Schutz durch das Beschwerdeverfahren, das auch als Mittel zur nach oben gerichteten Kommunikation dient.

Das Top-Management wird sich zunehmend der Probleme, Erwartungen und Frustrationen der Mitarbeiter bewusst. Es wird sensibel für ihre Bedürfnisse und kümmert sich um ihr Wohlbefinden.

Aus diesem Grund formuliert das Management Pläne, die die Mitarbeiter betreffen könnten, z. B. die Erweiterung oder Änderung von Anlagen, die Installation arbeitssparender Geräte usw., sollte die Auswirkung berücksichtigen, die solche Pläne auf die Angestellten haben konnten.

(v) Die Geschäftsleitung hat die uneingeschränkte Befugnis, das Unternehmen nach eigenem Ermessen zu führen, vorbehaltlich ihrer rechtlichen und moralischen Verpflichtungen und der Verträge, die sie mit ihren Arbeitnehmern oder ihrer repräsentativen Gewerkschaft geschlossen hat. Wenn der Gewerkschaft oder den Arbeitnehmern die Funktionsweise des Managements jedoch nicht gefällt, können sie ihre Beschwerde gemäß dem dafür festgelegten Verfahren einreichen.

Ein gut durchdachtes und ordnungsgemäßes Beschwerdeverfahren sieht vor:

(i) Einen Kanal oder Weg, über den ein geschädigter Mitarbeiter seine Beschwerde vorbringen kann;

( ii) Ein Verfahren, das sicherstellt, dass jede Beschwerde systematisch behandelt wird;

(iii) Eine Methode, mit der ein geschädigter Arbeitnehmer seine Unzufriedenheit mit seinem Arbeitsplatz, seinen Arbeitsbedingungen oder mit dem Management lindern kann; und

(iv) Ein Mittel, um sicherzustellen, dass die Behandlung der Beschwerde in gewissem Maße zügig erfolgt.

3. Hauptmerkmale eines guten Beschwerdeverfahrens:

Torrington & Hall Beziehen Sie sich auf vier Hauptmerkmale eines Beschwerdeverfahrens, die im Folgenden erörtert werden:

(a) Fairness:

Fairness ist nicht nur notwendig, um gerecht zu sein, sondern auch, um das Verfahren lebensfähig zu halten, wenn Mitarbeiter den Glauben entwickeln, dass das Verfahren nur eine Täuschung ist, dann wird sein Wert verloren gehen, und andere Mittel gesucht, um mit den Beschwerden umzugehen. Dies beinhaltet auch die Einhaltung der Grundsätze der natürlichen Gerechtigkeit, wie im Falle eines Disziplinarverfahrens.

b) Vertretungsmöglichkeiten:

Darstellung, z.B., von einem Shop Steward, kann dem einzelnen Angestellten von Hilfe sein, dem das Vertrauen oder die Erfahrung fehlen, um das Management im Alleingang zu übernehmen. Es besteht jedoch auch die Gefahr, dass die Anwesenheit des Vertreters zu einer defensiven Managementhaltung führt, die von einer Reihe anderer Fragen beeinflusst wird, bei denen sich der Manager und der Shop Steward möglicherweise streiten.

(c) Verfahrensschritte:

Die Schritte sollten auf drei beschränkt werden. Es hat keinen Wert, mehr zu haben, nur weil es mehr Ebenen in der Managementhierarchie gibt. Dies wird die Zeit für die Behandlung der Angelegenheit nur verlängern und das Verfahren bald in Verruf bringen.

(d) Schnelligkeit:

Schnelligkeit ist notwendig, um die Bitterkeit und Frustration zu vermeiden, die durch Verspätung entstehen können. Wenn ein Mitarbeiter ‘geht in Verfahren / es ist wie die Kommunikationskabel im Zug ziehen. Die Aktion wird nicht leichtfertig ergriffen und es wird auf eine rasche Lösung gewartet. Darüber hinaus wird der Manager, dessen Entscheidung in Frage gestellt wird, Schwierigkeiten haben, bis die Angelegenheit geklärt ist.

Wesentliche Voraussetzungen für ein Beschwerdeverfahren:

Jede Organisation sollte über ein systematisches Beschwerdeverfahren verfügen, um die Beschwerden wirksam zu beheben. Wie oben erläutert, können unbeaufsichtigte Beschwerden später in Form von gewaltsamen Konflikten gipfeln.

Das Beschwerdeverfahren sollte, um solide und effektiv zu sein, bestimmte Voraussetzungen erfüllen:

(a) Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen:

Bei der Gestaltung des Beschwerdeverfahrens muss die geltende Gesetzgebung gebührend berücksichtigt werden.

(b) Eindeutigkeit:

Jeder Aspekt des Beschwerdeverfahrens sollte klar und eindeutig sein. Alle Mitarbeiter sollten wissen, an wen sie sich zuerst wenden müssen, wenn sie eine Beschwerde haben, ob die Beschwerde schriftlich oder mündlich erfolgen soll, die maximale Zeit, in der die Wiedergutmachung gewährleistet ist usw. Der Abhilfebeamte sollte auch die Grenzen kennen, innerhalb derer er die erforderlichen Maßnahmen ergreifen kann.

(c) Einfachheit:

Das Beschwerdeverfahren sollte einfach und kurz sein. Wenn das Verfahren kompliziert ist, kann es die Mitarbeiter entmutigen und sie können es nicht in angemessener Weise nutzen.

(d) Schnelligkeit:

Die Beschwerde des Mitarbeiters sollte unverzüglich bearbeitet und die erforderlichen Maßnahmen unverzüglich ergriffen werden. Dies ist sowohl für den Mitarbeiter als auch für das Management gut, denn wenn der falsche Täter zu spät bestraft wird, kann dies auch die Moral anderer Mitarbeiter beeinträchtigen.

(e) Ausbildung:

Die Aufsichtsbehörden und die Gewerkschaftsvertreter sollten in allen Aspekten der Beschwerdebearbeitung vor der Hand richtig geschult werden, sonst wird es das Problem erschweren.

(f) Follow-up:

Die Personalabteilung sollte die Wirksamkeit und Funktionsweise des Beschwerdeverfahrens verfolgen und die erforderlichen Änderungen vornehmen, um es von Zeit zu Zeit zu verbessern.

4. Grundelemente eines Beschwerdeverfahrens:

Die Grundelemente eines Beschwerdeverfahrens sind:

i) Die Existenz eines Tonkanals, durch den eine Beschwerde zur Wiedergutmachung weitergeleitet werden kann, wenn die vorherige Stufe oder der vorherige Kanal als unzureichend, unbefriedigend oder inakzeptabel befunden wurde. Diese Stufe kann drei, vier oder fünf Teilstufen umfassen.

(ii) Das Verfahren sollte einfach, eindeutig und schnell sein, da jede Komplexität oder Unbestimmtheit oder Verzögerung zu einer Verschärfung der Unzufriedenheit des geschädigten Arbeitnehmers führen kann.

(iii) Die Schritte zur Behandlung einer Beschwerde sollten klar definiert sein.

Diese sollten umfassen:

a) Entgegennahme und Definition der Art der Beschwerde:

b) Ermittlung der relevanten Fakten über die Beschwerde;

c) Analyse der Fakten unter Berücksichtigung der damit verbundenen wirtschaftlichen, sozialen, psychologischen und rechtlichen Fragen;

d) Ergreifung einer angemessenen Entscheidung nach sorgfältiger Prüfung aller Fakten; und

(e) Mitteilung der Entscheidungen an den geschädigten Arbeitnehmer.

(iv) Unabhängig von der Entscheidung sollte sie weiterverfolgt werden, damit die Reaktion auf die Entscheidung bekannt ist und um festzustellen, ob die Angelegenheit abgeschlossen wurde oder nicht.

5. Fehler im Beschwerdeverfahren:

I. Zu frühes Stoppen der Suche nach Fakten:

II. Äußerung der Meinung des Managements, bevor alle relevanten Fakten aufgedeckt und bewertet wurden;

III. Nichtführung ordnungsgemäßer Aufzeichnungen;

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V. Die Entscheidung der Beschwerde auf unangemessene Weise mitteilen; und

VI. Eine falsche oder voreilige Entscheidung treffen, die die Tatsachen oder Umstände des Falles nicht rechtfertigen.

Maßnahmen zur Vermeidung der Fehler:

Das Management sollte versuchen, die Fehler im Beschwerdeverfahren zu vermeiden, indem es die folgenden Maßnahmen befolgt:

a. Hilfsbereite Haltung und Unterstützung des Managements.

b. Vertrauen aller Beteiligten in die Praxis des Verfahrens.

c. Einführung des Verfahrens unter Mitwirkung von Arbeitnehmern und Gewerkschaften.

d. Nach den einfachen, fairen und leicht verständlichen Verfahren.

e. Formulierung der klaren Richtlinien und Verfahren des Unternehmens.

f. Übertragung der zuständigen Behörde an die betroffenen Parteien.

g. Arbeitsweise der Personalabteilung in beratender Funktion.

h. Ein faktenorientiertes und nicht mitarbeiterorientiertes Vorgehen.

ich. Respektieren Sie die auf allen Ebenen getroffenen Entscheidungen.

j. Angemessene Publizität des Verfahrens.

k. Regelmäßige Bewertung und Überprüfung des Verfahrens.

Wie bereits erwähnt, gibt es triftige Gründe, die Beschwerden durch eine Maschinerie oder ein Verfahren bearbeiten zu lassen.

6. Ziele eines Beschwerdeverfahrens:

Jackson (2000) legt die Ziele eines Beschwerdeverfahrens wie folgt fest:

1. Um es dem Mitarbeiter zu ermöglichen, seine Beschwerde zu äußern.

2. Um die Art der Beschwerde zu klären.

3. Um die Gründe für die Unzufriedenheit zu untersuchen.

4. Um, wo möglich, eine rasche Lösung des Problems zu erreichen.

5. Geeignete Maßnahmen zu ergreifen und sicherzustellen, dass Versprechen eingehalten werden.

6. Den Mitarbeiter über sein Recht zu informieren, die Beschwerde im Falle einer erfolglosen Lösung in die nächste Phase des Verfahrens zu bringen.

7. Vorteile eines Beschwerdeverfahrens:

Laut Jackson (2000) sind weitere Vorteile, die sowohl dem Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmern zustehen, wie folgt:

1. Es ermutigt die Mitarbeiter, Bedenken zu äußern, ohne Angst vor Repressalien zu haben.

2. Es bietet ein faires und schnelles Mittel zur Bearbeitung von Beschwerden.

3. Es verhindert, dass kleinere Meinungsverschiedenheiten zu ernsteren Streitigkeiten führen.

4. Es spart Arbeitgebern Zeit und Geld, da Lösungen für Probleme am Arbeitsplatz gefunden werden. Es hilft, ein Organisationsklima aufzubauen, das auf Offenheit und Vertrauen basiert.