Bevor Sie zu einer virtuellen Anwaltskanzlei expandieren: Was Sie wissen müssen

Virtuelle Anwaltskanzleien beseitigen die traditionellen stationären Büroräume und entscheiden sich stattdessen dafür, ihre Kunden in erster Linie – wenn nicht vollständig – durch den Einsatz von Technologie zu bedienen.

Dieser Ansatz wird immer beliebter, angetrieben durch große Fortschritte in der Kommunikationstechnologie und das allgegenwärtige Bestreben, wettbewerbsfähigere Geschäftsmodelle zu finden und die Gewinnmargen zu verbessern. Darüber hinaus hat die COVID-19—Pandemie zu einem seismischen Wandel in der Art und Weise geführt, wie Unternehmen und Kunden miteinander umgehen – immer mehr Menschen fühlen sich im Umgang mit Unternehmen vollkommen wohl, ohne jemals persönlich mit ihnen interagieren zu müssen.

Aber was braucht es, um eine virtuelle Anwaltskanzlei erfolgreich zu führen? Vor welchen besonderen Herausforderungen stehen Sie, wenn Sie Ihr Unternehmen in einer virtuellen Umgebung betreiben?

In diesem Beitrag werden wir einige der grundlegenden Fragen untersuchen, die Sie bei der Gründung einer virtuellen Anwaltskanzlei beantworten müssen, und uns einige häufige Schwierigkeiten ansehen, die wahrscheinlich auftreten werden, sobald Sie einsatzbereit sind.

Was wir abdecken:

• Die Vorteile einer virtuellen Anwaltskanzlei
• So starten Sie eine virtuelle Anwaltskanzlei: Die Grundlagen
• Die Tools, die Sie benötigen, um eine virtuelle Anwaltskanzlei zu führen

Als Unternehmen, das ein Tool entwickelt hat, mit dem Sie Ihre Anwälte, Mitarbeiter und Kunden in Verbindung halten können, haben wir uns die Arten von Tools, Personen und Prozessen aus erster Hand angesehen, die normalerweise erforderlich sind, um den Übergang Ihrer Firma in die virtuelle Welt zu einem Erfolg zu machen.

Schauen wir uns also zunächst die Vorteile eines Remote-Arbeitsmodells für Ihre Anwaltskanzlei an.

Sehen Sie, wie diese vier Anwaltskanzleien aus Florida, Chicago und New York ihre Abläufe so angepasst haben, dass sie von überall aus arbeiten können — und gleichzeitig ein großartiges Kundenerlebnis bieten. Laden Sie das kostenlose Case Study Playbook herunter!

Die Vorteile einer virtuellen Anwaltskanzlei – warum?

Einige Anwälte fürchten die Idee, mehr Technologie in ihre Praktiken zu integrieren, und das zu Recht.

Sie befürchten, dass sie dadurch unnötigen Risiken in Bezug auf Sicherheit und Datenschutz ausgesetzt werden. Tatsache ist jedoch, dass die meisten modernen Tools nicht nur sicher, sondern auch äußerst kundenfreundlich und zuverlässig sind.

Wenn Sie diese Tech-Skepsis überwinden können (und natürlich die richtigen Protokolle einführen), werden Sie diese geschäftlichen Vorteile der virtuellen Führung eines Unternehmens zu schätzen wissen:

Geringere Gemeinkosten

Der Hauptvorteil der virtuellen Führung Ihres Unternehmens besteht darin, dass Sie Ihre Gemeinkosten drastisch einsparen können. Anstatt für eine feste Bürofläche und alle damit verbundenen Material— und Wartungskosten zu bezahlen, können Sie eine voll funktionsfähige Anwaltskanzlei in der Cloud betreiben – zu einem Bruchteil der Kosten.

Freiheit(!)

Eines der wertvollsten Güter, die wir haben, ist Zeit. Und das Pendeln kann einen unverhältnismäßig großen Teil unserer Zeit in Anspruch nehmen, sei es das Pendeln zum und vom Büro oder das Reisen, um Kunden zu treffen.

Wenn Sie eine virtuelle Anwaltskanzlei betreiben, können Sie viel Zeit zurückbekommen. Schauen Sie sich an, wie MHP& S Law aus Tennessee eine sehr erfolgreiche remote-freundliche Firma betreibt.

Mehr Möglichkeiten, Talente zu gewinnen und zu halten

Die Einsparungen, die Sie durch eine geringere Gemeinkostenstruktur erzielen, bedeuten oft, dass Sie es sich leisten können, Ihre Anwälte (und sich selbst) im Vergleich zu einer traditionellen Kanzlei großzügiger zu entschädigen. Und eine bessere Vergütung wird Ihr Unternehmen natürlich für bessere Rekruten attraktiver machen.

Aber viele Anwälte finden das virtuelle Kanzleimodell auch aus anderen Gründen attraktiv. Tatsache ist, dass remote arbeitende Anwälte tendenziell viel mehr Kontrolle über ihre Work-Life-Balance haben. Sie verbringen weniger Zeit mit dem Pendeln und haben die Freiheit zu wählen, wie, wann und wo sie arbeiten — ob zu Hause, in einem Coffeeshop oder während sie darauf warten, dass die Kinder den Tanzkurs beenden.

Ein besseres Kundenerlebnis

Geringere Gemeinkosten bedeuten, dass Sie einen Teil der Kosteneinsparungen in Form niedrigerer Abrechnungssätze oder neuer Gebührenstrukturen an Ihre Kunden weitergeben können. Es bedeutet auch, dass Sie es sich leisten können, riskantere oder ungewöhnlichere Fälle anzunehmen als bei einem traditionelleren Modell. Diese Kombination von Faktoren kann Ihr Unternehmen für eine viel breitere Kundenpopulation attraktiver machen.

So starten Sie eine virtuelle Anwaltskanzlei: Die Grundlagen

Bevor Sie ein virtuelles Modell für Ihre Anwaltskanzlei übernehmen, müssen Sie sich viele Gedanken über die folgenden Überlegungen machen:

Bürofläche

Eines der ersten Dinge, über die Sie nachdenken sollten, bevor Sie virtuell werden, ist, ob Sie über feste Büroflächen verfügen sollten. Erwarten Sie, dass Sie Kunden oft persönlich hosten müssen? Einige Firmen nehmen ein hybrides Modell an, eine halbverteilte Belegschaft zu haben, aber eine kleinere physische Bürofläche beizubehalten, während andere Firmen völlig abgelegen sind und ganz auf stationäre Standorte verzichten.

Teamstruktur

Die meisten virtuellen Firmen folgen einer ähnlichen Organisationshierarchie wie traditionelle Firmen und verwenden dieselbe Art von Managementstruktur, um zwischen Anwälten, Rechtsassistenten und Support-Mitarbeitern zu koordinieren.

Natürlich hängt die spezifische Art und Weise, wie die Abteilungen Ihres Unternehmens organisiert sind, zu einem großen Teil von der Art der Angelegenheiten ab, die Sie behandeln. Das heißt, es ist üblich, dass virtuelle Firmen eine Aufnahme- und Überweisungsabteilung haben, um schlecht übereinstimmende Fälle herauszufiltern, eine Rechtsabteilung, wenn Abrechnungen nicht erreicht werden können, ein Marketingteam, das sich um Werbung und soziale Medien kümmert, und ein Verwaltungsteam, das sich mit Konten und routinemäßigen betrieblichen Anforderungen befasst.

Prozess

Wenn Sie zu einem Remote-Modell wechseln, müssen Sie die Richtlinien und Prozesse Ihres Unternehmens aktualisieren, um den Wechsel zu ermöglichen und sicherzustellen, dass Ihre Dienste nur minimal gestört werden, während Ihre Mitarbeiter und Auftragnehmer den Remote-Betrieb in den Griff bekommen.

Zum Beispiel sollte jedem klar sein, wie Fälle innerhalb des neuen virtuellen Setups bearbeitet werden sollen. Sobald ein neuer Fall einem Rechtsteam zugewiesen wurde, wie werden sie sich zunächst an den Kunden wenden, um weitere Details über den Fall zu erhalten, und welche Systeme werden sie verwenden, um die Korrespondenz aufrechtzuerhalten?

Sobald Ihre aktualisierten Prozesse definiert sind, stellen Sie sicher, dass Sie diese neuen Erwartungen konsequent mit allen kommunizieren. Niemand sollte Zweifel daran haben, wann Online-Stunden sind, wie Aufgaben zugewiesen werden sollten und welche Kanäle für die Kommunikation verwendet werden sollten.

Es könnte auch eine gute Idee sein, ein wöchentliches firmenweites Meeting zu veranstalten, bei dem Sie alle Probleme rund um das virtuelle Caseload-Management ausbügeln — zumindest bis sich alle zurechtfinden.

Looking the part

Auch wenn die Arbeit für eine virtuelle Anwaltskanzlei bedeutet, dass Ihre Teammitglieder mehr Kontrolle über ihre persönlichen Arbeitsvereinbarungen haben, ist es dennoch wichtig, dass jeder ein professionelles Image projiziert. Dies ist ein besonders wichtiger Faktor, wenn Ihre Anwälte Videokonferenzen verwenden, um mit Kunden oder Empfehlungspartnern zu kommunizieren.

Entwicklung Ihrer Unternehmenskultur

Der Betrieb einer virtuellen Anwaltskanzlei birgt einige einzigartige Schwierigkeiten, die in einem traditionellen stationären Umfeld nicht unbedingt vorhanden sind.

Das vielleicht größte Problem besteht darin, herauszufinden, wie Sie eine gesunde und kollaborative Arbeitskultur schaffen und aufrechterhalten können, wenn sich Ihre Mitarbeiter an verschiedenen Orten befinden.

Mitarbeiter könnten es aufgrund des Mangels an persönlicher Kommunikation schwieriger finden, eine Beziehung zueinander aufzubauen. Diese Form der Kommunikation ist schwer zu replizieren, da sie subtile Hinweise in der Mimik, im Tonfall und in der Körpersprache der Menschen aufgreift. Diese Hinweise sind wichtige Signale, die Menschen helfen, sich besser kennenzulernen – denken Sie nur daran, wie schwer es sein kann, Humor zu vermitteln, Ironie, oder Sarkasmus schriftlich.

Eine damit verbundene Herausforderung beim Aufbau einer engmaschigen, virtuellen Arbeitskultur ist das Fehlen des traditionellen “Wasserkühler” -Chats. Remote-Mitarbeiter neigen dazu, sich “rund um die Uhr” zu fühlen, wenn sie telefonisch oder schriftlich interagieren, und neigen möglicherweise eher dazu, alles ausschließlich arbeitsbezogen zu halten.

Es gibt einige Möglichkeiten, diese Probleme anzugehen. Das erste ist, die Grundwerte und das Leitbild Ihres Unternehmens wiederholt zu kommunizieren, um ein Gefühl der Einheit und des gemeinsamen Zwecks zu fördern. Eine andere Möglichkeit besteht darin, regelmäßige Einzel- und Teambesprechungen zu planen, bei denen etwas Zeit für den persönlichen Chat zur Verfügung steht. Eine weitere häufig verwendete Methode zur Förderung des Teamgeistes besteht darin, regelmäßige Zusammenkünfte zu organisieren, bei denen sich Ihre Teammitglieder treffen und Kontakte knüpfen können – es kann etwas Zurückhaltendes wie ein Sommergrill oder ein luxuriöseres Ereignis wie ein einwöchiges jährliches Retreat sein.

Letztendlich hängt die tägliche Bereitschaft Ihres Teams, zusammenzuarbeiten und starke Beziehungen aufzubauen, jedoch weitgehend von den Kommunikationssystemen ab, über die Sie verfügen. Das bringt uns zum nächsten Punkt …

👀 Finden Sie heraus, wie eine Anwaltskanzlei ein 24/7—Kundenerlebnis bietet – ohne 24/7 online zu sein.

Die Tools, die Sie benötigen, um eine virtuelle Anwaltskanzlei zu betreiben

Technologie bildet das Rückgrat jedes Remote-Teams. Ihr virtuelles Unternehmen funktioniert einfach nicht ohne ein geeignetes Kommunikations-Toolkit und Systeme, mit denen Sie einfach (und sicher!) verwalten Sie wichtige Client-Dateien und Informationen. Als jemand, der eine virtuelle Firma betreibt, sollten Sie immer auf der Suche nach neuen Technologien sein, die Ihnen bei der Lösung Ihrer Geschäftsprobleme helfen können.

Wenn Sie zu Virtual wechseln, müssen Sie zunächst eine Bestandsaufnahme der bereits verwendeten Tools durchführen, damit Sie herausfinden können, was Sie sonst noch benötigen. Die meisten Unternehmen verlassen sich stark auf Rechtspraxis-Management-Software wesentliche Funktionen wie Terminplanung zu handhaben, Zeiterfassung, Konfliktprüfung, und Rechtsfall-Management. Sie sollten sich die Zeit nehmen, Ihre Optionen sorgfältig zu prüfen, und bedenken Sie, dass Sie möglicherweise auch in zusätzliches Teamtraining investieren müssen, um das Beste aus neuen Tools herauszuholen.

Wenn es um Teamkommunikation in einer virtuellen Arbeitsumgebung geht, können Sie nicht erwarten, effizient zu arbeiten, während Sie sich ausschließlich auf E-Mail und Telefon verlassen. Posteingänge werden überladen und wichtige Konversationen werden vergraben, während Telefonanrufe für bestimmte Aufgaben wie das Dokumentieren relevanter Informationen für die spätere Verwendung nicht gut geeignet sind.

Telefon

Unabhängig davon, was jemand gerade sagt, ist es schwer, mit der Tatsache zu argumentieren, dass ein Telefondienst für fast jede Anwaltskanzlei, ob virtuell oder nicht, unerlässlich ist. Während Videokonferenzen eine großartige neue Option sind (mehr dazu später), ist ein Telefonanruf immer noch eine der einfachsten und bequemsten Möglichkeiten, mit Kunden in Kontakt zu treten (und Sie auch zu erreichen).

Jetzt können Sie natürlich einfach Ihr typisches Geschäftstelefon dafür verwenden. Wenn Sie jedoch häufig mit Kunden und Kollegen telefonieren, benötigen Sie möglicherweise etwas ausgefeilteres. Wussten Sie zum Beispiel, dass es Kommunikations-Apps gibt, mit denen Sie Ihren Anruf von Ihrem Telefon auf Ihren Computer übertragen können?

Darüber hinaus können Sie mit einigen dieser Apps Ihren Anruf mit nur einem Fingertipp in einen Videoanruf umwandeln (falls Sie von Angesicht zu Angesicht sprechen oder Ihren Bildschirm freigeben möchten):

Und diese beiden netten Funktionen sind in der RingCentral Desktop- und Mobile-App enthalten! Sie können es hier genauer überprüfen:

🕹️ Erhalten Sie einen praktischen Einblick in die Funktionsweise von RingCentral, indem Sie eine Produkttour buchen!

Wählen Sie eine Zeit

💰 Sie können diesen Rechner auch verwenden, um ungefähr zu sehen, wie viel Ihr Unternehmen sparen könnte, wenn Sie RingCentral verwenden, um die Kommunikation Ihres Teams untereinander zu unterstützen. (Und Kunden und Auftragnehmer und Partner und so weiter …)

Instant Messaging

Wenn es um die Kommunikation mit Kunden geht, bevorzugen es rund jeder dritte (34%), wenn Anwälte ihnen die Möglichkeit geben, über Kanäle wie Live-Chat oder Videokonferenzen in Kontakt zu bleiben.1 Es ist wahrscheinlich davon auszugehen, dass diese Zahl für Kunden, die sich speziell von einer virtuellen Anwaltskanzlei beraten lassen, noch höher ist.

Videokonferenzen

Wenn Sie eine virtuelle Anwaltskanzlei betreiben, wird eine der größten Anpassungen wahrscheinlich die Verlagerung von persönlichen Besprechungen zu virtuellen Besprechungen sein.

Was bedeutet, dass Sie eine gute Videokonferenzsoftware benötigen. (Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie ein gutes Tool für Ihr Unternehmen auswählen.)

Wenn Sie also eine Online-fokussierte Anwaltskanzlei betreiben, ist es wichtig, in Tools zu investieren, die es Ihrem verteilten Team so einfach wie möglich machen, zusammenzuarbeiten, und die Ihren Kunden eine Vielzahl von Möglichkeiten bieten, in Kontakt zu bleiben.

Der virtuelle Arbeitsbereich von RingCentral für Anwaltskanzleien bietet beispielsweise genau dies, indem Instant Messaging, Videokonferenzen und ein modernes Geschäftstelefonsystem in einer benutzerfreundlichen Kommunikationsplattform zusammengefasst werden. Und ja, es funktioniert auf jedem Gerät – Mac oder PC, Android oder iOS:

Die Plattform schafft eine Always-On-Kommunikationslinie für Kunden und vereint alle ihre Nachrichten — von Social Media, E—Mail und Live-Chat – in einem zentralen Dashboard, damit Ihr Team schnell und präzise antworten kann.

Gleichzeitig können Ihre Teammitglieder über Videokonferenzen miteinander synchronisiert bleiben, Fallzahlen verwalten und Dateien über Teamnachrichten freigeben sowie Kundeninteraktionen mit Anrufprotokollen erfassen und verfolgen.

Entscheidend ist, dass die RingCentral-Plattform Ihnen zusätzliche Sicherheit bietet, indem Sie alle Ihre Konversationen und Kundeninformationen durch ihre robusten Sicherheitsmaßnahmen schützt. Darüber hinaus müssen Sie als All-in-One-Kommunikationsplattform nicht mehr mehrere Tools abonnieren, nur um Ihr Team in Verbindung zu halten!

Bereit für den Übergang zu einer virtuellen Anwaltskanzlei?

Trotz der Vorteile ist der Sprung zur Führung einer virtuellen Anwaltskanzlei nichts für schwache Nerven. Um das reibungslose Zusammenspiel Ihrer Prozesse, Technologien und Mitarbeiter in einer virtuellen Umgebung zu gewährleisten, ist ein hohes Maß an Vorbereitung erforderlich.

Vorausgesetzt, Sie haben die notwendigen Vorbereitungsarbeiten im Voraus geleistet und sind bereit, viele Anpassungen vorzunehmen, wenn Sie sich in diesem neuen Terrain zurechtfinden, können die Belohnungen für eine virtuelle Firma erheblich sein.