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Der Umzug von Büros kann Ihre Geschäftstätigkeit revolutionieren. Egal, ob Sie nach einem großen Raum suchen, um Ihrem Unternehmen Raum zum Wachsen zu geben, oder Ihre Reichweite durch Verzweigung in kleinere Satellitenbüros erweitern möchten, es gibt unzählige Gründe, warum Sie umziehen möchten.

Was auch immer Ihre Motivation ist, Dieser Leitfaden hilft Ihnen und Ihrem Team, sich vorzubereiten, indem er eine praktische Checkliste für den Büroumzug bereitstellt. Dabei decken wir alles ab, von der Einbindung Ihrer Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess bis hin zur Risikobewertung im Zusammenhang mit COVID-19. Begleiten Sie uns, während wir die wichtigsten Dinge erkunden, die beim Umzug von Büros zu beachten sind.

Planung und Festlegung von Fristen

Vorbereitung ist der Schlüssel, wenn es um einen Büroumzug geht. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, klar über die Ziele Ihres Unternehmens für den Umzug nachzudenken, ersparen Sie sich in Zukunft Kopfschmerzen und stellen sicher, dass der Übergang so reibungslos wie möglich verläuft. Legen Sie alle Ihre Ideen auf Papier fest, einschließlich Details wie Ihrem Budget, bevorzugten Standorten und dem Datum, an dem Sie einziehen möchten.
Ein weiterer wichtiger Teil der Planungsphase besteht darin, Fristen für die wichtigsten Punkte Ihres Büroumzugs festzulegen: Wählen Sie einen Zeitrahmen aus, in dem Sie Ihre ersten Recherchen abschließen, Ideen von Ihrem Team ausführen und dann eine Liste der Funktionen festlegen können, die Ihr ideales Büro haben wird. Danach sollten Sie mindestens ein paar Monate Zeit haben, um Ihre Optionen zu recherchieren und zu vergleichen, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

Einbindung Ihrer Mitarbeiter

Wenn Sie darüber nachdenken, welche Art von Büro am besten zu Ihrem Unternehmen passt, versuchen Sie, Ihr Team einzubeziehen. Indem Sie Ihren Mitarbeitern ein Mitspracherecht bei der Entscheidungsfindung geben, machen Sie nicht nur den Umzug kurzfristig viel produktiver, sondern verbessern auch das Wohlbefinden der Mitarbeiter und die Bindungsraten für die Zukunft.
In einer kürzlich durchgeführten Umfrage gaben knapp 70% der Mitarbeiter an, dass sich der Umzug von Büros positiv auf sie und ihr Unternehmen als Ganzes ausgewirkt hat.
In diesem Sinne ist es wahrscheinlich, dass die Ansichten Ihres Teams über den Umzug in ein neues Büro auf ziemlich subjektiven Merkmalen basieren. Ein Ansatz, der für unsere Kunden gut funktioniert hat, besteht darin, mit informellen Chats zu beginnen und anschließend eine unternehmensweite Umfrage durchzuführen, sobald Sie wissen, welche Funktionen den Menschen am wichtigsten sind.

Auswahlkriterien

Im nächsten Schritt legen Sie eine Liste mit Kriterien für Ihren Büroumzug fest. Wenn Sie verstehen, wonach Ihre Mitarbeiter in dem neuen Raum suchen, können Sie dies erreichen. Wenn Ihr Team Parkplätze vor Ort oder geräumige Breakout-Bereiche bevorzugt, versuchen Sie, dies zu berücksichtigen (stellen Sie einfach sicher, dass es Ihren eigenen Zielen entspricht, und seien Sie realistisch in Bezug auf Ihr Budget).
Machen Sie sich keine Sorgen, wenn die Idee, eine definitive Checkliste zu erstellen, zunächst etwas überwältigend erscheint. Es ist ein wichtiger Meilenstein bei Ihrem Büroumzug, aber wir haben in der Vergangenheit mit vielen Unternehmen zusammengearbeitet, um diesen Teil richtig zu machen – nehmen Sie einfach Kontakt auf und unser freundliches Team hilft Ihnen gerne weiter.

Die perfekten Räumlichkeiten finden

Nachdem Sie alle Ihre ersten Recherchen erledigt und Ihre Kriterien-Checkliste bereit haben, ist es Zeit, mit der Suche zu beginnen. Wie wir bereits erwähnt haben, ist es ein wichtiger Teil des Büroumzugsprozesses, Ihre Pläne rechtzeitig und nach einem Zeitplan in Ordnung zu bringen – aber versuchen Sie nicht, die eigentliche Bürosuche selbst zu überstürzen.
Egal für welchen Standort Sie sich entschieden haben, unser praktisches Bürosuchtool hilft Ihnen dabei, die perfekten Räumlichkeiten für Sie an Hunderten von Standorten in ganz Großbritannien zu finden. Teilen Sie uns einfach mit, wo sich Ihre neuen Büros befinden sollen, und wir helfen Ihnen, Ihre Optionen einzugrenzen.
Wenn lokale Sperrbeschränkungen dies zulassen, bieten wir Führungen mit sozialer Distanzierung und allen erforderlichen Maßnahmen an, um sicherzustellen, dass Sie sich richtig umsehen, ohne die Sicherheit von Ihnen oder Ihren Mitarbeitern zu beeinträchtigen. Für diejenigen, die nicht persönlich teilnehmen möchten, werden manchmal Videoansichten zur Verfügung gestellt (zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren und zu fragen!)
Mit unseren virtuellen 360º-Touren können Sie auch unsere Büros erkunden, wo immer Sie sind. Gefunden irgendwo Sie das Aussehen mögen? Besuchen Sie eine beliebige Office-Seite auf unserer Website, um das Erscheinungsbild des Ortes in Ihrer Freizeit zu erleben – klicken Sie einfach auf das 360-Grad-Symbol unter dem Bild.

Risikobeurteilungen beim Umzug von Büros

Insbesondere im Kontext von COVID-19 und der Anpassung an die ‘neue Normalität’ sollte die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter bei einem Büroumzug oberste Priorität haben. Ihre Risikobewertung muss über die üblichen Gesundheits- und Sicherheitsüberlegungen hinausgehen und wichtige Fragen berücksichtigen, wie:

• Gibt es genügend Platz für Ihre Mitarbeiter, um soziale Distanz zu schaffen?
• Können die Sitzbereiche in Kantinen und Gemeinschaftsräumen beabstandet sein?
• Verfügt die Lobby über einen geeigneten Bereich für einen sicheren Check-in und andere Vorsichtsmaßnahmen vor dem Betreten des Gebäudes?
• Gibt es leicht zugängliche Waschbecken, Küchen und Badezimmer, damit sich die Mitarbeiter regelmäßig die Hände waschen können?
• Können die Arbeitsbereiche durch Öffnen von Fenstern und Türen in der Nähe belüftet werden?

Weitere Informationen finden Sie in den offiziellen Leitlinien von HSE zu Risikobewertungen während der COVID-19-Pandemie.

Vor dem Umzug

Sobald Sie eine Entscheidung getroffen und auf der gepunkteten Linie unterschrieben haben, müssen Sie über die Logistik des Umzugs selbst nachdenken. Hier sind einige letzte Dinge, die Sie beachten sollten, bevor Sie in Ihr neues Büro einziehen:
1. Ernennen Sie einen Office Relocation Manager
Eine großartige Idee, die wir von BizSpace-Kunden erhalten haben, ist die Ernennung eines Office Relocation Managers, der die praktischen Aspekte des Umzugs selbst überwacht. Sie sind dafür verantwortlich, die Feinheiten wie die Änderung der Büroadresse und andere unten behandelte Überlegungen zu arrangieren. Nehmen Sie Bewerbungen entgegen, sobald Sie entschieden haben, dass Sie mit dem Büroumzug fortfahren, und bieten Sie eine Form der Vergütung für die zusätzliche Verantwortung an.
2. Wi-Fi und Telefonleitungen
Vergessen Sie nicht, Ihre Wi-Fi- und Telefonleitungen zu sortieren. Denken Sie daran, dass es zu Ausfallzeiten kommen kann – insbesondere wenn Sie den Anbieter wechseln –, also planen Sie dies einige Wochen vor dem Umzug. Wenn Sie sich für ein Büro mit Service entscheiden, sind wahrscheinlich einige wichtige Einrichtungen in Ihrem Mietpaket enthalten.
3. Adresse und Telefonnummer
Eine der Hauptaufgaben Ihres Office Relocation Managers besteht darin, die Änderung von Adresse und Telefonnummer zu veranlassen. Sie sollten darauf abzielen, Ihre Telefonnummer als bequemen Ansprechpartner für Kunden und Lieferanten beizubehalten. Wenn dies nicht möglich ist, vereinbaren Sie einen Anrufweiterleitungsdienst und informieren Sie Ihre Kontakte über die neue Nummer und Adresse. Richten Sie abschließend eine E-Mail-Umleitung an Ihre neue Büroadresse ein.
4. Bürolieferungen
In Verbindung mit diesem letzten Punkt möchten Sie auch die Lieferanten von Bürolieferungen über Ihre Adressänderung informieren (oder neue Lieferanten vereinbaren, wenn Sie weiter wegziehen). Von Speisen und Getränken bis hin zu Reinigungsmitteln und Schreibwaren gibt es viele Dinge, die Ihre Mitarbeiter von Anfang an liefern möchten.
5. Sicherheit und Versicherung
Office-Sicherheit kann als Teil Ihres Mietvertrages abgedeckt werden, aber überprüfen Sie, ob Sie etwas Passendes gut vor dem Zeitplan haben, um Schluckauf zu vermeiden. In ähnlicher Weise müssen Sie auch darüber nachdenken, welche Arten von Versicherungen für Ihr Unternehmen gelten. Dies könnte Dinge wie Inhalt & Lager, Gebäudeversicherung und Haftpflichtversicherung umfassen.
6. Denken Sie an Möbel und Lagerung
Abhängig von der Art des Pakets, für das Sie sich entscheiden, müssen Sie möglicherweise Ihre Optionen prüfen, wenn es um Möbel und Lagerung geht. Berücksichtigen Sie die Wachstums– oder Verkleinerungspläne Ihres Unternehmens und stellen Sie sicher, dass Sie über genügend Schreibtische, Schränke und Schränke verfügen, um die gesamte Belegschaft zu unterstützen – und sortieren Sie diese, wenn Sie feststellen, dass ein Defizit besteht. Wenn möglich, ist es einen Besuch wert, sich zu messen, bevor Sie etwas kaufen.
7. Endkontrollen
Gehen Sie etwa eine Woche vor dem Umzugstermin in Ihre neuen Arbeitsräume, um Endkontrollen durchzuführen. Wir empfehlen, die Liste, die wir hier bereitgestellt haben, noch einmal durchzugehen und die Dinge abzuhaken, um sicherzustellen, dass Sie auf dem Laufenden sind.
Dieser BizSpace-Leitfaden bietet eine vollständige Checkliste für den Büroumzug, die Sie durch alle wichtigen Details führt, die für einen reibungslosen und erfolgreichen Umzug sorgen. Wenn Sie eine physische Checkliste in Ihrem Unternehmen verwenden möchten, können Sie eine PDF-Checkliste herunterladen, die alles enthält, was wir behandelt haben.
Für weitere Informationen – oder um Ihre Pläne mit unserem freundlichen und erfahrenen Team zu besprechen – zögern Sie nicht, uns noch heute zu kontaktieren.