Definition von Change Management

Wie oft fragen Kollegen und Kollegen Sie: “Was ist Change Management?” Während viele von uns intuitiv wissen, was Change Management ist, fällt es uns manchmal schwer, es für andere prägnant zu definieren.

Change Management definiert

Prosci definiert Change Management als die Anwendung eines strukturierten Prozesses und einer Reihe von Werkzeugen, um die Mitarbeiterseite des Wandels zu führen, um ein gewünschtes Ergebnis zu erzielen.

Wenn Sie Change Management für andere definieren, ist es hilfreich, es im Kontext von zwei eng verwandten Konzepten zu diskutieren: die Veränderung selbst und das Projektmanagement.

Die Änderung selbst

Eine Änderung ist das Projekt, die Initiative oder die Lösung, die in der Organisation eingeführt wird, um die Arbeitsweise zu verbessern, ein Problem zu lösen oder eine Gelegenheit zu nutzen.
Nahezu jedes Projekt, jede Initiative oder Lösung, die eine Organisation verbessert, wirkt sich darauf aus, wie Mitarbeiter ihre tägliche Arbeit erledigen. Prosci’s 10 Aspects of Change Impact zeigt, wie eine Person oder Gruppe von einer Veränderung betroffen sein kann:

Die Idee, “wettbewerbsfähiger” oder “näher am Kunden” oder “effizienter” zu werden, kann die Motivation für eine Organisation sein, sich zu verändern. Hier setzen Projektmanagement und Change Management an.

Projektmanagement und Change Management

Es reicht nicht aus, die Veränderung nur vorzuschreiben und zu erwarten, dass sie eintritt. Erfolgreiche Veränderung beginnt mit einem Verständnis dessen, was stattfinden muss, um die Veränderung zu bewirken, sowie mit harter Arbeit. Projektmanagement und Change Management sind getrennte Disziplinen, die auf organisatorische Veränderungen angewendet werden, um die Erfolgswahrscheinlichkeit und den Return on Investment (ROI) zu verbessern. Diese unterschiedlichen, aber eng miteinander verflochtenen Disziplinen sind notwendig, um eine Veränderung im Leben herbeizuführen.

Projektmanagement – Die technische Seite des Wandels

Gemäß dem PMBOK®-Leitfaden des Project Management Institute ist Projektmanagement die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Techniken auf Projektaktivitäten, um Projektanforderungen zu erfüllen.
Während Projektmanagement typischerweise mit einem traditionellen Wasserfall-Ansatz verbunden ist, gibt es zahlreiche Möglichkeiten, Projekte zu liefern. Change Management kann mit jeder Projektmanagement-Methodik wie Agile, Scrum, Kanban, Lean, Waterfall und PRINCE2 zusammenarbeiten.
Unabhängig vom Ansatz, mit dem die technische Lösung entworfen wurde, konzentriert sich das Change Management auf die Vorbereitung, Ausrüstung und Unterstützung von Einzelpersonen, um die Änderungen zu übernehmen und zu nutzen.

Change Management – Die Personenseite des Wandels

Change Management ist die Anwendung eines strukturierten Prozesses und einer Reihe von Werkzeugen, um die Personenseite des Wandels zu führen, um ein gewünschtes Ergebnis zu erzielen. Wir wenden Change Management an, indem wir Personen, die von einer Veränderung betroffen sind, dabei helfen, die erfolgreichen persönlichen Übergänge zu vollziehen, die es ihnen ermöglichen, sich zu engagieren, eine Veränderung anzunehmen und zu nutzen.
Sowohl das Projektmanagement als auch das Änderungsmanagement unterstützen den Übergang einer Organisation von einem aktuellen Zustand (wie die Dinge heute gemacht werden) über einen Übergangszustand in einen gewünschten zukünftigen Zustand. Das Projektmanagement konzentriert sich auf die Aufgaben, die erforderlich sind, um das Projekt, die Initiative oder die technische Lösung erfolgreich zu entwerfen, zu entwickeln und zu liefern. Change Management konzentriert sich auf die Menschen, die von dieser Veränderung betroffen sind, und ermöglicht es ihnen, sich auf die Veränderung einzulassen, sie anzunehmen und zu nutzen.

Bei iterativen Projekten werden Ergebnisse durch wiederholte Zyklen oder Freisetzungen von Änderungen erzielt, wobei sich jeder Zyklus auf das endgültige, beabsichtigte Ergebnis zubewegt. Iteratives Projektmanagement ist in der Regel mit agilen Ansätzen zum Entwerfen, Entwickeln und Bereitstellen von Lösungen verbunden. Change Management kommt neben dem Projektmanagement-Ansatz und konzentriert sich auf die Vorbereitung, Ausrüstung und Unterstützung von Einzelpersonen, um die Änderungen zu übernehmen und zu verwenden, unabhängig davon, ob es iterativ oder sequentiell geliefert wird.

Beachten Sie, dass die technische Seite nicht unbedingt “technologisch” ist.” Obwohl Projekte manchmal technologischer Natur sind, gilt die technische Seite für alle Änderungen. Dazu gehören Kulturänderungen, Fusionen und Übernahmen, Richtlinienaktualisierungen und andere Projekte oder Initiativen, die möglicherweise Technologie beinhalten oder nicht.
Jede organisatorische Veränderung wird sowohl eine technische als auch eine personelle Seite haben, und jede erfordert separate Ressourcen und Werkzeuge, um die Veränderung zum Tragen zu bringen.

Ziele jedes Teams

Das Projektmanagementteam arbeitet daran, die technische Seite der Änderung von Punkt zu Punkt voranzutreiben A bis Punkt B. Solche Projektmanagementaktivitäten gelten für die Prozesse, Systeme, Werkzeuge usw. betroffen von der Veränderung, was bedeutet, dass die Arbeitsplätze der Menschen betroffen sein werden.

Das Change-Management-Team arbeitet daran, den von der Änderung betroffenen Personen zu helfen, die Änderung bereitwillig zu unterstützen oder zu akzeptieren, die Änderung als die eigene anzunehmen und die Änderung wie erwartet anzuwenden (d. h. die Änderung zu aktivieren, anzunehmen und zu verwenden).

Das folgende Beispiel zeigt den Übergang von Funktion (a) zu Funktion (b).

Das Ziel des Projektmanagements ist es, Ressourcen effektiv einzusetzen, um das Projekt, die Initiative oder die Lösung zu entwerfen, zu entwickeln und bereitzustellen. Das Ziel des Änderungsmanagements ist es, jedem Einzelnen, der von der Änderung betroffen ist, einen erfolgreichen Übergang zu ermöglichen, unter Berücksichtigung der Anforderungen der Änderung.

Umfang von Change Management und Projektmanagement

Fast jede organisatorische Initiative oder jedes Projekt erfordert ein gewisses Maß an Projektmanagement und Change Management. Es gibt sehr wenige Fälle, in denen Sie nicht beide Disziplinen benötigen. Jedes der folgenden Projekte benötigt neben der Bereitstellung der Änderung selbst ein separates Projektmanagement und Änderungsmanagement:

1. Bereitstellen einer ERP-Lösung (Enterprise Resource Planning) im gesamten Unternehmen
2. Überarbeitung der Arbeitsprozesse und Kontaktskripte Ihrer Callcenter-Agenten
3. Integration von zwei Organisationen und ihren Informationssystemen nach einer Fusion oder Übernahme
4. Implementierung neuer virtueller Collaboration-Tools für eine verteilte Belegschaft
5. Entwicklung eines neuen Vertriebskanals

Sehen Projektmanagement und Change Management bei jeder Initiative gleich aus? Normalerweise nein. Während die meisten zumindest einige benötigen, funktioniert jede Disziplin am besten, wenn sie an Ihre einzigartige Situation, Organisation, Kultur und Geschichte und die spezifische Änderung, die Sie implementieren, angepasst ist.
Der Umfang und die Art des Projektmanagements, das Sie benötigen, hängt von der Komplexität, dem Grad der Änderung und der Flexibilität ab, die für das Lösungsdesign erforderlich sind. Der Umfang des erforderlichen Change-Management-Engagements hängt vom Ausmaß der Störung der täglichen Arbeit der einzelnen Personen ab. Es hängt auch von den Attributen der Organisation ab, wie Kultur, Wertesystem und Geschichte mit früheren Änderungen.

Integration von Change Management und Projektmanagement

Obwohl es sich um eigenständige Studienbereiche handelt, sind Change Management und Projektmanagement in der Praxis integriert. Die Schritte und Aktivitäten werden gemeinsam ausgeführt, während die Teams daran arbeiten, vom aktuellen Status zum gewünschten zukünftigen Status zu gelangen.

Change Management und Projektmanagement Planungsaktivitäten

Betrachten Sie als Beispiel die Aktivitäten, die während der Planungsphase eines Projekts oder einer Initiative auftreten.

Projektmanager:

• Identifizieren Sie die Meilensteine und Aktivitäten, die abgeschlossen werden müssen
• Skizzieren Sie die benötigten Ressourcen und wie sie zusammenarbeiten
• Definieren Sie den Umfang dessen, was Teil des Projekts sein wird und was nicht

Change Manager:

• Handle Schlüsselbotschaften, die kommuniziert werden müssen
• Arbeite mit Sponsoren zusammen, um aktive und sichtbare Koalitionen von Führungskräften aufzubauen
• Machen Sie den betroffenen Mitarbeitern klar, warum die Änderung erforderlich ist

Die effektivsten Projekte integrieren diese Aktivitäten in einen einzigen Projektplan.

Verständnis hat Vorteile

Es kann schwierig sein, zwischen Change, Projektmanagement und Change Management zu unterscheiden. In der Praxis sind diese drei Komponenten eng miteinander verflochten, um der Organisation ein positives Ergebnis zu liefern. Aber das Verständnis der Unterschiede macht es viel einfacher, Fehler zu beheben, wenn eine Änderung nicht wie erwartet voranschreitet.

Zum Beispiel, kommen die Herausforderungen von:

• Das Design der Veränderung (das Projekt, die Initiative oder die Lösung selbst)?
• Der technische Prozess, Aktivitäten oder Ressourcen (Projektmanagement)?
• Wie akzeptieren oder widersetzen sich Individuen der Veränderung (Change Management)?

Wenn Sie die Unterschiede zwischen Change, Projektmanagement und Change Management verstehen, wird die Identifizierung von Korrekturmaßnahmen klar. Und wenn Sie wissen, worauf jede Komponente hinarbeitet, ist es nicht mehr schwierig, das Änderungsmanagement für andere zu definieren.