Die Bedeutung der Planung eines Geschäftsdokuments

Schreiben ist der lustige Teil. Editieren ist der schwierige Teil. Wissen Sie, was der erste Teil ist? Planung! Was Sie tun, bevor Sie schreiben, ist genauso wichtig wie das, was Sie schreiben. Die Planung eines Geschäftsdokuments und die Verwendung einer Gliederung sind wertvolle Werkzeuge, nach denen Sie zuerst in der Toolbox Ihres Autors greifen sollten.

Warum die Planung eines Geschäftsdokuments wichtig ist

Effektive Geschäftskommunikation erfordert die Verwendung der drei Cs: Schreiben Sie klar, prägnant und überzeugend. Wenn ein Geschäftsdokument schlecht geschrieben ist, zahlreiche Rechtschreib- oder Grammatikfehler enthält, keine Organisation aufweist oder die Probleme nicht identifiziert, hinterlässt Ihr Leser einen schlechten Eindruck. Um Ihren Ruf als Profi zu erhalten, müssen Sie daher Zeit für die Planung einplanen, bevor Sie mit dem Schreiben eines Geschäftsdokuments beginnen.

Was Planung beinhaltet

Planung braucht Zeit — von einigen Minuten bis zu einigen Stunden, abhängig von der Dokumentgröße, der Menge an Details und dem Grad der Wichtigkeit.

Wenn Sie ein Geschäftsdokument planen, müssen Sie:

• Definieren Sie den Zweck klar
• Kennen Sie Ihre Zielgruppe
• Skizzieren Sie die wichtigsten Punkte

Konzentrieren Sie sich auf den Zweck des Geschäftsdokuments

Identifizieren Sie Ihren Zweck und bleiben Sie konzentriert. Sicher, Möglicherweise müssen Sie zusätzliches unterstützendes Material mitbringen, um Ihren Standpunkt darzulegen. Die ergänzenden Informationen sollten jedoch niemals den Hauptzweck überstrahlen.

Versuchen Sie, diese Tipps zu verwenden, um Ihren Hauptpunkt hervorzuheben:

• Halten Sie das Format visuell einfach (vermeiden Sie dekorative, ablenkende Schriftarten)
• Identifizieren Sie das Problem sofort
• Antizipieren und beantworten Sie alle Fragen, die Ihr Leser stellen könnte
• Geben Sie Daten, Beweise oder Gründe an, die Ihren Hauptpunkt unterstützen
• Bieten Sie eine Lösung an oder machen Sie einen Vorschlag

Sehen Sie sich das folgende Beispiel an. Beachten Sie, wie die E-Mail das Problem (das Meeting) identifiziert und Fragen vorwegnimmt (ist dies obligatorisch?), bietet Motivation (es wird Sie direkt betreffen) und gibt eine klare Richtung, was der Leser tun muss (senden Sie das Memo).

Betreff: Treffen am Mittwoch um 10:00 Uhr

Liebe Sue,

Ich sende Ihnen eine E-Mail bezüglich eines wichtigen Treffens, das nächste Woche ansteht. Dieses Treffen findet am Mittwoch um 10:00 Uhr statt und alle Mitarbeiter müssen anwesend sein. Ich weiß, dass Sie als Leiter der Buchhaltung ziemlich beschäftigt sind und wissen, dass der Zeitpunkt des Meetings möglicherweise nicht ideal ist. In diesem Meeting wird jedoch eine neue unternehmensweite Initiative behandelt, die sich direkt auf Ihre Abteilung auswirkt.

Bitte senden Sie ein Memo an alle Mitarbeiter unter Ihrer Aufsicht bezüglich dieser Besprechung und betonen Sie die Notwendigkeit ihrer Teilnahme. Bitte lassen Sie mich wissen, wenn dies geschehen ist.

Ich schätze Ihre Unterstützung in dieser Hinsicht sehr. Bitte zögern Sie nicht, mich bei Fragen zu erreichen.

Mit freundlichen Grüßen,

Jeff

Organisieren Sie Ihr Geschäftsdokument

Sie können Ihr Recht auf einen unorganisierten Schrank ausüben. Sie können dieses Recht nicht ausüben, wenn es um Geschäftsschreiben geht. Geschäftskommunikation erfordert einen organisierten Ansatz. Wenn Ihr Leser durch das, was Sie geschrieben haben, verwirrt ist oder nicht weiß, welche Maßnahmen Sie von ihm erwarten, ist dies ein großer Fehler.

Machen Sie es sich daher zum Ziel, organisiert und zusammenhängend zu schreiben. Die Sätze und Absätze sollten natürlich fließen und den Leser von einem Thema zum nächsten führen. Verwenden Sie die richtige Formatierung von Geschäftsdokumenten. Und eine hervorragende Übung, um Ihnen zu helfen, Ihr Schreiben zu organisieren und zu präsentieren, ist die Verwendung einer Gliederung.

Verwenden Sie eine Gliederung

Eine Gliederung ermöglicht es Ihnen, darüber nachzudenken, was Sie sagen müssen und wie Sie dies in einer Reihenfolge tun, die Sinn macht. Beginnen Sie mit Ihren Hauptpunkten. Fügen Sie dann Unterthemen hinzu, die den Hauptpunkt unterstützen. Wenn Sie diese aufschreiben, werden Sie feststellen, wo Sie die Reihenfolge möglicherweise ändern müssen. Oder Sie werden aufgefordert, zusätzliche Informationen hinzuzufügen.

Ein weiterer Vorteil der Verwendung einer Gliederung: Sie zwingt Sie, langsamer zu werden. Zu schnelles Schreiben führt zu unordentlichen Fehlern. Ein Umriss lässt Sie pausieren, denken Sie langsam über das Bild nach, das Sie für Ihren Leser malen möchten, und beseitigen Sie das Unwesentliche.

Hier ist ein Beispiel für eine grundlegende Gliederung:

Titel: Verriegeln Sie Ihre Bürotür

1. Alle Mitarbeiter müssen ihre Bürotüren nachts verriegeln
   1. Listen Sie die Gründe auf, warum dies erforderlich ist
   2. Erklären Sie, dass dies sofort wirksam wird
2. Besprechen Sie neue Schlösser, die installiert werden sollen
   1. Neue Schlüssel, die ausgegeben werden sollen
   2. Was tun, wenn Sie Ihren Schlüssel verlieren
3. Fazit: Loben Sie die Mitarbeiter für ihre Unterstützung dieser neuen Initiative

Vergessen Sie nicht, Ihr Geschäftsdokument zu bearbeiten

Ihr Geschäftsdokument ist erst fertig, wenn Sie es geprüft haben. Lesen, bearbeiten, wiederholen. Untergraben Sie nicht die Glaubwürdigkeit Ihrer Arbeit mit Tippfehlern, Interpunktionsfehlern und Ungenauigkeiten.

Lektoren benutzen diesen Trick, um eventuelle grammatische oder typografische Fehler im Text zu finden: Lesen Sie ihn vollständig vor. Und das in einem langsamen Tempo. Hören Sie genau zu, was sich anhört. Vielleicht hast du lose getippt, als du loose sagen wolltest. Oder du hast ein Wort weggelassen. Und Sie werden hören, wenn Sie denselben Punkt zweimal in einem Absatz angegeben haben.

Das Schreiben eines professionellen Geschäftsdokuments ist keine leichte Aufgabe. Mit der richtigen Planung, der Organisation Ihrer Gedanken mithilfe einer Gliederung und der Anwendung der oben genannten Tipps können Sie jedoch die Kunst des Schreibens von Geschäftsdokumenten beherrschen.