Ein Leitfaden für Arbeitsaufträge & Work Order Management (Probe enthalten)

Ein Arbeitsauftrag ist das Bindegewebe zwischen einem Kunden und der Arbeit, die er erledigen möchte. Arbeitsaufträge fungieren als Papierpfad, der definiert, was wann und für wie viel innerhalb einer Organisation getan werden muss. Work Order Management ist das Lebenselixier vieler Branchen, die Service und Wartung anbieten.

Die meisten von uns haben unterschrieben oder einen Arbeitsauftrag erhalten, aber wie so vieles von dem, was alltäglich ist, haben wir keine feste Vorstellung davon, was es ist und warum es ein so entscheidendes Glied in vielen Geschäftsvorfällen ist.

Was ist ein Arbeitsauftrag?

Ein Arbeitsauftrag ist ein Dokument, das einen Auftrag zwischen einem Kunden und einem Auftragnehmer beschreibt. Arbeitsaufträge können für die Verwendung innerhalb einer Organisation generiert werden, wahrscheinlich mit Arbeitsmanagementsoftware, aber sie dienen am häufigsten als Vertrag zwischen dem Kunden und demjenigen, mit dem er die gewünschte Arbeit ausführt.

Ein Arbeitsauftrag enthält eine Beschreibung des Auftrags mit einer Schätzung der Kosten, einschließlich Arbeit, Teilen und Materialien. Abhängig von der Art der Arbeit, die Sie zuweisen, sind möglicherweise Formulare beigefügt, für die möglicherweise Genehmigungen oder andere Unterlagen erforderlich sind.

Der Arbeitsauftrag enthält auch Informationen darüber, wo die Arbeit benötigt wird, wer sie ausführen wird und in welchem Zeitraum sie abgeschlossen werden soll. Die Kundeninformationen sind ebenfalls enthalten und können als Rechnung für die Arbeit verwendet werden.

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Wofür werden Arbeitsaufträge verwendet?

Arbeitsaufträge Standardisieren Sie den Workflow und erstellen Sie einen einfachen und schnellen Prozess zum Planen, Zuweisen und Verfolgen von Arbeiten, während Sie Ressourcen dokumentieren und die Leistung verfolgen.

Arbeitsaufträge werden hauptsächlich in der Bauindustrie für Serviceanfragen verwendet, können aber auch für Produkte, Inspektionen und Audits verwendet werden. Arbeitsaufträge können nicht immer als solche bezeichnet werden. Beispielsweise wird in der Fertigung ein Arbeitsauftrag häufig als Kundenauftrag bezeichnet, wenn ein Build oder Engineering stattfinden soll.

Unabhängig davon, in welcher Branche ein Arbeitsauftrag verwendet wird, wird er verwendet, um den Status des Auftrags zu verfolgen und zu überwachen, um sicherzustellen, dass er pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen wird. Dies gilt, wenn Arbeitsaufträge im Außendienst oder in einer Branche verwendet werden, die mit regelmäßigen Inspektionen beauftragt ist. In dieser Hinsicht wirken sie fast wie ein Projektstatusbericht.

Arbeitsauftragstypen

In Bezug auf die Struktur gibt es verschiedene Arten von Arbeitsaufträgen.

• Zitate: Diese Art von Arbeitsauftrag ist eine Liste von Produkten mit ihren Preisen enthalten. Diese Angebote werden erfasst und der Kunde kann dann entscheiden, ob er seine finanziellen Anforderungen für die Arbeit erfüllt. Diese Produkte sind nicht zum Inventar verpflichtet.
• Bestellungen: Der Unterschied zwischen einem Angebotsauftrag und einem auftragsbasierten Arbeitsauftrag besteht darin, dass es sich bei letzterem um eine Liste von Produkten handelt, die mit größerer Wahrscheinlichkeit vom Kunden gekauft werden. Daher können diese an ein Inventar gebunden werden.
• Ungeplanter Arbeitsauftrag: Dies betrifft Arbeiten, die nicht im Voraus geplant wurden, z. B. bei Maschinenausfällen oder bei dringenden, ungeplanten korrektiven Produktwartungen.
• Geplanter Arbeitsauftrag: Wenn Sie wiederkehrende Arbeiten haben, die im Voraus geplant werden können, z. B. vorbeugende Wartung oder andere automatische Aktualisierungen, wird dies als geplanter Arbeitsauftrag bezeichnet.
• Interner Arbeitsauftrag: Dies sind Arbeitsaufträge, die von einer Person in der Organisation stammen und an eine andere Person innerhalb derselben Organisation gesendet werden. Die meisten internen Arbeitsaufträge sind digital.
• Externer Arbeitsauftrag: Wenn ein Arbeitsauftrag von außerhalb der Organisation stammt, wird er als externer Arbeitsauftrag bezeichnet. Diese werden oft vor der Ausführung überprüft und geplant.
• Manueller Arbeitsauftrag: Instandhaltungsmanager planen häufig manuelle Arbeitsaufträge von Hand, nachdem sie eine Arbeitsanfrage erhalten haben. Sie weisen dem entsprechenden Teammitglied entweder intern oder extern manuelle Arbeitsaufträge zu.
• Automatischer Arbeitsauftrag: Wenn ein Arbeitsauftrag eingerichtet werden kann, um Zuweisungen an entsprechende Mitarbeiter automatisch zu planen, häufig über ein Softwaretool, wird er als automatischer Arbeitsauftrag bezeichnet.

Wenn es sich um einen Serviceauftrag handelt, beschreiben Sie anstelle eines Produkts den Zeitplan für die Lieferung dieses Auftrags.

Diese Typen sind insofern etwas flexibel, als der Arbeitsauftrag nach der Erstellung von einem Angebot in einen Auftrag geändert werden kann, in dem angegeben wird, wie viele Produkte im Angebot festgelegt werden können. Eine Bestellung zu einem Angebot enthält nur Bestellinformationen, z. B. ein Autorisierungsdatum.

Arbeitsauftragsprobe

Sie fragen sich vielleicht, was in einem Arbeitsauftrag enthalten sein sollte, um das effektivste Ergebnis zu erzielen. Um einen besseren Überblick über Arbeitsaufträge und deren Auswirkungen zu erhalten, schauen wir uns ein Beispiel an. ProjectManager.com hat eine Reihe von kostenlosen Projektmanagement-Vorlagen, und unten abgebildet ist eine Vollversion unserer Arbeitsauftragsvorlage. Wir werden die verschiedenen Elemente des Arbeitsauftrags skizzieren und wie man sie benutzt.

Kontakt und interne Informationen

Unsere kostenlose Arbeitsauftragsvorlage kann an die Umfänge Ihres Unternehmens angepasst werden, ist jedoch vollständig mit den Grundlagen ausgestattet. An der Spitze ist, wo viele der relevanten Informationen erfasst werden, wie Firmenname, Adresse und Kontakt.

Es gibt auch einen Ort, um die Arbeitsauftragsnummer hinzuzufügen, die der Schlüssel ist, um den Überblick über den Job zu behalten und den Arbeitsauftrag schnell zu finden. Daten sind enthalten, wann der Arbeitsauftrag erteilt wird, wann die Arbeit voraussichtlich beginnt, endet und wann sie abgeschlossen ist.

Es kann eine Prioritätsstufe eingestellt werden. Die Person, die den Arbeitsauftrag angefordert hat, wird identifiziert und eine Kundennummer für den internen Gebrauch angegeben. Für größere Organisationen kann die Abteilung angegeben werden.

Stellenbeschreibung

Das Fleisch des Arbeitsauftrags ist natürlich der Job und die damit verbundenen Arbeits- und Materialkosten. Hier wird die Arbeit beschrieben, wer in Rechnung gestellt wird und gegebenenfalls, wohin die Arbeit versendet wird.

Nachfolgend finden Sie eine detaillierte Beschreibung der zu erledigenden Arbeit und der Anzahl der Stunden, die für die Ausführung jeder Zeilenzeit erforderlich sind, sowie der Rate des mit der Arbeit beauftragten Mitarbeiters. Dies wird dann summiert.

Benötigte Materialien

Der nächste Abschnitt in unserem Arbeitsauftragsmuster listet die Materialien auf, die für die Ausführung des Auftrags benötigt werden, wie viel von jedem, die Kosten und die anfallenden Steuern. All dies wird zu der obigen Summe für eine Zwischensumme addiert. Alle zusätzlichen Gebühren werden zu dieser Zwischensumme hinzugefügt, um den Gesamtpreis des Arbeitsauftrags zu erreichen.

Schließlich gibt es Platz, um zusätzliche Informationen hinzuzufügen. Dann gibt es eine Signatur und Datumsgrenze. Auch dies ist ein Arbeitsauftragsbeispiel, aber ein paar Verbesserungen können auf fast jeden Arbeitsauftrag angewendet werden, den Sie produzieren müssen.

Schlüsselprinzipien eines guten Arbeitsauftragsmanagements

Ein Arbeitsauftrag ist in der Tat eine Aufgabe. Es ist eine Möglichkeit, einen Job zu beschreiben, zuzuweisen und zu verfolgen, um sicherzustellen, dass er pünktlich und innerhalb eines vereinbarten Budgets abgeschlossen wird. Die Verwaltung der Erstellung und des Ablaufs eines Arbeitsauftrags von der Initiierung bis zur Ausführung und Fertigstellung ist von entscheidender Bedeutung.

Der Prozess der Auftragsverwaltung folgt drei einfachen Schritten:

1. Erstellen eines neuen Arbeitsauftrags: Unabhängig davon, ob es sich um einen materiellen oder digitalen Arbeitsauftrag handelt, ist es wichtig, die richtigen Personen mit Details zu dieser Aufgabe zu beauftragen, einschließlich Informationen wie Zweck, Prioritätsstufe, beschreibende Informationen und mehr.
2. Datenverkehr durch die Organisation: Stellen Sie sicher, dass der Empfänger über die erforderlichen Informationen verfügt, um den Arbeitsauftrag gemäß Ihren Spezifikationen abzuschließen.
3. Schließen Sie den Arbeitsauftrag, wenn er abgeschlossen ist: Um den Workflow zu organisieren, stellen Sie sicher, dass alle Arbeitsaufträge abgeschlossen sind, bevor Sie einen neuen Arbeitsauftrag erstellen.

In Bezug auf diejenigen, die an der Verwaltung von Arbeitsaufträgen beteiligt sind, umfassen sie die Person, die die Arbeit angefordert hat, die Person, die befugt ist, sie zu genehmigen, und diejenigen, die sie ausführen.

Wenn Sie einen Berichtsmechanismus haben, können Sie auch den Überblick über die Arbeit behalten und sicherstellen, dass sie innerhalb der Frist abgeschlossen ist. Wenn Sie fertig sind, ist eine Zahlung erforderlich, und daher muss die Gehaltsabrechnung einbezogen werden, um Anzahlungen und dann die endgültige Bezahlung zu verwalten.

Wie Projektmanager.com optimiert die Verwaltung von Arbeitsaufträgen

ProjectManager.com ist eine preisgekrönte Software, die hilft, die Arbeit zu organisieren und die Effizienz zu steigern. Das Generieren, Verfolgen und Bezahlen von Arbeitsaufträgen wird durch unser cloudbasiertes Tool verbessert, mit dem Sie Echtzeitdaten erhalten, um immer zu wissen, ob Sie den Zeitplan einhalten.

Kanban-Boards können verwendet werden, um Arbeitsaufträge zu erstellen, Anhänge hinzuzufügen, Prioritäten zu setzen und den Fortschritt zu verfolgen. Diese Boards sind besonders attraktiv für diejenigen, die einen visuellen Workflow bevorzugen. Arbeitsaufträge werden auf digitalen Karten erstellt, die dann unter Spalten platziert werden, die die Arbeitsphasen darstellen und an die Nomenklatur Ihrer Organisation angepasst werden können.

Verfolgen Sie den Fortschritt für bessere Ergebnisse

Verfolgen Sie den Fortschritt in Dashboards, die automatisch Statusaktualisierungen widerspiegeln, und berechnen Sie Metriken wie Zeit, Aufgaben, Kosten und mehr. Wenn Sie beispielsweise einen Mechaniker-Arbeitsauftrag zusammenstellen und Ihre Crew vor Ort ist, können sie ihren Status aktualisieren oder zusammenarbeiten, indem Sie auf Aufgabenebene Kommentare abgeben, solange sie über eine Internetverbindung verfügen.

Die bei der Arbeit protokollierte Zeit kann auch mit Arbeitszeittabellen verfolgt werden, die auch die Gehaltsabrechnung optimieren. Sie sind sicher und einfach zu bedienen. Unser unbegrenzter Dateispeicher bedeutet, dass Sie das Tool als zentralen Hub verwenden können, um alle Ihre Arbeitsaufträge zu verwalten.

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