Endbenutzerschulung – Alles, was Sie brauchen, um es 2021 richtig zu machen

Was ist das erste, bei dem Sie sich zu Hause fühlen, wenn Sie an einen neuen Ort gehen?

Man könnte Trost, Frieden, Liebe sagen.

Aber wir glauben, dass es Informationen sind.

Menschen sind darauf programmiert, sich zu wundern und zu lernen. Liest du diesen Artikel nicht, um etwas Neues zu lernen?

Würden Sie sich an den Artikel halten, wenn er Ihre Bedürfnisse nicht erfüllt? Oder haben Sie das Gefühl, Ihre Zeit verschwendet zu haben?

Egal, ob es sich um Mitarbeiter oder Kunden handelt, Ihre Endbenutzer fühlen dasselbe, wenn Sie sie nicht richtig einbinden.

Meistens wissen sie nicht einmal, was sie wissen sollten – zumindest nicht alle Details. Wenn es also ein Update gibt oder wenn jemand Neues hereinkommt, ist es wichtig, sie richtig und reibungslos zu trainieren.

In diesem Artikel werde ich über :

• So führen Sie Benutzerschulungen durch
• Beispiele für Benutzerschulungen
• Top Business Training Software

Bevor wir das alles sehen, wollen wir zuerst sehen:

Was ist Endbenutzerschulung?

Endbenutzerschulungen stellen sicher, dass die Zielgruppe (hauptsächlich Mitarbeiter) mit dem Unternehmen und seinen Bedürfnissen übereinstimmt. Die Endbenutzerschulung kann auf verschiedene Weise abgeschlossen werden, aber im Jahr 2021 besteht die häufigste Methode darin, interaktive Anleitungen auf dem Bildschirm oder ein Äquivalent dieser Lernmethode zu verwenden.

Wie Sie sich vorstellen können, können Endbenutzerschulungen fast jederzeit auf der Reise des Mitarbeiters oder Benutzers stattfinden.

Mitarbeiter-Onboarding und Benutzer-Onboarding sind die typischsten Beispiele, bei denen meist Endbenutzerschulungen erforderlich sind.

In einer Welt, in der Remote-Onboarding das neue Beste ist, gewinnt die virtuelle Schulung von Endbenutzern an Bedeutung.

Hier ist der Grund:

Warum ist Endbenutzerschulung wichtig?

Würden Sie einen Schriftsteller einstellen, der nicht weiß, wie man schreibt?

Oder würden Sie hşre ein Mechaniker, der noch nie ein Auto in ihrem Leben gesehen hat?

Gleiches gilt für die Schulung der Endbenutzer. Endbenutzerschulungen sind wichtig, weil:

1. Die Schulung von Endbenutzern verbessert die Gesamtproduktivität Ihrer Mitarbeiter/Benutzer. Da alle Endbenutzer synchron arbeiten, steigen die Produktivitätsraten schneller.
2. Endbenutzerschulungen schaffen einen Mehrwert für Ihr Unternehmen als Ganzes. Wenn alle Benutzer synchronisiert sind, können Sie ein besseres Profil erstellen, und Ergebnisse einfacher erhalten.
3. Endbenutzerschulungen verbessern die Genauigkeit. Da alle Endbenutzer gut geschult sind, bringen sie schneller einen Mehrwert, von dem sowohl Sie als auch sie profitieren. Daher neigen die Genauigkeitsniveaus dazu, sich schneller zu verbessern.

Arten der Benutzerschulung

Obwohl es viele verschiedene Möglichkeiten gibt, Benutzer zu schulen, können wir sie unter 3 Hauptkategorien zusammenfassen:

Selbstschulung 📚

Diese Methode kann das Gefühl haben, dass Sie den Benutzer allein gestrandet lassen, um das Produkt für sich selbst zu verstehen.

Und Sie wären genau richtig!

Diese Methode ist die am wenigsten erfolgreiche in der Benutzerschulung, einfach weil sie nicht dazu beiträgt, den Erfolg der Benutzer sicherzustellen, da sie aktiv lernen müssen, anstatt dass Sie ihnen helfen.

Face-to-Face-Training 🗣

Die Face-to-Face-Trainingsmethode ist nicht so hart wie die Selbstbedienungsmethode und erfordert viel Zeit. Der Endbenutzer wird mit einem Ausbilder geschult, und der einzige Zweck dieser einen Person besteht darin, Endbenutzer zu schulen.

Automatisiertes (virtuelles) Online-Training ✊

Das Online-Endbenutzertraining ist unter anderem das angesagteste, da es nicht unbedingt erforderlich ist, dass eine Person alle Endbenutzer einzeln anweist.

Virtuelles Training kann einfach durch die Einführung eines Online-Trainingsprodukts durchgeführt werden.

So führen Sie Benutzerschulungen richtig durch (5 entscheidende Schritte)

Natürlich gibt es viele Schritte, die Sie und Ihre Endbenutzer unternehmen sollten, um eine vollständige Schulung zu erhalten.

Lassen Sie uns all diese Schritte unter 5 Hauptkategorien zusammenfassen:

1- Listen Sie auf, warum Ihre Endbenutzer geschult werden müssen

Nun, Sie wissen, dass die Endbenutzer neue Informationen benötigen, aber warum brauchen sie diese?

Bist du:

• Etwas völlig Neues einführen,
• Änderungen vornehmen,
• Oder neue Leute ausbilden?

Jeder Grund kann unterschiedliche oder leicht unterschiedliche Ansätze erfordern, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

• Wenn Sie bestehenden Endbenutzern etwas völlig Neues vorstellen, müssen Sie sich nicht die Mühe machen, alle Details Ihres Unternehmens vorzustellen. Sie können sich nur auf den neuen Aspekt konzentrieren.
  Um bestehenden Benutzern auf einfache Weise eine neue Funktion oder Plattform vorzustellen, können Sie sie mithilfe eines Ressourcencenters über die Änderung informieren und sie mit einer Checkliste schulen, die interaktive Feature-Walkthroughs für die einfachste virtuelle Endbenutzererfahrung auslöst.

• Wenn Sie eine Änderungsperiode durchlaufen, müssen Sie selbst über das Änderungsmanagement Bescheid wissen und die Endbenutzer entsprechend schulen. Genau das hat RAM mit ihrem IT-Systemwechsel getan.

Wenn Sie neue Endbenutzer schulen, müssten Sie einen längeren Weg einschlagen, da es viel zu lernen gibt. Zuerst sollten Sie die Grundlagen mit einer In-App-Nachricht vorstellen, dann sollten Sie sie mit einer interaktiven exemplarischen Vorgehensweise durchgehen und ihnen weitere Hilfe mit einer Checkliste oder einem Hilfecenter geben.

2- Erstellen Sie eine Liste der Anforderungen des Endbenutzers

Das direkte Eintauchen in die Praxis ohne Plan ist normalerweise eine Belastung, oder?

Um dies zu vermeiden, listen Sie auf, was Ihre Endbenutzer haben und lernen müssen.

Was die materiellen Notwendigkeiten betrifft:

• Haben sie Zugang zu allen Plattformen?
• Haben sie die notwendigen Konten bereit?
• Sind ihre Dokumente fertig?
• Ist ihre Ausrüstung fertig?
• Ist ihr Trainingsprogramm bereit, ausgeführt zu werden?

Und alles, was speziell für Ihr Unternehmen.

Listen Sie außerdem auf, was Sie in das Trainingsprogramm aufnehmen sollten:

• Sind alle Funktionen erklärt?
• Funktionieren alle virtuellen Tools?
• Haben sie Fortschrittsbalken, in denen sie ihren Fortschritt überprüfen können?
• Wissen sie, was als nächstes im Fortschritt kommt?
• Haben sie Zugang zu weiterer Hilfe?

3- Stellen Sie sicher, dass das Trainingsprogramm detailliert ist

Details machen etwas perfekt, heißt es.

Das ist hauptsächlich für Mode, aber dennoch sind Details das, was die Endbenutzerschulung perfekt macht.

Zum Beispiel trainiere ich Sie, wie Sie Endbenutzer mit diesem Artikel schulen, oder?

Würdest du dich zufrieden fühlen, wenn ich dir nur die Überschriften geben und dich den Rest selbst herausfinden lassen würde?

Versetzen Sie sich in die Position eines neuen Endbenutzers, was müssen Sie wissen? Was wäre eine Überlastung?

Genau wie bei der Markteinführung eines Produkts sollten Sie die Mitarbeiter bitten, den Trainingsprozess zu testen und Feedback zu geben, bevor Sie ihn in Betrieb nehmen.

Sie können auch Mitarbeiter einstellen, die Ihnen helfen, das bestmögliche Training zu erstellen.

• Wenn Sie etwas Neues einführen oder jemanden willkommen heißen, können Sie sich von einem Onboarding-Spezialisten helfen lassen.
• Wenn Sie Änderungen vornehmen, können Sie sich von einem Change-Management-Spezialisten helfen lassen.
• Oder einfach, Sie können ein 3rd-Party-Tool, das beides für Sie tun können.

4- Lassen Sie den Endbenutzer wissen, wie er weitere Hilfe erhält

Wenn Sie bei einem Problem nicht angeben, was zu tun ist, ist dies möglicherweise der häufigste Fehler bei der Schulung von Endbenutzern.

Es ist nicht einfach herauszufinden, an wen oder wann man sich wenden kann, wenn ein Endbenutzer Hilfe benötigt.

Das Setzen einer Schaltfläche “Weitere Hilfe” ist viel einfacher und macht Sie auch zuverlässiger.

5- Bitten Sie am Ende des Prozesses um Feedback

Genau wie jeder andere Prozess kann ein Trainingsprozess sein Nirwana nicht erreichen, wenn Sie nicht Feedback von Ihren Endbenutzern über ihre Erfahrungen sammeln.

• Hatten sie Probleme, das Training zu bekommen?
• Hatten sie Probleme während des Trainings?
• Könnten sie den Prozess einfach abschließen?
• War alles klar erklärt?
• Gibt es etwas, das verbessert werden könnte?
• Wie würden sie den Prozess auf einer Skala von 10 bewerten?

Wenn Sie die Stimme des Endbenutzers bewerten, fühlen sie sich nicht nur sicher, sondern auch glaubwürdiger.

Benutzerschulungsbeispiel – Wie RAM bei der Implementierung neuer Software erfolgreich war

RAM ist ein Kurierdienst mit Sitz in Südafrika.

Das 1988 gegründete Unternehmen durchlief viele Veränderungen. Eine dieser Änderungen war die Anpassung an die moderne Welt und die Migration zu einem modernen IT-Service.

Daher benötigte das Unternehmen eine Lösung, um alle seine +1000 Mitarbeiter zu schulen. Wie Sie sich vorstellen können, war es für das Unternehmen fast unmöglich, sie alle persönlich zu schulen. Auch sie das System lernen zu lassen, war keine Wahl, da es Chaos verursachen könnte.
Nicht jeder ist ein Mastermind, wenn es um IT-Sachen geht.

Daher übernahm RAM eine Benutzer-Onboarding-Software, UserGuiding, um die Arbeit für sie zu erledigen.

Wir verwenden UserGuiding, um Benutzer (intern und extern) durch unsere neue Plattform zu führen, ihnen bei ihren täglichen Aufgaben Hilfe / Anleitung zu geben, sie zu schulen und zu zertifizieren, sobald sie bestimmte Anleitungen und praktische Erfahrungen abgeschlossen haben.

Steven Friedman, ihr Chief Information Officer

RAM verwendete fast alle notwendigen Funktionen, um sicherzustellen, dass die Endbenutzer ordnungsgemäß geschult werden.

Sie enthalten:

• Ein interaktiver Leitfaden,

• Checklisten,

• Tooltips,

• Und weitere Hilfemöglichkeiten.

Top Business Training Software in 2021

Um Ihre Endbenutzer virtuell zu schulen, sind diese 4-Software Ihre Helfer Nummer eins.

1. UserGuiding
2. WalkMe
3. Iorad
4. Dokit

Beginnen wir mit unserem ersten Produkt:

UserGuiding

UserGuiding all-in-One-Lösung für Endbenutzerschulungen, Betriebsanleitungen und Benutzersupport. Über eine benutzerfreundliche Oberfläche können sie vordefinierten Pfaden oder Ereignissen mit nur einem Klick oder einer Berührung folgen.

Das Highlight von UserGuiding ist, dass es sehr kundenorientiert ist: egal ob Dienstleister oder Endanwender, mit UserGuiding führen Sie Ihre Anwender verständlich und einfach durch die komplexesten Prozesse.

Die Eigenschaften dieses Produktes sind:

• Erstellen eines Pfades für jede Software / Website ohne Codierung erforderlich
• Erstellen einer vordefinierten Route
• Sammeln von Daten aus jedem Schritt
• Einschließlich Videos
• Erstellen umsetzbarer interaktiver Checklisten
• Ressourcenzentren
• NPS-Umfragen

Außerdem ist UserGuiding eines der kostengünstigsten Tools, das alle wesentlichen Funktionen für die Endbenutzerschulung bietet.

Ob Sie Ihre Endbenutzer schulen oder ihre Arbeit vereinfachen wollen: UserGuiding ist die richtige Wahl für Sie.

WalkMe

Schauen wir uns nun WalkMe an. Sie sind ein Unternehmen, das sich auf digitale Walkthroughs und Benutzerführung spezialisiert hat.

Ihre Produkte können verwendet werden, um Benutzer durch jede Website oder Softwarelösung zu führen und die Benutzerfreundlichkeit Ihrer aktuellen Anwendungen zu verbessern.

Mit WalkMe können Sie Ihre digitalen Komplettlösungen anpassen, um zu sehen, wie viele Benutzer während ihrer Reise geführt werden.

Dennoch ist das Produkt überhaupt nicht einfach einzurichten. Um WalkMe verwenden zu können, müssten Sie über das technische Wissen oder einen Ersatzentwickler verfügen.

Außerdem benötigt WalkMe ein riesiges Budget. Es ist eines der teuersten Tools im Vergleich zu seinen Konkurrenten, obwohl es ähnliche Funktionen wie UserGuiding hat.

Iorad

Iorad ist ein Programm, mit dem Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen erstellen können, während Sie sich durch den Prozess bewegen.

Sie können sowohl Video und Audio, als auch Ihren Bildschirm mit Iorad aufzeichnen. Bei Bedarf können Sie auch Beschreibungen und Überschriften für jede Aktion sowie eine Einführung und einen Anhang bereitstellen. Mit Iorad können Sie auch Bereiche auf dem Bildschirm hervorheben oder verwischen, um das Tutorial genauer zu gestalten.

Wenn Sie es einfach für den persönlichen Gebrauch wollen, ist Iorad ein großartiges Werkzeug; ansonsten sind die Preise für ein Produkt mit nur einer Verwendung zu hoch.

Einfach gesagt, Iorad dient als Demo-Hilfe, ist aber nicht kostenlos.

Dokit

Dokit ist ein Produkt, mit dem interaktive Tutorials erstellt und als bearbeitbare PDF-Dateien gedruckt werden können. Es ist ein Tool zum Erstellen einfacher, benutzerfreundlicher und effektiver Komplettlösungen.

Für uns ist Dokit sehr intuitiv: Es verfügt über eine Umgebung, in der Sie Ihre Projekte und deren Aussehen einfach verwalten können.

Was unterscheidet Dokit von den anderen?

Es ist sehr einfach, Videos und Bilder sowie Anmerkungen hinzuzufügen. Diese Software bietet die intuitivste Benutzeroberfläche, die es einfach macht, von jedem benutzt zu werden.

Der Preis von Dokit ist eines der Hauptmerkmale: Sie können einfache Tutorials unter 5 € pro Monat erstellen.

Fazit

Endbenutzer, ob Mitarbeiter oder Benutzer, bringen Ihrem Unternehmen einen Mehrwert. Und was die Endbenutzer qualifizierter macht, ist eine gute Schulung der Endbenutzer.

Möglicherweise benötigen Sie eine Endbenutzerschulung, um neue Mitarbeiter einzustellen, oder Sie durchlaufen eine Änderungsphase.

So wichtig es auch ist, der Schulungszeitraum für Endbenutzer sollte keine Belastung darstellen. Es gibt Tools, die Ihnen helfen, die sowohl einfach zu bedienen als auch erschwinglich sind, wie z. B. UserGuiding.

Häufig gestellte Fragen:

Warum schulen Sie Mitarbeiter?

Mitarbeiter und Endbenutzer sollten geschult werden, um ein genaues und stabiles Wachstum innerhalb eines Unternehmens zu erzielen. Selbst die besten Mitarbeiter könnten nicht richtig arbeiten, wenn sie nicht auf die Systeme und Anforderungen des Unternehmens abgestimmt wären.

Was ist in einem Trainingsplan enthalten?

Die Ausrichtung des Mitarbeiters auf die Unternehmenswerte, das Onboarding auf den häufig verwendeten Plattformen und die Einführung der Methoden des Unternehmens sind die drei wichtigsten Dinge, die ein Unternehmen in einen Endbenutzer-Schulungsplan aufnehmen sollte.