Event Management: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verwendung in Ihren Veranstaltungen

Event Management. Es ist eine Phrase, die viel herumgeworfen wird, aber jenseits der wörtlichen Bedeutung der Verwaltung von Ereignissen, was genau beinhaltet es? Und noch wichtiger, wie kann es in Veranstaltungen verwendet werden?

Jede Art von Veranstaltung erfordert einzigartige Fähigkeiten und Know-how, die Ihnen helfen, das Chaos zu mildern und reibungslose, ansprechende Veranstaltungen für Ihre Teilnehmer durchzuführen.

Es gibt viel zu besprechen, weshalb wir Sie in diesem Artikel durch die Schlüsselkonzepte des Eventmanagements führen und Ihnen zeigen, wie sie direkt auf Ihre Events angewendet werden können.

Event Management erklärt

Event Management ist vereinfacht gesagt die Koordination, Planung, Organisation und Durchführung einer Veranstaltung. Der Begriff umfasst das Projektmanagement in allen Aspekten einer Veranstaltung, von der Suche nach Referenten bis hin zum Versenden von Umfragen nach der Veranstaltung. Darüber hinaus kann das Ereignismanagement auf jede Art von Ereignis in jeder Umgebung angewendet werden.

Obwohl oft synonym mit dem Begriff ‘Veranstaltungsplanung’ verwendet, ist Event-Management mehr Hands-on und hat mehr mit Logistik und der Gesamtabwicklung im Vorfeld und am Tag der Veranstaltung selbst zu tun.

Warum Event Management wichtig ist

Ein Event richtig zu managen ist essentiell, damit es ein Erfolg wird. Einfach ausgedrückt, egal wie gut Ihr Veranstaltungsort, Ihre Lautsprecher oder Ihre Unterhaltung sind, wenn Sie die grundlegenden Faktoren wie Budgetierung und Logistik nicht richtig verstehen, können Sie sich möglicherweise unvorhergesehenen Herausforderungen aussetzen.

Denken Sie also so, je mehr Zeit Sie in das Eventmanagement investieren, desto professioneller wird Ihre Veranstaltung.

Virtuelles Eventmanagement

Der rasante Aufstieg von Online-Events hat uns schnell gezwungen, unser Know-how des persönlichen Eventmanagements an die virtuelle Welt anzupassen. Aufgaben wie die Suche nach einem Veranstaltungsort, die Erstellung von Gesundheits- und Sicherheitsprotokollen und das Catering wurden durch die Suche nach der richtigen Technologie, die Erstellung wertvoller Inhalte und die Einbindung der Teilnehmer ersetzt.

Deshalb sollten Sie bei der Verwaltung einer virtuellen Veranstaltung nicht nur die Logistik dahinter verstehen, sondern auch zusätzlichen Wert auf die Erstellung interessanter Inhalte legen.

Die fünf Schritte des Eventmanagements

Jetzt haben wir die Grundlagen aus dem Weg, lassen Sie uns in die fünf grundlegenden Schritte des Eventmanagements eintauchen. Diese können auf jedes Ereignis angewendet werden und sollten Ihnen viele Einblicke geben, die direkt auf Ihre Ereignisse angewendet werden können, in welcher Form auch immer.

Schritt 1: Erstellen Sie ein Ziel und machen Sie Ihre Hausaufgaben

Die erste Stufe eines erfolgreichen Ereignisses besteht darin, Ihr Ziel zu definieren und einen Aktionsplan zu erstellen, wie Sie es erreichen werden. Beginnen Sie damit, herauszufinden, was Sie erreichen möchten, konzentrieren Sie sich auf ein Ziel und machen Sie es wirklich. In vielen Fällen wird dies selbstverständlich sein. Vielleicht möchten Sie beispielsweise ein neues Produkt auf den Markt bringen oder zusätzliche Leads generieren.

Was auch immer Sie sich entscheiden, es ist wichtig, auf die Einzelheiten einzugehen, da dies Ihnen eine klarere Sicht auf die Veranstaltung gibt und die Verwaltung auf lange Sicht erleichtert. Sobald Sie Ihr Ziel identifiziert haben, ist es an der Zeit, mit der Recherche zu beginnen.

Bestimmen Sie, was Sie erreichen möchten, und legen Sie die Maßnahmen fest, die Sie dorthin bringen. Auf diese Weise können Sie den Umfang Ihrer Veranstaltung verfeinern und die zum Erreichen Ihres Ziels erforderlichen Maßnahmen ermitteln.

Je mehr Forschung Sie durchführen, desto detaillierter und verfeinerter wird die Veranstaltung. Darüber hinaus haben Sie ein besseres Verständnis für die Durchführbarkeit der Veranstaltung, insbesondere in Bezug auf das Budget und wie dies Ihrem Ziel entspricht.

Schritt 2: Wählen Sie Ihr Thema und skizzieren Sie die Veranstaltung

Nachdem Sie Ihre Nachforschungen angestellt haben, ist es an der Zeit, anhand Ihrer ersten Ergebnisse einen konkreten Aktionsplan für Ihre Veranstaltung zu erstellen. Wichtig ist, dass dies Ihnen die Grundlagen gibt, um mit der Gestaltung Ihrer Veranstaltung zu beginnen, also gehen Sie jedes Detail durch, wie klein es auch sein mag.

Um den Ball ins Rollen zu bringen, finden Sie hier eine Liste von Fragen, mit denen Sie diese Details ausbügeln können:

• Was ist das Thema der Veranstaltung?
• Wer ist die Zielgruppe?
• Wo und wann findet die Veranstaltung statt?
• Was ist das Format?
• Wie lange dauert die Veranstaltung?
• Mit wie vielen Teilnehmern kann ich rechnen?
• Wer wird auf der Veranstaltung sprechen?
• Biete ich Aktivitäten oder Unterhaltung an?
• Wie kann ich Teilnehmer binden?
• Werden Sie für Tickets berechnen?
• Müssen Sie Sponsoren finden?
• Welche Veranstaltungstechnik benötige ich?

Hier gibt es viele Denkanstöße und viele weitere Fragen, die beantwortet werden müssen. Entscheidend ist, dass Sie sich in eine nachdenkliche Denkweise versetzen, in der Sie sich jedes mögliche Detail und alle Eventualitäten rund um das Ereignis vorstellen. Auf diese Weise können Sie auftretende Probleme frühzeitig erkennen.

Schritt 3: Verfeinern Sie die Details

Inzwischen sollten Sie eine gute Vorstellung davon haben, wie das Ereignis aussehen soll. Dieser Schritt ist bei weitem der zeitaufwendigste und besteht aus einer langen Liste von Aktionen (siehe unten), abhängig von der Art des ausgeführten Ereignisses.

• Suche nach Veranstaltungsorten (oder Online-Eventplattformen), Anbietern, Referenten, Sponsoren usw.
• Erstellen einer Event-Website und Starten der Pre-Event-Kommunikation
• Event-Marketing und Outreach
• Verfolgung von RSVPs und Event-Registrierungsnummern
• Teilnehmerkommunikation
• Eventlogistik am Tag
• Entwerfen und Abschließen kritischer Ereignisdokumente, z. B. der minutengenauen
• Entwerfen der ereignis-Check-In-Prozess und Erstellen einer Beschilderung
• Kommunikation nach dem Ereignis

Schritt 4: Bereitstellung des Ereignisses

Nach all der Arbeit, die Sie mit den vorherigen Schritten geleistet haben, ist es der Tag des Ereignisses. Du bist fast da. Jetzt ist es an der Zeit, eine Veranstaltung zu veranstalten, die Ihre Teilnehmer begeistert und begeistert. Hier sind einige der Maßnahmen, die Sie ergreifen müssen, um Sie über die letzte Hürde zu bringen und sicherzustellen, dass Sie eine reibungslose und erfolgreiche Veranstaltung durchführen.

• Sicherstellen, dass alles eingerichtet ist
• Check-in
• Gastkommunikation
• Umgang mit unerwarteten Problemen und Notfällen
• Sprecher- und Gastunterstützung
• Social Media und Interaktion mit dem Publikum

Stufe 5: Post-Event-Aufgaben

Ihre Veranstaltung ist beendet, aber es hört hier nicht auf. Inzwischen sollten Sie eine gute Vorstellung davon haben, wie die Veranstaltung verlief, und es ist an der Zeit, Feedback zu sammeln, die Teilnehmer weiter einzubeziehen und für die Zukunft zu planen.

Die erste Aktion, die 12 bis 48 Stunden nach der Veranstaltung durchgeführt wird, besteht darin, Ihren Teilnehmern eine Dankesmail mit einer Umfrage nach der Veranstaltung zu senden. Dies gibt den Teilnehmern genügend Zeit, um zu verdauen, wie sie die Veranstaltung gefunden haben, und gibt Ihnen viele Einblicke, wie sie sich verbessern können.

Bringen Sie dann mit all dem wertvollen Feedback, das Sie gesammelt haben, das Team zu einer Nachbesprechung zusammen. Diese Treffen und Gespräche sind sehr nützlich, um persönliche Eindrücke auszutauschen und herauszufinden, was getan werden kann, um voranzukommen.

Abschließende Gedanken

Die Organisation von Veranstaltungen ist eine große Herausforderung, aber es ist eine Aktivität, die große Vorteile bringen kann. Und deshalb ist Event Management so wichtig, es hilft, Risiken zu mindern, so dass Sie sich auf die Dinge konzentrieren können, die am wichtigsten sind. Je mehr Zeit Sie also in das Eventmanagement investieren, desto professioneller wird Ihre Veranstaltung.