Governance Structure and Steering Committee in Project Management

Ein Lenkungsausschuss (manchmal auch “Project governance team” genannt) ist eine Gruppe von Personen, die für die Überwachung, den Betrieb und die Bereitstellung von Projekten, Programmen und Portfolios verantwortlich sind. Sie klären Entscheidungen darüber, wie der vereinbarte Arbeitsumfang erfüllt werden kann.

Lenkungsausschüsse überwachen den Lieferprozess und legen Richtlinien und Verfahren zur Projektsteuerung fest, um Projektteams dabei zu helfen, sicherzustellen, dass die Projekte auf Kurs bleiben und die gewünschten Ergebnisse liefern. Es bringt Unterschiede und widersprüchliche Themen in den Rollen und Verantwortlichkeiten der Stakeholder in Einklang und stellt sicher, dass alle Ergebnisse von Qualität sind und den vereinbarten Umfang erfüllen. Ein Project Governance Committee ist wirksam, wenn es die rechtzeitige und effiziente Lieferung zufriedenstellender Ergebnisse sicherstellt.

In diesem Artikel definieren wir den Begriff “Lenkungsausschuss” für das Projektmanagement und beschreiben, welche Rollen und Komponenten in der Regel an Projekt-Governance-Strukturen beteiligt sind.

Was ist ein Lenkungsausschuss im Projektmanagement?

Ein Project Steering Committee (auch bekannt als “Project Board”) ist eine hochrangige Entscheidungsbehörde innerhalb der Projekt-Governance-Struktur, die aus Top-Managern und Führungskräften besteht, die dem Projektteam und anderen Stakeholdern die strategische Ausrichtung und die politischen Leitlinien zur Verfügung stellen, überprüfen und überwachen. Das Projektkomitee gibt auch Empfehlungen zu Lieferansätzen und beteiligt sich an der Diskussion allgemeiner Strategien und Möglichkeiten für die Planung und Umsetzung.

In der Regel sind hochrangige Stakeholder und hochrangige Vertreter von Projektkunden Mitglieder eines Projektsteuerungsausschusses. Innerhalb des Projekt-Governance-Rahmens sind die Mitglieder des Ausschusses strategisch positioniert, um die Ziele ihrer jeweiligen Organisationen effektiv zu fördern. Vielfalt macht das Projektmanagement in der Regel flexibel und verbessert die Entscheidungsfindung.

Wer kann Mitglied eines Project Governance Committee sein:

• Projektmanager
• Projektsponsor
• Projekteigentümer
• Business Analyst
• Kundenvertreter

Einige Verantwortlichkeiten der Mitglieder des Lenkungsausschusses:

• Strategische Planung und Überprüfung
• Überprüfen von Änderungen am Business Case-Dokument
• Genehmigung der Projektcharta auf Richtigkeit und Einhaltung des Business Case.
• Überwachung und Kontrolle des Projekts
• Verwaltung der Beziehung und der Konflikte zwischen dem Delivery-Team und anderen Projektbeteiligten
• Definieren von Richtlinien und Verfahren im Zusammenhang mit der Projektabwicklung
• Empfehlung von Anpassungen der Ressourcen und deren Zuweisung

Checkliste zur Projektcharta

Die Gründung eines Lenkungsausschusses wird in der Regel von der Geschäftsleitung oder anderen Entscheidungsträgern innerhalb einer Organisation festgelegt. Oft ist dies ein Vertreter der Organisation, die zur ursprünglichen Projektvision beigetragen hat und das Komitee leiten wird.

Was ist eine Projekt-Governance-Struktur?

Eine Projekt-Governance-Struktur ist ein Rahmen von Autorität und Rechenschaftspflicht, der bestimmt, wie die Stakeholder eines Projekts strategische Entscheidungen treffen, kommunizieren und umsetzen und Probleme lösen, die während des gesamten Projektlebenszyklus auftreten.

Effektive Projekt-Governance-Strukturen helfen Projektmanagern, widersprüchliche Themen auszugleichen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Diese Strukturen identifizieren Kommunikationslinien, Entscheidungsrechte und Berichtsbeziehungen für die Personen, die Anforderungen für Änderungen des Projektumfangs, des Budgets oder des Zeitplans genehmigen. Es gibt drei Arten von Governance-Strukturen, die in Projekten und Programmen verwendet werden: zentralisiert, verteilt oder hybrid. Die folgenden Abschnitte beschreiben sie weiter.

3 Projekt-Governance-Modelle

1. Zentralisiert

Eine zentralisierte Governance-Struktur leitet alle Entscheidungen vom Lenkungsausschuss an das Projektteam und die Stakeholder weiter und in einigen Fällen auch in die entgegengesetzte Richtung. Diese Art der Governance ist in großen Projekten sehr verbreitet, in denen wenig Zeit für die Koordinierung und den Informationsaustausch zwischen den Ausschüssen bleibt.

Ein weiterer Grund für die Einführung einer zentralisierten Governance-Struktur ist, dass sie während des gesamten Projektlebenszyklus eine konsistente Ausrichtung bietet. Es stellt sicher, dass das Projekt auf Kurs ist und den vereinbarten Arbeitsumfang einhält. Ein weiteres Plus ist, dass es die Kommunikation vereinfacht und Kosten und Risiken reduziert.

3. Verteilt

Im Gegensatz zur zentralisierten Governance halten verteilte Governance-Strukturen die Entscheidungsbefugnis auf alle interessierten Parteien verteilt. Dies ermöglicht mehr Flexibilität bei Projektentscheidungen und gleichzeitig eine bessere Rechenschaftspflicht.

In einer verteilten Governance-Struktur wird die Entscheidungsbefugnis in den Händen des Projektteams gehalten, wobei regelmäßige Überprüfungen durch den Lenkungsausschuss durchgeführt werden. In einem verteilten Governance-System gibt es keine Hindernisse für Änderungen des Umfangs oder des Budgets.

3. Hybrid

Eine hybride Governance-Struktur verbindet die positiven Elemente zentralisierter und verteilter Modelle. Der Lenkungsausschuss eines Hybridmodells agiert wie ein interner Lenkungsausschuss, wird jedoch von einer externen Beratungsgruppe (oder einem Gremium) unterstützt.

Die hybride Struktur wird am häufigsten in komplexen, mehrphasigen Projekten eingesetzt, die eine zentrale strategische Entscheidungsfindung in späteren Projektphasen erfordern. Das Hauptziel für diese Art von Governance ist es, die besten Eigenschaften anderer Typen zu nutzen und gleichzeitig schwerwiegende Mängel zu vermeiden.

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6 Häufige Fragen und Antworten

Hier finden Sie Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen zum Thema.

1. Warum einen Lenkungsausschuss in Projekten einrichten?

Lenkungsausschüsse werden gebildet, um es dem Projektmanager zu ermöglichen, effektiver mit den wichtigsten Interessengruppen zu kommunizieren und zeitnahere und genauere Informationen über den Lieferprozess zu erhalten, als dies bei einer herkömmlichen Top-Down-Projektmanagementstruktur der Fall ist.

2. Was ist die ideale Größe des Projektsteuerungsausschusses?

Die ideale Größe eines Lenkungsausschusses für ein Projekt liegt zwischen 8 und 15 Mitgliedern, es wird jedoch empfohlen, dass die Größe des Ausschusses für ein Projekt nicht mehr als 10 Personen beträgt.

3. Was ist das Steering Committee Meeting?

Die Sitzung des Lenkungsausschusses ist eine regelmäßige Forumsveranstaltung, bei der der Projektmanager mit den wichtigsten Interessengruppen kommuniziert, um den Arbeitsfortschritt, die Zeitpläne, die Ausgaben usw. zu überprüfen., und Verantwortlichkeiten unter den Teammitgliedern zu verteilen.

4. Was ist der Zweck eines Project Governance Frameworks?

Eine Projekt-Governance-Struktur ist aus zwei Hauptgründen erforderlich: (1) um sicherzustellen, dass Projekte termingerecht akzeptable Ergebnisse liefern, und (2) um Sponsoren vor Risiken zu schützen, die mit den drei Phasen eines Projekts verbunden sind – Planung, Lieferung und Abschluss.

5. Wie sollte die Zusammensetzung eines Projektsteuerungsausschusses sein?

Die Zusammensetzung eines Lenkungsausschusses hängt von der Art des Projekts ab und basiert auf folgendem:

• Projektsponsor: Dies ist der Eigentümer des Projekts und ist dafür verantwortlich, Zusagen von Sponsoren zur Finanzierung und Umsetzung von Projekten einzuholen.
• Projektmanager: Der Projektmanager ist dafür verantwortlich, die vom Sponsor mitgeteilten Ziele und Visionen in umsetzbare Aufgaben umzusetzen, die rechtzeitig und innerhalb des Budgets erledigt werden können.
• Projektportfoliomanager: Diese Person ist dafür verantwortlich, Kapitalprojekte anhand ihrer Fähigkeit zu bewerten, Geschäftswert zu liefern. Er / sie sollte in der Lage sein, die Geschäftstreiber für Kapitalprojekte zu verstehen, geeignete Kompromissentscheidungen zwischen Projekten zu treffen und neue Projekte je nach ihrer Eignung für das Portfolio anzunehmen oder abzulehnen. Diese Rolle ist auch für die Kommunikation strategischer Prioritäten mit dem Sponsor und dem Projektmanager verantwortlich.

6. Gibt es einen Unterschied zwischen Project Governance Structure und Project Management Office?

Es gibt keinen offensichtlichen Unterschied zwischen den beiden. Ersteres hat jedoch viele Bedeutungen. Es ist wahrscheinlicher, dass dieser Artikel beschreibt, was eine Projekt-Governance-Struktur ist und wofür sie verwendet werden kann. Erfahren Sie mehr über PMO.