Human Resource Information Systems

Was ist Human Resource Information System (HRIS)?

Ein Human Resource Information Systems (HRIS) ist eine Software, die ein zentrales Repository von Mitarbeiterstammdaten bereitstellt, die die Human Resource Management (HRM) -Gruppe für den Abschluss von Kernprozessen der Human Resource (Core HR) benötigt.

Einige Leute erklären es auch als Softwarepaket, das entwickelt wurde, um Personalfachleuten bei der Verwaltung von Daten zu helfen. Personalfachleute nutzen diese Systeme, um Arbeitsabläufe zu erleichtern, die Effizienz zu verbessern und Informationen zu speichern und zu sammeln. Mehrere Unternehmen bieten Arbeitgebern HRIS-Pakete an. HRIS-Pakete können an die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen des Arbeitgebers angepasst werden.

Was sind die Vorteile von Human Resource Information Systems (HRIS)?

Mit einem zentralen Repository für Mitarbeiterdaten entfällt die Notwendigkeit, Papierdateien zu speichern, die leicht beschädigt werden können, sowie die Notwendigkeit, große papierbasierte Mitarbeiterdateien zu durchsuchen, um Informationen zu finden. Abhängig von der Art der Software des Personalinformationssystems sollte sie verschiedene Berichte erstellen, Ad-hoc-Berichtsfunktionen bereitstellen und HR-Analysen zu wichtigen Kennzahlen wie Personalbestand und Umsatz anbieten. Moderne HRIS-Software bietet auch Visualisierungsfunktionen für Mitarbeiterdaten, z. B. automatisch gerenderte Organigramme oder Neun-Box-Raster.

Alles aus einer Hand

Einer der am häufigsten genannten Vorteile eines HRIS ist, dass Sie Informationen für viele HR-bezogene Mitarbeiteraufgaben nur einmal eingeben. Ebenso müssen Sie nur einen Ort aktualisieren, wenn sich die Mitarbeiterinformationen ändern.

Integration von Daten

Darüber hinaus können verschiedene Teile des Systems “miteinander sprechen”, was aussagekräftigere Berichts- und Analysefunktionen ermöglicht, einschließlich interner Auswertungen und Audits sowie der Aufbereitung von Daten für Außenstehende.

Genauigkeit

Eine verbesserte Genauigkeit ist wahrscheinlich, wenn die Daten korrekt eingegeben und manipuliert werden.

Selbstbedienung

Diese Funktion kann eine hervorragende Zeitersparnis für HR sein. Mitarbeiter können das System eingeben, um Daten zu ändern (z. B. ihre eigenen Adressen zu ändern), und Manager und Vorgesetzte können das System eingeben, um Daten einzugeben (z. B. Leistungsüberprüfungen) oder Daten abzurufen, ohne die Personalabteilung zu stören.

5. Automatische Erinnerungen

Systeme können Ereignisse wie Leistungsbeurteilungen und Leistungsfristen planen und automatisch benachrichtigen und stupsen, wenn keine Aktionen ausgeführt wurden.

Hosting von unternehmensbezogenen Dokumenten

Das System kann Materialien wie Mitarbeiterhandbücher, Verfahren und Sicherheitsrichtlinien hosten. Die Materialien werden leicht an einem Ort aktualisiert.

Verwaltung der Leistungen

Dies kann Einschreibung, Mitteilungen, Änderungen und Berichte umfassen.

Rekrutierungsmanagement

Dies kann die Verfolgung, Verwaltung und Berichterstellung von Bewerbern umfassen.

Was sind die Komponenten von HRIS (Human Resource Information Systems)?

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1. Datenbank

Das Kernangebot des Human Resource Information Systems umfasst eine Datenbank zum Speichern von Mitarbeiterinformationen. HR-Profis können alle Personaldaten in das System eingeben, die von überall zugegriffen werden kann, rund um die Uhr. Zu den Datentypen, die HR-Experten in der Datenbank erfassen, gehören der Vergütungsverlauf, Notfallkontaktinformationen und die Leistungsüberprüfung. Die Kerndatenbank kann auch als Online-Backup für Papierdateien angesehen werden.

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2. Zeit- und Arbeitsmanagement

Aktivitäten wie Zeit- und Arbeitsmanagement können sehr zeitaufwändig sein. Mit dem HRIS-Paket können Mitarbeiter ihre eigenen geleisteten Arbeitsstunden eingeben und Manager Urlaubsanträge sofort überprüfen. Das Zeit- und Arbeitsmanagement verbessert auch die Fähigkeit der Personalabteilung, Pünktlichkeit und Anwesenheit zu verfolgen.

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3. Payroll-Funktion

Die Payroll-Funktion ist ein weiterer wichtiger Bestandteil eines HRIS-Modells. HR kann Mitarbeiterstunden einfach herunterladen oder entladen und Schecks oder Gehaltsabrechnungen an Mitarbeiter ausstellen. Angestellte Mitarbeiter können auch mit einem deutlich reduzierten Fehlerrisiko bezahlt werden. Die HRIS Payroll-Software verbessert in der Regel die Steuerkonformität für Standorte mit mehreren Steuerstufen.

Vorteile

Einige HRIS-Arbeitgeber ermöglichen es Arbeitgebern, medizinische Leistungen und Altersvorsorgeinvestitionen über ihre Software einzurichten und aufrechtzuerhalten. Solche Anwendungen ermöglichen es Arbeitgebern, ein One-Stop-Shopping-Erlebnis für alle ihre Personaldatenverwaltungsanforderungen zu haben. Andere HRIS-Pakete erleichtern medizinische Leistungen und Abzüge von Renteninvestitionen für die Gehaltsabrechnung, nicht jedoch die Einrichtung dieser Leistungen.

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5. Mitarbeiterschnittstelle

Die meisten HRIS-Pakete ermöglichen einem Mitarbeiter einen eingeschränkten Benutzerzugriff. Mitarbeiterbenutzer greifen auf einen Teil der Datenbank zu, in dem sie ihre persönlichen Daten aktualisieren, Gehaltsskalen überprüfen, Altersvorsorgeprogramme ändern, Direkteinzahlungsinformationen aktualisieren oder Leistungswahldokumente herunterladen können.

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6. Rekrutierung und Bindung

Schließlich kann gesagt werden, dass Rekrutierung und Bindung die wichtigsten Komponenten von HRIS sind. Es versteht sich von selbst, dass es der Anker aller HR-Richtlinien und -Systeme ist. Neue Talente zu finden, zu akquirieren, zu binden und schließlich zu binden, ist die Hauptaufgabe eines HR-Mitarbeiters. Sie müssen auch sicherstellen, dass die Mitarbeiter nicht nur in der Lage sind, ihre Arbeit zu verrichten, sondern auch die erforderliche Schulung erhalten. angemessene Vergütung und Leistungen von der Organisation erhalten.

Was sind die Arten von Human Resource Information System (HRIS)?

I. Betriebliche HRIS

Operative HRIS ist eine immense Hilfe für den Manager. Es stellt dem Manager alle erforderlichen Daten zur Verfügung, um routinemäßige und sich wiederholende Personalentscheidungen zu unterstützen

1. Arbeitsinformationssysteme

2. Positionskontrollsysteme

3. Leistungsmanagementsysteme

II. Taktische HRIS

Das taktische Personalinformationssystem hilft weitgehend den Managern bei Entscheidungen, die die Zuweisung von Ressourcen unterstreichen.

1. Rekrutierungsinformationssysteme

2. Lohn- und Sozialleistungsinformationssysteme

3. Rahmenbedingungen für Mitarbeiterschulung und -entwicklung

III. Strategische HRIS

Strategic HRIS konzentriert sich auf die Verwaltung von Arbeitsverhandlungen, die Organisation von Arbeitskräften und bestimmte HR-Programme.

1.Personalplanungssystem

2. Spezifische Software für Personalinformationssysteme

IV. Komplette HRIS

Die Automatisierung von HRIS hat zu einer integrierten Datenbank geführt, die mit den Aufzeichnungen über menschliche Vermögenswerte, Mitarbeiterdokumenten, Mitarbeiterpositionen, Lagerbeständen, Organisationsrichtlinien, Mitarbeiterüberwachung und zahlreichen anderen Aufzeichnungen über menschliche Vermögenswerte zusammenarbeitet. Sie sind in einer geplanten Art und Weise entwickelt, dass Anwendungen leicht projizieren können gültige Berichte aus einem der Human Resource Management-Segment.

HCM gegen HRIS

HRIS besteht aus Abwesenheitsmanagement, Self-Service-Portal, Rekrutierung, Schulung und Entwicklung, Vergütungsmanagement, Personalverfolgung, Workflows und Leistungsverwaltung.

HCM ist ein Schritt darüber. Das bedeutet, dass es alles enthält, woraus ein HRIS besteht, und mehr Funktionen hat. Diese Funktionen sind Mitarbeiterleistung, Positionskontrolle, globaler Support, Onboarding, Analyse und HR-Services.

Warum scheitern HRIS?

Die erfolgreiche Automatisierung von Geschäftsprozessen kann die betriebliche Effizienz verbessern und Risiken reduzieren, sodass sich Arbeitgeber auf die Verwaltung ihres Geschäfts konzentrieren können. Mit der richtigen Implementierung und Unterstützung kann ein solches System das Leben für alle einfacher machen. Viele Arbeitgeber verstehen die Komplexität des Implementierungsprozesses oder das damit verbundene Engagement nicht. Dies ist ein entscheidender Moment, der oft den Erfolg des Systems bestimmt. Während einige Arbeitgeber in der Lage sind, eine ordnungsgemäße Implementierung durchzuführen, sind dies viele nicht. Hier sind die Hauptursachen für fehlgeschlagene Systemimplementierung

Mangel an Zeit und Ressourcen

Bei korrekter Durchführung kann dieser Prozess mindestens zwei Monate, wenn nicht sogar länger dauern und erfordert die Aufmerksamkeit der Manager oder Personalfachleute im Unternehmen, die mit der Erleichterung des Implementierungsprozesses beauftragt wurden. Dies wird Zeit weg von ihren typischen beruflichen Pflichten nehmen, was zu einer Belastung für das Unternehmen und den Stress der Mitarbeiter führt. Arbeitgeber, die nicht darauf vorbereitet sind, Zeit zu investieren oder diese zusätzlichen Ressourcen bereitzustellen, können die gewünschten Ergebnisse nicht erzielen.

Mangelnde Kommunikation

Es gibt viel zu sagen für eine klare Lieferanten- / Kundenkommunikation. Nicht alle Systeme sind gleich, daher sind nicht alle Implementierungen gleich. Der Technologieanbieter sollte in der Lage sein, wichtige Informationen bereitzustellen, die Arbeitgebern bei der Vorbereitung auf eine erfolgreiche Implementierung helfen können. Dies ist besonders hilfreich, wenn die Bedürfnisse des Arbeitgebers klar kommuniziert und interpretiert wurden.

Schlechtes Projektmanagement

Die Implementierung eines neuen Systems ist ein aufwändiges Projekt mit vielen beweglichen Teilen. Selbst Arbeitgeber, die sich im Vorfeld des Umsetzungsprozesses vorbereitet fühlen, können Opfer eines schlechten Projektmanagements werden. Für den Arbeitgeber ist es wichtig, realistische Erwartungen und Fristen festzulegen, insbesondere in Bezug auf zeitkritische Geschäftsprozesse wie die Gehaltsabrechnung.