Human Resources Management

OPM (United States Office of Personnel Management) beschreibt die Jobanalyse als “ein systematisches Verfahren zum Sammeln, Dokumentieren und Analysieren von Informationen über Inhalt, Kontext und Anforderungen des Jobs.”

Zweck der Jobanalyse

Der Zweck der Jobanalyse besteht darin, festzustellen, was ein Job beinhaltet, einschließlich der erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten oder KSA sowie der beruflichen Pflichten und Verantwortlichkeiten und der Bedingungen des Jobs. Die Jobanalyse ist eine wesentliche Dokumentation und eine grundlegende Ressource für Personalmanagementmaßnahmen, einschließlich Rekrutierung, Vergütung, Schulung sowie Bewertung und Leistungsbewertung. Wie OPM feststellt: “Eine Jobanalyse ist die Grundlage des Personalmanagements. Eine valide Jobanalyse liefert Daten, die verwendet werden sollten, um effektive Rekrutierungs-, Qualifizierungs- und Bewertungs-, Auswahl-, Leistungsmanagement- und Karriereentwicklungsmethoden zu entwickeln.”

Die Jobanalyse dient vier Hauptzwecken:

1. Festlegung und Dokumentation berufsbezogener Kompetenzen
2. Ermittlung der Berufsbezogenheit wesentlicher Aufgaben und Kompetenzen
3. Festlegung der Rechtsgrundlage für Beurteilungs- und Auswahlverfahren/-entscheidungen
4. Festlegung der Grundlage für die Bestimmung des relativen Wertes

Schritte in der Jobanalyse

Grundlagen des Personalmanagements Autoren DeCenzo, et.al . identifizieren Sie die folgenden jobspezifischen Schritte im Jobanalyseprozess:

• Stellen Sie die organisatorische Relevanz der spezifischen Rolle fest. Identifizieren Sie, wie sich der Job auf die Strategie der Organisation bezieht. Realitätscheck: Wenn es keine klare Verbindung gibt, ist der Job möglicherweise nicht notwendig.
• Benchmark-Positionen, falls erforderlich. Wenn es unpraktisch ist, eine Analyse jeder Rolle durchzuführen, können Jobs in Kategorien mit ähnlichen Merkmalen gruppiert werden. Dies ist analog zur Gruppierung von Jobs in Kategorien für Vergütungszwecke, wie in Modul 8: Vergütung und Leistungen erläutert.
• Eingänge identifizieren. Bestimmen Sie, welche Datenquellen verwendet werden und wie Informationen gesammelt werden. Daten und Informationen prüfen; Fragen klären.
• Entwurf der Stellenbeschreibung. Formate variieren, aber es gibt gemeinsame und erforderliche Elemente, in Stellenbeschreibungen diskutiert.
• Schließen Sie die Stellenbeschreibung ab. Überprüfen Sie den Entwurf der Stellenbeschreibung mit dem Job Supervisor und nehmen Sie gegebenenfalls Überarbeitungen vor. Der Vorgesetzte sollte die endgültige Stellenbeschreibung genehmigen.

Informationsquellen

Wie oben erwähnt, beinhaltet die Bestimmung, woraus ein Job besteht, die Identifizierung von Informationsquellen und die Bestimmung, wie Daten gesammelt werden. Zu den internen Informationsquellen gehören veröffentlichte Informationen, einschließlich Organigramme, Stellenausschreibungen, Positionsbeschreibungen; direkte oder indirekte (z. B. Überprüfung von Videos) Beobachtung; Input von Management, Mitarbeitern und / oder einem relevanten Fachexperten, der durch Interviews oder Fragebögen erhalten wurde. Eine zusätzliche Option zum Sammeln von Daten ist die Tagebuchmethode, bei der ein Jobbenutzer ein Tagebuch oder Protokoll der täglichen Aktivitäten führt.

Informationen aus internen Quellen können mit externen Daten ergänzt oder verglichen werden. Eine wichtige Informationsquelle – relevant für die Karriereforschung und Jobanalyse, wie die Begrüßung der Website feststellt — ist die O * Net OnLine-Datenbank. O * Net’s About gibt an, dass die Website “die wichtigste Quelle für Berufsinformationen des Landes ist. Die Datenbank von O * Net wird kontinuierlich aktualisiert und “enthält Hunderte von standardisierten und berufsspezifischen Deskriptoren zu fast 1.000 Berufen, die die gesamte US-Wirtschaft abdecken.” Der Abschnitt, der für Jobanalysten und das Personalmanagement im Allgemeinen von besonderem Interesse ist, ist das Inhaltsmodul, das die “Anatomie” oder Unterscheidungsmerkmale eines Berufs einschließlich Wissen, Fähigkeiten und Fertigkeiten sowie anderer Beschäftigungsdimensionen bereitstellt.

O*Net-Daten sind in den folgenden sechs Hauptdomänen organisiert:

• Arbeiter Eigenschaften. Dauerhafte Merkmale, die sowohl die Leistung als auch die Fähigkeit zum Erwerb von Kenntnissen und Fähigkeiten beeinflussen können, die für eine effektive Arbeitsleistung erforderlich sind.
• Arbeiter Anforderungen. Deskriptoren, die sich auf arbeitsbezogene Attribute beziehen, die durch Erfahrung und Ausbildung erworben und / oder entwickelt wurden.
• Erfahrung Anforderungen. Anforderungen, die sich auf frühere Arbeitstätigkeiten beziehen und explizit mit bestimmten Arten von Arbeitstätigkeiten verbunden sind.
• Berufliche Anforderungen. Ein umfassender Satz von Variablen oder detaillierten Elementen, die beschreiben, was verschiedene Berufe erfordern.
• Belegschaftsmerkmale. Variablen, die die allgemeinen Merkmale von Berufen definieren und beschreiben, die die beruflichen Anforderungen beeinflussen können.
• Berufsspezifische Informationen. Variablen oder andere Inhaltsmodellelemente ausgewählter oder spezifischer Berufe.

Jobanalyse abschließen

Wie vom OPM beschrieben, ist eine Jobanalyse “eine Studie darüber, was Arbeitnehmer bei der Arbeit tun, welche Kompetenzen dafür erforderlich sind, welche Ressourcen dafür verwendet werden und unter welchen Bedingungen dies geschieht.” Beachten Sie, dass eine Jobanalyse keine Jobbewertung ist; Das heißt, die Analyse ist keine Bewertung der Person, die den Job derzeit ausführt.

Die Durchführung einer Jobanalyse umfasst die folgenden Prozesse:

• Sammeln von Daten. Sammeln von Informationen aus veröffentlichten Quellen, Beobachtung, Interviews, Online-Datenbanken, wie O * Net oder Karriereseiten.
• Aufgaben entwickeln. Entwicklung einer Beschreibung der “Aktivitäten, die ein Mitarbeiter regelmäßig ausführt, um die Funktionen des Jobs auszuführen.”
• Kompetenzen entwickeln. Beschreibung der Kenntnisse, Fähigkeiten, Fertigkeiten, Verhaltensweisen und anderer Merkmale, die für eine erfolgreiche Ausübung der Rolle oder beruflichen Funktion erforderlich sind. Informationen zum Schreiben von Kompetenzen finden Sie im OPM Competencies Quick Tips Sheet.
• Validieren & Bewerten von Aufgaben & Kompetenzen. Überprüfung und Bewertung von Aufgaben und Kompetenzen durch Fachexperten (KMU). Ein Director Supervisor oder ein hochqualifizierter Amtsinhaber würden als KMU angesehen.
• Aufgaben abschließen & Kompetenzen. Finalisierung von Aufgaben und Kompetenzen; diejenigen, die nicht von KMU bewertet werden, sind erforderlich, um den Job erfolgreich auszuführen, werden fallen gelassen. Die Jobanalyse sollte auf Gültigkeit dokumentiert und datiert werden, um eine Referenz für Aktualisierungen bereitzustellen.

Um den Bewertungspunkt näher zu erläutern, empfiehlt das OPM, dass Aufgaben, die sowohl als häufig (alle paar Tage bis wöchentlich) als auch als wichtig (auf einer Skala von nicht wichtig bis extrem wichtig) eingestuft werden, als kritisch für den Job angesehen werden. Das OPM bewertet Kompetenzen nach Wichtigkeit und wann die Fähigkeit benötigt wird — zum Beispiel bei der Einreise oder innerhalb von 6 Monaten, und empfiehlt, dass Kompetenzen als kritisch angesehen werden, wenn sie innerhalb der ersten 3 Monate als mindestens wichtig und erforderlich angesehen werden.