IT-Beratungstipps

Messen Sie, worauf es ankommt
Wenn ein wachsender Prozentsatz Ihres Budgets für IT-Berater ausgegeben wird, ist es möglicherweise ein guter Zeitpunkt, sich die Leistung Ihrer Berater genauer anzusehen. Die meisten Beratungs– und Personalunternehmen verfolgen einfach kostenpflichtige Stunden oder die Verbrennungsrate, da dies Leistungsmetriken sind, die sich auf ihr Endergebnis auswirken – aber nicht auf Ihre. Es ist nicht nur wichtig zu messen, was für Sie am wichtigsten ist, sondern auch einen Beratungs- oder Personalpartner zu haben, der Ihnen die Tools und Daten zur Verfügung stellt, die Ihnen dabei helfen. Dieser Artikel konzentriert sich auf einige einfache Möglichkeiten zum Verwalten und Melden der Beraterleistung, damit Sie mehr Wert für Ihre Beratungsausgaben erzielen.

Vier einfache Diagramme
Am Ende des Tages haben Sie Ihren IT-Berater eingestellt, um die Arbeit zu erledigen. Diese Arbeit kann die Entwicklung von Dokumenten mit funktionalen Anforderungen, UX-Designs, Testplänen, Workflow-Prozessen, Programmiercode usw. umfassen. Um die Leistung eines Beraters zu verfolgen, sollten Sie mindestens vier Diagramme von Ihrem Beratungs– oder Personalunternehmen erhalten, die messen, worauf es ankommt – die Produktivität des Beraters. Zwar gibt es viele andere große Metriken, als Ausgangspunkt sind hier vier einfache Diagramme und wichtige Fragen von ihnen zu fragen:

• • Zeitdiagramm – Ist der Berater bei der Erledigung der zugewiesenen Aufgaben vorne oder hinten?
  • Fortschrittsdiagramm – Macht der Berater wie erwartet Fortschritte?
  • Aufgabentabelle – Wie viele Aufgaben hat der Berater erledigt?
  • Arbeitsbelastung – Welche Berater erledigen die meiste Arbeit?

Zeitdiagramm
Das Zeitdiagramm zeigt Ihnen, ob Ihr Berater bei der Fertigstellung eines Projekts vor oder hinter der Zeit steht. Es verwendet die Daten aus den Aufgaben im Projektplan, um die Ergebnisse zu ermitteln. So funktioniert’s:

• • Wenn Ihr Berater eine Aufgabe hat, die in der Zukunft abgeschlossen sein sollte, und sie ist bereits abgeschlossen, dann liegt sie vor (grün dargestellt)
  • Wenn Ihr Berater eine Aufgabe hat, die bis heute abgeschlossen sein sollte, und sie ist es nicht, dann liegt sie zurück. (in rot oder gelb dargestellt, je nachdem, wie weit dahinter ist)

Der Zweck des Diagramms besteht also darin, jede Aufgabe zu betrachten und den prozentsatz zu berechnen, der bis heute abgeschlossen sein sollte, im Vergleich zum tatsächlichen Prozentsatz, der abgeschlossen wurde, und festzustellen, ob Ihr Berater vorne oder hinten liegt.

Fortschrittsdiagramm
Das Fortschrittsdiagramm ist eine prädiktive Metrik, die den tatsächlichen und geplanten prozentualen Abschluss des Projekts anzeigt. Kurz gesagt, es sagt Ihnen, wie viel von dem Projekt der Berater bis heute abgeschlossen hat, im Vergleich zu wie viel Sie erwartet haben, bis heute abgeschlossen zu sein.

• Tatsächlicher Fortschritt – in der Regel in grün angezeigt, zeigt die zusammengefasste Prozent abgeschlossen aller Aufgaben in Ihrem Projekt. Wenn beispielsweise die Hälfte der Aufgaben Ihres Beraters zu 0% und die andere Hälfte zu 100% abgeschlossen sind, sollte der tatsächliche Fortschritt als 50% abgeschlossen angezeigt werden.

• Geplanter Fortschritt – In der Regel blau angezeigt, zeigt den Prozentsatz an, in dem Ihr Projekt heute abgeschlossen sein sollte. Wenn Sie sich Ihr Gantt-Diagramm mit einer vertikalen Linie durch die Mitte vorstellen können, die heute darstellt, dann ist der Prozentsatz, dass jede Aufgabe bis heute abgeschlossen sein sollte, der “geplante Prozentsatz abgeschlossen”. Wenn Sie also 2 Aufgaben derselben Dauer haben und eine bis heute zu 100% abgeschlossen sein sollte und die andere erst morgen beginnen sollte, beträgt Ihr geplanter Prozentsatz insgesamt 50%.

Aufgabendiagramm
Ein Aufgabendiagramm zeigt Ihnen die Anzahl der Aufgaben, die dem Berater zugewiesen wurden und die entweder nicht gestartet, in Bearbeitung oder abgeschlossen sind. Verwenden Sie dieses Diagramm

• • Nicht gestartete Aufgaben: Die Anzahl der noch nicht gestarteten Aufgaben. Diese Aufgaben werden als 0% abgeschlossen markiert.
  • Laufende Aufgaben: Die Anzahl der Aufgaben, die gestartet, aber nicht beendet wurden. Diese Aufgaben werden als zwischen 0% und 99% abgeschlossen markiert.
  • Abgeschlossene Aufgaben: Die Anzahl der abgeschlossenen Aufgaben. Diese Aufgaben werden als 100% abgeschlossen markiert.

Arbeitsbelastungsdiagramm
Das Arbeitsbelastungsdiagramm ist ein aggregiertes Diagramm der Arbeit mehrerer Berater und zeigt Ihnen die gesamte Arbeitsbelastung Ihrer Berater in einem oder mehreren Projekten basierend auf der Gesamtzahl der Aufgaben und deren Status. Dieses Diagramm zeigt Ihnen, wie produktiv Ihre Berater bei der Erledigung ihrer Arbeitsbelastung sind. Die Balken sind wie folgt gefärbt:

• • Workload abgeschlossen: Zeigt die Anzahl der Aufgaben an, die zu 100% abgeschlossen sind
  • Verbleibende Workload: Zeigt die Anzahl der Aufgaben an, die nicht zu 100% und nicht überfällig sind
  • Workload Overdue: Zeigt die Anzahl der Aufgaben an, die vor dem heutigen Tag ein geplantes Enddatum haben und nicht zu 100% abgeschlossen sind

Wie Darby Consulting die Leistung verfolgt
Bei Darby Consulting bieten wir jedem Kunden, den wir unterstützen, Zugang zu unseren Cloud-basierten Projektmanagement- und Tracking-Systemen, damit unsere Kunden den Fortschritt in Echtzeit sehen können. So profitieren unsere Kunden von der Zusammenarbeit mit uns:

Best-in-Class Tools
Erfolgreiche Projekte basieren auf Vertrauen, Verantwortlichkeit und Transparenz. Aus diesem Grund bieten wir Cloud-basierte PMO-Tools (Project Management Office) an, mit denen unsere Kunden und Berater in Echtzeit in Verbindung bleiben, damit jeder weiß, wo wir stehen. Während wir immer einen monatlichen Statusbericht bereitstellen, gehen wir noch weiter, indem wir unseren Kunden Echtzeitzugriff auf unsere Dashboards, Zeitpläne, Probleme, Risiken und Status bieten, damit wir gemeinsam auf Probleme reagieren und erfolgreich zusammenarbeiten können.

Projekt & Programm-Dashboards
Wir helfen unseren Kunden, den Zustand ihrer Projekte zu beurteilen, um zu sehen, welche auf Kurs, im Budget und mit guten Ressourcen sind. Wenn Probleme auftreten, können Sie diese in Echtzeit anzeigen und einen Drilldown durchführen, um die Probleme zu identifizieren und sie schnell zu beheben. Wenn das Team seine Aufgaben aktualisiert, werden unsere Projekt-Dashboards automatisch aktualisiert, sodass Sie immer über den Status Ihres Projekts informiert sind.

Echtzeitkosten & Zeitplanverwaltung
Unser System ermöglicht es Teammitgliedern, den Status von Aufgaben zu aktualisieren, Notizen und Aufwand, Arbeitszeittabellen und Prozent abzuschließen. Und während sie dies tun, wird der Projektzeitplan automatisch aktualisiert.

Ressource & Workload-Management
Mit unseren Ressourcen- und Workload-Management-Tools können unsere Kunden in einer einfachen, farbcodierten Ansicht sehen, wer verfügbar und wer überlastet ist, um Feiertage und stündliche Verfügbarkeit zu verfolgen. Darüber hinaus benötigen Sie mit integrierten Arbeitszeittabellen keine separate Plattform für die Verwaltung von Zeit- und Arbeitszeittabellengenehmigungen mit Ihrem Team.

Leistungsverfolgung in der Cloud