Kommunikation für Profis

Kommunikation, selbst wenn sie mit einem sorgfältig angewandten Prozessansatz verfasst wurde, kann immer noch schief gehen, wenn Ihr Publikum Ihre Botschaft so versteht, wie Sie es beabsichtigt haben. Störungen in der Kommunikation werden oft als “Rauschen” bezeichnet.” Lärm kann physisches Rauschen sein, wie ein lautes Flurgespräch, aber es kann auch von vielen anderen Quellen verursacht werden. Der Kommunikationsakt kann durch die folgenden Arten von Rauschen entgleist werden, die den Fokus Ihres Publikums von Ihrer Nachricht ablenken:

• Physisches Rauschen
• Physiologisches Rauschen
• Technisches Rauschen
• Organisatorisches Rauschen
• Kulturelles Rauschen
• Psychologisches Rauschen
• Semantisches Rauschen (Sprache, Wörter)

Physisches Rauschen

Physisches Rauschen ist eine Störung, die von einer externen Quelle oder der Umgebung, in der die Kommunikation stattfindet, stammt. Statik bei einem Telefonanruf, Besprechungsräume in einem Gebäude in der Nähe der Flugbahn eines Flughafens, Gespräche während einer Präsentation, nicht Stummschalten des Tons beim Tippen während eines Online-Meetings stellen physisches Rauschen dar. Physisches Rauschen kann auch nicht-auditiver Natur sein. Pop-ups erzeugen visuelles Rauschen in einer Online-Umgebung, so wie ein Mitarbeiter, der außerhalb Ihres Bürofensters gestikuliert, während Sie sich in einem Online-Meeting befinden, visuelles Rauschen erzeugt. Manchmal können Sie das physische Rauschen kontrollieren, z. B. indem Sie direkt zu Beginn eines Online-Meetings die Teilnehmer bitten, ihren Ton stummzuschalten, wenn sie nicht sprechen. In anderen Fällen haben Sie keine Kontrolle über den physischen Lärm. Stellen Sie als Kommunikator fest, dass Sie auf den Umgang mit physischem Rauschen vorbereitet sein müssen.

Einige Strategien, um Ihrem Publikum zu helfen, Ihre Botschaft zu verstehen, auch wenn physisches Rauschen vorhanden ist, umfassen das Wiederholen von Schlüsselinformationen, das Nachverfolgen einer persönlichen Besprechung oder Präsentation mit einer per E-Mail versandten Zusammenfassung oder das Wiederholen von Fragen, die Teilnehmer während einer Online-Besprechung stellen.

Physiologisches Rauschen

Physiologisches Rauschen befasst sich mit Ihren eigenen Fähigkeiten zu sehen und zu hören, Ihrem Gesundheitszustand, ob Sie zum Zeitpunkt der Kommunikation müde oder hungrig sind, oder mit vielen verschiedenen physiologischen Problemen, die die Aufmerksamkeit auf eine Nachricht beeinträchtigen können. Während Sie als Kommunikator nicht viel tun können, um den physiologischen Lärm anderer Personen zu lindern, können Sie visuelle Hinweise während der persönlichen Echtzeitkommunikation aufnehmen und Ihre Nachricht entsprechend anpassen. Sie können beispielsweise langsamer oder lauter sprechen oder prägnanter sein, wenn das Interesse Ihres Publikums vor dem Mittagessen nachlässt. Sowohl für die persönliche als auch für die elektronische Kommunikation können Sie Zielgruppenmitgliedern, die möglicherweise die Schriftgröße erhöhen müssen, elektronische Versionen Ihrer Informationen anbieten. Seien Sie sich bewusst, dass physiologisches Rauschen vorhanden ist, und seien Sie bereit, sich an die Kommunikationssituation und die Bedürfnisse Ihres Publikums anzupassen.

Technisches Rauschen

Probleme mit der technischen Ausrüstung können den Empfang und das Verständnis Ihrer Nachricht durch Ihr Publikum beeinträchtigen. Online- oder Videokonferenzgeräte funktionieren möglicherweise nicht für alle, die Konnektivität ist möglicherweise langsam oder die Server fallen aus. Um technisches Rauschen zu reduzieren, stellen Sie sicher, dass Sie mit der Ausrüstung üben, die Sie verwenden müssen, und einen Backup-Plan für die Kommunikation langer oder sehr wichtiger Nachrichten in einem weniger technischen Format haben.

Organisatorisches Rauschen

Organisatorisches Rauschen kann auftreten, wenn Sie die erwarteten Kommunikationskanäle in Ihrer Organisation nicht kennen oder ignorieren. Einige Organisationen sind so strukturiert, dass Mitarbeiter auf bestimmten Ebenen nur mit Mitarbeitern auf ähnlichen Ebenen kommunizieren, während andere Organisationen mit ihren Kommunikationskanälen weniger strukturiert sind. Stellen Sie als Kommunikator sicher, dass Sie Ihre Unternehmenskultur so gut wie möglich verstehen. Scheuen Sie sich nicht, Kollegen oder Vorgesetzte nach geeigneten Kommunikationskanälen zu fragen, damit sich andere auf Ihre Nachricht konzentrieren und nicht auf die Route oder Personen, an die sie gesendet wurde.

Kulturelles Rauschen

Kulturelles Rauschen tritt auf, wenn kulturelle Erwartungen, Etikette, Einstellungen und Werte unterschiedlich sind. Viele verschiedene Kulturen existieren basierend auf Nationalitäten, Alter, Geschlechter, Regionen, soziale Positionen, Arbeitsgruppen, und mehr, und Einzelpersonen gehören mehreren Kulturen an. Als Kommunikator besteht Ihre Aufgabe darin, zu versuchen, kulturellen Lärm zu reduzieren, indem Sie so gut wie möglich über Ihr Kommunikationspublikum informiert sind. versuchen, Fragen aus anderen Blickwinkeln zu antizipieren und anzusprechen; und mit inklusiver, nicht voreingenommener Sprache.

Psychologisches Rauschen

Psychologisches Rauschen tritt als Ergebnis persönlicher Einstellungen, Annahmen und Vorurteile auf. Menschen haben besondere Perspektiven und Weltanschauungen; kommunikationsrauschen tritt auf, wenn Inhalt, Sprache und wahrgenommene Einstellungen des Kommunikators und des Publikums nicht ineinandergreifen. Genau wie beim kulturellen Lärm besteht Ihre Aufgabe als Kommunikator im Umgang mit psychologischem Lärm darin, zu erkennen, dass die Menschen Ihre Botschaft je nach ihren eigenen Perspektiven unterschiedlich interpretieren. Versuchen Sie, psychischen Lärm zu reduzieren, indem Sie Ihre Kommunikation sehr klar und direkt anbieten, eine integrative und unvoreingenommene Sprache verwenden und ruhig und nachdenklich auf Fragen und Probleme reagieren.

Semantisches Rauschen

Semantisches Rauschen befasst sich mit Wörtern und Sprache. Ist die Sprache der Kommunikation klar und leicht verständlich? Ist es frei von Fachjargon (wenn sich das Publikum auf einem niedrigen oder gemischten Niveau des professionellen Verständnisses befindet)? Werden abstrakte Konzepte durch konkrete Beispiele untermauert? Ist die Sprache frei von grammatischen und technischen Fehlern? Sind die Sätze klar in ihrer Struktur und leicht zu lesen oder zu hören? Werden Konzepte in einer Reihenfolge angeboten, die dem Zweck der Kommunikation entspricht und dem Publikum angemessen ist? Gibt es zu viele Informationen und / oder gibt es zu viele Wörter? All diese Sprachprobleme, so klein sie auch sein mögen, können den Fokus vom Inhalt Ihrer Nachricht ablenken. Beispielsweise haben Sie möglicherweise Dokumente gelesen, in denen der Verfasser “its / it’s” konsequent falsch verwendet, oder Sie haben Sprechern zugehört, die während des Sprechens ständig “uh” sagen. Haben Sie sich mehr darauf konzentriert, die “its” oder die “uhs” mehr zu zählen, als auf die Nachricht zu hören?

Als Kommunikator sollten Sie daran arbeiten, semantisches Rauschen durch sorgfältige Überarbeitung zu beseitigen. Fordern Sie nach Möglichkeit auch Feedback von anderen an, um festzustellen, ob Ihr Publikum Ihre Sprache so versteht, wie Sie es beabsichtigt haben.

Das folgende Video befasst sich eingehender mit semantischem und psychologischem Rauschen.

Zusammenfassung

Im folgenden Video werden viele Arten von Geräuschen beschrieben, die den Fokus Ihrer Kommunikation beeinträchtigen können. Das Video selbst enthält jedoch etwas Rauschen – sehen Sie, ob Sie es finden können, und überlegen Sie, welche Auswirkungen es auf Sie hat.