Kreditkartenbelege organisieren – Frank Buck Consulting

Für viele Menschen ist der Umgang mit Kreditkartenbelegen eine frustrierende Übung. Wie in so vielen anderen Bereichen ist ein gutes System die Antwort darauf, etwas Frustrierendes in etwas extrem Einfaches zu verwandeln. Hier sind die Nuts-and-Blots des Systems, das wir bei uns zu Hause verwenden.

1. Beschriften Sie einen Dateiordner für jede Kreditkarte, die Sie haben. Fügen Sie Kreditkarten sowie gängige Kreditkarten hinzu. Diese Ordner werden Teil Ihres Referenzablagesystems.
2. Beschriften Sie einen Dateiordner mit “Kreditkartenbelege.” Dieser Ordner wird in einem Tickler-Dateiordner abgelegt. Ich verwende gerne einen farbigen Ordner, damit er leicht zu finden ist.
3. Beschriften Sie einen Ordner “Steuerlich absetzbare Belege.” Dieser Dateiordner befindet sich möglicherweise in Ihrer Tickler-Datei für die Zeit des Jahres, in der Sie Ihre Steuererklärungen erstellen.
4. Leeren Sie abends Taschen, Aktenkoffer usw. von allen Kreditkartenbelegen, die Sie während des Tages gesammelt haben.
5. Nehmen Sie die losen Quittungen und legen Sie sie alle auf die Rückseite des Kreditkartenbelegungsordners. Das Ablegen auf der Rückseite des Ordners hält den Ordner in chronologischer Reihenfolge und erleichtert das Abgleichen der Elemente auf dem Kontoauszug mit den entsprechenden Belegen erheblich. Machen Sie sich keine Sorgen, dass Quittungen von verschiedenen Kreditkarten miteinander vermischt werden.
6. Wenn die Kreditkartenabrechnung kommt, werfen Sie sie für den Tag, an dem Sie Rechnungen bearbeiten möchten, in die Tickler-Datei. Samstag ist normalerweise ein guter Kandidat. Wenn Samstag kommt, werden Sie zweifellos mehrere Rechnungen zu bezahlen haben, und Sie werden sie alle auf einmal behandeln.
7. Ziehen Sie den Ordner Kreditkartenbelege und beginnen Sie mit der ersten Anweisung. Ziehen Sie für jede Zeile auf dem Kontoauszug den entsprechenden Kreditkartenbeleg. Sie sollten für jeden Artikel auf der Abrechnung eine Quittung haben. Jede fehlende Quittung ist eine rote Fahne, die Sie ernst nehmen sollten. Es ist ein Zeichen für entweder Löcher in Ihrem System oder betrügerische Gebühren. Wenn es das erste ist, stützen Sie diese Löcher. Sie haben dann eine zuverlässige Möglichkeit zu bestimmen, wann Ihnen etwas in Rechnung gestellt wird, das Sie nicht gekauft haben. Gibt es andere in Ihrer Familie, die auch Kreditkarten verwenden? Wenn ja, müssen sie fleißig sein, um ihre Quittungen in den Kreditkartenbelegordner zu bekommen.
8. Wenn Sie Elemente in der Abrechnung mit den Quittungen abgleichen, legen Sie alle Elemente beiseite, die steuerlich absetzbar sind.
9. Wenn Sie alle Artikel mit den Quittungen abgeglichen haben und die Abrechnung als korrekt überprüft wurde, schreiben Sie den Scheck und reißen Sie den zurückzusendenden Teil ab.
10. Nehmen Sie alle Ihre steuerlich absetzbaren Quittungen und legen Sie sie in den steuerlich absetzbaren Ordner. Wenn Sie eine Erklärung zu einem von ihnen schreiben müssen, ist es jetzt an der Zeit, dies zu tun.
11. Nehmen Sie die verbleibenden Quittungen und heften Sie sie an die Abrechnung.
12. Legen Sie die Anweisung in ihrem Ordner in Ihren Referenzdateien ab.

Wenn Sie zurückgehen und eine Quittung suchen müssen, kann diese nur an einer von zwei Stellen sein. Es kann auf den Kontoauszug im Ordner für diese Kreditkarte geheftet werden. Es kann sich im steuerlich absetzbaren Ordner befinden. Es kann an keinem anderen Ort sein. Wenn Sie einen Artikel zurücksenden müssen und die Quittung benötigen, denken Sie einfach an den ungefähren Zeitpunkt des Kaufs und mit welcher Karte. Es dauert nur wenige Sekunden, um den Kontoauszug für diesen Zeitraum zu scannen und den Monat zu ermitteln, in dem der Kauf getätigt wurde. Sobald Sie den richtigen Monat haben, dauert das Durchblättern der Quittungen, um den richtigen zu finden, nur Sekunden.

Ein gutes System zu haben ist fast so einfach wie gar kein System zu haben, was die Zeit betrifft, die Sie für die Wartung aufwenden werden. Ein gutes System ist eine enorme Zeitersparnis für alle Zeiten, in denen Sie eine Quittung finden müssen, und die Geldeinsparung, wenn Sie betrügerische Gebühren anfechten müssen.