Lassen Sie sich inspirieren

Die Arbeit eines Veranstaltungsplaners ist nie erledigt, auch nicht, wenn die Veranstaltung selbst beendet ist. Genauso wichtig wie alle Details direkt vor Ihrer Veranstaltung zu erhalten, ist die Arbeit, die direkt nach der Veranstaltung selbst noch zu erledigen ist!

Ein Event Debrief ist ein Meeting mit Ihrem Team, bei dem Sie ein vorheriges Event sorgfältig dekonstruieren und analysieren. Eine gründliche Nachbesprechung hilft Ihnen dabei, herauszufinden, was richtig gelaufen ist, was schief gelaufen ist und was beim nächsten Mal besser sein könnte. Wenn Sie sich nicht die Zeit nehmen, Ihre Ereignisse zu überprüfen, verpassen Sie möglicherweise wichtige Möglichkeiten, Fehler zu korrigieren und wichtige Verbesserungen vorzunehmen.

Selbst wenn eine Veranstaltung scheinbar reibungslos verlaufen ist, gibt es immer Elemente, die verbessert werden könnten — hier wird eine Nachbesprechung mit Ihrem Team nach der Veranstaltung wichtig. Sich Zeit für die Nachbesprechung einer Veranstaltung zu nehmen, bietet viele Vorteile, darunter wertvolles Feedback, die Optimierung Ihres Prozesses, die Verbesserung der Teilnehmererfahrung und die Weiterentwicklung der Beziehungen zu Sponsoren, Anbietern und Mitarbeitern.

Wenn Sie sich nach der Veranstaltung Zeit nehmen, um Ihre Notizen und Gedanken festzuhalten, verbessern sich Ihre Veranstaltungen mit jeder Ausgabe oder jedem Jahr! Darüber hinaus, wenn es notwendig wird, Ihre Veranstaltung an jemand anderen zu übergeben, werden Sie sie für den Erfolg einrichten, indem Sie alles dokumentieren.

Die Nachbesprechung beginnt WÄHREND Ihrer Veranstaltung

Bevor Ihre Veranstaltung vorbei ist, nehmen Sie sich Zeit, um die Details aufzuschreiben, an die Sie sich erinnern möchten, da Sie möglicherweise einige Details vergessen, wenn die Veranstaltung besetzt ist.

Berücksichtigen Sie Folgendes:

• Wie viele Personen kamen zu der Veranstaltung? Wie hoch ist der Anteil weiblicher/männlicher Gäste?
• Hat dies die Verpflegung und/oder die Reste beeinflusst?
• Wurden die Zeiten eingehalten?
• Haben Sie Engpässe oder Probleme erkannt, die Sie einrichten und in Zukunft vermeiden müssen?
• Haben Sie genügend Personal vorgesehen, um Ihre Gäste bei der Registrierung / Garderobe, bei Fragen oder anderen Fragen während der Veranstaltung zu unterstützen?
• Wurden Ihre Sponsoren und Partner ausreichend sichtbar?
• Schreiben Sie auf, was Ihnen am Veranstaltungsort gefallen hat und was Sie verbessern möchten.

Nachbesprechung NACH Ihrer Veranstaltung

Nach Ihrer Veranstaltung möchten Sie Bewertungen aller an der Veranstaltung beteiligten Personen erhalten. Sammeln Sie so viele Informationen wie möglich, um das Gesamtbild zu bewerten.

Senden Sie eine Veranstaltungsumfrage an Ihre Teilnehmer

Verwenden Sie einen Fragebogen, der so viele Aspekte der Veranstaltung wie möglich abdeckt, z. B. den Einladungsprozess, das Veranstaltungsprogramm und die Veranstaltungslogistik, damit Sie die Informationen während der Nachbesprechung der Veranstaltung verwenden können.

Sie können diese Art von Feedback auf drei verschiedene Arten erhalten:

• Stellen Sie Ihre Veranstaltungsumfrage während der Veranstaltung zur Verfügung, indem Sie einen Stand einrichten, an dem sie ihre Kommentare hinterlassen können. Auf diese Weise erhalten Sie ihr Feedback, wenn es in ihrem Kopf frisch ist.
• Senden Sie die Ereignisbefragung einige Tage nach der Veranstaltung per E-Mail. Dies ist eine großartige Ergänzung zu Ihrer Dankeschön-E-Mail. Hosten Sie die Umfrage als Formular auf Ihrer Website, damit sie sie schnell ausfüllen können.
• Bitten Sie um Feedback über eine Event-App (falls Sie eine verwenden). Dies ist vielleicht die interaktiv Art und Weise Feedback zu erhalten. Stellen Sie sicher, dass die Ergebnisse dieser Umfrage für Ihre Event-Nachbesprechung verfügbar sind.

Laden Sie die wichtigsten Parteien zu Ihrer Nachbesprechung ein

Wichtige Akteure können wichtige Informationen liefern, da sie oft eine andere Meinung zu den Dingen haben. Wenn Ihr Organisationsteam ein kleines Team ist, ist es in Ordnung, alle einzuladen. Wenn viele Personen beteiligt waren, stellen Sie sicher, dass Sie einen Vertreter jeder Schlüsselfunktion haben (Vor-Ort-Event), den Veranstaltungsort, etwaige Logistikpartner, einen Redner oder Sponsor und schließlich sogar einen Kollegen, der an der Veranstaltung teilgenommen hat.

Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, wertvollen Input aus verschiedenen Blickwinkeln zu sammeln und die zukünftige Zusammenarbeit zu erleichtern.

Legen Sie eine detaillierte Agenda fest und nutzen Sie einen Moderator

Es ist wichtig, die wichtigsten Punkte Ihrer Veranstaltung zu treffen: Registrierung, Catering, Setup, Lautsprecher / Unterhaltung, Beschilderung / Dekor usw. Darüber hinaus ist es wichtig, jemanden zu benennen, der die Diskussion leitet, damit das Gespräch nicht chaotisch wird.

Beginnen Sie mit Ihren Zielen, hören Sie genau zu und vergessen Sie nicht, eine Zusammenfassung zu erstellen

Bevor Sie mit der Erörterung der einzelnen Ereignisaspekte beginnen, gehen Sie schnell Ihre Ziele durch. Dies wird Ihnen und dem Team helfen, das beste Feedback zu generieren. Der einfachste Weg, ein Event-Debriefing durchzuführen, ist die Verwendung einer Event-Debrief-Vorlage.

Verwenden Sie die Daten und stellen Sie sie anderen zur Verfügung

Der vielleicht wichtigste Schritt: Sobald Sie Daten aus Ihrem Event-Debrief-Meeting und / oder Ihrer Umfrage gesammelt haben, ist es wichtig, sie für alle zukünftigen Events zu verwenden. Dokumentieren Sie Ihre Notizen und Aktionen an einem Ort, auf den Ihr Team jederzeit zugreifen kann.

Sind Sie inspiriert, Ihre nächste Veranstaltung zu organisieren?

Kontaktieren Sie uns über [email protected] oder rufen Sie an +32 2 706 88 00 um unsere Standorte in Antwerpen, Brüssel oder Lüttich zu besuchen. Gemeinsam sorgen wir für eine reibungslose Organisation Ihrer nächsten Veranstaltung, damit Ihre Nachbesprechung so viele positive Punkte wie möglich enthält!
Stellen Sie sicher, dass Sie die innovativen Veranstaltungstechnologien von BluePoint verwenden, die noch mehr Aufmerksamkeit erregen und die Veranstaltung unvergesslich machen. Positives Feedback garantiert!