Minutenbuch: Was ist ein Unternehmensbuch und warum ist es wichtig

Was ist ein Minutenbuch?

Warum ist es wichtig, ein Firmenbuch oder Geschäftsunterlagen zu führen?

Was ist in einem Minutenbuch enthalten und was sind die Folgen, wenn das Minutenbuch nicht auf dem neuesten Stand gehalten wird?

In diesem Artikel werden wir alles aufschlüsseln, was Sie über Minutenbücher wissen müssen.

Bist du bereit?

Los geht’s…

Was ist ein Minutenbuch

Ein Minutenbuch, Corporate Minute Book oder Corporate Book ist eine offizielle Aufzeichnung der internen Aktivitäten und Entscheidungen des Unternehmens.

Merriam-Webster definiert ein Protokollbuch als “die offizielle schriftliche Aufzeichnung der Transaktion der Aktionäre und Direktoren eines Unternehmens”.

Das Protokollbuch ist im Wesentlichen eine Unternehmensmappe, die die Beschlüsse des Unternehmens, das Hauptbuch der Aktionäre, die Satzung, die Liste der Direktoren, die Satzung und alle internen Unternehmensdokumente des Unternehmens enthält.

Wenn Sie zum ersten Mal ein Unternehmen gründen, müssen Sie sofort alle Ihre Unternehmensdokumente im Protokollbuch organisieren, um sicherzustellen, dass Sie klare Aufzeichnungen über das Unternehmen führen.

Das Minutenbuch informiert über die Geschichte des Unternehmens.

Da die Gesellschaft eine juristische Person ist, die durch ihren Verwaltungsrat handelt, muss sie die wichtigen Aktivitäten und Ereignisse in ihrem Leben verfolgen und ihren Entscheidungsprozess dokumentieren.

Eine physische Person kann ein Tagebuch über wichtige Ereignisse in ihrem Leben führen.

Ein Unternehmen muss Aufzeichnungen über wichtige Entscheidungen in seinem Leben führen und nachweisen, dass diese Entscheidungen in Übereinstimmung mit den Corporate Governing Rules und dem Gesetz getroffen wurden.

Das Protokollbuch enthält im Wesentlichen das Tagebuch des Unternehmens.

Was sind “Protokolle”

Protokolle oder Sitzungsprotokolle stellen die dokumentierte Darstellung einer Sitzung oder einer Entscheidung dar.

Zum Beispiel ist der Verwaltungsrat des Unternehmens verantwortlich, wichtige und strategische Entscheidungen für das Unternehmen zu treffen.

Sie treffen sich in der Regel mehrmals im Jahr, um die Angelegenheiten des Unternehmens und die Unternehmensführung zu erörtern und zu bewerten, wie die Dinge laufen und was als nächstes zu tun ist.

Der Gesellschaftssekretär ist dafür verantwortlich, einen schriftlichen Bericht über das zu erstellen, was während dieser Sitzungen besprochen wurde, und über die getroffenen Entscheidungen.

So nennen wir das Meeting “Protokoll”.

Das Protokoll stellt eine detaillierte Aufzeichnung dessen dar, was diskutiert wurde und welche Entscheidungen von wem getroffen wurden.

Sobald das Sitzungsprotokoll erstellt ist, wird es anschließend jedem in der Sitzung anwesenden Vorstandsmitglied zur Genehmigung und Bestätigung seines Inhalts vorgelegt.

Letztendlich werden die genehmigten Sitzungsprotokolle in das Minutenbuch des Unternehmens aufgenommen, um den Entscheidungs- und Entscheidungsprozess des Unternehmens zu dokumentieren.

Was in einem Minutenbuch steht

Was in einem Minutenbuch steht und sein Inhalt ist im Allgemeinen Standard.

Das Protokollbuch für Unternehmen enthält einige wichtige Dokumente und Informationen:

1. Statuten
2. Statuten
3. Beschluss des Verwaltungsrats
4. Beschluss der Aktionäre
5. Register der Direktoren
6. Register der Offiziere
7. Register der Aktionäre
8. Aktionärsbuch
9. Umlagebuch
10. Zeichnungsverträge
11. Unternehmensregisterunterlagen
12. Aktienzertifikate
13. Aktionärsvereinbarung
14. Optionszuschüsse
15. Kreditvereinbarungen
16. Änderungen der Satzung oder Satzung der Gesellschaft

Das Protokollbuch informiert Sie über die rechtliche Struktur des Unternehmens, die Entscheidungen, die in der Vergangenheit von den Direktoren und Aktionären getroffen wurden, wie das Unternehmen neue wichtige Entscheidungen treffen kann und wer die Stakeholder des Unternehmens sind.

Wann müssen Sie Ihr Unternehmensbuch zeigen?

Es gibt viele Fälle, in denen Sie Ihre Unternehmensgeschichte und Ihr Protokollbuch erstellen müssen.

Hier sind einige Beispiele für Ereignisse, bei denen Sie das Protokollbuch für Ihr Unternehmen vorzeigen müssen:

1. Due Diligence Prozess
2. Verkauf Ihres Unternehmens
3. Übertragung Ihres Unternehmens auf eine andere Person
4. Bankfinanzierung
5. Immobilientransaktion
6. Fahrzeugkauf
7. Seed Round Finanzierung
8. Investorenfinanzierung
9. Börsengang
10. Eröffnung von Kreditlinien
11. Für Zwecke der Steuerbuchhaltung
12. Unternehmensprüfung
13. Umgang mit den Regierungsbehörden

In einem der oben genannten Fälle müssen Sie möglicherweise nachweisen, dass die Geschichte Ihres Unternehmens ist gut dokumentiert und dass der Investor oder die Finanzierungsgesellschaft mit Ihnen Geschäfte tätigt, basierend auf vollständiger Kenntnis des Unternehmensstatus und der Unternehmensgeschichte Ihres Unternehmens.

Wenn Ihr Firmenbuch unvollständig oder nicht dokumentiert ist, kann dies Ihre Transaktion verzögern oder sogar gefährden.

Stellen Sie also sicher, dass Sie Ihre Aufzeichnungen auf dem neuesten Stand halten.

Brauche ich ein Minutenbuch

Die kurze Antwort lautet ja!

Welche Bedeutung hat ein Minutenbuch?

Sie benötigen ein Minutenbuch, um die Geschichte des Unternehmens zu erklären.

In gewissem Sinne ist nicht das eigentliche Minutenbuch wichtig, sondern der gesamte Inhalt, den Sie darin pflegen müssen.

Im Leben Ihres Unternehmens müssen Sie in vielen Fällen zu Ihrem Unternehmensprotokoll zurückkehren, um frühere Entscheidungen oder Handlungen des Unternehmens nachzuweisen.

Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise eine wichtige Kreditlinie bei der Bank aufgenommen, Aktien im Rahmen einer Unternehmensfinanzierung oder einer Seed-Round-Finanzierung ausgegeben oder Aktien von bestimmten Aktionären zurückgekauft hat, müssen Sie die Aufzeichnungen in Ihrem Unternehmensprotokoll vorlegen, um nachzuweisen, dass solche Entscheidungen in Übereinstimmung mit den Regeln und Gesetzen des Unternehmens getroffen wurden.

Wenn ein Unternehmen sein Unternehmensbuch vernachlässigt und keine Geschäftsprotokolle über seine wichtigen Entscheidungen führt, kann es am Ende eine Menge Anwaltskosten zahlen, um die Geschichte des Unternehmens nachzubilden.

Das Unternehmen muss möglicherweise zahlen, um wichtige frühere Entscheidungen zu dokumentieren und nachzuweisen, dass seine früheren Entscheidungen vom Verwaltungsrat und den Aktionären des Unternehmens ordnungsgemäß genehmigt wurden.

Wie organisierst du ein Minutenbuch?

Das Organisieren eines Minutenbuchs ist grundsätzlich kein komplizierter Prozess.

Natürlich kann es erhebliche Unterschiede zwischen der Handhabung des Protokollbuchs für ein großes multinationales Unternehmen und einem lokalen kleinen Geschäft geben.

Wie pflegen Sie ein Minutenbuch?

Ihr Minutenbuch sollte minimal enthalten:

1. Ihre Satzung oder Gründungsurkunde mit allen Änderungen
2. Ihre Satzung mit allen Änderungen
3. Das Register Ihres Verwaltungsrats
4. Der Beschluss und das Protokoll der ersten organisatorischen Sitzung
5. Protokoll aller Verwaltungsratssitzungen
6. Beschlüsse der Aktionäre alle Genehmigungen der Aktionäre anzeigen
7. Die Aktionäre des Unternehmens und das Aktienregister

Jedes Unternehmen kann entscheiden, welche Informationen in seinem Protokollbuch gespeichert werden sollen.

Häufig sollten alle Informationen, die sich möglicherweise auf das Unternehmen als Einheit auswirken können, im Unternehmensbuch geführt werden.

Was passiert, wenn mein Protokollbuch nicht aktuell ist

Wenn Ihr Unternehmen kein aktuelles und gut dokumentiertes Protokollbuch hat, können Sie mit wichtigen Konsequenzen konfrontiert werden.

Oft sehen Unternehmen eine wichtige Transaktion aufgrund der Unzulänglichkeit ihres Protokollbuchs verzögert oder sogar entgleist.

Sie haben beispielsweise hart daran gearbeitet, einen Investor zu finden, der in Ihr Unternehmen investiert.

Sie brauchen die Investmentfonds dringend.

Ups, es gibt ein Problem!

Der Investor möchte erst investieren, wenn Ihr Unternehmen vergangene Entscheidungen richtig darstellen und dokumentieren kann.

Der Investor möchte sicherstellen, dass das Unternehmen in der Vergangenheit keine Rechte verletzt hat, seine Entscheidungen dem Gesetz und den Unternehmensvorschriften entsprechen.

Ohne zu bestätigen, dass die Geschäftstätigkeit des Unternehmens regelmäßig war, sieht der Anleger ein Risiko.

Hier ist eine kurze Liste von Fällen, in denen ein Unternehmen potenziellen Konsequenzen ausgesetzt sein kann, wenn es sein Protokollbuch nicht einhält:

1. Versäumnis bei obligatorischen behördlichen Einreichungen
2. Rechtliche Sanktionen bei Nichteinhaltung der Vorschriften
3. Umfassendere Prüfung im Rahmen einer Verkaufstransaktion
4. Verwaltungsrat unterliegt einer Klage in Abhängigkeit von der Art der undokumentierten Entscheidung
5. Mögliche Aktionärsklage wegen undokumentierter Entscheidungen, die sich auf die Rechte der Aktionäre auswirken
6. Ehemalige Direktoren, die für die Handlungen neuer Direktoren verantwortlich sind, wenn die Änderung nicht dokumentiert wurde
7. Unmöglichkeit, die Geschichte des zufriedenheit eines wichtigen Investors

Die Intensität der Konsequenzen kann je nach Art der Entscheidung, Größe des Unternehmens, möglichen Gesetzesverstößen und der Anzahl der von den Entscheidungen des Unternehmens potenziell betroffenen Interessengruppen variieren.

Am besten wenden Sie sich an einen Unternehmensanwalt, um sicherzustellen, dass Sie Ihr Unternehmensbuch ordnungsgemäß führen, um unnötige Risiken zu vermeiden.

Takeaways

Das Company Minute Book ist die offizielle Aufzeichnung der Geschichte des Unternehmens seit seiner Gründung.

Unternehmen sind verpflichtet, Unternehmensdokumente, Entscheidungen und Transaktionen detailliert aufzuzeichnen.

In der Regel wird das Firmenbuch im Unternehmensprotokoll am Hauptsitz des Unternehmens geführt.

Das Unternehmensprotokoll enthält:

1. Statuten
2. Register der Direktoren und leitenden Angestellten
3. Beschlüsse des Verwaltungsrats
4. Beschlüsse der Aktionäre
5. Vorstandsprotokoll
6. Register der Aktionäre
7. Register der Aktienübertragungen
8. Regulatory Filing documents

Und mehr.

Wenn Sie das Protokollbuch Ihres Unternehmens ordnungsgemäß pflegen und sicherstellen, dass dessen Inhalt auf dem neuesten Stand ist, minimieren Sie effektiv das Risiko für das Unternehmen und die Direktoren, die das Unternehmen leiten.

Der Verwaltungsrat wird den Trost haben, dass seine Entscheidungen gut dokumentiert und in den Unternehmensunterlagen festgehalten wurden.

Die Aktionäre haben die Gewissheit, dass sie einem Beschluss des Verwaltungsrats, wie er gesetzlich erforderlich war, zugestimmt haben.

Dritte wie Banken, Investoren, Regierungen, Wirtschaftsprüfer oder Anwälte können schnell eine detaillierte Historie des Unternehmens einsehen und haben den Komfort, dass die früheren Entscheidungen und Aktivitäten des Unternehmens mit seinen internen Regeln und dem Gesetz konform waren.

Die ordnungsgemäße Pflege der Minute ist für ein Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um seine Geschichte zu dokumentieren.

Haben Sie eine Erfahrung, die Sie uns im Zusammenhang mit dem Corporate Records Book mitteilen möchten?

Wir würden uns freuen, von Ihnen zu hören.