Modernisierung älterer Telefonsysteme: Wie und warum ein Upgrade?

Viele Unternehmen haben 2021 immer noch mit veralteter Kommunikationsinfrastruktur zu kämpfen.

Ältere Telefonsysteme verlieren mit der Zeit an Funktionalität und an Wert. Sie werden Sie und Ihr Team letztendlich wertvolle Ressourcen und Aufmerksamkeit kosten.

Die gute Nachricht ist, dass es viele Möglichkeiten gibt, Legacy-Systeme zu modernisieren. Die Modernisierung Ihres Telefonsystems senkt nicht nur die Kosten, sondern kann auch die Effizienz Ihres Geschäftsbetriebs drastisch verbessern.

Was ist ein Legacy-Telefonsystem?

Ein Legacy-System ist eine Software, Hardware oder Anwendung, die auf veralteten Technologien basiert, aber immer noch in kritischen Geschäftsprozessen verwendet wird. Ein Legacy-Telefonsystem ist im Wesentlichen ein unflexibles und veraltetes Geschäftstelefonsystem, das keine modernen Funktionen bietet.

Die gängigsten älteren Telefonsysteme umfassen T1-Verbindungen, POTS-Leitungen, ältere Betreiber und PRI-Konfigurationen. Ein Setup, das immer noch kupferbasierte Verkabelung oder analoge Kanäle nutzt, wird als “Legacy-System” betrachtet.”

Warum sollten Sie Ihr altes Telefonsystem modernisieren?

Die Modernisierung von Altsystemen kann Ihrem Unternehmen viele hervorragende Möglichkeiten bieten.

Das Sprichwort “nicht reparieren, was nicht kaputt ist” gilt nicht für die digitale Transformation. Unternehmen müssen heute ältere, ineffiziente Systeme ersetzen und modernere Technologien einführen, um im nächsten Jahrzehnt wettbewerbsfähig zu bleiben.

7 Gründe, Ihr Telefonsystem zu modernisieren

Ihr Legacy-Telefonsystem kostet Sie auf viele verschiedene Arten. Hier sind einige der häufigsten Gründe, Ihr Geschäftstelefonsystem zu modernisieren.

• Hohe Kosten

Um ein Business-Telefonsystem der alten Schule einzurichten, müssten Sie klobige Hardware kaufen und installieren. Es gibt auch oft versteckte Gebühren für die Hardwarenutzung und den technischen Support. Darüber hinaus versuchen ältere Telekommunikationsanbieter in der Regel, ihre Kunden an langfristige Verträge zu binden.

• Wartung

Die Wartung eines älteren Telefonsystems kann zeitaufwändig sein. Die Aktualisierung der Software, Hardware und der zugrunde liegenden Infrastruktur kann wertvolle Ressourcen verbrauchen, die stattdessen für andere Projekte verwendet werden könnten.

Reparaturen sind ebenfalls mühsam, da der Hersteller Ihre Teile möglicherweise nicht mehr herstellt. Möglicherweise müssen Sie gebrauchte Hardware von fragwürdiger Qualität kaufen.

Die Fehlerbehebung bei veralteten Technologien kann noch mehr Kopfschmerzen bereiten. Für die Wartung ist möglicherweise jemand verfügbar, der in der Verwendung Ihres spezifischen Telefonsystems ordnungsgemäß geschult ist. Mit zunehmendem Alter Ihrer Technologiesysteme stehen Ihnen weniger qualifizierte Ingenieure und Techniker zur Verfügung.

• Flexibilität

Die Pandemie 2020 hat gezeigt, wie wichtig eine flexible Infrastruktur ist, die sich schnell an die sich ständig ändernden Geschäftsanforderungen anpasst. Mit dem Aufkommen von Telearbeit und Remote-Arbeit sollten Mitarbeiter ein Cloud-basiertes Telefonsystem verwenden, mit dem sie von überall aus arbeiten können, um die Geschäftskontinuität sicherzustellen.

Eine weitere zu berücksichtigende Sache ist der Wechsel von Bürostandorten oder die globale Expansion. Sie müssen Ihre Geräte deinstallieren, transportieren und neu installieren. Dies kann ein verwirrender und zeitaufwändiger Prozess sein. Moderne Telefonanlagen hingegen können sofort eingerichtet werden.

• Skalierbarkeit

Was passiert, wenn Ihr wachsendes Unternehmen neue Mitarbeiter einstellen, neue Büros eröffnen usw. muss.? Es ist nicht einfach, ein Legacy-Telefonsystem zu skalieren.

Zum einen kann ein herkömmliches Geschäftstelefonsystem nur eine begrenzte Anzahl von Telefonleitungen unterstützen. Wenn Sie diese Anzahl überschreiten, müssen Sie zusätzliche Ports hinzufügen oder mehr Ausrüstung kaufen.

Wenn Sie ein größeres Anrufvolumen unterstützen müssen, müssen Sie zusätzliche Geräte kaufen, um die Anrufkapazität zu erhöhen. Wenn Ihr Legacy-Telefonsystem den eingehenden Anrufverkehr nicht unterstützen kann, erhalten Anrufer Besetztzeichen und / oder brechen ihre Anrufe ab. Dies könnte zu Umsatzeinbußen führen.

• Eigenschaften

Viele moderne UC-Anbieter bieten erweiterte Servicefunktionen und Zugriff auf Anrufdetaildatensätze. Diese können dazu beitragen, das Kundenerlebnis und die interne Berichterstattung zu verbessern.

Mit Ihrem aktuellen Telefonsystem können Sie möglicherweise Anrufe entgegennehmen, es fehlen jedoch möglicherweise viele Funktionen, die viele Cloud-Telefonsysteme bieten.

• Sicherheit

Legacy-Systeme weisen Sicherheitslücken auf, und wenn Sie noch eine verwenden, kann dies zu Hacks, Cyberangriffen usw. führen. Wenn Ihre IT-Abteilung ständig versucht, Lücken zu schließen oder sich von Sicherheitsverletzungen zu erholen, können sie sich nicht auf profitablere Projekte konzentrieren.

Mach dich nicht zum Ziel. Allein im Jahr 2020 gab es mehr als 1000 Datenschutzverletzungen.

Durch ein Upgrade auf ein Cloud-Telefonsystem können Sie Best Practices für die VoIP-Sicherheit implementieren, um die Vertraulichkeit Ihrer Geschäftskommunikation zu gewährleisten.

• Integrationen

Integrationen sind heutzutage der letzte Schrei. Es ist wichtig, Ihr Geschäftstelefonsystem mit anderen Tools zu synchronisieren, um die Effizienz Ihrer Mitarbeiter zu maximieren. Legacy-Systeme bieten keine Sprachintegrationen oder andere Funktionen, die moderne Systeme können. Wenn sie eine Integration anbieten, sind wahrscheinlich viele Anpassungen erforderlich.

Legacy versus Moderne Telefonsysteme

Sie denken vielleicht, dass es Zeit ist, Ihr Telefonsystem zu aktualisieren. Glücklicherweise erweisen sich Cloud-Telefonsysteme als bessere Alternative zur herkömmlichen Telekommunikation.

• Moderne Telefonsysteme sind Cloud-basiert. Dies bedeutet, dass Sie keine zusätzliche Ausrüstung benötigen. Sie verbinden sie einfach mit Ihrem IP-Netzwerk.
• Moderne Telefonanlagen sind in der Regel deutlich günstiger. Sie sind nicht an einen langfristigen Vertrag gebunden. Sie können Ihre Pläne jederzeit nach Belieben aktualisieren oder herabstufen.
• Sowohl Legacy- als auch Cloud-Kommunikation sind sehr zuverlässig. Moderne Telefonsysteme sind im Allgemeinen sicherer und bieten eine viel bessere Funktionalität.

Es gibt einfach keinen Grund, bei Ihrem veralteten Telefonsystem zu bleiben. Wenn Sie noch nicht mit dem Upgrade Ihrer Legacy-Technologie begonnen haben, ist es jetzt an der Zeit. Aber wie genau könnten Sie das tun?

Aktualisieren Sie Ihr Legacy-Telefonsystem

Bevor Sie eine große Änderung vornehmen — z. B. ein Upgrade Ihres vorhandenen Telefonsystems — müssen Sie Ihre aktuellen Systeme bewerten und die besten Möglichkeiten ermitteln, um voranzukommen. Dies hilft Ihnen beim Übergang mit begrenzten Ausfallzeiten. Hier sind einige Faktoren zu berücksichtigen.

1. Workload und IT-Architektur
Um die Tiefe eines Upgrades zu verstehen, müssen Sie zunächst verstehen, wie Ihr Legacy-Telefonsystem funktioniert und welche Einrichtungen modernisiert werden. Auditieren Sie Ihre Technologien (Hardphones, Softphones, Funktionen usw.) und Infrastruktur, um deren Funktionalität, Wert und ROI zu ermitteln.

2. Betriebliche Änderungen
Denken Sie an Strategien zur Verbesserung der Effizienz, um Prozesse, Arbeitsabläufe und Produktivität zu optimieren. Wie können neuere Technologien Ihnen helfen, diese Ziele zu erreichen? Diese Änderungen können neue Fähigkeiten, Schulungen, Software, Teams usw. umfassen. Wenn Sie diese Änderungen notieren, denken Sie an Kosten und Zeitpläne.

3. Finanzen
Bewerten Sie Ihre Geschäftsausgaben und Ihr Budget und identifizieren Sie Möglichkeiten und Ressourcen, um ein solches Upgrade zu unterstützen. Während die meisten Unternehmen über die Kosten für die Aktualisierung ihrer Systeme besorgt sind, kann sich das Festhalten an älteren Systemen als teurer erweisen. Dies liegt daran, dass Ihr Unternehmen in andere Dienstleister investieren muss, um zu skalieren, was die Kosten im Laufe der Zeit erhöht. Darüber hinaus ist die Wartung und Aktualisierung veralteter Legacy-Systeme tendenziell teurer als die Anmeldung für ein neues.

4. Sicherheit und Risiken
Betrachten Sie schließlich die potenziellen Risiken, denen Ihr Unternehmen ausgesetzt sein könnte. Dies bedeutet mögliche Ausfallzeiten, Auswirkungen auf Prozesse, Zeitplan des Upgrades usw. Berücksichtigen Sie auch die Risiken, Ihr Legacy-System so zu halten, wie es ist. Wenn Sie Ihr Legacy-System modernisieren möchten, planen Sie, Ihre Systeme und Daten vor, während und nach dem Prozess zu schützen. Dies dient dazu, Datenverlust zu schützen, die Compliance aufrechtzuerhalten, Ausfallzeiten zu reduzieren und ein reibungsloses Upgrade durchzuführen.

Wann sollten Sie Ihr Telefonsystem aktualisieren?

Woher wissen Sie, wann es Zeit ist, Ihr Telefonsystem zu aktualisieren? Es ist an der Zeit, Ihr Legacy-System zu modernisieren, wenn Sie dies benötigen:

1. Aktualisieren Sie veraltete Technologie.
2. Hören Sie auf, für grundlegende Dienste und Funktionen zu viel zu bezahlen.
3. Den gestiegenen Kundenanforderungen gerecht werden.
4. Erleichtern Sie den Umzug an einen neuen Bürostandort.
5. Wenn Sie eine hybride Arbeitskultur implementieren.
6. Erhalten Sie Zugriff auf bessere Funktionen und Sprachqualität.
7. Bereite dich auf eine Katastrophe vor.
8. Schützen Sie sich vor Cyberangriffen und schützen Sie Ihre Daten.
9. Erhöhen Sie Flexibilität und Mobilität.
10. Skalieren Sie effektiv ohne Überbudgetierung.

So aktualisieren Sie Ihr Legacy-Telefonsystem

Die Modernisierung eines Legacy-Telefonsystems bedeutet, Ihre Architektur zu aktualisieren und zu transformieren, um sich auf neue technologische Entwicklungen vorzubereiten. Für Geschäftstelefondienste und Geschäftskommunikation bedeutet dies, dass Sie Ihr Telefonsystem in die Cloud migrieren und UCaaS einsetzen müssen, um sich auf die Digitalisierung vorzubereiten. Dies ermöglicht Zusammenarbeit, Remote-Arbeit und erhöhte Effizienz. Die besten Möglichkeiten, Legacy-Systeme zu modernisieren und Ihr Telefonsystem zu aktualisieren, sind:

1. Vollständige Erneuerung
Dazu müssen Sie Ihr bestehendes System und Ihre vorhandene Technologie abnehmen und durch Cloud-Kommunikation ersetzen

2. Schrittweise oder inkrementelle Änderungen
Dazu müssen bestimmte Teile Ihres vorhandenen Altsystems einzeln ausgetauscht werden. Während diese Methode kostengünstig erscheinen mag, können Sie am Ende immer mehr veraltete Systeme übereinander aufbauen, was zu weiterer Komplexität führt.

3.
Dieser Ansatz sucht nach schnellen Korrekturen und Problemumgehungen, um das System funktionsfähig zu machen. Dieser Ansatz kann zwar zusätzliche Funktionen und Funktionen hinzufügen, verbessert jedoch nicht die Gesamtleistung des Systems.

4. Verbesserung bestehender Systeme
Diese Methode ist bei weitem die kostengünstigste und effizienteste. Es geht darum, Verbesserungen vorzunehmen und Ihr vorhandenes Legacy-Telefonsystem zu aktualisieren, um mit neuer Technologie und Software zu arbeiten. Integrationen, No-Code-Software und APIs können zur Verbesserung solcher Systeme beitragen.

Globale Anrufweiterleitung kann helfen

Ein Legacy-Telefonsystem kann aufgrund seiner Bedeutung für den kritischen täglichen Betrieb schwierig zu aktualisieren sein. Es gibt jedoch Unternehmen, die sich auf die Modernisierung von Legacy-Telefonsystemen spezialisiert haben.

Global Call Forwarding ist eines dieser Unternehmen. Wir bieten eine Cloud-Telefonanlage, die die Effektivität und Rentabilität Ihres Unternehmens oder Ihrer Abteilung verbessert.

• Eine No-Code-Lösung, die einfach zu implementieren ist.
• Höhere Sprachqualität für niedrigere Kosten. Sehr zuverlässig.
• Zugriff auf benutzerfreundliche Software (Online-Bedienfeld, von überall zugänglich).
• Erhöhte geografische Reichweite und Abdeckung (geschäftliche Telefonnummern für mehr als 160 Länder weltweit).
• Zugriff auf moderne Funktionen und Dienste wie internationale Anrufweiterleitung, erweiterte Anrufweiterleitungsoptionen, automatisierte Sprachantwort usw.
• Schnelle Skalierbarkeit mit mehreren Redundanzen und geringen Ausfallzeiten.

Und wenn Sie über diese wichtigen Funktionen verfügen, kann Ihr Unternehmen das Kundenerlebnis und die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern. Ihr Unternehmen kann mit modernen, zuverlässigen Lösungen auf Augenhöhe mit Wettbewerbern sein und sich sogar einen Wettbewerbsvorteil verschaffen!

Abhängig von Ihrem Unternehmen kann dies ein schneller Prozess sein oder einige Zeit dauern. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr über das Upgrade Ihres alten Telefonsystems und den Wechsel in die Cloud zu erfahren.