Monatsende-Abschlussprozess: Wie Sie die Buchhaltung effizienter gestalten können

Buchhaltung ist der Job, der nie fertig ist. Egal, ob Sie sich auf Steuererklärungen vorbereiten, Finanzberichterstattungsdaten präsentieren oder tatsächlich Monatsende schließen, es gibt kaum eine Chance zu atmen.

Im Jahr 2017 berichtete das durchschnittliche Buchhaltungsteam, dass der Abschluss des Monats mehr als 8 Tage dauert.

Aber die Zeit, die für den Abschluss des Monats aufgewendet wird, ist die Zeit, die ohne Mehrwert verbracht wird. Sie haben bereits eine endlose Liste von Aufgaben zu erledigen, und der Abschlussprozess stiehlt Ihre Aufmerksamkeit von Geldverdienen und strategischen Einblicken.

Ein klarer Monatsabschluss verbessert Ihre Effizienz und reduziert Fehler. Wir gehen darauf ein, wie Sie das Management Ihres Abschlussprozesses weiterentwickeln können. Aber zuerst, Werfen wir einen Blick darauf, was der Monatsende ist, und die genauen Schritte, die Sie möglicherweise unternehmen.

Was ist das Monatsende?

Monatsabschluss bezieht sich auf die monatliche Erfassung von Finanzbuchhaltungsinformationen, die Überprüfung und den Abgleich von Datensätzen.

Die wichtigste Abschlussperiode ist das Ende des Geschäftsjahres. Aber eine gute Finanzverfolgung wird jeden Tag, jede Woche und jeden Monat fortgesetzt.

Bis zum Ende des Geschäftsjahres zu warten, um alle Ihre Finanzen zusammenzutragen, wäre verrückt, und die Steuersaison ist hart genug!

Daher schließen die meisten Finanzteams auch jeden Monat die Bücher, sodass sie Transaktionen, Journale und Berichte regelmäßiger überprüfen können. Es bedeutet auch, sowohl Einnahmen als auch Ausgaben mit den physischen Aufzeichnungen abzugleichen – Quittungen, Rechnungen und andere Dokumente zu überprüfen.

Abhängig von der Geschwindigkeit Ihres Buchhaltungsteams kann dieser Monatsabschlussprozess zwischen 5 und 10 Tagen dauern. Es ist ein wichtiger Teil des Finanzsystems Ihres Unternehmens, da die Monatsabrechnung:

• Hilft bei der einfachen Anzeige Ihrer Finanzinformationen
• Hält Ihre Unterlagen für den Fall bereit, dass Sie geprüft werden
• Hilft, zukünftige Buchhaltungsfehler zu vermeiden
• Bereitet Sie auf eine einfachere und einfachere Steuererklärung vor

Wenn Sie jeden Monat eine Ansicht darüber erstellen, wo Ihr Geld ein- und ausgeht, können Sie sich ein klares Bild von Ihren gesamten Geschäftsausgaben machen. Monatsabschluss zeigt auf, wo Ausgaben nicht besonders notwendig sind, und hilft Ihnen, die Ausgaben des Unternehmens zu optimieren.

Ein schlankerer Monatsabschlussprozess führt jedoch zu weniger Fehlern in Ihrem gesamten Buchhaltungsprozess. Es lohnt sich also, es richtig zu machen.

6 Schlüsselschritte für die Monatsabrechnung

Es gibt keine perfekte Checkliste für den Monatsabschluss, da alle Unternehmen unterschiedlich sind. Einige arbeiten mit Produkten, was bedeutet, dass sie die zusätzlichen Schritte zur Verfolgung beider Lagerbestände haben. Andere sind serviceorientiert, oder haben große Kleingeld- und Bürokosten zu befürchten.

Im Allgemeinen gibt es sechs wichtige Schritte im Monatsabschlussbuchhaltungsprozess für Start-ups und KMU:

1. Forderungen
2. Verbindlichkeiten
3. Kontenabgleich
4. Anlagevermögen
5. Kontoauszüge
6. Vorausplanen

Forderungen

Beginnen Sie mit der Aufzeichnung aller einkommen im Laufe des Monats erhalten, sei es durch Bargeld, Rechnungen, Darlehen oder andere Einnahmen. In diesem Schritt müssen Sie auch überprüfen, ob Sie die richtigen Beträge von Kunden erhalten haben und unbezahlte Rechnungen verfolgen.

Ihr Finanzteam sollte einen Journaleintrag vornehmen, um jede dieser Transaktionen aufzuzeichnen.

Kreditorenbuchhaltung

Im Gegensatz zum Einkommen ist Kreditorenbuchhaltung das Geld, das Sie jeden Monat für Einkäufe und Rechnungen ausgeben. Sie müssen nachverfolgen, wie viel Sie für welche Produkte oder Dienstleistungen ausgegeben haben, einschließlich Spesenabrechnungen, Rechnungszahlungen und Firmenkarten.

Kontoabgleich

Bei diesem Schritt des monatlichen Abschlusses wird jede Transaktion mit der der entsprechenden Bank, des Lieferanten oder des Unternehmens abgeglichen und überprüft. Dies wird als Accrual-Prozess bezeichnet.

Anlagevermögen

Größere Maschinen, Technologien und andere Vermögenswerte werden manchmal in Bargeld in Ihrem Hauptbuch umgewandelt. Dies ist auf den Abschreibungsprozess zurückzuführen, was bedeutet, dass der Wert dieser Vermögenswerte im Laufe der Zeit sinkt. Da Vermögenswerte teuer sind, können Sie die Abschreibungskosten im Laufe der Jahre in Form von Ausgaben verteilen.

Die Erfassung von Wertänderungen dieser Vermögenswerte (einschließlich Reparaturen oder Amortisationen) ist wichtig, um Ihre Bücher stabil zu halten und plötzliche Gewinn- oder Verlustsprünge zu vermeiden.

Statements

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre monatlichen Abschlussabschlüsse wie Bilanz, Gewinn und Verlust, Einnahmen und Ausgaben zu organisieren. Natürlich sollten Ihre Gutschriften und Belastungen einen Nettowert von Null als Kontostand haben.

Finanzberichte und -aussagen sind unglaublich wichtig, um einen genauen Überblick über die Finanzdaten des Unternehmens zu erhalten und zukünftige Strategien zu informieren.

Vorausplanen

Schließlich ist es an der Zeit, auf den jeweiligen Monat vorauszudenken und einen Geschäftsfinanzplan zu erstellen, um die wichtigsten Risiken anzugehen. Wenn in diesem Monat beispielsweise etwas besonders manuell war, ist es möglicherweise an der Zeit, über die Erstellung eines Automatisierungsprozesses nachzudenken. 88% der Unternehmen, die Automatisierung anwenden, können den monatlichen Abschlussprozess innerhalb von 6 Tagen abschließen, verglichen mit nur 40% derjenigen, die dies nicht tun.

5 Tipps, um den Monatsabschluss effizienter zu gestalten

Wie bereits erwähnt, kann die effizientere Gestaltung Ihres Buchhaltungsmonats nicht nur einen genauen Einblick in die Finanzlage Ihres Unternehmens geben, sondern auch zukünftige Fehler verhindern. Die Straffung des Prozesses bereitet Sie besser auf den Fall einer Prüfung vor und darauf, wann die Steuersaison endlich beginnt (viel zu früh, möchte ich hinzufügen!).

So machen Sie den Monatsabschluss effizienter:

1. Verwenden Sie Vorlagen und Checklisten
2. Konsolidieren Sie alle Transaktionen an einem Ort
3. Sichern Sie Ihre Daten
4. Implementieren Sie Unternehmenskürzungen
5. Automatisieren Sie Systeme

Verwenden Sie Vorlagen und Checklisten

checklisten für jeden Schritt im Prozess mögen unglaublich anstrengend klingen, aber sie können ganze Tage von Ihrem Monatsabschlussprozess abschneiden.

Der Hauptvorteil der Verwendung von Vorlagen innerhalb Ihres Monatsabschlusses besteht darin, dass sie Vorgänge standardisieren. Die Erstellung eines Standardbetriebsverfahrens verbessert nachweislich die Geschwindigkeit und Genauigkeit Ihres Monatsabschlussprozesses.

Ein Softwareunternehmen führte eine Zeichencheckliste als Hauptgrund für seinen Erfolg bei der Reduzierung des Monatsendeabschlusses von 3 Wochen auf nur 3 Tage an. Sprechen Sie über eine Verbesserung!

Transaktionen konsolidieren

Es ist wichtig, jede Transaktionskategorie an einem Ort zu konsolidieren. Wir sprechen über Ausgaben, Einnahmen und mehr. Mit einer Spend-Management-Software mit mehreren Benutzerkonten kann Ihr Buchhaltungsteam alle Transaktionen unternehmensweit überprüfen.

Sie können auch mit Beschriftungen arbeiten, um Ausgaben einfacher zu kategorisieren und visuell darzustellen.

Daten sichern

Seien wir ehrlich, niemand sollte sich heutzutage auf Papier verlassen. Wenn Sie keine Möglichkeit gefunden haben, Ihren Buchhaltungsprozess online zu verschieben, ist es an der Zeit, flexibel zu werden. Aber selbst wenn Sie auf digitale Buchhaltungssoftware oder Online-Programme zugreifen, ist es wichtig, alle Ihre Dokumente zu sichern.

Stellen Sie sich vor, Sie verlieren den Zugriff auf alle Ihre Daten, Berichte und Analysen? Ereignisse wie diese könnten den gesamten Monatsabschlussprozess verdoppeln und werden sicherlich Auswirkungen auf andere Buchhaltungsprozesse haben. Sichern Sie Ihre Daten mit einem zuverlässigen Cloud-basierten System, das sicher gespeichert werden kann.

Unternehmensweite Stichtage kommunizieren

Unternehmensweite Stichtage sind spezifische Daten am Ende eines jeden Monats, die jeder Mitarbeiter kennen und respektieren sollte. Sie bedeuten das Ende des laufenden Abrechnungszeitraums, und Transaktionen nach diesem Datum werden auf den nächsten Monat übertragen. Wenn Sie beispielsweise mit einem Freiberufler zusammenarbeiten, der seine Rechnung nicht vor dem Stichtag einreicht, muss er normalerweise warten, bis der nächste Abrechnungszyklus bezahlt ist.

Ihr Finanzteam verwendet diese natürlich bereits. Durch die Kommunikation von Cut-Offs haben sie jedoch genügend Zeit, um Aufgaben wie das Bezahlen Ihrer Rechnung zu erledigen und gleichzeitig den Monatsabschluss abzuschließen.

Ausgabenmanagement automatisieren

Der erste Schritt, den Sie unternehmen können, um das Leben am Monatsende erheblich zu erleichtern?

Automatisieren Sie Ihre Systeme.

Wussten Sie, dass Sie Ihren Mitarbeitern die Verantwortung für die Quittungsabholung übertragen können, anstatt sie jeden Monat zu verfolgen?

Automatisierter Zahlungsabgleich, integrierte Debitkarten für Mitarbeiter und nahtlose Genehmigungen können mit der Leistungsfähigkeit von Spendesk durchgeführt werden. Kunden sagen, dass unsere Software am Ende eines jeden Monats ungefähr 4 Tage Arbeit spart.

Während die Buchhaltung nie wirklich abgeschlossen ist, können Sie bei Ihren Monatsabschlussprozessen Zeit sparen, um die Effizienz zu steigern und Mehrwert zu schaffen. Natürlich können all diese Tipps und Tricks auch auf den Jahresabschluss angewendet werden und könnten einigen Ihrer anderen Buchhaltungssysteme zugute kommen.

Das große Ganze hier ist, dass die Schließung wertvolle Zeit und Energie kostet, die besser für strategische Entscheidungen aufgewendet werden sollten. Sie haben die Macht, eine bessere Zufriedenheit am Arbeitsplatz zu schaffen, Einsparungen zu erzielen und einen höheren Gewinn zu erzielen. Fix den Abschlussprozess heute, für immer.