Nichtdiskriminierungstests: 401(k) Compliance

Bei Human Interest arbeiten wir täglich an Nichtdiskriminierungstests (NDT) für kleine Unternehmen. Wir überwachen alle Konten unserer Kunden, um sie zu benachrichtigen, wenn das Risiko eines Ausfalls besteht, und helfen bei der Erstellung von Plänen, die verhindern, dass sie überhaupt scheitern — alles inklusive. Es kann schwierig sein, und da wir keine gute Ressource gefunden haben, die alle Komponenten der zerstörungsfreien Prüfung auf einfache Weise erklärt, haben wir uns entschlossen, unseren eigenen Leitfaden zu erstellen!

Wenn Sie völlig neu in der Welt der zerstörungsfreien Prüfung sind, empfehlen wir Ihnen, zunächst die folgenden Abschnitte zu lesen, um die Grundlagen zu verstehen. In unserem Beitrag über Safe Harbor 401 (k) -Pläne gehen wir detaillierter auf die Durchführung von zerstörungsfreier Prüfung und weitere belastende Unterthemen ein.

Wir hoffen, Sie finden es hilfreich! Wenn Sie einen 401 (k) einrichten möchten, können Sie sich sicher fühlen, wenden Sie sich an unser Team und wir beantworten gerne alle anderen Fragen, die Sie haben.

Akronyme: NDT, SMB, HCE, NHCE, ADP, ACP

In unserer exemplarischen Vorgehensweise für Nichtdiskriminierungstests verwenden wir mehrere Akronyme. Um die Klarheit zu gewährleisten, haben wir sie unten aufgelistet (alle werden in späteren Abschnitten ausführlicher erläutert):

• NDT: Nichtdiskriminierungsprüfung

• SMB: Kleine und mittlere Unternehmen, in der Regel jedes Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern

• HCE: Hochvergüteter Mitarbeiter

• NHCE: Non-highly compensated employee

• ADP-Test: Tatsächlicher Deferral-Prozentsatz-Test

• ACP-Test: Tatsächlicher Beitragsprozentsatztest

Was sind Nichtdiskriminierungstests?

Nichtdiskriminierungstests erfordern, dass Mitarbeiter eines bestimmten Status (hochvergütete Mitarbeiter und Schlüsselmitarbeiter) innerhalb eines bestimmten Beitragssatzes bleiben, der durch den Beitragssatz von NHCEs bestimmt wird. (Wir werden diese Begriffe definieren und die verschiedenen Tests und Ansätze im Folgenden detaillierter beschreiben.)

Diese Tests messen das Beteiligungsniveau von HCEs und NHCEs, um sicherzustellen, dass Pläne von HCEs nicht übermäßig genutzt werden. Diese Tests folgen Bundesvorschriften, die für jede Art von Leistungsplan festgelegt wurden, einschließlich der Altersvorsorge. Das betreffende Planjahr wird oft als “Bestimmungsjahr” bezeichnet.”

Während sich die Tests auf das Beteiligungsniveau aller Mitarbeitertypen innerhalb einer Organisation konzentrieren, können mehrere Faktoren eine Rolle bei dieser Beteiligung spielen — und ob ein Unternehmen die Nichtdiskriminierungstests besteht oder nicht.

Warum gibt es Nichtdiskriminierungstests für 401 (k) -Pläne?

Da die US-Regierung durch 401 (k) -Altersvorsorgepläne erhebliche Steuervorteile bietet, möchten sie sicherstellen, dass die Pläne den Unternehmensinhabern (Schlüsselmitarbeitern) und HCEs gegenüber NHCEs nicht zu Unrecht zugute kommen. Um sicherzustellen, dass ein 401 (k) -Plan bestimmte Mitarbeiter nicht “diskriminiert” oder bevorzugt, muss er eine Reihe von jährlichen Tests bestehen. Diese Verantwortung liegt bei dem Unternehmen, das seinen Mitarbeitern den 401 (k) anbietet.

Während die meisten traditionellen, großen Unternehmen keine Probleme beim Bestehen haben, wurden die Tests nicht für Startups und KMUs entwickelt und können verwirrend und schwierig zu navigieren sein. Aber lassen Sie sich nicht entmutigen — Sie tun eine großartige Sache, indem Sie Ihren Mitarbeitern einen 401 (k) anbieten. Wir sind hier, um den Compliance-Teil etwas weniger einschüchternd zu gestalten. Wisse, dass der IRS nicht versucht, dich davon abzuhalten, einen 401 (k) einzurichten. Tatsächlich ermutigt die Regierung Arbeitgeber, Altersvorsorge durch Steuergutschriften und Abzüge anzubieten (siehe Artikel für Arbeitgeber 401 (k) Beitragssteuer und 401 (k) Kosten für Arbeitgeber).

HCE (hochvergütete Mitarbeiter) und NHCE (nicht hochvergütete Mitarbeiter)

Ein HCE ist technisch definiert als ein Mitarbeiter, der eine der folgenden Qualifikationen erfüllt, wie vom Internal Revenue Service beschrieben:

• Eigentum: Bei der Bestimmung, wer aufgrund des Eigentums ein HCE ist, müssen wir zwei Zeiträume bewerten: das getestete Planjahr (das Bestimmungsjahr) und das Vorjahr (das Rückblickjahr). Wenn ein Mitarbeiter zu irgendeinem Zeitpunkt während des Bestimmungsjahres ODER des Rückblickjahres mehr als 5% der Anteile an dem Unternehmen besaß, unabhängig davon, wie viel Entschädigung diese Person verdient oder erhalten hat, ist diese Person ein HCE. Mitarbeiter, die mit einem HCE auf der Grundlage des Eigentums in Verbindung stehen, werden ebenfalls als HCEs behandelt (“verwandt” wird über die Familienzuordnung definiert — Ehepartner, Kinder, Eltern und Großeltern —, jedoch NICHT Schwiegereltern, Geschwister oder Enkelkinder).

• Entschädigung: Die vom IRS definierte Entschädigung umfasst Löhne und Gehälter, Boni, Trinkgelder und Nebenleistungen. Bei der Bestimmung, wer aufgrund einer Entschädigung ein HCE ist, berücksichtigen wir nur die Entschädigung im Lookback-Jahr. Ein Mitarbeiter ist ein HCE auf der Grundlage der Vergütung, wenn die jährliche Vergütung des Mitarbeiters im Lookback-Jahr 135.000 USD oder mehr betrug (wenn das Vorjahr 2021 ist). Der Plan kann die Anzahl der HCEs basierend auf der Vergütung begrenzen, indem er im Plandokument die Wahl der “bestbezahlten Gruppe” wählt, wie weiter unten erläutert. HCEs und NHCEs schließen sich gegenseitig aus, sodass alle anderen berechtigten Mitarbeiter, die die oben genannten Tests nicht erfüllen, als NHCEs gelten.

Wenn z. B. NDT für das Planjahr 2021 (das Bestimmungsjahr) durchgeführt wird, suchen wir nach HCEs auf der Grundlage der im Jahr 2020 gezahlten Vergütung — und wir suchen nach HCEs auf der Grundlage des Eigentums in den Jahren 2020 und 2021.

Neueinstellungen zur Jahresmitte: Denken Sie daran, dass ein hochbezahlter Mitarbeiter im ersten Jahr, in dem er eingestellt wird, kein HCE auf der Grundlage der Vergütung ist, da er im Lookback-Jahr keine Vergütung hat. Sie haben also möglicherweise mehr NHCEs als Sie denken!

Hinweis für HCE-schwere Unternehmen: Eine optionale Unterscheidung der Top 20% wird als “Top Paid Group” bezeichnet.” Die “bestbezahlte Gruppe” sind die obersten 20% der Vergütung der gesamten Teilnehmergruppe. Diese Charakterisierung wird normalerweise nur verwendet, wenn eine relativ große Anzahl von HCEs vorliegt. Dies ist ein sehr spezifischer Anwendungsfall, also wenn Sie Fragen dazu haben, lassen Sie es uns wissen! Das Plandokument muss die Wahl der bestbezahlten Gruppe speziell enthalten, bevor es verwendet werden kann.

Schlüsselmitarbeiter

Getrennt von HCE- und NHCE-Auszeichnungen gilt jemand als Schlüsselmitarbeiter, wenn EINE der folgenden Qualifikationen für das Bestimmungsjahr erfüllt ist (das Jahr, in dem der Top Heavy-Status getestet wird):

• Entschädigung: Jeder Beamte, dessen jährliche Entschädigung 200.000 USD oder mehr beträgt (für das Feststellungsjahr 2022; 185.000 USD für das Feststellungsjahr 2021).

• Eigentum ODER Beziehung: Jeder Mitarbeiter, der mehr als 5% des Unternehmens besitzt oder in direktem Zusammenhang mit jemandem steht, der dies tut.

• Eigentum UND Vergütung: Jeder Mitarbeiter, der mehr als 1% des Unternehmens besitzt und mehr als 150.000 US-Dollar verdient (nicht indexiert).

Die Standardansätze: ADP-Test und ACP-Test

Die ADP- und ACP-Tests gelten für “traditionelle” 401 (k) -Pläne (d. H. Nicht-Safe-Harbor-Pläne).

ADP-Test (Actual Deferral Percentage)

Dieser Test vergleicht den durchschnittlichen Prozentsatz des Gehalts, den teilnehmende HCEs aufschieben, mit dem durchschnittlichen Prozentsatz, den NHCEs aufschieben. Dieser Prozentsatz zeigt auf einen Blick, wie relativ engagiert jeder Mitarbeitertyp im Plan ist. Dieser Test zeigt nicht die Gesamtzahl oder den Prozentsatz der Mitarbeiter, die Stundungen vornehmen. Stattdessen misst es den Grad des Engagements.

Es gibt zwei Prozentsätze, die Sie berechnen müssen:

1. Jährlicher HCE-Beitragssatz: Gruppieren Sie die HCEs und berechnen Sie den durchschnittlichen jährlichen Stundungssatz für Mitarbeiter als Prozentsatz ihrer Gesamtvergütung.

2. Jährlicher NHCE-Beitragssatz: Gruppieren Sie die Nicht-HCEs zusammen und berechnen Sie die durchschnittliche jährliche Stundungsrate der Mitarbeiter als Prozentsatz ihrer Gesamtvergütung.

Diese Tabelle stellt einen kausalen Zusammenhang dar: Der jährliche NHCE-Beitragssatz bestimmt den maximal zulässigen Beitrag für die HCEs. Wenn beispielsweise die NHCEs 1% beigetragen haben, kann die HCEs im Durchschnitt nur 2% (oder weniger) beitragen.

Ein Hinweis zur Berechnung der HCE-Gehälter nach Vorjahr im Vergleich zum laufenden Jahr: “Vorjahr” bedeutet, dass der durchschnittliche Stundungssatz für HCEs im laufenden Jahr (d. h. das zu testende Planjahr) wird mit dem durchschnittlichen Stundungssatz für die NHCEs aus dem vorherigen Kalenderjahr verglichen. Dies ist im Allgemeinen von Vorteil, da Sie das HCE-Limit im Voraus kennen (siehe Tabelle im Abschnitt ADP-Test oben), anstatt zu versuchen, mit einem sich im Laufe des Jahres ändernden beweglichen Ziel umzugehen. Die Auswirkungen einer Erhöhung der Beteiligung aufgrund von Aufklärungskampagnen werden jedoch erst im nächsten Jahr erkannt.

Wenn Sie eine neue 401 (k) einrichten, die Vorjahrestests verwendet, haben Sie kein “Vorjahr” zum Vergleich — der IRS erlaubt Ihnen also, 3% als nicht hochkompensierten Mitarbeiterdurchschnitt anzunehmen (die linke Spalte in der ADP-Testtabelle). In Ihrem ersten Jahr der Verwaltung eines 401 (k) können Ihre hochvergüteten Mitarbeiter durchschnittlich bis zu 5% ihrer Vergütung beitragen, wenn Sie die Testmethode des Vorjahres verwenden.

Ein Plan kann auch die Testmethode “aktuelles Jahr” verwenden. Diese Methode vergleicht den HCE-Durchschnittsstundensatz für das laufende Jahr mit dem NHCE-Durchschnittsstundensatz für das laufende Jahr. Ein Plan kann jederzeit geändert werden, um von Tests aus dem Vorjahr zu Tests aus dem laufenden Jahr zu wechseln. Sobald die Änderung genehmigt ist, muss der Plan jedoch in der Regel fünf Jahre in Folge die Methode des laufenden Jahres verwenden, bevor er zur Methode des Vorjahres zurückkehrt.

ACP-Test (Actual Contribution Percentage)

Dieser Test gilt nur für Unternehmen, die eine 401 (k) -Übereinstimmung oder Beiträge nach Steuern anbieten. Die Berechnungen und Aufschlüsselungen sind die gleichen wie bei ADP, aber sie umfassen Arbeitgeberbeiträge und Nachsteuerbeiträge bei der Berechnung eines durchschnittlichen Beitragssatzes für HCEs und NHCEs.

Ein dritter “Test”: Die kopflastige Bestimmung

Diese Bestimmung ist zwar technisch kein Nichtdiskriminierungstest, kann jedoch zu erforderlichen Beiträgen für Ihre Teilnehmer führen. Der kopflastige Test untersucht, ob Schlüsselmitarbeiter mehr als 60% des gesamten Planvermögens halten, indem der Kontostand von Schlüsselmitarbeitern mit Nicht-Schlüsselmitarbeitern anhand von Daten vom letzten Tag des vorherigen 12-monatigen Testzeitraums verglichen wird. Für das erste Jahr des Plans (keine Vermögenswerte im Vorjahr) erfolgt die kopflastige Ermittlung am letzten Tag des laufenden Jahres.

Wenn der Gesamtkontostand der Schlüsselmitarbeiter 60% der Schlüssel- und Nichtschlüsselsalden übersteigt, ist der Plan kopflastig. Wenn ein Plan kopflastig ist, muss der Arbeitgeber in der Regel einen Mindestbeitrag von 3% der Vergütung jedes Nicht-Schlüsselteilnehmers leisten. Jeder für das Jahr geleistete Arbeitgeberbeitrag (z. B. Match, Gewinnbeteiligung, Safe Harbor-Beiträge) kann zum Ausgleich eines kopflastigen Mindestbeitrags verwendet werden, der einem Teilnehmer geschuldet wird.

Aktionsschritte für die ADP-, ACP- und kopflastigen Tests

Um sicherzustellen, dass der 401(k) -Plan Ihres Unternehmens weder diskriminierend noch kopflastig ist, ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass Ihr 401 (k) -Administrator jährlich Tests durchführt. Wir setzen uns nachdrücklich für eine proaktive, regelmäßige Überwachung und Verfolgung der Beitragsprozentsätze ein (Menschliches Interesse kann Ihrem Unternehmen dabei helfen). Wenn Sie das ganze Jahr über wachsam bleiben, kann Ihr Unternehmen bei Bedarf Anpassungen an der Einbehaltung von Mitarbeitern vornehmen, ohne das Risiko einzugehen, dass die Tests nicht bestanden werden oder gegen Ende des Planjahres größere Anpassungen vorgenommen werden müssen.

Es ist wichtig, dass Arbeitgeber das ganze Jahr über NHCEs ermutigen, zu ihren 401 (k) -Plänen beizutragen, damit das Verhältnis nicht zu stark zum HCEs verzerrt wird. Dies ist sowohl aus ZFP-Sicht hilfreich als auch für Ihre Mitarbeiter in Bezug auf die Finanzkompetenz eine gute Sache. (Hinweis: Wie bereits erwähnt, wird der Nutzen einer erhöhten NHCE-Einschreibung für Pläne mit Tests aus dem Vorjahr verzögert.).

Hier sind drei Tipps, um ihre Beitragssätze zu erhöhen, die proaktiv vor jährlichen Tests durchgeführt werden können:

1. Automatische Einschreibung von Mitarbeitern in Ihren 401 (k) -Plan: Dies erhöht nachweislich die allgemeine Teilnahmequote. Tatsächlich zeigen einige Daten, dass die automatische Einschreibung bei Neueinstellungen die Teilnahmequote an beitragsorientierten Plänen auf 91% erhöht.

2. Machen Sie die 401 (k) -Erfahrung einfach: Das Dashboard von Human Interest ist für Mitarbeiter unkompliziert und einfach zu bedienen, sodass sie sich eher anmelden und ihre Beiträge nach Bedarf anpassen können.

3. Informieren Sie NHCEs darüber, wie wichtig es ist, zu einem 401 (k) beizutragen: Nicht nur, um dem Unternehmen zu helfen, NDT zu bestehen, sondern auch für seine eigene finanzielle Zukunft.

Auf der anderen Seite (aber aus den gleichen verhältniserhaltenden Gründen) sollten Sie Ihre HCEs darüber informieren, dass es eine Grenze gibt, wie viel sie beitragen können (lesen Sie 401 (k) Beitragslimits). Wenn sie richtig kommuniziert werden, sollten sie verstehen, dass eine solche Obergrenze notwendig ist, damit das Unternehmen die IRS—Compliance-Tests nicht besteht – insbesondere, wenn die Alternative überhaupt keine Altersvorsorge ist. Dies ist ein viel besseres Szenario für alle Beteiligten, als Ihre HCEs benachrichtigen zu müssen, nachdem sie bereits zu viel beigetragen haben, dass sie möglicherweise erstattet werden müssen.

Wenn der Verdacht besteht, dass Ihr Plan kopflastig ist, möchten Sie möglicherweise auch wichtige Mitarbeiter ausschließen oder sie bitten, für das laufende Planjahr keinen Beitrag zu leisten, damit der Arbeitgeber den kopflastigen Mindestbeitrag von 3% bei Bedarf vermeiden kann.

Der einfache Weg: Safe-Harbor-Design

Die Verwendung eines Safe-Harbor-Plans befreit den Plan automatisch von den ADP- und ACP-Tests (in den meisten Fällen). Solange Sie in einem Planjahr keine zusätzlichen Beiträge leisten, ist Ihr 401 (k) möglicherweise automatisch vom kopflastigen Test befreit.

Vorteile eines Safe-Harbor-Designs:

• Hilft Unternehmen, ADP- und ACP-Tests automatisch zu bestehen, kann die Anforderungen an schwere Tests erfüllen

• Bietet einen enormen Anreiz für die Mitarbeiter, für ihre Zukunft zu sparen, und ermöglicht es allen Mitarbeitern, die maximal zulässigen Beträge zu ihrem 401 (k) beizutragen.

• Beinhaltet einen obligatorischen, steuerlich absetzbaren Arbeitgeberbeitrag zu einem 401 (k), der auch einen Vorteil für die Rekrutierung und Bindung talentierter Mitarbeiter bieten kann

Nachteile eines Safe Harbor-Designs:

• Im Rahmen des Safe Harbor-Designs müssen Sie sich auf ein Jahr festlegen (das jährlich erneuert werden muss).

• Terminierungsgebühren können von einigen 401 (k) Recordkeepers erhoben werden, wenn Sie jemals Ihre Meinung ändern (obwohl Human Interest niemals Transaktionsgebühren erhebt)

• Es gibt bestimmte Fristen. Wenn Sie sich entscheiden, einen Safe-Harbor-Beitrag anzubieten, können Sie ihn möglicherweise zu einem bestimmten Zeitpunkt starten.

• Es kann relativ teuer sein, abhängig von den Gehältern Ihrer Mitarbeiter.

Was passiert, wenn ich die zerstörungsfreie Prüfung nicht bestanden habe? Was kann ich tun?

Zunächst einmal möchten wir sagen, dass fehlgeschlagene Nichtdiskriminierungstests durchaus üblich sind und Sie sich nicht schämen oder gestresst sein sollten! Wenn Sie schnell Korrekturmaßnahmen ergreifen, ist dies recht einfach zu beheben — und Sie sollten negative Langzeitfolgen und Strafen vermeiden.

Human Interest und NDT

Human Interest ist ein Online-401 (k) -Anbieter, und da wir mit vielen kleinen Unternehmen zusammenarbeiten, haben wir mehreren Kunden geholfen, NDT-Probleme anzugehen und zu lösen. Hier sind einige Möglichkeiten, wie wir Kunden bei Nichtdiskriminierungstests helfen können:

• Stellen Sie Arbeitgebern ein benutzerfreundliches Dashboard zur Verfügung, in dem sie Statistiken auf hoher Ebene zu den Beitragssätzen für Arbeitnehmer einsehen können.

• Kommunizieren Sie Ihren Mitarbeitern die Regeln des IRS-Tests, sowohl während des Trainings als auch durch Benachrichtigungen auf unserer Website.

• Förderung der Beiträge aller Mitarbeiter, insbesondere nicht hoch vergüteter Mitarbeiter, durch Benutzerfreundlichkeit und Aufklärung über Finanzkenntnisse.

• Beraten Sie Arbeitgeber über die Option, Mitarbeiter automatisch anzumelden, damit sie sich eher abmelden als anmelden, was auch die Teilnahmequoten verbessert.

• Machen Sie die erforderlichen Rückerstattungen an HCES, falls erforderlich, damit dem betroffenen Arbeitgeber keine Steuerstrafen auferlegt werden.

Menschliches Interesse kann Ihrem Unternehmen helfen, herauszufinden, welches Plandesign für Ihre Budgets, Bedürfnisse und plausiblen Testszenarien am besten geeignet ist. Und wenn Sie die Tests mit einem früheren Anbieter nicht bestanden haben, können wir Ihnen helfen, die Ursache des Problems aufzudecken. Indem wir Sie entlang des 401 (k) —Einrichtungsprozesses führen, können wir Ihrem Unternehmen helfen, Probleme mit zerstörungsfreien Prüfungen zu vermeiden – so können Sie sich auf die Kerngeschäftsfunktionen konzentrieren.

Wir hoffen, dass Sie diese Anleitung hilfreich fanden. Wenn Sie nach einem großartigen 401 (k) für Ihre Mitarbeiter suchen, klicken Sie hier, um weitere Informationen über Human Interest anzufordern.