Outlook Anywhere: Ein altes Tool mit neuem Leben in der Remote-Work-Ära

Work-from-Home und Work-from-Anywhere sind nicht mehr nur Phantasiebegriffe, sondern heute Realität und sollen auch in Zukunft eine Lebensweise sein. Dieser Trend erfordert ein Out-of-the-Box-Denken und die Notwendigkeit von Tools wie Outlook Anywhere, die Mitarbeitern und Organisationen helfen, ein Gleichgewicht zwischen Flexibilität und Sicherheit zu finden. Und da viele Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, noch ältere Versionen von Microsoft Outlook verwenden, kann Outlook Anywhere hier besonders nützlich sein.

Was ist Outlook Anywhere?

Outlook Anywhere ist eine von Microsoft angebotene Funktion, mit der Benutzer von Microsoft Outlook 2010, 2003 und 2007 auf ihre E-Mails und ihren Kalender außerhalb ihrer jeweiligen Unternehmensdomäne zugreifen können, ohne ein virtuelles privates Netzwerk verwenden zu müssen.

Mit anderen Worten, Mitarbeiter können über eine Internetverbindung auf ihre Unternehmens-E-Mails zugreifen, ohne sich Gedanken über Sicherheitseinbußen machen zu müssen. Es erfordert keine VPNs oder andere sichere Netzwerke, um remote auf E-Mails zuzugreifen.

Wie funktioniert Outlook Anywhere?

Nachdem Sie nun wissen, was es ist, werfen wir einen kurzen Blick auf die zugrunde liegende Technologie, um zu verstehen, wie sie funktioniert.

Im Allgemeinen verwendet der Outlook-Client in einer Unternehmensumgebung Remoteprozeduraufrufe (Remote Procedure Calls, RPCs) mit TCP/IP, um mit dem Exchange-Server zum Senden und Empfangen von Nachrichten, Kalendern, Aufgaben und mehr zu kommunizieren. Dies ist eine schnelle und effiziente Art der Kommunikation zwischen dem Outlook-Client und Exchange Server.

Was passiert, wenn sich der Outlook-Client außerhalb des Unternehmensnetzwerks befindet?

Normalerweise verwenden Sie VPN, um sich mit Ihrem Unternehmensnetzwerk zu verbinden und auf Ihre E-Mails zuzugreifen. Tatsächlich können Sie mit einem VPN nicht nur auf E-Mails, sondern auch auf andere sichere Dienste in Ihrem Unternehmensnetzwerk zugreifen, da die Verbindung über die Firewall des Unternehmens erfolgt.

Für Outlook Anywhere ist jedoch kein VPN erforderlich, und Sie können über eine Internetverbindung auf den Exchange-Server zugreifen. Dies ist möglich, da der Outlook-Client für die Verbindung RPC über HTTP verwendet.

Exchange 2007 und 2010 erfordern jedoch eine manuelle Konfiguration, um Outlook Anywhere einzurichten. Wenn Sie Exchange 2013, 2016 oder höher verwenden, müssen Sie sich keine Gedanken über die Konfiguration machen, da standardmäßig RPC über HTTP verwendet wird.

Also, wie können Sie es einrichten?

Einrichten von Outlook Anywhere

Es ist einfach, Outlook Anywhere einzurichten, und bevor wir auf die Details eingehen, finden Sie hier die Voraussetzungen.

• Microsoft Windows XP SP2 oder höher.
• Microsoft Exchange Server 2003 oder wenn Sie die Version 2007 haben, muss es auf Windows Server 2003 ausgeführt werden.
• Eine Exchange-Administration zum manuellen Einrichten von Konfigurationen auf dem Server, um Verbindungen über HTTP zuzulassen.

Lassen Sie uns zu den Konfigurationen springen, die sowohl von einem Benutzer als auch von einem Exchange-Administrator vorgenommen werden müssen.

Benutzerkonfiguration

Benutzer haben nicht viele Konfigurationen zu handhaben, da die meisten Dinge vom Exchange-Administrator erledigt werden.

Also, ein Benutzer hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, was Sie tun sollten.

• Gehen Sie in Microsoft Outlook zu Extras -> Kontoeinstellungen.
• Wählen Sie das Exchange-Konto und suchen Sie nach einer Option namens “Ändern.” Klicken Sie darauf.
• Geben Sie auf dieser Registerkarte den Microsoft Exchange-Namen und Ihren Benutzernamen ein, falls diese noch nicht konfiguriert sind, und klicken Sie auf die Schaltfläche “Weitere Einstellungen”.
• Navigieren Sie zur Registerkarte “Verbindung” und aktivieren Sie die Option “Über HTTP mit Microsoft Exchange verbinden”. Hinweis Wenn diese Option nicht verfügbar ist, bedeutet dies, dass Ihr Konto nicht für Outlook Anywhere eingerichtet ist.
• Nachdem Sie die Option aktiviert haben, klicken Sie rechts unten auf die Schaltfläche “Exchange-Proxy-Einstellungen”.
• Geben Sie in den Verbindungseinstellungen die von Ihrem Exchange-Administrator angegebene URL ein.
• Aktivieren Sie die Optionen “Nur mit SSL verbinden” und “Nur mit Proxyservern verbinden, deren Zertifikat diesen Prinzipalnamen enthält”, wenn Ihr Administrator Sie dazu auffordert, da dies von der Exchange Server-Konfiguration abhängt.
• Geben Sie in das Textfeld unten “msstd” ein: gefolgt von der URL, die Sie zuvor eingegeben haben.
• Wählen Sie für die Proxy-Authentifizierungseinstellungen “Basic Authentication” oder “NTLM Authentication”.
• Uhr OK aus allen Fenstern.

Verbinden Sie Ihr Outlook mit dem Exchange-Server und prüfen Sie, ob es funktioniert. Überprüfen Sie andernfalls, ob Sie die Schritte korrekt ausgeführt haben, und wenden Sie sich bei Bedarf an Ihren Exchange-Administrator.

Exchange-Administratorkonfiguration

Wenn Sie der Exchange-Administrator sind, müssen Sie viel mehr Konfigurationen vornehmen, z:

• Richten Sie die Autoermittlungsfunktion ein, wenn sie nicht standardmäßig aktiviert ist.
• Erwerben Sie ein SSL-Zertifikat für Ihren Domänennamen und installieren Sie es auf Ihrem IIS-Server.
• Verwenden Sie den Server-Manager, um die Funktion RPC über HTTP hinzuzufügen.
• Verwenden Sie ein Testtool für Remotekonnektivität, um zu überprüfen, ob Remoteverbindungen funktionieren.
• Überprüfen Sie, ob Ihr Firewall-Router Port 443 geöffnet hat, um Datenverkehr an Ihren Mailserver zu senden.

Lassen Sie uns nun jedes Element in der Liste durchgehen.

Konfigurieren der Einstellungen

Konfigurieren Sie zunächst die Einstellungen auf Ihrem Server, um Outlook Anywhere zu unterstützen. Um dies zu tun:

• Öffnen Sie die Exchange-Verwaltungskonsole, und navigieren Sie zu Serverkonfiguration -> Clientzugriff.
• Suchen Sie im rechten Bereich im Unterbereich Clientzugriff nach “Externen Client konfigurieren”.
• Dies öffnet einen Assistenten, und fügen Sie hier Ihren Server hinzu, damit externe Clients darauf zugreifen können.
• Schauen Sie sich als Nächstes einen Unterbereich in der rechten Mitte an, und Sie finden eine Option namens “Outlook Anywhere aktivieren” Klicken Sie darauf, um diese Option zu aktivieren. Wenn Sie es bereits aktiviert haben, wird stattdessen die Option “Outlook Anywhere deaktivieren” angezeigt.
• Geben Sie zum Aktivieren den externen Hostnamen ein, den Sie auch für das SSL-Zertifikat verwenden. Wählen Sie außerdem den Authentifizierungstyp (Basic oder NTLM) aus.

Überprüfen Sie außerdem, ob auf Ihrem DNS-Server ein Autoermittlungseintrag vorhanden ist. Um dies zu überprüfen, gehen Sie zu server manager, DNS server -> Forward Lookup Zones -> your URL. Suchen Sie im mittleren Bereich nach dem Autoermittlungsdatensatz. Wenn Sie es nicht finden, fügen Sie diese Option hinzu.

Dafür:

• • Gehen Sie zum DNS-Manager für Ihre Domain und navigieren Sie zu Aktion > CNAME.

I

• Ein Dialogfeld öffnet sich und hier fügen Sie Autodiscover als Typ und autodiscover.outlook.com als CNAME-Adresse. OK .

Kaufen Sie das SSL-Zertifikat

Nachdem Sie es konfiguriert haben, kaufen Sie als nächstes das SSL-Zertifikat. Obwohl Sie dies nicht direkt nach der Konfiguration tun müssen, müssen Sie dies dennoch tun, um Outlook Anywhere zu aktivieren.

• Der nächste Schritt ist der Kauf des SSL. Da dies auf einem öffentlich-privaten Schlüsselpaar basiert, müssen Sie den Schlüssel Ihres Servers angeben. Um diesen Schlüssel zu finden, rufen Sie die Serververwaltungskonsole auf, wählen Sie Ihren Server aus und suchen Sie im oberen rechten Bereich nach der Option “Zertifikatsanforderung erstellen”. Geben Sie im neuen Fenster die Details wie Servername, Standort und Organisation ein.
• Dies generiert eine Textdatei mit Ihrem Schlüssel, und laden Sie diesen Schlüssel nun auf die Site hoch, auf der Sie das SSL-Zertifikat kaufen. Der Anbieter erstellt wiederum ein Zertifikat und sendet es an eine E-Mail-ID in Ihrer Domain.
• Sobald Sie das Zertifikat erhalten haben, installieren Sie es auf Ihrem Server. Kehren Sie dazu zur Serververwaltungskonsole zurück und suchen Sie im oberen rechten Bereich nach einer Option namens “Zertifikatsanforderung abschließen”. Laden Sie das Zertifikat vom SSL-Anbieter hoch, und Sie sind fertig.

Hinzufügen von RPC über HTTP

Der nächste Schritt ist das Hinzufügen von RPC über HTTP. Für diese:

• Gehen Sie zum Server-Manager und scrollen Sie nach unten zur Registerkarte Funktionen.
• Klicken Sie im rechten Bereich auf “Features hinzufügen.”
• Scrollen Sie im Popup-Fenster durch die Funktionen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen “RPC über HTTP-Proxy.” Klicken Sie auf Installieren, und Sie sind fertig.

Remote-Konnektivität testen

Wenn Sie alle Schritte ausgeführt haben, überprüfen Sie, ob die Remote-Verbindung funktioniert. Es gibt viele Tools, und das, worüber wir hier sprechen werden, ist der Remote Connectivity Analyzer.

• Gehen Sie zur Exchange-Verwaltungskonsole und scrollen Sie im linken Bereich nach unten zu “Toolbox”.
• Suchen Sie im mittleren Bereich nach dem Remote Connectivity Analyzer. Dies öffnet einen Webbrowser und wählen Sie Outlook. Geben Sie auf der nächsten Seite die E-Mail-Adresse und das Passwort ein. Wenn Sie die Anmeldeinformationen eingeben, versucht dieses Tool, über das Internet eine Verbindung zum Exchange-Server herzustellen.
• Dieses Tool testet automatisch Ihre DNS-Einstellungen, SSL-Zertifikate, RPC über HTTP und Autoermittlungskonfigurationen.

Damit ist Ihre Organisation für Outlook Anywhere gerüstet.

Outlook Anywhere ist eine großartige Option für die älteren Versionen von Microsoft Outlook, da Benutzer über das Internet sicher auf den Exchange-Server ihres Unternehmens zugreifen können. Es macht VPNs überflüssig und gibt Benutzern die Flexibilität, von überall aus zu arbeiten.

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