Projektbeurteilung – Definition und Schritte

Wenn eine Organisation eine Lösung für ein bestimmtes Geschäftsproblem finden und den besten Weg zur Implementierung dieser Lösung ermitteln möchte, muss sie ein Projekt planen und entwickeln, das einen effektiven Aktionsplan zur Lösung des Problems durch Implementierung der Lösung bereitstellt.

Diese Organisation muss eine Bewertung des potenziellen Projekts abgeben, um sicherzustellen, dass das Projekt wirklich effektiv ist, da es die richtige Lösung unterstützt und das erforderliche Problem löst. In diesem Zusammenhang dient das Projektbewertungsmanagement als Hauptprozess zur Analyse und Genehmigung des Projekts.

In diesem Artikel werde ich über den Projektbewertungsprozess und seine wichtigsten Schritte schreiben. Ich hoffe, mein Artikel hilft Ihnen dabei, Projekte zu bewerten und zu bewerten. Am Ende des Artikels gebe ich einen Link zur Projektbewertungsvorlage, Dies ist eine strukturiertere Art, den Bewertungsprozess zu erklären.

Was ist Projektbewertung? – Definition

Bevor wir über die Definition der Projektbewertung sprechen, möchte ich eine interessante Geschichte aus meinem Leben erzählen. Hier ist die Geschichte.

Da ich ein PMP bin und eine breite Erfahrung in der Verwaltung verschiedener Arten von Projekten habe, habe ich mich immer gefragt, wie mein Nachbar, der LKW-Fahrer ist und daher keine Erfahrung im Projektbewertungsmanagement hat, all diese “Projekte” ohne vorläufige Bewertung und Analyse des ursprünglichen Konzepts, Problems und der Lösung durchführen könnte. Mit den “Projekten” meine ich die Aktivitäten meines Nachbarn, als er die Garage in seinem Hinterhof baute, die Küche renovierte, seinen Lastwagen reparierte, sogar mit dem Postboten sprach und so weiter. Mein Wunder war, dass diese Person keine Ahnung von Projektbewertung und -management hat, aber erfolgreiche “Projekte” durchführen kann, auch ohne zu verstehen, dass dies Projekte sind.

Eines Tages nahm ich all diese Gedanken mit und ging zu meinem Nachbarn. Ich wollte herausfinden, wie er zum Erfolg kam, ohne Projekt, Bewertung oder was auch immer, was ich als Bewertungsprozess betrachten könnte. Als ich ihn in seiner renovierten Küche traf, war ich überrascht zu sehen, dass er einen vorläufigen Plan für sein nächstes Projekt erstellte: Den Kauf eines neuen Autos. Er saß am kleinen Küchentisch und schrieb etwas auf ein großes Blatt einer Zeitung (“Daily News”, wenn man genauer ist). Ich ging nahe an den Tisch und sah viele Wörter und Sätze unterstrichen und durchgestrichen, mit mehreren Pfeilen und Kreisen auf dem Papierblatt. “Was machst du?”, fragte ich. “Siehst du nicht? Ich versuche, meinen neuen Einkauf zu planen. Erinnere dich an den großen Mercedes, den ich dir letzten Monat im Truck Driver’s Magazine gezeigt habe. Ich habe beschlossen, es zu kaufen. Und jetzt möchte ich alles im Voraus planen, um Misserfolge zu vermeiden, wissen Sie”.

Ich saß am Tisch neben meinem Nachbarn und er erzählte mir von seinen Plänen. Ich fand heraus, dass er immer einen Plan machte, bevor er etwas Wichtiges oder Ungewöhnliches für sein tägliches Leben tat, zum Beispiel Garagenbau oder Küchenrenovierung. Er benutzte nie Dokumente und Vorlagen, sondern nur ein Blatt Zeitung, weil, wie er mit einem Lächeln sagte, “Zeitungen lügen immer, aber meine Aufzeichnungen und Pläne werden die Realität “realistischer” und pragmatischer machen” (ich kann immer noch nicht ganz verstehen, was er tatsächlich meinte).

Ich werde Sie nicht ärgern, indem ich unsere Bekehrung in diesem Text nacherzähle. Ich möchte Sie nur auf die Schlüsselidee hinter dieser Geschichte konzentrieren: Oft nutzen Menschen unwissentlich die Methoden und Techniken der Projektbewertung und -bewertung, um die Erfolgschancen ihrer Bemühungen zu bestimmen. Bevor ich in der Küche meines Nachbarn sah, wie Zeitungen für den Bewertungsprozess verwendet werden konnten, dachte ich, dass nur formelle Dokumente und Papiere die Werkzeuge waren, um ein professionelles Projekt zu bewerten. Aber jetzt weiß ich sicher, dass jede Person eine Bewertung vornehmen kann; Das einzige, woran man sich erinnern muss, ist, dass jede Art von Projekt das entsprechende Maß an Wissen und Kompetenzen erfordert, um einen guten Projektbewertungsbericht zu erstellen. Und das ist alles … Lassen Sie uns die Definition der Projektbewertung geben.

Projektbeurteilung definieren

Projektbeurteilung ist ein konsistenter Prozess der Überprüfung eines bestimmten Projekts und der Bewertung seines Inhalts, um dieses Projekt zu genehmigen oder abzulehnen, indem das Problem analysiert wird oder vom Projekt angegangen werden muss, Lösungsoptionen (Alternativen) zur Lösung des Problems generiert, die am besten durchführbare Option ausgewählt, eine Machbarkeitsanalyse dieser Option durchgeführt, die Lösungserklärung erstellt und alle Personen und Organisationen identifiziert werden, die mit dem Projekt und seinen erwarteten Ergebnissen befasst oder davon betroffen sind. Es ist ein Versuch, das Projekt durch Analyse zu rechtfertigen, um die Durchführbarkeit und Wirtschaftlichkeit des Projekts zu bestimmen.

Ein Projekt zu bewerten bedeutet, die vorgeschlagene Lösung anhand ihrer Fähigkeit zu bewerten, das festgestellte Problem oder Bedürfnis zu lösen. Einige PM-Methoden und -Leitfäden (z. B. PMBOK) betrachten die technische und finanzielle Projektbewertung als Bestandteil der Initiierungs- oder Vorplanungsphase. PRINCE2 schlägt vor, den Business Case zu entwickeln, der eine Form der Projektformulierung und -bewertung darstellt. Die Methode 123 (MPMM, die auf PMI- und PRINCE2-Standards basiert) verwendet den Business Case auch zur Vorbereitung eines vorgeschlagenen Projekts zur Machbarkeitsanalyse und -bewertung.

Das Projektbewertungsmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil jedes Projekts, unabhängig von Art, Art und Größe. Diese Phase stellt den ersten Punkt der Vorplanungs- oder Initiierungsphase dar. Ohne ein Projekt begutachtet zu haben, ist es finanziell und technisch nicht zumutbar, mit der weiteren Planung und Entwicklung fortzufahren. Egal, ob Sie ein neues Auto (z. b. das Projekt meines Nachbarn), den Bau eines Gebäudes, die Verbesserung eines Geschäftsprozesses, die Aktualisierung eines Netzwerksystems, die Durchführung einer Marketingkampagne, den Bau einer Garage oder eine andere Initiative, sollten Sie eine vorläufige Bewertung und Bewertung Ihres Unternehmens vornehmen, um dies sicherzustellen dass Sie eine erforderliche und notwendige Änderung an Ihrer Umgebung vornehmen.

Projektbewertung: Schlüsselschritte

Verschiedene PM-Methoden verwenden verschiedene Ansätze und Techniken zur Entwicklung einer Projektbewertung. In meiner Praxis verwenden wir eine Methode, die den Bewertungsprozess als eine Reihe von 4 Schritten betrachtet, die eine Reihe von Unterschritten und Aufgaben haben. In dieser Checkliste können Sie die gesamte Hierarchie mit den Details anzeigen. Ich werde einen Überblick über die Schritte geben. Wenn Sie tiefer gehen möchten, lesen Sie bitte die Checkliste.

Schritt #1. Konzeptanalyse

Im ersten Schritt müssen Sie (als Projektgutachter oder Analyst) eine Reihe von Analysen durchführen, um das Konzept des zukünftigen Projekts zu ermitteln und das Entscheidungspaket für die Geschäftsleitung (Projektsponsoren) zur Genehmigung bereitzustellen. Es bedeutet, dass Sie die Problemlösungsanalyse durchführen müssen, die das Problem / die Notwendigkeit bestimmt, angegangen zu werden und die Lösung, die verwendet werden soll, um das Problem zu behandeln. Die Lösung sollte nach Wirtschaftlichkeit und Machbarkeit analysiert werden (verschiedene Projektbewertungsmethoden und -techniken können verwendet werden). Außerdem müssen Sie Stakeholder identifizieren (die Personen und Organisationen, die an dem Problem und / oder der Lösung beteiligt oder davon betroffen sind) und ihre Bedürfnisse analysieren (wie sie sich auf das Problem und / oder die Lösung beziehen). Schließlich müssen Sie ein Entscheidungspaket entwickeln, das die Problemstellung, den Lösungsvorschlag, die Stakeholderliste und den Finanzierungsantrag enthält. Dieses Paket wird dann dem Sponsor zur Genehmigung (oder Ablehnung) vorgelegt. Wenn der Sponsor das Projektkonzept genehmigt, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.

Schritt #2. Concept Brief

In diesem Schritt müssen Sie eine Zusammenfassung des Projektkonzepts erstellen, um die Ziele, den Umfang, die Zeitdauer und die voraussichtlichen Kosten zu definieren. All diese Daten werden verwendet, um das Konzept Kurz zu entwickeln. Sie müssen ein Projekterklärungsdokument entwickeln, das die Projektmission, die Ziele, die Ziele und die Vision angibt. Anschließend erstellen Sie eine umfassende Bereichsanweisung, die die Grenzen, Ergebnisse und Anforderungen Ihres Projekts angibt. Schließlich erstellen Sie eine vorläufige Zeitplanvorlage, die eine geschätzte Dauer des Projekts festlegt, und entwickeln dann ein Kostenprojektionsdokument basierend auf Kostenschätzungen und Berechnungen.

Schritt #3. Projektorganisation

Mit dem Concept Brief legen Sie eine Organisationsstruktur Ihres Projekts fest. Diese Struktur sollte im Projektorganigramm entwickelt und erläutert werden. Das Dokument behandelt Themen wie Governance-Struktur (Rollen und Verantwortlichkeiten), Teamanforderungen und -zusammensetzung, Implementierungsansatz, Leistungsmaßnahmen und andere Informationen. Die Idee hinter dem Projektorganigramm besteht darin, eine visuelle Darstellung der Rollen, Verantwortlichkeiten und ihrer Beziehungen zu erstellen und welche Personen / Organisationen welchen Rollen und Aufgaben innerhalb des Projekts zugewiesen sind.

Schritt #4. Projektgenehmigung

In der letzten Phase müssen Sie alle vorherigen Schritte überprüfen und in einem einzigen Dokument namens Projektbewertung zusammenfassen. Dieses Dokument fasst alle vorgenommenen Schätzungen und Bewertungen zusammen, um das Projektkonzept zu begründen und zu überprüfen, ob die vorgeschlagene Lösung das festgestellte Problem anspricht. Die Finanz-, Kosten- und Machbarkeitsanalysen dienen als Methoden der Projektbewertung, um das Projekt zu genehmigen. Das Dokument ist den Snooper-Stakeholdern (dem Kunden, dem Sponsor) zur Überprüfung und Genehmigung vorzulegen. Wird das Gutachten genehmigt, geht das Projekt in die nächste Phase, die Planung.

Arten der Projektbewertung

Die Projektbewertung verwendet die folgenden zwei Haupttypen:

• Ergebnisorientiertes Gutachten
• Finanzgutachten (Kosten-Nutzen-Analyse)

1. Ergebnisorientierung

Dies geschieht zu Beginn eines Projekts, bevor Geld oder andere Materialkosten anfallen.

Ergebnisorientierung Die Projektprüfung konzentriert sich auf die Identifizierung und Vorhersage von Risiken und deren Auswirkungen auf die Bereitstellung der im Projektplan und Vertrag geplanten Ergebnisse. Diese Art der Bewertung umfasst die Identifizierung von Risiken auf der Grundlage von Projektmanagementprozessen wie Initiierungsprozessen, Planungsprozessen, Ausführungsprozessen und Controllingprozessen.

Ergebnisorientierung Die Projektprüfung konzentriert sich auch auf die Ausrichtung der tatsächlichen und prognostizierten Ergebnisse und stellt sicher, dass sie alle mit den Projektzielen übereinstimmen.

2. Finanzielle Bewertung (Kosten-Nutzen-Analyse)

Diese Art der Projektbewertung wird durchgeführt, um zu beurteilen, ob ein Finanzierungsantrag (oder eine getätigte Investition) nach Abschluss durch prognostizierte Einsparungen oder Einnahmen gerechtfertigt werden kann.

Die Kosten-Nutzen-Analyse ist ein Planungstool, mit dem Sie feststellen können, ob eine Investition eine zufriedenstellende Rendite für Ihr Unternehmen bringt. Es vergleicht die Investition oder Änderung mit ihren Alternativen nach einem oder mehreren Kriterien wie Kosten, technischen Faktoren, Dienstleistungen, Ressourcenauslastung usw.

Die Kosten-Nutzen-Analyse berücksichtigt alle in ein Projekt investierten Ressourcen und vergleicht sie mit dem erwarteten Nutzen. Der Nutzen eines Projekts wird normalerweise gemessen, indem die Kosten verglichen werden, die entstanden wären, wenn ein Projekt nicht umgesetzt worden wäre.

Nach dieser Methode werden Projekte, die ein Gleichgewicht zwischen Nutzen und Kosten aufweisen, akzeptiert, Projekte mit einem Überschuss an Kosten gegenüber Nutzen werden abgelehnt und Projekte, die einen Überschuss an Nutzen gegenüber Kosten aufweisen, werden zur weiteren Prüfung zurückgestellt.

In der Praxis verwenden einige Organisationen einen anderen Ansatz, bei dem Projekte mit projizierten Nutzen-Kosten-Verhältnissen von mehr als eins akzeptiert werden, solche mit Verhältnissen zwischen Null und eins als Grenzfälle für die weitere Prüfung und solche unter Null als Ablehnungen, bevor weitere Investitionen in Pläne oder Arbeiten an Plänen getätigt werden.