SAP Procure to Pay Prozess (P2P)Verschiedene Szenarien- Teil-1

In diesem Dokument möchte ich die verschiedenen Szenarien im Beschaffungsprozess erläutern. Der Beschaffungsprozess beginnt mit der Bestellanforderung und endet mit der Zahlung an den Lieferanten. Daher ist dieser Prozess mit dem Wort ‘P2P’ Prozess beliebt. Es befasst sich mit der Beschaffung von Materialien, Dienstleistungen und verschiedenen Verträgen im Zusammenhang mit der Beschaffung. In diesem Blogbeitrag habe ich einige beliebte Szenarien erläutert. Es ist eine 3-Wege-Matching-Regel (PO-GR-IV). Wir werden die Stammdatenaktivitäten wie Materialstamm, Einkaufsinfosatz, Quellenliste und Transaktionsaktivitäten wie Bestellanforderung, Bestellung, Wareneingang und Rechnungsbuchung verstehen.

Bestellanforderung: (T-Code- ME51N)

Die Bestellanforderung wird von der Verkaufsabteilung intern an die Einkaufsabteilung weitergeleitet.

Im Allgemeinen prüft das Team der Produktionsabteilung in der Organisation mit dem Abteilungsteam des Geschäfts die erforderlichen Lagerbestände / Materialien. Wenn der Vorrat im Lager verfügbar ist, sendet die Abteilung des Geschäfts den Vorrat an die Produktionsabteilung. Wenn der Bestand im Lager nicht verfügbar ist, erhöht die Abteilung des Geschäfts die Bestellanforderung an die Einkaufsabteilung. Hier gibt es kein Buchhaltungsdokument. Die Abteilung des Geschäfts gibt einfach das erforderliche Material und die Menge in die Bestellanforderung ein.

Bestellung: (T-Code- ME21N)

Die Einkaufsabteilung wird die erforderlichen Materialien / Dienstleistungen mit den externen Lieferanten aushandeln und den Lieferanten abschließen. Die Bestellung wird von der Einkaufsabteilung mit dem vereinbarten Preis, den Materialien / Dienstleistungen, der Menge, den Lieferbedingungen und den Zahlungsbedingungen an den Lieferanten übergeben. Diese Art von Informationen finden wir in der Bestellung. Wenn es einen Freigabeprozess (Genehmigungsprozess) für eine Bestellung gibt, müssen wir zuerst die Genehmigungen einholen, bevor wir die Bestellung an den Lieferanten ausstellen können. Wir haben verschiedene Arten von PO-Prozessen wie Standard- (Lager-) PO, Service-PO, Capex-PO (Bestellung von Investitionsausgaben), Opex-PO (Bestellung von Betriebsausgaben), Verbrauchs-PO, geplante Vereinbarung und Bestellungen von Lagertransporten (STO). Zum Zeitpunkt der PO-Erstellung gibt es keinen Buchhaltungsbeleg.

Wareneingang: (T-Code- MIGO)

Die Lagerabteilung erhält die Ware vom Lieferanten gemäß den Lieferbedingungen. Die Lagerabteilung erfasst den Wareneingang gegen die Bestellung im SAP-System. Sie verifizieren einfach den Bestand und erfassen die gelieferte Menge bei der Verbuchung des Wareneingangs. In diesem Prozess generiert das System zwei Dokumente – Materialbeleg in MM und Buchhaltungsbeleg in FI.

Buchungseintrag für MIGO

Buchhaltungseintrag für MIGO-Dienstleistungen Eintrag: (T-Code- ML81N)

Unternehmen beschaffen nicht nur die Materialien, sondern beschaffen auch verschiedene Arten von Dienstleistungen vom Lieferanten. Wir können Dienstleistungen für die Reinigung oder Dienstleistungen für IT-Support / Implementierungsservice (z. B. SAP-Implementierung) in Anspruch nehmen. Die jeweilige Manager-Abteilung wird überprüfen, ob die Dienste empfangen werden oder nicht. Es kann durch die Anzahl der geleisteten Stunden (z. B. Arbeitszeittabelle) oder Personen gemessen werden. Die Dienste werden über das Serviceerfassungsblatt nachverfolgt, und es gibt keinen Buchhaltungseintrag nur zum Erstellen eines Serviceertrags. Der Serviceertrag sollte freigegeben werden, um einen Buchhaltungsbeleg zu generieren. In diesem Prozess generiert das System zwei Dokumente – einen Servicebeleg in MM und einen Buchhaltungsbeleg in FI.

Buchungseintrag für MIGO

Rechnungseingang: (T-Code- MIRO)

Das Zahlstellenteam erhält die Rechnungen vom Lieferanten. Zu diesem Zeitpunkt wird vom Standardsystem automatisch eine “3-Wege-Prüfung” durchgeführt. Die Rechnungen werden automatisch anhand der Bestellung und des Wareneingangsbelegs auf den richtigen Preis und die richtige Menge überprüft. Es ist üblich, dass die Rechnung für die Zahlung gesperrt wird, sobald sie gebucht wird. In diesem Prozess generiert das System zwei Dokumente – den Materialbeleg in MM und den Buchhaltungsbeleg in FI. Sobald die Rechnung genehmigt / freigegeben ist und die Treasury-Abteilung die Zahlung verarbeitet.

Buchhaltungseintrag für MIRO

Kreditorenzahlung- F-53/F110

Basierend auf dem Fälligkeitsdatum der Rechnung werden die Rechnungen zur Zahlung freigegeben. Das Finanzministerium wird die Zahlung leisten. Sie verwenden F-53 / F110 (manuell / automatisch) für den Zahlungsausgang. In diesem Prozess generiert das System einen Buchhaltungsbeleg in FI.

In diesem Blogbeitrag zeige ich Ihnen 10 wichtige Szenarien im Procure to Pay (P2P) -Prozess. Die folgende Tabelle gibt einen allgemeinen Überblick über verschiedene Szenarien.

Hinweis: Der Screenshot mit den folgenden 10 Szenarien ist in der Desktop-Version am besten sichtbar.

In diesem Blogbeitrag werde ich die ersten beiden Szenarien in der obigen Liste erläutern. Der erste ist “Standard PO” und der zweite ist “Capex PO” (Capital Expenditure PO). Ich werde die restlichen Szenarien in meinen zukünftigen Blogbeiträgen veröffentlichen.

1. Standard (Lager-) Bestellprozess

In diesem Prozess werde ich zeigen, wie Sie eine Lagerbestellung erstellen. Dies bedeutet, dass Unternehmen die Aktie in großen Mengen kaufen und sie bei Bedarf intern verwenden.

1.1 Bestellererstellung- T-Code-ME21/ME21N

Klicken Sie auf enter und speichern.

1.2 Wareneingang – MIGO

Geben Sie die Bestellnummer ein und klicken Sie auf Enter.

Geben Sie die Menge im Lieferschein ein. Wenn alles in Ordnung ist. Klicken Sie auf Artikel Ok Kontrollkästchen und speichern

Wenn Sie den Wareneingang überprüfen möchten, wählen Sie die Option Anzeige. Es zeigt Wareneingang Dokument.

1.3 Rechnungseingang – MIRO

Geben Sie das Rechnungsdatum, die Referenz und die Bestellnummer ein und klicken Sie auf Enter

Wenn Sie die Buchhaltungseinträge vor dem Speichern sehen möchten, klicken Sie auf Simulieren und überprüfen Sie die Buchhaltungseinträge.

Wenn alles gut aussieht, klicken Sie auf den Beitrag.

Wenn Sie Buchhaltungsbelege anzeigen möchten, klicken Sie im Menü – Rechnungsbeleg- Anzeige

auf Follow-on- Documents und doppelklicken Sie auf den Buchhaltungsbeleg

1.4 Überprüfen Sie den Material- / Bestandsbericht – MB5B

Geben Sie die Details zu Material, Werk und Unternehmenscode ein und führen Sie sie aus.

1.5 Warenausgabe für den Verbrauch – MB1A

Nehmen wir an, wir haben Lagerbestände beschafft. Jetzt forderte die Produktionsabteilung etwas Material im Herstellungsverfahren oder in irgendeinem anderen Zweck an. Dann müssen wir intern Material ausgeben. Das Material wird von der Lagerabteilung in die Produktionsabteilung gebracht.

Klicken Sie auf enter

Das System generiert einen Buchhaltungsbeleg.

1.6 Materialbericht – MB5B

Es zeigt die Verbrauchsinformationen.

1.7 Zahlung-F-53/F110

2. Capex (Investitionen) Bestellprozess

In diesem Prozess werde ich zeigen, wie man eine Asset-Bestellung erstellt. Ich habe lange im Voraus ein Asset im SAP-System mit dem Transaktionscode AS01 erstellt. Es ist auch möglich, während der Bestellerstellung ein Asset anzulegen.

2.1 Bestellerstellung (ME21N)

Sie sollten bei der Erstellung von Capex PO die Kontierungskategorie-A eingeben und die PO–Belegart – Capex PO auswählen.

Geben Sie die Lieferantennummer gegen die Asset PO/Standard PO ein und klicken Sie auf Enter. Geben Sie Purchase org, Purchase ein. Gruppen- und Firmencode-Informationen im Kopfbereich.

Dort müssen Sie auf Positionenebene die Kontierung auswählen – ‘A’ (anlagenbezogen) Kurztext, Menge, Lieferbedingungen, Werk und Lagerort eingeben.

Bitte wählen Sie das Asset auf der Registerkarte Kontierung aus, wenn Sie es bereits über AS01 erstellt haben. (Darunter befindet sich eine Option zum Erstellen von Assets) und speichern Sie sie.

Hinweis: Wenn Sie möchten, können Sie das Asset auf demselben Bildschirm erstellen. Aber hier erstelle ich nicht, weil ich das Asset mit (T-Code-AS01) erstellt habe)

Das System wurde das folgende PO-Dokument generiert.

Zeigen Sie das PO-Dokument an: T-Code-ME23N

2.2 Wareneingang (MIGO)

Klicken Sie auf Enter, geben Sie die Menge in den Lieferschein ein und klicken Sie auf das Kontrollkästchen ‘Artikel ok’ und speichern Sie.

Das System hat den Materialbeleg generiert. Das System generiert den FI / Buchhaltungsbeleg während dieses Vorgangs nicht. Es wird nur ein MM-Dokument generiert. Sie können die folgenden Bildschirme für weitere Informationen sehen.

GRN-Beleg anzeigen:

Wählen Sie im selben Bildschirm Unter Wareneingang Anzeige.

Klicken Sie auf Doc.info

Klicken Sie auf FI Dokumente

2.3 Rechnungsbuchung (MIRO)

Klicken Sie auf Simulieren, dann sehen Sie das Dokument in der Simulationsansicht. wenn alles gut ist, poste es einfach.

Das System hat einen Rechnungsbeleg generiert.

Gehen Sie zum Menü- Rechnungsbeleg- Anzeige. sie können das IV-Dokument sehen.

Klicken Sie auf Follow-on-Dokumente

Das System wurde die folgenden Dokumente generiert.

Doppelklicken Sie auf das betreffende Dokument, um den Buchhaltungseintrag anzuzeigen.

FI-Dokument

Asset-Transaktion, um das Asset-Dokument anzuzeigen.

FBL1N Bericht:

2.4 Zahlung an Kreditor (F-53/F110)

Das Finanzministerium wird die Zahlung vornehmen. Sie verwenden F-53 / F110 (manuell / automatisch) für den Zahlungsausgang.

Fazit:

Wir haben nun die verschiedenen Szenarien im P2P-Prozess verstanden und detaillierte Informationen zum Standard-PO- und Capex-PO-Prozess. Das Verfahren ist nicht nur für das ECC-System, sondern auch für das S4HANA-System anwendbar. Im Falle des S4HANA-Systems verwenden wir die entsprechenden Fiori-Apps, ohne uns Transaktionscodes zu merken. Ich hoffe, dieser Blogbeitrag wird jemandem helfen. Ich werde andere Szenarien in zukünftigen Blog-Posts aktualisieren.

Vielen Dank!