Schritte bei der Personalplanung / Personalbesetzung | -verwaltung

In den folgenden Punkten werden die fünf Hauptschritte der Personalplanung hervorgehoben. Die Schritte sind: 1. Job-Analyse 2. Geschicklichkeit Inventar 3. Personalprognose 4. Beschäftigungsplan 5. Schulung und Entwicklung des Personals.

Schritt # 1. Job-Analyse:

Jedes Personalplanungsprogramm ist Wissen über bestehende Arbeitsplätze in der Organisation. Die Informationen werden benötigt, um Einstellungspläne zu entwickeln, Mitarbeiter auszuwählen und zu schulen, eine angemessene Vergütung bereitzustellen und gültige Leistungsbeurteilungen zu entwickeln. Die Jobanalyse liefert diese Informationen.

Es ist die Identifizierung der spezifischen Aktivitäten, die in einem Job ausgeführt werden sollen, und der Merkmale der Person, der Arbeitssituation und der Materialien oder Ausrüstungen, die für die effektive Ausführung des Jobs erforderlich sind. Jobanalyse ist das Verfahren, mit dem die Fakten in Bezug auf jeden Job gesichert, organisiert und kombiniert werden.

Job-Analyse kann als ein Prozess der Entdeckung und Identifizierung der prominenten Informationen in Bezug auf die Art eines bestimmten Jobs definiert werden. Es ist die Bestimmung der Aufgaben, die den Job umfassen, und der Fähigkeiten, Kenntnisse, Fähigkeiten und Verantwortlichkeiten, die der Arbeitnehmer für die erfolgreiche Ausführung des Jobs benötigt. Es geht im Wesentlichen um die Datenerfassung und anschließende Analyse der Daten.

Jobanalyse:

Der Hauptzweck dieser Analyse besteht darin, die Unterscheidung zwischen verschiedenen Jobs in der Organisation und ihren Beziehungen zu beschreiben und zu definieren.

Es liefert dem Analysten grundlegende Daten zu bestimmten Jobs in Bezug auf Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Fähigkeiten, Kenntnisse usw. Um William Spriegel zu zitieren: “Jobanalyse ist der Prozess der kritischen Bewertung der Operationen, Aufgaben und Beziehungen des Jobs”.

Edwin Flippo. “Jobanalyse ist der Prozess des Studierens und Sammelns von Informationen in Bezug auf den Betrieb und die Verantwortlichkeiten eines bestimmten Jobs.”

Die Jobanalyse soll im Wesentlichen Informationen zu sieben Hauptbereichen liefern:

(i) Job-Identifikation:

Der Titel des Jobs.

( ii) Art des Auftrags:

Dazu gehören die Merkmale des Auftrags, sein Standort, seine physische Umgebung, seine Überwachung usw.

(iii) Vorgänge, die an der Ausführung des Auftrags beteiligt sind:

Was der Mitarbeiter tut, spezifische Vorgänge und Aufgaben, aus denen der Auftrag besteht, deren relativer Zeitpunkt und Bedeutung, die Einfachheit, Routine oder Komplexität von Aufgaben.

( iv) Materialien und Ausrüstung, die bei der Ausführung des Auftrags verwendet werden sollen.

(v) Persönliche Attribute, die für die Ausführung der Aufgabe erforderlich sind. Dies hängt mit Bildung, Training, körperlicher Stärke und geistigen Fähigkeiten zusammen.

(vi) Wie der Auftrag ausgeführt wird.

(vii) Beziehung zu anderen Arbeitsplätzen.

( viii) Andere wie Aufstiegschancen, Aufstiegsmuster, Verhältnis zu anderen Arbeitsplätzen in der Organisation.

Die drei unmittelbaren Ergebnisse der Jobanalyse sind:

(a) Stellenbeschreibung

(b) Stellenbeschreibung

( c) Stellenbewertung.

(a) Stellenbeschreibung:

Es handelt sich um eine organisierte sachliche Darstellung des Stelleninhalts in Form von Pflichten und Verantwortlichkeiten einer bestimmten Stelle. Dies ist vorzubereiten, bevor eine freie Stelle ausgeschrieben wird. Es betont die beruflichen Anforderungen. Das Dokument ist beschreibender Natur und stellt eine organisierte Aufzeichnung der beruflichen Fakten dar. Der Job-Analyst soll das Dokument auf objektive Weise vorbereiten, nachdem er Berichte von Mitarbeitern auf verschiedenen Ebenen wie Arbeitern, Vorarbeitern und Vorgesetzten erhalten hat.

Der Inhalt der Stellenbeschreibung ist:

Berufsbezeichnung, Arbeitsort, Arbeitszusammenfassung, auszuführende Aufgaben, Maschinen, Werkzeuge und Materialien, Verhältnis zu anderen Jobs, Art der Aufsicht und Arbeitsumgebung.

(b) Job Specification:

Dies ist ein Dokument, das die minimal akzeptablen menschlichen Qualitäten angibt, die zur Ausführung einer Job-Eigenschaft erforderlich sind. Es legt Anforderungen fest, die an eine Person gestellt werden, die ausgewählt oder ernannt werden soll, um den Job auszuführen.

Es ist ein Messstab des Personals und kombiniert die Eigenschaften, die für eine akzeptable Ausführung eines Jobs erforderlich sind, wie formale Bildung, psychologische Einstellung, körperliche Messungen usw. Die Bewertung dieser Qualitäten wird auf Job-Spezifikation Dokument aufgezeichnet. Dies kann ein Element der Subjektivität beinhalten. Die richtige Beurteilung dieser Eigenschaften hängt von den Werturteilen vieler Menschen ab.

(c) Stellenbewertung:

Es ist eine analytische und systematische Methode zur Bestimmung der Lohnsätze für Arbeitsplätze. Es ist ein Versuch, die Anforderungen zu bestimmen und zu vergleichen, die die normale Leistung bestimmter Arbeitsplätze an durchschnittliche Arbeitnehmer stellt, ohne die individuellen Leistungsfähigkeiten der Arbeitnehmer zu berücksichtigen. Es ist die Aufgabe, die Anforderungen in Bezug auf Anstrengungen und Fähigkeiten zu bestimmen, die die normale Ausführung eines Jobs an einen normalen Arbeiter stellt.

Dale Yoder definiert die Stellenbewertung als “eine Praxis, die ein gewisses Maß an Objektivität bei der Messung des Vergleichswerts von Arbeitsplätzen innerhalb einer Organisation und zwischen Organisationen anstrebt.”

Der Zweck der Stellenbewertung besteht darin, den relativen Wert verschiedener Arbeitsplätze in der Organisation zu messen. Es bewertet den Job und nicht den Mann. Sobald der Wert des Jobs bestimmt ist, ist es einfach, das Lohn- oder Gehaltsniveau zu bestimmen und festzulegen, das fair und ausführbar ist.

Also macht Jobevaluation drei Dinge:

(i) Sie legt Standards fest, die es einem Unternehmen ermöglichen, in allen Fragen der Lohn- und Gehaltsverwaltung einheitlich zu handeln.

(ii) Es ergibt sich eine geordnete Verwaltung aller Arbeitsplätze im Unternehmen in Bezug auf ihre Beiträge.

(iii) Sie berücksichtigt die Marktsätze, indem sie das Gemeinschaftslohnniveau mit dem Organisationsniveau vergleicht.

So erleichtert es dem Management, eine rationale und konsistente Lohn- und Gehaltsstruktur zu entwickeln. Es enthält auch die Kriterien für die Festlegung von Gehältern und Löhnen. Es neigt dazu, Lohnungleichheiten innerhalb der Organisation zu beseitigen. Hilft bei der richtigen Auswahl und Rekrutierung von Mitarbeitern.

Die Stellenbewertung umfasst die Bewertung verschiedener Stellen anhand bestimmter Faktoren.

Normalerweise sind folgende wichtige Faktoren für die Stellenbewertung zu berücksichtigen:

i. Mentale und manuelle Fähigkeiten,

ii. Erfahrung,

iii. Anstrengungen und Initiative,

iv. Zu übernehmende Verantwortung,

v. Arbeitsumgebung und

vi. Aufsicht erforderlich.

Es gibt keine Standardklassifizierung von Faktoren, die für die Stellenbewertung zu berücksichtigen sind. Die Liste der zur Bewertung heranzuziehenden Faktoren hängt von der Art der zu bewertenden Aufgabe ab.

Es gibt vier grundlegende Methoden, um den Wert von Arbeitsplätzen zu bestimmen.

Sie sind:

( a) Ranking-Methode

(b) Job-Grading-Methode

(c) Faktor-Vergleichsmethode

(d) Punkt-Methode.

(a) Ranking-Methode:

Bei dieser Methode wird die Liste der Jobs in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit erstellt, beginnend mit dem wichtigsten Job bis zum am wenigsten wichtigen Job im Büro. Die Bedeutung wird auf der Grundlage der oben diskutierten Faktoren bestimmt. Diese Methode eignet sich für kleine Organisationen.

( b) Job Grading Methode:

Andere name klassifizierung methode. Job Grading versucht, die Note jedes Jobs zu bestimmen. Die Jobs werden auf der Grundlage vorbestimmter Qualifikationsniveaus klassifiziert, die für jede Jobklasse erforderlich sind. Für jede Klasse oder Klasse gibt es eine andere Lohnskala. Es ist eine nützliche Methode zur Jobbewertung. Die Hauptschwierigkeit besteht jedoch darin, die verschiedenen Grade zu definieren.

(c) Faktoren Vergleichsmethode:

Bei dieser Methode bilden eine Reihe von Faktoren wie mentale Anforderungen, körperliche Anforderungen, Verantwortlichkeiten und Arbeitsbedingungen die Bewertungsgrundlage. Diese Faktoren sind auf einem Blatt in säulenförmiger Form aufgeführt. Das Gehalt für jeden Schlüsseljob wird verschiedenen Faktoren zugeordnet, die sich auf jeden Job beziehen. Jeder Schlüsseljob wird in Bezug auf jeden der gegebenen Faktoren bewertet und in der Faktorspalte gegen den entsprechenden Gehaltsindex eingetragen. Die Gehaltskomponenten für jeden Faktor werden hinzugefügt, um das entsprechende Gehaltsniveau für jeden Schlüsseljob zu erhalten. Die Jobs werden in Bezug auf das Ranking der Jobs eingestuft.

(d) Punktmethode:

Bei dieser Methode wird eine quantitative Bewertung verschiedener Jobs in Bezug auf verschiedene Faktoren vorgenommen. Jedem betrachteten Jobfaktor werden maximale Punktwerte zugewiesen. Jeder Job erhält Punkte für jeden der Faktoren. Das angemessene Gehaltsniveau für jeden Job wird auf der Grundlage der von ihm erzielten Gesamtpunkte festgelegt.

Schritt # 2. Skill Inventory:

Jede Organisation muss sich ihres Personalpotenzials innerhalb der Organisation für ihren langfristigen Erfolg bewusst sein. Die Organisation muss systematische Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass das Reservoir an Talenten innerhalb der Organisation kontinuierlich sein muss.

Zu diesem Zweck soll das Management den Bestand an Arbeitskräften kennen, ihre Führungskräfte entwickeln und bewerten, Nachfolgepläne für das Management erstellen und den Ersatz berechnen, der aufgrund von Ruhestand und anderen Gründen benötigt wird.

Skill Inventory ist erforderlich, um die Art des Rekrutierungs- und Entwicklungsproblems zu verstehen. Das Management muss versuchen, im Voraus talentierte Mitarbeiter zu entwickeln, um die Führungspositionen in Zukunft zu besetzen.

Schritt # 3. Personalprognose:

Anderer Name Manpower Forecasting. Dies betrifft zwei Aspekte.

Sie sind:

(a) Arbeitslastanalyse

(b) Arbeitskräfteanalyse.

(a) Arbeitsbelastungsanalyse:

Die Arbeitsbelastungsanalyse wird verwendet, um zu bestimmen, wie viele Mitarbeiter verschiedener Typen erforderlich sind, um Produktionsziele zu erreichen. In ähnlicher Weise werden von jedem Teil der Organisation Pläne bezüglich des Arbeitsumfangs erstellt, der im kommenden Jahr durchgeführt werden soll. Es ist notwendig, die Arbeitsbelastung in einigen materiellen Einheiten zu bestimmen, damit sie in Mannstunden umgerechnet werden kann, die pro Einheit erforderlich sind. Diese Arbeitslastanalyse eignet sich für kurzfristige Projektionen des Personalbedarfs.

(b) Arbeitskräfteanalyse:

Dies ist nützlich für langfristige Projektionen des Personalbedarfs. Diese Analyse konzentriert sich auf die Fähigkeiten der Arbeitskräfte und ihre Probleme. Dies erleichtert das Erkennen von Stärken und Schwächen der Organisation. Der Fokus liegt mehr auf der Problemseite der Belegschaft mit dem Ziel, die Leistung zu verbessern. Die Hauptprobleme der Erwerbsbevölkerung sind Fehlzeiten und Fluktuation.

Fehlzeiten bedeutet das Versäumnis des Arbeitnehmers, sich zum Dienst zu melden. Übermäßige Fehlzeiten bedeuten einen erheblichen Verlust für das Unternehmen, da sie sich auf die Arbeitspläne auswirken und zu Verzögerungen führen.

Um die Arbeiten termingerecht abzuschließen, ist dies einzudämmen. Die Fluktuation ist das Verhältnis zwischen der Zahl der Personen, die der Organisation beitreten und aufgrund von Rücktritt, Ruhestand oder Umschuldung ausscheiden, und der durchschnittlichen Zahl auf der Lohnliste. Das Management soll die hohe Fluktuationsrate kontrollieren, indem die vermeidbaren Fluktuationsursachen verringert werden.

Schritt # 4. Beschäftigungsplan:

Dies bezieht sich auf die Notwendigkeit, Programme zur Rekrutierung, Auswahl, Schulung, Übertragung und Beförderung vorzubereiten, damit die Personalbedürfnisse verschiedener Abteilungen der Organisation erfüllt werden.

Schritt # 5. Schulung und Entwicklung des Personals:

Die Erstellung eines Qualifikationsinventars hilft bei der Ermittlung des Schulungs- und Entwicklungsbedarfs der Organisation. Schulungen zum Erlernen neuer Fähigkeiten und zum Auffrischen des Gedächtnisses sind nicht nur für neue Mitarbeiter, sondern auch für alte Mitarbeiter erforderlich. Für die Entwicklung von Führungskräften müssen Programme zur Führungskräfteentwicklung entwickelt werden.