So erstellen Sie ein erstaunliches VBS (auch wenn Sie noch nicht mit der Planung begonnen haben)

Die Vacation Bible School bringt Kinder jeden Sommer zu einer unterhaltsamen Woche voller Abenteuer, Basteln und Lernen von Gottes Wort zusammen. Wenn Ihre Kirche in diesem Jahr ein eigenes Programm anbietet, finden Sie hier einige Schritte, wie Sie ein erstaunliches VBS durchführen können, auch wenn Sie noch nicht mit der Planung begonnen haben.

Schritt #1: Entscheiden Sie sich für die Grundlagen

Bevor Sie etwas tun, wählen Sie das Wann, wo und wie Ihrer VBS-Woche. Diese Checkliste hilft Ihnen, sich auf die Grundlagen zu konzentrieren:

• Termine – VBS ist in der Regel eine Woche in den Sommermonaten.
• Ort – Haben Sie Kapazitäten in Ihrer Kirche oder müssen Sie einen größeren Treffpunkt finden?
• Budget – Details der Planung VBS können leicht außer Kontrolle geraten. Wenn Sie ein Budget erstellen, können Sie sich auf die wichtigen Elemente konzentrieren und unnötige Extras weglassen.
• Gebühren – Berechnen Sie eine Gebühr? Wenn ja, wie viel?
• Registrierung – Bestimmen Sie, wie Personen ihre Kinder für VBS registrieren sollen (online, Papierformular usw.)
• Curriculum – Sparen Sie Zeit und Energie durch den Kauf eines Lehrplans. Hier sind ein paar beliebte Optionen:

• Orange VBS
• Lifeway VBS

Schritt 2: Stellen Sie ein Planungsteam zusammen

Nachdem Sie den Umriss Ihres Plans erstellt haben, stellen Sie eine Gruppe von Mitarbeitern und Freiwilligen für Ihr VBS-Planungsteam zusammen. Eine Handvoll Teammitglieder sollte ausreichen, aber es ist eine gute Idee, Personen mit Interesse und Leidenschaft für VBS zu sammeln.

Schritt #3: Erstellen Sie den Plan

Es gibt so viele Elemente, die in die Planung einer Veranstaltung einfließen, insbesondere eine, die eine ganze Woche dauert. Um Ihnen zu helfen, organisiert zu bleiben, versuchen Sie, Ihre “To-Dos” in Kategorien wie diese zu unterteilen:

• Kommunikation

Dazu gehört das Erstellen von Grafiken für Werbematerialien, Website-Updates, Online-Veranstaltungsregistrierung, Videoankündigungen und alles andere, was eine Form der digitalen oder gedruckten Kommunikation erfordert. Arbeiten Sie mit dem Kommunikationsteam Ihrer Kirche zusammen, um einen Plan zu entwickeln, um diejenigen in der Gemeinde und in der Gemeinde einzuladen. Ein umfassender Plan sollte Facebook-Anzeigen, Werbetafeln, Ankündigungen in lokalen Nachrichtenagenturen sowie Außenbeschilderungen in Ihrer Kirche berücksichtigen.

• Einrichtungen

Höchstwahrscheinlich wird Ihr VBS-Programm vor Ort in Ihrer Kirche stattfinden. Wenn ja, besprechen Sie, welche Zimmer Sie für die Woche benötigen. Geben Sie basierend auf dem von Ihnen verwendeten Lehrplan Details dazu an, wie jeder Raum mit Tischen, Stühlen, audiovisuellem Material und Bastelmaterial eingerichtet werden soll. Sprechen Sie auch an, ob Sie zusätzliche Beschilderungen in der gesamten Einrichtung wünschen oder nicht.

• Essen

Welche Art von Mahlzeiten und Snacks bereiten Sie jeden Tag zu? Erstellen Sie ein Menü und stellen Sie sicher, dass Sie genügend Personen mit Lebensmittelhandlergenehmigungen haben, um das Essen zuzubereiten. Fügen Sie ein Feld in das Registrierungsformular ein, um nach Lebensmittelempfindlichkeiten zu fragen, und erstellen Sie einen Prozess, um sicherzustellen, dass diese während der VBS befolgt werden.

• Dekor

Beziehen Sie sich erneut auf Ihren Lehrplan, da viele Themen haben, und bestimmen Sie, welche Dekorationen Sie für die Hauptbühne, die Klassenzimmer und die zentralen Bereiche Ihrer Kirche benötigen.

• Freiwillige

Erstellen Sie eine Liste der freiwilligen Rollen, die zur Vorbereitung auf VBS (Einrichten der Woche oder des Wochenendes zuvor) und während der gesamten VBS-Woche erforderlich sind. Tipps, um Freiwillige zu bekommen:

• Erstellen Sie eine kurze “Stellenbeschreibung” für jede freiwillige Rolle.
• Bestimmen Sie, wie viele Freiwillige Sie in jeder Rolle benötigen.
• Beginnen Sie, aktuelle wöchentliche / monatliche Freiwillige einzuladen, um in diesen Rollen zu dienen.
• E-Mail an die Eltern, um nach Freiwilligen zu fragen.
• Entscheiden Sie, welche Freiwilligenrollen eine Hintergrundprüfung absolvieren müssen, bevor Sie bei VBS dienen.

In diesem kurzen Video finden Sie weitere Tipps, wie Sie sicherstellen können, dass Sie genügend Freiwillige haben.

• Zusätzliche Materialien

Hands-on Handwerk und Aktivitäten sind ein wichtiger Teil der VBS Erfahrung. Sie kommen auch mit einer Liste von Materialien. Finden Sie heraus, welche Vorräte Sie für dieses Handwerk oder andere Gegenstände zum Mitnehmen kaufen müssen, z. B. eine Karte mit den Versen des Tages.

• Notfallprotokolle

Jedes Ereignis, insbesondere eines mit Kindern, benötigt einen Sicherheitsplan. Stellen Sie sicher, dass Sie über ausreichende Erste-Hilfe-Vorräte und -verfahren, Sicherheits- und Evakuierungspläne für Notfälle verfügen.

• Weitere Überlegungen

Obwohl das VBS-Programm jeder Kirche unterschiedlich ist, finden Sie hier einige allgemeine Überlegungen, wenn Sie Ihren Plan abschließen:

• Senden Sie ein Fotofreigabeformular aus, das die Eltern unterschreiben können. Der einfachste Weg, dies zu handhaben, besteht darin, es in den Registrierungsprozess aufzunehmen.
• Erstellen Sie eine Methode zur Nachverfolgung von Familien, deren Kinder VBS besucht haben, aber nicht in Ihrer Kirche aktiv sind.
• Führen Sie nach der Veranstaltung ein Lessons-Learned-Meeting mit Ihrem Team durch.
• Feiern Sie eine erfolgreiche VBS mit der Kirche und als Planungsteam.
• Senden Sie handschriftliche Dankesschreiben an VBS-Freiwillige.
• In dieser Liste finden Sie einige weitere Elemente, die Sie bei der Planung berücksichtigen sollten.

Schritt #4: Arbeiten Sie den Plan

Ihr Plan ist festgelegt, jetzt Aufgaben unter Teammitgliedern aufteilen und Fristen für jeden festlegen. Ich empfehle die Verwendung eines Projektmanagement-Tools wie Asana, Teamwork oder Basecamp, um Termine zu kommunizieren, den Fortschritt zu verfolgen und Ihrem Team an einem zentralen Ort zusätzliche Informationen bereitzustellen.

Schritt #5: Genießen Sie eine erfolgreiche VBS-Woche

Eine der ersten Regeln der Veranstaltungsplanung ist es, flexibel zu sein. Dinge passieren und nicht alles wird reibungslos ablaufen. Aus diesem Grund ist es eine großartige Idee, eine Kommandozentrale einzurichten, in der Mitarbeiter und Freiwillige während der gesamten VBS-Woche Fragen stellen und Hilfe bei der Fehlerbehebung erhalten können.

Schritt #6: Feiern und Erkennen

Puh! Du hast gerade eine tolle VBS-Woche hinter dir! Feiern Sie den Erfolg Ihres Teams, indem Sie eine Party für alle Ihre VBS-Mitarbeiter und Freiwilligen veranstalten. Dies kann ein einfaches Abendessen zum Abschluss der Woche oder ein kleines Treffen mit leckeren Leckereien und einem großen “Dankeschön” an alle Beteiligten sein. Und achten Sie darauf, Ihr hart arbeitendes Team im Sonntagsgottesdienst zu erkennen!

Schritt #7: Führen Sie ein Lessons-Learned-Meeting durch

Obwohl Ihr Programm meistens erfolgreich sein wird, wird es nicht perfekt sein. Bitten Sie Eltern, Freiwillige und Mitarbeiter der Kirche, sich mit Ihnen zu treffen, um zu besprechen, was gut gelaufen ist und was für das nächste Jahr verbessert werden kann.

Schritt 8: Erstellen Sie ein VBS-Planungsnotizbuch

Wenn Sie diesen Plan in diesem Jahr verwendet haben, haben Sie bereits Ihren Plan für das nächste Jahr. Organisieren Sie alle Planungsunterlagen, Lieferantenverträge, Stellenbeschreibungen für Freiwillige und andere wichtige Elemente in einem Notizbuch oder Ordner, um die Planung der VBS-Woche im nächsten Jahr so viel einfacher zu gestalten.

Wenn Sie in diese wärmeren Monate kommen, die normalerweise mit einer Vielzahl von Sommeraktivitäten, Camps und Veranstaltungen einhergehen, denken Sie daran, dass die Ferienbibelschule eine Gelegenheit ist, sich mit Kirchenmitgliedern und Nichtkirchenmitgliedern in einer entspannten, aufregenden Umgebung zu verbinden. Wenn Sie es lustig machen, werden sie sicherlich kommen.