So führen Sie eine effektive Gap-Analyse durch

• Sharlyn Lauby
• 7 Jul 2020

Ich habe kürzlich ein Seminar zur Talentakquise geleitet und wir diskutierten über die Personalplanung. Während der Diskussion erwähnte ich eine traditionelle Gap-Analyse und jemand stellte die Frage “Wie machen Sie eine Gap-Analyse?”. Es ist eine großartige Frage. Wie oft sprechen wir über “die Lücke schließen” oder “die Lücke schließen”, ohne den Prozess richtig zu durchlaufen?

Also habe ich mir fünf Schritte ausgedacht, die eine Lückenanalyse erleichtern könnten. Ich habe es mit den Seminarteilnehmern geteilt, und ich wollte es auch mit Ihnen teilen.

ZWECK: Der Zweck einer Gap-Analyse besteht darin, zu identifizieren, wo sich die Organisation derzeit befindet und wo sie sein möchte (d. H. Die “Lücke” zwischen dem aktuellen und dem gewünschten Zustand).

VORTEILE: Eine Lückenanalyse kann der Organisation helfen, Verbesserungsbereiche zu identifizieren, Unterschiede zwischen geschäftlicher Wahrnehmung und Realität aufzudecken, Prioritäten festzulegen und sicherzustellen, dass die Projektanforderungen erfüllt werden.

Schritte für eine Lückenanalyse

Schritt 1. Identifizieren Sie das zu untersuchende Ziel oder Problem. Was ist der Umfang der Analyse? Die Antwort kann nicht alles sein, es ist einfach zu breit. In einer Personalanalyse geht es beispielsweise darum, die Kluft zwischen aktuellen und zukünftigen Arbeitskräftekompetenzen zu verstehen.

Schritt 2. Bewerten Sie den aktuellen Status. Es ist wichtig, während dieses Schritts nicht anzunehmen. Auch wenn Sie glauben, den aktuellen Stand zu kennen, nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihre Annahmen zu bestätigen. Seien Sie bereit, viele Fragen zu stellen. Und bitte beachten Sie, dass dies nicht die Zeit ist, Lösungen vorzuschlagen.

Schritt 3. Stellen Sie den idealen zukünftigen Zustand her. Die Organisation sollte sich auf die Frage einigen: “Wenn alles nach Plan verlaufen würde, wo wären wir?” Im Falle eines Personalplans stellt sich die Frage: “Wenn alles nach unserem Plan funktionieren würde, wie würde unsere Belegschaft in Bezug auf die verfügbaren Fähigkeiten aussehen?”

HINWEIS: Konsensbildung bedeutet nicht, dass jeder in der Organisation die Antwort lieben muss. Es bedeutet einfach, dass jeder in der Lage sein muss, mit der Antwort zu leben. Großer Unterschied!

Schritt 4. Vergleichen Sie den aktuellen Zustand mit dem zukünftigen Zustand. Und quantifizieren Sie die Lücke. Nehmen wir an, wir analysieren alle Mitarbeiter in unserer Organisation und stellen fest, dass 20% von ihnen die Technologiekompetenz nicht beherrschen (i.e. wenig bis gar keine Kenntnisse in Textverarbeitungssoftware und Tabellenkalkulationen). Wir könnten das von diesem entdecken 20%:

• Unzureichende Schulungen verursachten 5%,
• Personalprobleme verursachten 7%,
• Budgetkürzungen verursachten 2% und
• Manager, die keine Mitarbeiter zur Schulung entsandten, verursachten 14%.

Schritt 5. Ergebnisse zusammenfassen und Empfehlungen präsentieren. Die Ergebnisse aus Schritt vier geben uns einen Weg zur “Überbrückung der Lücke” und zur Priorisierung unserer Bemühungen. Organisationen können ein Tool wie SMART verwenden, um Ziele zu entwickeln. SMART steht für specific, measurable, actionable, responsible und time bound. Es kann organisatorische Anstrengungen und Ressourcen auf Kurs halten.

Organisationen können eine Lückenanalyse für viele Situationen verwenden, und ein konsistenter Prozess hilft dabei, die Gespräche fokussiert zu halten. Dies ermöglicht es der Organisation, organisatorische Ressourcen effektiv zu nutzen, einen angemessenen Zeitplan einzuhalten und ein Ergebnis zu erzielen, das dem Unternehmen entspricht.

Bild aufgenommen von Sharlyn Lauby beim Erkunden der Straßen von Fort Lauderdale, FL