So organisieren Sie eine Konferenz

Die besten Konferenzen begeistern die Teilnehmer mit ansprechenden Präsentationen und hervorragenden Networking-Möglichkeiten. helfen Sie mit, neue Ideen zu entwickeln und Menschen zusammenzubringen. Konferenzen müssen anregend, interaktiv und ansprechend sein und die Interessengruppen zufriedenstellen. Es wird auch erwartet, dass sie schnell umgesetzt werden und in immer knapper werdenden Budgets geliefert werden. Konferenzplanung ist nicht einfach und Ihre Rolle als Konferenzorganisator sollte nicht leicht genommen werden. Unser Guide stattet Sie mit allen Informationen und Ratschlägen aus, die Sie benötigen, um eine erfolgreiche Konferenz voranzutreiben und zu organisieren.

Stellen Sie die Teilnehmer an die erste Stelle!

Bevor wir mit den Details der Konferenzplanung beginnen, denken wir, dass es sich lohnt, die Teilnehmer an die erste Stelle zu setzen. Der Delegierte und seine Bedürfnisse sollten jede Entscheidung leiten, die Sie treffen.

• Warum nehmen Delegierte an Konferenzen teil?
• Warum werden sie an Ihrer Konferenz teilnehmen?
• Was wollen sie davon haben?
• Wie können Sie dies liefern?
• Was können Sie ihnen bieten, was für sie einzigartig wertvoll ist?

Es ist wichtig, den Teilnehmer in den Mittelpunkt Ihrer Organisation zu stellen. Ihre Zeit ist kostbar und Sie müssen sicherstellen, dass sie jede Minute, die sie auf Ihrer Konferenz sind, optimal nutzen.

Sie sollten bereits ein tiefes Verständnis für Ihre Zielgruppe haben und wissen, was sie anspricht. wenn nicht, nehmen Sie sich Zeit, um mehr darüber zu erfahren, was sie erwarten und was sie wollen. Letztendlich möchten sie hochrelevante und ansprechende Sitzungen genießen und in jedem Aspekt der Konferenz einen einzigartigen Wert finden.

Um eine erfolgreiche Konferenz zu organisieren, gibt es ein paar Dinge zu beachten, einschließlich der folgenden:

Konferenzbudgets

Konferenzthemen

Wahl eines Konferenzortes

Konferenzsprecher

Erstellen eines Konferenzplans

Förderung einer Konferenz

Konferenzregistrierung

Networking auf einer Konferenz

Konferenztechnik

Wir werden diese in unserem Leitfaden aufschlüsseln.

Planung einer Konferenz

Wir verstehen, dass Sie möglicherweise kein erfahrener Konferenzplaner sind. Und es ist wahr, dass wir alle irgendwo anfangen müssen. Im nächsten Abschnitt unseres Konferenzplanungsleitfadens werden wir Schlüsselbereiche wie Budget, Sponsoren und die Auswahl eines Veranstaltungsortes behandeln.

Konferenzbudgets

Ein Großteil des Stresses, den Sie bei der Organisation einer Konferenz erleben werden, kommt von dem Versuch, alles zu liefern, was Sie mit einem Budget versprochen haben. Geld ist ein großer Faktor und Sie müssen gründlich sein, wenn es um jeden Aspekt der Budgetierung geht.
Es gibt zwei Entscheidungen, die Sie treffen müssen, wenn Sie ein Budget festlegen: Wird Ihre Konferenz ein oder zwei Tage dauern? Wird es alles in einem Auditorium stattfinden oder wird es über zwei oder mehr separate Bühnen stattfinden? Die Kosten erhöhen sich je nachdem, wie Sie Ihre Konferenz einrichten möchten.

Bei 20 Bedford Way bieten wir hervorragende Preise für Multi-Stream-Veranstaltungen, mit mehreren miteinander verbundenen Räumen zur Verfügung, einschließlich des Flaggschiffs Logan Hall Theatre. Kontaktieren Sie uns noch heute.

Die Kosten, die Sie erwarten können, sind wie folgt:

• Venue Hire
• Catering
• Logistik und Event Running Team
• Equipment hire
• Speaker Kosten z.B. Hotel; transport; Gebühren
• Unterhaltungskosten
• Drucken – diese sollten minimal sein

Glücklicherweise gibt es viele Dinge, die Sie tun können, um die Kosten niedrig zu halten und Ihr Konferenzbudget zu maximieren. Von der Suche nach Sponsoren bis zur Auswahl eines erschwinglichen Veranstaltungsortes werden wir in diesem Leitfaden Kostensenkungslösungen vorstellen.

Ticketpreise für eine Konferenz

Das Geld, das Sie erhalten, stammt von Sponsoren, Ausstellern (mehr dazu später) und Ticketverkäufen. Wenn Sie nun das Glück haben, große Beiträge von Sponsoren zu erhalten, ohne die Integrität Ihrer Konferenz zu beeinträchtigen, können Sie Ihre Hauptkonferenz möglicherweise kostenlos anbieten.

Andernfalls müssen Sie Tickets berechnen. Die wichtigste Frage, die Sie beantworten möchten, ist, wie viel? Es ist natürlich schwer, eine Zahl zu nennen, aber Ihr Budget sollte Ihnen einen Indikator dafür geben, wie viel Geld Sie amortisieren müssen, um die Gewinnschwelle zu erreichen. Es ist wichtig, Ihre Erwartungen basierend auf der Anzahl der Personen, von denen Sie glauben, dass Sie teilnehmen können, der Größe des Veranstaltungsortes und der Tatsache, dass Sie nicht ausverkauft sein werden, festzulegen.

Unabhängig davon, wie viel Sie berechnen möchten, sollten Sie eine begrenzte Anzahl von Tickets in einem ersten Early Bird Run ermäßigen. Dies sollte früh in der Promotion Ihrer Konferenz sein, bevor alle Referenten bekannt gegeben werden.
Peter-Paul Koch, Konferenzveranstalter und Referent, rät, der Versuchung zu entgehen, die Ticketpreise zu niedrig anzusetzen und stattdessen die Tickets so zu bewerten, dass Sie den Break-Even erreichen, wenn 60 bis 75% der Veranstaltungskapazität belegt sind.

Sponsoren für Ihre Konferenz gewinnen

Sponsoren und das Geld, das sie zur Verfügung stellen, können von entscheidender Bedeutung sein, wenn es darum geht, das Budget einzuhalten. In diesem Sinne müssen Sie eine Liste potenzieller Sponsoren erstellen. Was Sie suchen, sind Organisationen, die Exposition gegenüber Ihrem Publikum wollen. Recherchieren Sie und Sie werden belohnt.

Wenn Sie mit ihnen sprechen, machen Sie sich klar, welche Unterstützung Sie benötigen, sei es finanziell oder als Dienstleistung. Sie müssen auch explizit sein, was Sie bereit sind, im Gegenzug für ihr Geld anzubieten. Dies wird wahrscheinlich die weit verbreitete Verwendung ihrer Logos beinhalten, die zur Goodie Bag hinzugefügt werden, sowie einen Stand, wenn Sie Aussteller haben.

Sobald Sie Ihre Marketingbotschaft konsistent und überzeugend gestaltet haben, zielen Sie auf die Sponsoren ab, die von einer Beteiligung profitieren. Wenn Sie den Großteil der Kosten durch Sponsoring decken können, haben Sie die besten Chancen, Gewinne zu erzielen. Eine Sache, die Sie beachten sollten, ist, dass Sponsoren in den meisten Fällen bei Ihrer Veranstaltung anwesend sein möchten. Wenn dies der Fall ist, stellen Sie sicher, dass ihre Rede einen Wert hat und nicht nur werblich ist. Es gibt nichts, was eine Konferenz mehr untergräbt als Werbepräsentationen, die sich eher wie Verkaufsgespräche anfühlen als wie eine echte Sitzung zu einem relevanten Thema.

Jason Zook untersucht in diesem Podcast, wie man Sponsoren gewinnt:

Weitere Tipps, wie man Sponsoren für eine Veranstaltung gewinnt, finden Sie in unserem Leitfaden.

Konferenzthemen

Konferenzen haben das Potenzial, wirklich aufregende Veranstaltungen zu sein, bei denen die Delegierten Ideen zu einem bestimmten Thema entdecken, austauschen und diskutieren. Diese Ideen könnten sogar die Macht haben, eine Branche zu formen oder neu zu definieren. Mit leidenschaftlichen Menschen kommen leidenschaftliche Präsentationen, frische Ideen und ein echter Buzz. Diese Atmosphäre auf Ihrer Konferenz zu schaffen, passiert nicht einfach.

Alles beginnt mit dem Thema oder Thema. Möglicherweise haben Sie eine Marktlücke entdeckt oder sich für einen neuen Ansatz zu einem bestehenden Thema entschieden.

Es geht nicht darum, Ihr Thema zu definieren, da vieles davon an anderer Stelle erledigt wird, sondern sicherzustellen, dass Sie es für die Vermarktung der Veranstaltung und die Durchführung Ihrer Konferenz verwenden können.

Dies muss sehr eng mit Ihren Gesamtzielen und denen der Stakeholder verbunden sein. Aber sobald Sie ein Thema entwickeln, wird es helfen, alles zusammen zu binden. Ein klar definiertes Thema macht auch alle Marketingbotschaften effektiver.

Konferenzaussteller

Werden Sie Aussteller auf Ihrer Konferenz haben? Dies kann eine zusätzliche Einnahmequelle sein, aber es ist wichtig, Aussteller auszuwählen, die einen Mehrwert für die Delegierten schaffen. Sie müssen auch sicherstellen, dass der Veranstaltungsort über einen geeigneten Platz für Messestände verfügt, ohne dass zusätzliche Kosten anfallen. Dieser Bereich bestimmt, wie viele Aussteller Sie hosten können. Sobald Sie den Raum kennen, müssen Sie ein Ausstellungslayout entwerfen.

Alle potenziellen Aussteller möchten Details zur Teilnehmerzahl und zu Ihren Alleinstellungsmerkmalen. Sie werden wahrscheinlich eine Reihe von Fragen haben, um festzustellen, ob es sich lohnt, auf Ihrer Konferenz auszustellen, also seien Sie bereit, sie zu beantworten oder besser noch jemanden zu beauftragen, sich ausschließlich mit Ausstellern zu befassen.

Lesen Sie mehr zum Umgang mit Ausstellern auf Konferenzen.

Veranstaltungspersonal für Ihre Konferenz einstellen

Die Organisation einer Konferenz ist harte Arbeit und stressig. Erwägen Sie nicht einmal, es alleine zu tun. Sie sollten ein Team von Kollegen und Freiwilligen zusammenstellen, um Ihre Konferenz sowohl in der Planungsphase als auch am Tag durchzuführen. Es ist auch eine gute Idee, interne Ressourcen am Konferenzort zu nutzen.

Jede Person sollte vor und am Tag der Konferenz eine klar definierte Rolle haben. Dies sollte so früh wie möglich im Planungsprozess abgeschlossen werden. Eine der wichtigsten Rollen an diesem Tag ist der MC, der die Teilnehmer zur Konferenz begrüßt, Referenten vorstellt, die Übergabe verwaltet und die Zeiten der Präsentationen überwacht. Sie benötigen auch Läufer, Bühnenmanager und AV-Techniker.

Wahl eines Tagungsortes

Der Tagungsort ist äußerst wichtig. Einige Leute verwenden Konferenzortfinder, um Veranstaltungsorte zu finden, aber Sie sind besser dran, die Recherche selbst durchzuführen und potenzielle Standorte persönlich zu besuchen. Auf diese Weise können Sie den Vertrag aushandeln , Geld sparen und das Erscheinungsbild des Veranstaltungsortes kontrollieren. Es ist sinnvoll, dem Veranstaltungsort eine Reihe von Fragen zu stellen, um sicherzustellen, dass er genau das liefert, was Sie benötigen, und die Bedürfnisse Ihres Publikums erfüllt, wie zum Beispiel:

• Gibt es versteckte Kosten? z.B. Parkgebühren oder WLAN
• Gibt es behindertengerechten Zugang? Dies ist unerlässlich.
• Findet während der Konferenz noch etwas in oder um den Veranstaltungsort herum statt? Das kann den Zugang zum Veranstaltungsort oder den Transport beeinträchtigen?
• Wie nachhaltig ist der Veranstaltungsort? Ist es leicht mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen?

Stellen Sie sicher, dass der Veranstaltungsort groß genug ist – nicht nur das Hauptauditorium, sondern auch andere Räume wie Ausstellungsräume und Breakout-Räume. Es gibt nichts Schlimmeres, als hinten in einem Raum zu stehen und verzweifelt zu versuchen, den Moderator zu hören, oder schlimmer noch, eine Sitzung ganz zu verpassen.

Welche Einrichtungen sind in einem Konferenzort enthalten?

Ihr Tagungsort muss mehrere Einrichtungen bieten, damit jede Konferenz ein Erfolg wird. Dazu gehören AV-Ausstattung, WLAN, Catering, eine Bühne und natürlich bequeme Sitzgelegenheiten.

Wi-Fi – Eine der größten Schwierigkeiten bei größeren Konferenzen besteht darin, Veranstaltungsorte mit Wi-Fi zu finden, die den Anforderungen zahlreicher Delegierter gerecht werden. Es besteht kein Zweifel, dass sich die Qualität von Wi-Fi in Veranstaltungsorten verbessert, insbesondere in London und anderen großen Städten, aber es lohnt sich, sich ein ehrliches Bild von den Fähigkeiten des Wi-Fi zu machen. Viele Veranstaltungsorte bieten heute kostenloses WLAN an, was eine gute Nachricht ist, wenn es funktioniert!

Konferenzverpflegung – Entscheiden Sie, ob Sie Catering anbieten möchten. Dies kann ein großer Aufwand für Sie sein, aber auch ein großer Vorteil für die Delegierten. Wenn Sie sich nicht für die Mittagsverpflegung entscheiden (Tee und Kaffee in den Pausen sind unerlässlich), müssen Sie Informationen zu Restaurants in der Nähe bereitstellen.

Wenn Sie sich für ein Mittagessen auf Ihrer Konferenz entscheiden, ist es sinnvoll, sich mit den Caterern zu treffen und Ihre Optionen zu besprechen. Sie möchten, dass das Essen gut aussieht und schmeckt, aber denken Sie immer an Ihr Budget. Es ist wichtig, immer vegetarische und pflanzliche Optionen anzubieten. Sie sollten die Nummern auch drei Tage vor der Konferenz bestätigen.

Hier bei 20 Bedford Way, sind unsere Catering-Service konkurrenzlos. Unser Expertenteam von Köchen verwendet gesunde, ethisch einwandfreie Zutaten, um eine reichhaltige Auswahl an Gerichten für Ihre Gäste zuzubereiten. Erfahren Sie noch heute mehr über unser Event Catering.

Inszenierung, Beleuchtung, AV – Die Präsentationen müssen auf einer Bühne stattfinden, die eine gute Sicht für das Publikum und die gesamte AV-Ausrüstung bietet, die Ihre Lautsprecher benötigen. Dazu gehört ein großer Projektor, ein festgestecktes Mikrofon, das über die PA verstärkt wird. Ein zusätzlicher Bonus, wenn Sie sich für einen Veranstaltungsort im Theaterstil entscheiden, ist die professionelle Beleuchtung und AV, die einen echten Wow-Faktor hinzufügen und die Präsentationen für das Publikum verbessern können.

Angesichts der zunehmenden Verbreitung von Mobiltelefonen, Tablets und Laptops auf Konferenzen ist es heute wichtig, Steckdosen zur Verfügung zu haben, an denen die Teilnehmer auch ihre elektronischen Geräte aufladen können.

So wählen Sie ein Datum für Ihre Konferenz

Sobald Sie wissen, wo Sie Ihre Konferenz veranstalten werden, müssen Sie ein Datum festlegen. Die beliebteste Zeit für Konferenzen ist zwischen März und November, wobei Sommerkonferenzen im Juli und August oft aufgrund von Feiertagen ausfallen. Denken Sie an einige mögliche Termine, falls Ihr bevorzugter Veranstaltungsort nicht verfügbar ist. Diese Daten sollten nicht mit anderen verwandten Konferenzen oder Veranstaltungen kollidieren, Denken Sie also daran, Ihre Nachforschungen anzustellen.

Peter-Paul Koch erklärt: “Eine Konferenz sollte an einem Donnerstag und Freitag oder an einem Montag und Dienstag stattfinden. Dies ermöglicht es den Teilnehmern, auch den Touristen zu spielen. Wenn du nur einen Tag gehst, ist es Freitag.”

Konferenzredner

Sobald Sie Ihre Daten bestätigt und eine Anzahlung an den Veranstaltungsort geleistet haben, können Sie jetzt die Verfügbarkeit mit Ihren Konferenzrednern bestätigen.

Referenten können Ihre Konferenz entscheidend beeinflussen, sodass Sie Zeit und Mühe investieren müssen, um die Besten zu finden. Ansprechende Präsentationen haben das Potenzial, die Teilnehmer wirklich zu inspirieren und alle Ideen und gekritzelten Notizen in reale Handlungen und echte Veränderungen umzuwandeln. Die richtige Präsentation kann der Katalysator für Delegierte sein, die ihr Geschäft anpassen, und sie sollten sich daran erinnern, wo alles begann.

Manchmal kann es allzu einfach sein, aus der gleichen Rotation von Lautsprechern zu wählen, zumal berühmte Keynote-Speaker dabei helfen können, Tickets zu verschieben. Aber einen großartigen Redner zu haben, den das Publikum noch nie gesehen hat, fügt echten Wert hinzu. Vielleicht möchten Sie auch in Betracht ziehen, ein paar Off-Topic-Sprecher in das Programm aufzunehmen, um die Dinge ein wenig aufzurütteln. Es besteht immer die Möglichkeit, jemanden zu finden, der inspirierende Arbeit in Ihrem Bereich leistet und kein erfahrener Redner ist. Was ihnen an Präsentationserfahrung fehlt, können sie durch Leidenschaft und Qualität der Ideen wettmachen.

Es gibt einige Möglichkeiten, wie Sie einen guten Sprecher finden können. Sie können sich an PeerIndex und BlueNod wenden. Wenn Sie sich einem Lautsprecher nähern, tun Sie dies nach Möglichkeit über einen Kontakt und nicht aus heiterem Himmel.

Sobald Sie Ihre Lautsprecher bestätigt haben, ist es wichtig, sie gut zu behandeln. Machen Sie sich von Anfang an klar, was Sie anbieten. Zumindest müssen Sie alle ihre Ausgaben wie Reise und Unterkunft abdecken. Stellen Sie sicher, dass ihre Unterkünfte zugänglich und komfortabel sind und sich, wenn möglich, in der Nähe des Konferenzortes befinden. Sie wollen nicht riskieren, dass Redner zu spät kommen, weil sie von der anderen Seite der Stadt kommen.

Über die Unterkunft hinaus möchten Sie ihnen möglicherweise einen Gewinnanteil oder eine festgelegte Gebühr anbieten.

Vor der Konferenz möchten Sie die Details ihres Sitzungsinhalts, den Titel sowie alle ihre AV-Anforderungen herausfinden. Es ist am besten, dies so früh wie möglich zu tun und sich regelmäßig mit allen Rednern in Verbindung zu setzen, um sicherzustellen, dass die Vorbereitungen auf dem richtigen Weg sind. Wenn sie Bedenken haben oder später einige Probleme auftreten, ist es am besten, sich eher früher als später mit ihnen zu befassen.

Wenn es um die Konferenz selbst geht, nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Referenten vollständig über die Programmierung, die Länge ihres Vortrags und die AV-Einrichtung zu informieren, damit es keine Überraschungen gibt. Dies wird dazu beitragen, dass die Dinge reibungslos laufen und sie entspannen. Sobald Sie einen Redner bei Ihrer Veranstaltung haben, lohnt es sich, ihn zu ermutigen, bei Ihnen zu bleiben, um sich unter die Menge zu mischen und sich zu vernetzen. Dadurch fühlen sie sich entspannter und schaffen einen Mehrwert für die Delegierten.

Es ist offensichtlich, aber es lohnt sich zu wiederholen – stellen Sie sicher, dass jeder MC weiß, wie er seine Namen richtig ausspricht. Stellen Sie außerdem sicher, dass ihre Details korrekt sind, wo immer sie erscheinen – in gedruckter Form, online und in sozialen Netzwerken (ja, dazu gehören auch Twitter-Handles!).

Wie erstelle ich einen Konferenzplan?

Wenn es darum geht, Ihren Konferenztag zu planen, ist es sinnvoll, die Referenten und ihre Präsentationen nach einem Thema zu gruppieren. Hoffentlich wird dies eine einfache Aufgabe sein, sobald Sie die endgültigen Sitzungsbeschreibungen haben.

Es ist wichtig, nicht zu viele Sitzungen in einen einzigen Tag zu stopfen. Wenn die Präsentationen so ansprechend und zum Nachdenken anregend sind wie gewünscht, werden die Teilnehmer gegen Ende des Tages möglicherweise müde. In diesem Sinne ist es wichtig, den letzten Redner zu berücksichtigen. Mit abnehmender Aufmerksamkeitsspanne kann die letzte Friedhofssitzung schlecht besucht sein. Speichern Sie entweder einen Lautsprecher für diesen Slot, der eine Menschenmenge anzieht, oder erwägen Sie, den Tag früher zu beenden, um den Menschen die Möglichkeit zu geben, zu reisen oder sich zu vernetzen.

Es ist auch die schwierige Frage der Sitzungslänge zu berücksichtigen. Wie lange ist zu lang? Wie kurz ist zu kurz? Wir sind der Meinung, dass die meisten ‘normalen’ Präsentationen zwischen 20 und 40 Minuten dauern sollten, wobei Keynote-Vorträge bis zu einer Stunde dauern sollten. Der Inhalt muss ansprechend sein und kurze Aufmerksamkeitsspannen bieten – das Motto ‘All killer no filler’ ist gut.

Nach jeder thematischen Sitzung sollten Sie eine Kaffeepause (mindestens eine morgens, eine nachmittags) sowie eine längere Mittagspause einlegen. Menschen brauchen eine Chance zu atmen, Informationen zu verarbeiten und sich zu vernetzen sowie die Toilette zu besuchen. Wenn eine Sitzung nicht planmäßig abläuft, befolgen Sie den Rat von Peter-Paul Koch: “Wenn eine Sitzung zu lang oder zu kurz ist, tun Sie einfach, was natürlich kommt, aber beenden Sie die nächste Pause pünktlich.” Dadurch wird sichergestellt, dass Sie für die nächste Sitzung wieder im Zeitplan sind.

Förderung einer Konferenz

Oft ist der schwierigste Teil der Konferenzplanung die Vermarktung und Förderung. Sie möchten, dass die Menschen, die wichtig sind, davon erfahren und kommen wollen. Um dies zu tun, müssen Sie Ihre Netzwerke sowohl online als auch offline voll nutzen, um auf die Konferenz aufmerksam zu machen und alle wichtigen Ticketverkäufe / -registrierungen durchzuführen. Erstellen Sie eine Liste relevanter Branchenpublikationen, in denen Sie Details zu Ihrer Konferenz mitteilen können.

Es ist auch wichtig, Ihre Promotion so früh wie möglich zu starten und Erinnerungen und regelmäßige Marketingbotschaften über alle Kanäle (ohne Spam) zu versenden, wenn Sie sich dem großen Datum nähern.

Einige Veranstalter erleben eine Flut von Aktivitäten näher am Datum der Konferenz. Wenn Sie also nicht alle Ihre Tickets in nur einem Monat verkauft haben, verlieren Sie nicht die Hoffnung – die letzten zwei Wochen könnten der Schlüssel sein. Es ist auch großartig, Ihre Lautsprecher dazu zu bringen, Ihre Updates zu teilen.

Kommunikation

Regelmäßige Kommunikation mit Delegierten und Rednern ist von entscheidender Bedeutung. Die wichtigste E-Mail ist die, die Sie eine Woche vor der Konferenz senden, die alle wichtigen Informationen enthält. Dies sollte die Adressen und Websites des Veranstaltungsortes, Hotels in der Nähe, Parkdetails sowie Daten, Zeiten und andere wichtige Informationen enthalten.

Neben dem Versenden von regelmäßigen E-Mails sollten Sie auch eine Website haben, die aktuelle Informationen enthält. Weitere Informationen zu Veranstaltungswebsites und -angeboten, Lesen Sie unseren Leitfaden, um Ihre Veranstaltung online zu stellen.

Social Media

Social Media ist heute ein wichtiger Bestandteil von Konferenzen und muss genutzt werden. Erstellen Sie zunächst einen Hashtag für Ihre Konferenz – halten Sie ihn kurz und bündig und fügen Sie ihn in E-Mails und Werbematerial ein. Ermutigen Sie die Teilnehmer dann aktiv, Twitter auf der Konferenz zu nutzen und sich die Zeit zu nehmen, online mit ihnen zu interagieren. Mit ein wenig Aufwand können Sie den Hashtag Trending bekommen und Bewusstsein und Engagement erhöhen.

Der Konferenztag

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben es zum Tag Ihrer Konferenz geschafft! Es passiert tatsächlich. Dieser Abschnitt des Leitfadens führt Sie durch das, was als nächstes passiert.

Konferenzregistrierung

Die Registrierung für eine Konferenz kann komplizierter sein, als es sein muss. Die Teilnehmer können alle zu einem ähnlichen Zeitpunkt erscheinen und möchten ihre Lanyards abholen und sich mit minimalem Stress registrieren. Organisation und klare Kommunikation sind der Schlüssel, um mit großen Menschenmengen umzugehen und sicherzustellen, dass jeder so schnell wie möglich einsteigen und sich niederlassen kann. In diesem Sinne ist es wichtig, den Registrierungsprozess zu rationalisieren. Zunächst sollten Sie sich vorab online registrieren können. Zweitens müssen Sie jedem Teilnehmer ein Lanyard zusammen mit einer Goodie Bag geben, wenn Sie dies vorhaben. Sie können Ihr Lanyard sogar zu Hause ausdrucken.

Peter-Paul Koch empfiehlt, einen Registrierungsschalter mit Schlüsselbändern vorzubereiten, die alphabetisch von A-K und einem anderen für L-Z angeordnet sind.

Was die Teilnehmer sammeln müssen:

• Lanyard mit ihrem Namen und Geschäft deutlich angezeigt, so dass es auf einen Blick gelesen werden kann
• Goodie Bag mit Werbegeschenken von Sponsoren

Der Zeitplan für den Tag und andere wichtige Informationen sollten in einer Event-App oder online verfügbar sein. Grundlegende Informationen in gedruckter Form können auf einigen Konferenzen nützlich sein, aber es ist wichtig, dies mit Nachhaltigkeit in Einklang zu bringen.

Networking auf einer Konferenz

Wenn es um Branchenkonferenzen geht, ist Networking wirklich wichtig. Die erfolgreichsten Konferenzen bieten den Teilnehmern zahlreiche und entspannte Möglichkeiten, sich zu unterhalten, wertvolle neue Kontakte zu knüpfen und sich wieder mit denen zu verbinden, die sie bereits kennen.

Es hilft, den ganzen Tag über regelmäßige Pausen einzulegen und Räume zu schaffen, in denen sich Menschen versammeln können. Wenn die Sitzungen gut waren, wird es viele Gesprächsthemen geben, um das Eis zu brechen und den Austausch von Ideen zu erleichtern.
Zach Inglis, Organisator der HybridConf, hat sich zum Ziel gesetzt, “Menschen an einem Ort zusammenzubringen, an dem sie entdecken und teilen und dann voller Positivität der großartigen Community gegenübergehen können, zu der wir das Privileg haben, ein Teil davon zu sein.” Networking spielt eine entscheidende Rolle bei der Entwicklung dieses Gemeinschaftsgefühls.

Eine andere Sache, die produktives Networking fördert, sind Getränke nach der Konferenz. Egal, ob dies am Veranstaltungsort oder in einer nahe gelegenen Bar stattfindet, Diese Sitzungen ermöglichen es den Menschen, sich weiter zu vernetzen, während sie sich bei einem wohlverdienten Drink entspannen.

Am Ende der Veranstaltung sollten Sie einen Stapel Visitenkarten und viele aufregende Möglichkeiten haben.

Lesen Sie unseren Leitfaden zur Förderung einer besseren Vernetzung bei Veranstaltungen.

Workshops/Schulungen/Round Tables

Konferenzen müssen nicht bei Präsentationen und Networking Halt machen. Sie können einen echten Mehrwert schaffen, indem Sie Workshops und Schulungen sowie runde Tische und Breakout-Sessions organisieren. Diese kleineren Veranstaltungen und Sitzungen ermöglichen es den Menschen, Themen detaillierter zu erforschen und zu diskutieren.

Add Ons

Konferenztechnik

Die Veranstaltungstechnik hat sich in den letzten Jahren rasant entwickelt. Es stehen jetzt unzählige Tools zur Verfügung, um Ihre Konferenz zu verbessern. Von virtuellen Teilnehmern bis hin zu hologramatischen Moderatoren ist es wirklich eine mutige und aufregende neue Welt.

Viele Konferenzen entwickeln ihre eigenen Apps, um den Teilnehmern zu helfen, das Beste aus ihren Tagen herauszuholen. Alle gesammelten Daten, einschließlich Feedback zu den einzelnen Präsentationen und der Veranstaltung als Ganzes, können von unschätzbarem Wert sein, um das nächste Jahr größer und besser zu gestalten.

Lesen Sie unseren Blog über mobile Konferenz-Apps und wie sie das Engagement steigern, Big Data bereitstellen und Ihre Konferenz verbessern können.

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass mit der Technik etwas schief gehen kann, also stellen Sie sicher, dass jemand zur Hand ist, um alle Probleme zu beheben, die an diesem Tag auftreten können.

Wie man eine Konferenz filmt

Wenn Ihr Budget reicht, sollten Sie die Konferenz dokumentieren, indem Sie sowohl Fotos machen als auch die Präsentationen filmen. Abhängig von Ihrer Branche ist es oft recht einfach, einen Freiwilligen mit den erforderlichen Fähigkeiten und der erforderlichen Ausrüstung zu finden. Die aufgezeichneten Sitzungen können dann (mit Erlaubnis) hochgeladen werden und Sie können das Wissen noch weiter teilen und einen Mehrwert für alle Beteiligten schaffen.

Die Follow-Up-E-Mail nach einer Konferenz

Wenn die Konferenz beendet und abgestaubt ist und Sie sich Zeit genommen haben, sich vollständig zu entspannen und zu entspannen, ist es Zeit für Follow-up. Senden Sie zunächst aufrichtige Dankesmails an Redner, Freiwillige und Sponsoren. Es kann dann auch einen Mehrwert bieten, eine E-Mail mit einer Zusammenstellung von Diashows, Videos und anderen tagesbezogenen Ressourcen an die Teilnehmer zu senden. Sie müssen auch alle ausstehenden Rechnungen bezahlen.

Mit diesen praktischen Aufgaben können Sie beginnen, den Erfolg der Konferenz zu bewerten. Überprüfen Sie alle aus Apps oder Feedback-Formularen gesammelten Daten und suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihre Konferenz für das nächste Jahr zu verbessern.

Central London Conference Venue

20 Bedford Way hatte das Glück, zahlreiche nationale und internationale Konferenzen an unserem Veranstaltungsort in Bloomsbury abzuhalten. Im Laufe der Jahre haben wir unseren Service weiterentwickelt und glauben, dass wir ein oder zwei Dinge darüber wissen, wie man eine Konferenz veranstaltet. Es ist eine Sorge weniger, wenn Sie ein engagiertes und erfahrenes Catering- und Konferenzteam zur Hand haben.
Eine der größten zusätzlichen Kosten ist die Anmietung von AV–Geräten und Technikern – dies ist bei 20 Bedford Way nicht der Fall, da wir dies in unsere Veranstaltungsmiete einbeziehen. Unser Logan Hall Theatre mit 910 Sitzplätzen ist ein Auditorium mit allen Einrichtungen, die Sie benötigen. Darüber hinaus profitiert unsere zentrale Lage in London von einer hervorragenden Verkehrsanbindung, was es zu einem idealen Konferenzort macht. Als Touristen- und Geschäftsziel ziehen Londoner Konferenzen Menschen aus Übersee an. Erfahren Sie mehr oder vereinbaren Sie einen Besuch.