So organisieren Sie eine Videokonferenz mit mehreren Teilnehmern

In vielerlei Hinsicht ist es wunderbar, dass Sie mit Kunden in anderen Städten nur über Ihren Computer kommunizieren können. Aber genau wie im wirklichen Leben ist es umso wahrscheinlicher, dass etwas schief geht, je mehr Personen an einem Online-Meeting teilnehmen. Mit jedem neuen Teilnehmer, Fast 10 Minuten werden für Probleme beim Anrufen verschwendet, “fallen gelassen” Teilnehmer, und kreischendes Feedback — Sie haben nur die Hälfte der Zeit, um Ihr Geschäft abzuschließen.

So organisieren Sie eine erfolgreiche Videokonferenz mit mehreren Teilnehmern

Während es überwältigend erscheinen mag, eine Konferenz mit fünf oder mehr Teilnehmern zu veranstalten, gibt es viele Dinge, die Sie tun können, um sicherzustellen, dass das Meeting so reibungslos wie möglich verläuft. Hier sind ein paar Vorbereitungstipps für Meetings, die Folgendes beinhalten:

• Mehrere Teilnehmer. Als erstes müssen Sie einen Zeitpunkt festlegen, zu dem alle Teilnehmer verfügbar sind. Viele Online-Softwareanwendungen (wie Doodle oder Meet-O-Matic) ermöglichen es mehreren Benutzern, Kalenderdaten zu blockieren, die Verfügbarkeit deutlich anzuzeigen und viele Hin- und Her-E-Mails zu speichern.
• Mehrere Standorte. Eines der ersten Dinge, die Organisatoren tun sollten, ist sicherzustellen, dass die Teilnehmer die richtige Zeit für das Meeting erhalten haben. Dies beinhaltet die Überprüfung mit Teilnehmern in anderen Zeitzonen, um sicherzustellen, dass ihre Besprechungszeit korrekt berechnet wurde.
• Mehrere Geräte. Viele Teilnehmer können mit ihren Kameras und Computern “anrufen”, aber einige Teilnehmer, die unterwegs sind, können mit ihren Smartphones oder Tablets teilnehmen. Stellen Sie sicher, dass Sie klare Anweisungen geben können, wie Sie der Besprechung auf einem alternativen Gerät (und nicht nur iPad oder iPhone) beitreten können.
• Mehrere Plattformen. Möglicherweise müssen Sie während der Besprechung zwischen Benutzern wechseln, zwei verschiedene Bildschirme gleichzeitig anzeigen oder sich bei einem anderen Programm anmelden. Sie sollten vor dem Meeting eine vollständige technische Probe durchführen, um sicherzustellen, dass alle verschiedenen Programme auf Befehl funktionieren und zusammenarbeiten.

Bei Casamo & Associates wissen wir, dass Ihre Zeit wertvoll ist. Deshalb übernehmen wir die Organisation Ihres Meetings, koordinieren Ihre Termine und Präsentationsunterlagen, bieten technische Unterstützung während des Meetings und fungieren als Bindeglied zwischen Ihnen und Ihren Teilnehmern. Wir können Ihre Besprechung in unserem voll ausgestatteten Videokonferenzzentrum veranstalten und Ihre Teilnehmer über unser Netzwerk über Videokonferenzstandorte in ihrer Nähe informieren. Wenn Sie unseren Konferenzraum buchen möchten, besuchen Sie unsere Online-Scheduler-Seite, um das Datum so schnell wie möglich zu blockieren.