So schreiben Sie Berichte, die Ihre Kunden tatsächlich lesen

Reporting ist für unser Team bei Content Harmony ein kontinuierliches Work in Progress. Wir sind ständig auf der Suche nach Möglichkeiten, den Zeitaufwand für die Berichterstellung zu minimieren und gleichzeitig die Erkenntnisse und Erkenntnisse unserer Kunden zu maximieren. Je mehr Zeit wir jeden Monat für die Berichterstattung aufwenden, desto weniger Zeit haben wir für die Umsetzung der Strategie.

Vor diesem Hintergrund ist die Berichterstattung am Ende oder Anfang eines jeden Monats eine wertvolle Zeit für unser Team, um über Erfolge nachzudenken und einen genauen Blick darauf zu werfen, was funktioniert und manchmal nicht funktioniert. Da so viel Zeit und Energie in das Reporting fließt, arbeiten wir daran, es so wertvoll und handlungsorientiert wie möglich zu gestalten, mit klaren nächsten Schritten für den Kunden. Ein guter Kundenbericht braucht eine gute Struktur, genau wie ein erfolgreiches Meeting eine gute Meeting-Agenda braucht.

Um sicherzustellen, dass unsere Berichte auf dem Schreibtisch unserer Kunden landen, anstatt in den Tiefen ihrer E-Mail-Archive zu verschwinden, haben wir unsere 9 Möglichkeiten entwickelt, einen Bericht zu schreiben, den Ihr Chef interessiert:

Übersicht:

• 1. Wiederholen Sie die Projektziele
• 2. Was hast du letzten Monat erreicht?
• 3. Welche Ergebnisse haben Sie aus Ihrer Arbeit gesehen?
• 4. Binden Sie KPIs an Geschäftsziele
• 5. Erkläre dich
• 6. Was wird diesen Monat erreicht?
• 7. Sag ihnen, was als nächstes zu tun ist
• 8. Rufen Sie den Kunden an. Führen Sie ein Gespräch
• 9. Fokus auf “Wir”

Restate Project Goals

Welche Ziele haben Sie sich zu Beginn des Projekts gesetzt? Die monatliche Berichterstattung ist eine hervorragende Zeit, um anzuhalten und zu sehen, wo Sie sich befinden und wo Sie sein möchten. Sind Sie dem Zeitplan voraus? Hinten?

Wenn Sie dem prognostizierten Datenverkehr, Umsatz, Umsatz usw. voraus sind. verstehen Sie, was Sie getan haben, um dorthin zu gelangen und wie Sie den Schwung durch das Ende des Projekts oder Vertrags tragen können.

Wenn Sie im Rückstand sind, nehmen Sie sich Zeit, um darüber nachzudenken, was Sie bisher erreicht haben und was Sie in Zukunft anders machen können, um aufzuholen. Verwenden Sie diesen monatlichen Bericht als Check-in-Punkt, um zu verstehen, ob Sie Ihre Strategie ändern müssen oder nicht.

Was hast du letzten Monat erreicht?

Sicher, es klingt ziemlich einfach, aber Sie wären wahrscheinlich überrascht, wie viele Berichte ich gesehen habe, die dies ziemlich vage hinterlassen haben.

Sind Sie eine Content-Marketing-Agentur, die sich auf Produktion und Vertrieb konzentriert? Welche Inhalte hast du letzten Monat veröffentlicht? Wo hast du es veröffentlicht? Wie haben Sie den Inhalt vor die Zielkunden Ihrer Kunden gebracht? Wie viel haben Sie dafür ausgegeben?

Sind Sie eine PR-Agentur? Haben Sie bemerkenswerte Platzierungen für Ihren Kunden erhalten? Haben Sie neue Kontakte geknüpft, die Sie für zukünftige Projekte nutzen können?

Stellen Sie sicher, dass Sie auf diese Dinge zeigen und sagen können: “Das … das haben wir getan.”

Wenn Sie keine greifbare Arbeit haben, auf die Sie hinweisen können, wäre ich wahrscheinlich bereit zu erklären, wo Zeit und Ressourcen aufgewendet wurden. Verständlicherweise gibt es Monate, in denen an Strategie und Planung gearbeitet wird, die nicht immer zu greifbaren Produkten führen. Wenn dies der Fall ist, machen Sie dies kristallklar und zeigen Sie auf alle Ergebnisse (oder Dokumente in Arbeit), die Sie auf dem Weg erstellt haben.

Welche Ergebnisse haben Sie aus Ihrer Arbeit gesehen?

War es erfolgreich? Wenn Sie sich alles ansehen, was Sie im letzten Monat erreicht haben, hat es Ihren Kunden näher gebracht, seine Geschäftsziele und die Ziele zu erreichen, die Ihr Team zu Beginn des Projekts erreichen wollte?

Zu Beginn jedes Projekts sollte sich Ihr Team mit dem Kunden zusammensetzen und die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs), die jeden Monat gemeldet werden, sorgfältig skizzieren. Wenn es um die Berichterstattung geht, sollte Ihr Team jeden dieser KPIs untersuchen und berichten, wie sich Ihre Arbeit direkt auf die KPI-Bewegung ausgewirkt hat (positiv oder negativ).

Binden Sie KPIs an Geschäftsziele

Stellen Sie sicher, dass die gemeldeten KPIs an Geschäftswachstumsziele gebunden sind und nicht an willkürliche, bedeutungslose Metriken.

Je nach Kunde werden die KPIs wahrscheinlich sehr unterschiedlich sein. Kunden, die sich auf die Lead-Generierung konzentrieren, möchten, dass neue Leads akquiriert werden, E-Commerce-Kunden möchten neue Einnahmen und Umsätze erzielen, Publisher kümmern sich in der Regel am meisten um Seitenaufrufe usw.

Stellen Sie in jedem Fall sicher, dass die KPIs mit den Geschäftszielen übereinstimmen, was in der Regel bedeutet, dass Ihrem Kunden mehr Geld zur Verfügung steht. Dinge wie Suchrankings und PR-Platzierungen sind großartige Frühindikatoren, die identifiziert werden sollten, aber normalerweise keine KPIs sind, die hervorgehoben werden müssen.

Bonus-Tipp: Berichten Sie nicht über Dinge, die keine Rolle spielen. Wenn Sie beispielsweise mit einem Lead-Gen-Kunden arbeiten und einen Monat lang ein starkes Wachstum der Seitenaufrufe verzeichnen, fragen Sie sich: “Ist das wirklich wichtig oder melde ich diese Zahlen nur, weil sie positiv sind?”

Es ist einfach, insbesondere wenn KPIs von Zeit zu Zeit ausfallen, über andere Metriken zu berichten, nur weil sie gut aussehen. Vermeiden Sie dies. Wenn Sie nicht vernünftigerweise zu dem Schluss kommen können, dass eine Metrik zu den allgemeinen Geschäftszielen beiträgt, lassen Sie sie vollständig weg. Andernfalls richten Sie sich wahrscheinlich auf Kundenfragen ein, die Sie möglicherweise nicht beantworten können.

Erklären Sie sich

Sind Zahlen und KPIs für den Monat aktuell? Sind sie unten? Nutzen Sie diese Chance, um wirklich in das Warum einzutauchen, unabhängig davon, in welche Richtung die Dinge tendieren.

Wenn sich die Zahlen in die richtige Richtung bewegen, nehmen Sie sich Zeit, um dem Kunden genau mitzuteilen, was Sie getan haben, um dies zu erreichen. Hast du einen Blogpost veröffentlicht, der viral ging? Generiert Ihr Whitepaper mehr Leads, als Ihr Kunde jemals gesehen hat? Nehmen Sie Kredit dafür.

Wenn Ihre Zahlen gesunken sind, nutzen Sie zuerst die Gelegenheit, um zu verstehen, warum. Vielleicht ist es ein saisonaler Trend oder vielleicht war Ihre harte Arbeit einfach nicht das, was Sie dachten. Sobald Sie verstehen, was los ist, erstellen Sie einen Aktionsplan, um dies im nächsten Monat zu ändern.

Kommunizieren Sie sorgfältig den Grund für den Rückgang zusammen mit Ihrem Plan, dies in den kommenden Monaten zu verbessern. Aus meiner Erfahrung, Kunden verstehen, dass nicht jeder Monat ein Homerun sein wird und es auf dem Weg zu Einbrüchen kommen wird. Solange Sie und Ihr Team einen Plan haben, dies zu korrigieren, sind die meisten Kunden bereit, weiter an Verbesserungen zu arbeiten.

Was wird diesen Monat erreicht?

Wieder etwas, das ziemlich einfach sein sollte, aber oft vernachlässigt wird; normalerweise in dem Fall, wenn es keinen klaren Aktionsplan gibt.

Bei Content Harmony arbeiten wir in der Regel in Zyklen von 6-12 Monaten. Wir werden Zeit damit verbringen, eine Strategie zu erstellen und jeweils 6-12 Monate Arbeit mit einem klaren Zeitplan für die Ergebnisse und Ziele zu planen. Diese Zeitleiste wird immer im Voraus mit dem Kunden kommuniziert, aber es ist immer gut, jeden Monat zusammen mit der Berichterstattung neu zu formulieren.

Nachdem Sie die Leistungen im Vormonat zusammen mit den Ergebnissen, die Sie gesehen haben, behandelt haben, tauchen Sie in den Plan für den nächsten Monat ein. Fügen Sie immer Aufgaben, Ergebnisse und Fälligkeiten hinzu. Dies stellt nicht nur sicher, dass der Kunde den Überblick behält, sondern auch, dass Ihr eigenes internes Team dafür verantwortlich ist, Fälligkeiten einzuhalten und den Zeitplan einzuhalten.

Kommunizieren Sie klar die nächsten Schritte und Aktionselemente für jede Person in Ihrem Team sowie für den Kunden. Bei so vielen E-Mails und To-Do-Listen, die zwischen beiden Teams herumhüpfen, ist es leicht, den Überblick über Aufgaben zu verlieren. Verwenden Sie monatliche Berichte, um bestimmte Aktionselemente aufzurufen, die von jedem Team ausgeführt werden müssen.

Rufen Sie den Kunden an. Führen Sie ein Gespräch.

Sobald Sie die monatliche Berichterstattung erhalten haben, legen Sie eine Zeit fest, um den Kunden anzurufen oder zu treffen und die monatliche Berichterstattung zu besprechen. Selbst 30 Minuten, um jede Art von Fragen zu klären, können einen langen Weg zurücklegen und die Beziehung zwischen Kunde und Agentur weiter ausbauen.

Bonus-Tipp: Verwenden Sie diese Besprechung, um vom Kunden benötigte Aktionselemente zu überprüfen. Ihr Kundenkontakt ist wahrscheinlich eine vielbeschäftigte Person und überfährt möglicherweise immer noch die wichtigen Teile (auch wenn sie sich darum kümmern sollten). Stellen Sie sicher, dass sie / er weiß, was von ihnen benötigt wird und wann Sie es brauchen.

Stellen Sie sicher, dass Sie nach jedem Meeting umfassende Besprechungsprotokolle senden, damit jeder die nächsten Schritte kennt.

Fokus auf “Wir”

Eine Kunden-Agentur-Beziehung ist genau das, eine Beziehung. Wenn das Geschäft Ihres Kunden wächst, wächst auch Ihres. Sie sind beide motiviert, es gut zu machen und als Team zusammenzuarbeiten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Berichterstattung und Kommunikation diese Teamarbeit widerspiegelt.

Verwenden Sie “wir” oder “uns”, wenn Sie über Erfolge und Leistungen sprechen:

• ” Diesen Monat konnten wir XYZ erreichen.”
• “Wir haben eine Verbesserung von X% gegenüber dem letzten Monat gesehen.”

Dies zu berücksichtigen, ist eine dieser kleinen Verbesserungen, die Ihre Arbeit neu gestalten und dauerhafte Kunden- / Agenturbeziehungen schaffen können.

Übung macht den Meister. Wie oben erwähnt, ist dies ein fortlaufender Prozess, den Sie als Agentur ständig verfeinern müssen, um Ihre Kunden besser bedienen zu können.

Jeder Kunde ist anders und diese Punkte sollten dazu beitragen, mehrere Arten von Berichterstattungsbemühungen zu verbessern.