So schreiben Sie ein Memo für einen Mitarbeiter's Disziplin

In jeder Organisation können Disziplinarmaßnahmen erforderlich sein, wenn sich das Verhalten eines Mitarbeiters negativ auf den Einzelnen, die Mitarbeiter oder den Arbeitsplatz auswirkt. Als Manager müssen Sie möglicherweise Disziplinar- oder Korrekturmaßnahmen ergreifen, um inakzeptables Verhalten oder Leistung zu verbessern. Wenn Sie erfolglos andere Methoden wie Beratung und Leistungsbeurteilung ausprobiert haben, müssen Sie möglicherweise Memos schreiben, um einen Mitarbeiter zu warnen, der anscheinend nicht reformieren kann. So können Sie ein Memo für die Disziplin eines Mitarbeiters schreiben.

Benachrichtigen Sie ausreichend

Laut der University of California können Sie einen straffälligen Mitarbeiter zurechtweisen, indem Sie dem Mitarbeiter das Memo als Hinweis geben, dass seine Leistung einer erwarteten Komponente nicht entspricht. Sie können diesen Verweis erteilen, wenn der Arbeitnehmer nach einem informellen Aufsichtscoaching keine Änderung zeigt, um die erforderliche Leistung zu verbessern. Die Mitteilung kann später als Dokumentation dienen, die Sie benötigen, um einen Mitarbeiter zu entlassen, wenn er oder sie die Beschäftigung nicht behält, nachdem alle rechtlichen Schritte ausgeschöpft sind.

Geben Sie die Vorgehensweise an

Verweisen Sie auf das Memo als Disziplinarnotiz, um später rechtliche Probleme mit Gewerkschaften zu vermeiden. Geben Sie den Grund für das Schreiben des Memos klar an. Denken Sie daran, die Antworten des Mitarbeiters in das Memo aufzunehmen, aber vermeiden Sie es, sich auf seine Antwort zu konzentrieren. Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, Richtlinien oder Verfahren im Memo neu zu formulieren. Indem Sie angeben, was Sie von Ihrem Mitarbeiter erwarten, vermeiden Sie disziplinarische Maßnahmen, wenn der Arbeitnehmer die Regeln einhält. In vielen Situationen wäre es illegal, Disziplin zu verteilen, ohne andere Verfahren oder Kanäle zu befolgen.

Wahrung der Privatsphäre

Behandeln Sie Memos als persönliche, vertrauliche Angelegenheiten. Stellen Sie sicher, dass Sie es nur dem beteiligten Mitarbeiter zur Verfügung stellen. Wenn möglich, sollten Sie auch seinen Gewerkschaftsvertretern eine Kopie zur Verfügung stellen und eine weitere Kopie in der Personalakte des Arbeitnehmers aufbewahren, um später darauf zugreifen zu können. Sie sollten sich jedoch bei den Gewerkschaftsverantwortlichen Ihres Betriebs erkundigen, ob Sie solche Gespräche oder Besprechungen nachweisen müssen. Sie können nach einer gesetzlichen Bestimmung fragen, die es ihrem Kunden ermöglicht, eine schriftliche Antwort auf das Memo zu erhalten, bevor Sie es einreichen.

Verwenden Sie aussagekräftige Formulierungen

Verwenden Sie in Ihrer Kommunikation aussagekräftige Formulierungen, die sich auf einen Verweis oder eine formelle schriftliche Mitteilung beziehen. Geben Sie an, ob Sie dem Mitarbeiter Inkompetenz, Ungehorsam, Fehlverhalten oder Pflichtverletzung vorwerfen. Dies sind alles ernste Sätze, die Sie während eines offiziellen Disziplinarverfahrens verwenden könnten, wenn Ihre Entlassung eines Mitarbeiters später angefochten wird. Wenn Ihr Memo viele Euphemismen enthält, müssen Sie möglicherweise einen Disziplinarausschuss davon überzeugen, dass die vom Mitarbeiter begangene Straftat eine Entlassung rechtfertigt. Sie sollten den Fehler angeben, ohne Worte zu zerkleinern. Sie können angeben, dass eine bestimmte Maßnahme ergriffen wird, wenn der Mitarbeiter die Regeln oder die vereinbarte Vorgehensweise nicht einhält.

Das Schreiben eines Memos eliminiert das Risiko einer Zivilklage und erinnert beide Parteien an die vereinbarten Probleme. Im Vergleich zu mündlichen Rügen können Memos nützlich sein, wenn Beweise erforderlich sind. Sie sind auch formeller und der Standardmodus der Kommunikation in der Büroumgebung.