So senden Sie QuickBooks-Dateien an Ihren Buchhalter

Jahresende bedeutet Abstimmungen und Vorbereitung auf die Steuersaison. Wenn Sie eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft verwenden, müssen Sie Ihre QuickBooks-Datei an Ihr Konto senden. Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie Ihre QuickBooks-Dateien senden können, jede mit ihren eigenen Vorteilen und Einschränkungen.

E-Mail eine QuickBooks-Datei

Sie können sich fragen ‘Können Sie eine Firmendatei per E-Mail. Die Antwort lautet ja, Sie können Ihre QuickBooks-Datei per E-Mail an Ihren Buchhalter senden, obwohl dies aus Sicherheitsgründen nicht empfohlen wird. Es wird auch nicht wegen der Größenbeschränkungen empfohlen. Wenn Sie eine größere Datei haben, müssen Sie die Datei komprimieren, da die meisten E-Mail-Dienste das Senden oder Empfangen von E-Mails über 25 MB nicht zulassen. Unter diesen Umständen möchten Sie möglicherweise eine QuickBooks-Buchhalterkopie erstellen oder versuchen, eine tragbare QuickBooks-Datei zu senden.

QuickBooks Accountant Copy

Wenn die Dateigröße ein Problem darstellt, können Sie Ihre QuickBooks-Datei mithilfe einer QuickBooks Accountant Copy an Ihren Buchhalter senden. Eine QuickBooks-Buchhalterkopie friert die Bücher für einen bestimmten Zeitraum ein. Mit dieser Option kann der Kunde seine Datei für seinen Buchhalter freigeben, während er weiterhin in seiner eigenen Kopie der Datei arbeitet. Ein Client kann seine QuickBooks-Buchhalterkopie über Intuit-Server, E-Mail oder eine Synchronisierungsanwendung wie Dropbox senden. Sobald der Buchhalter fertig ist, müssen seine Änderungen vom Kunden wieder in die Unternehmensdatei importiert werden, was möglicherweise eine zusätzliche Schulung des Buchhalters erfordert.

QuickBooks Portable Copy

Sie können Ihre QuickBooks-Datei auch mit einer tragbaren Datei an Ihren Buchhalter senden. Eine portable Datei ist eine kompakte Version Ihrer Unternehmensdatei und keine vollständige Sicherung. Es enthält keine Nachrichtenvorlagen, Logos, Bilder oder Vorlagen. Es beinhaltet auch nicht Ihre .tlg oder .log-Dateien, Loan Manager, Statement Writer oder Fixed Asset Manager-Dateien. Diese Option erlaubt es dem Kunden und dem Buchhalter nicht, beide gleichzeitig zu arbeiten. Wie die Originalkopie kann eine tragbare Datei jedoch per E-Mail oder Synchronisierungsanwendung wie Dropbox gesendet werden.

Sobald der Buchhalter die Datei erhalten hat, muss er die Datei auf seinem Computer wiederherstellen; vervollständigen Sie ihre Bearbeitungen und Änderungen; Erstellen Sie dann eine aktualisierte tragbare Kopie, die Sie an den Client zurücksenden können. Sobald der Client die aktualisierte portable Datei erhält, muss er die Datei auf seinem Computer wiederherstellen und dann mit dieser Version arbeiten.

QuickBooks-Sicherung

Die letzte Option zum Senden Ihrer QuickBooks-Datei an Ihren Buchhalter ist eine QuickBooks-Sicherung. Im Gegensatz zur tragbaren Kopie speichert ein QuickBooks-Backup alles, was sich derzeit in Ihrer Unternehmensdatei befindet. Dazu gehören Ihre Buchhaltungsdaten, Vorlagen, Briefe, Logos, Bilder und zugehörige Dateien (QuickBooks Statement Writer, Cashflow Projector und Business Planner). Backups können per E-Mail gesendet werden, wenn sie klein genug sind, auf USB-Sticks gespeichert und dem Buchhalter persönlich oder über eine Synchronisierungsanwendung wie DropBox zugestellt werden.

Die QuickBooks-Sicherung hat den gleichen Workflow-Prozess wie eine tragbare Kopie. Der Buchhalter muss die Datei auf seinem PC wiederherstellen, Änderungen vornehmen und dann ein neues Backup erstellen, das er dem Client geben kann. Der Client kann dann die Sicherung auf seinem PC wiederherstellen und funktioniert ab dieser Version.

Senden Sie Ihre QuickBooks-Datei mit Qbox an Ihren Buchhalter!

Eine Alternative zum manuellen Senden Ihrer QuickBooks-Datei mit den oben beschriebenen Methoden an Ihren Buchhalter ist Qbox. Qbox ist eine Cloud-fähige Kollaborationssoftware, mit der Benutzer Dateien über das Internet freigeben können. Dateien in den Qbox-Ordnern auf dem Windows-Computer eines Benutzers werden mit dem Qbox Cloud-Server und dann mit den Windows-Computern der freigegebenen Benutzer synchronisiert, sodass jeder über identische Kopien der Datei verfügt. Sie müssen keine Sicherungskopien erstellen, wiederherstellen oder importieren, da alle Benutzer Zugriff auf die gesamte QuickBooks-Datei haben. Um mehr zu erfahren, besuchen Sie https://www.qboxplus.com/how-qbox-works/.