So verwenden Sie ein Zeitprotokoll, um Ihren Alltag zu erobern (in 3 einfachen Schritten)

Zeit: Es ist etwas, von dem wir eine begrenzte Menge haben, aber oft ziemlich nachlässig verwenden. Glücklicherweise ist es so einfach wie ein Zeitprotokoll, mehr darüber zu erfahren, wie wir unsere Zeit verbringen (und diese Gewohnheiten ändern können).

Eines meiner Lieblings-Zeitmanagement-Tools, ein Zeitprotokoll, mit dem Sie die verbrachte Zeit auf einen Blick sehen können. Indem Sie die Zeit verfolgen und aufzeichnen, werden Sie achtsamer darauf, wie Sie Ihre Zeit damit verbringen, sich vorwärts zu bewegen.

Zuerst werde ich behandeln, was ein Zeitprotokoll ist. Dann, wie Sie sie verwenden können. Und schließlich, was sie Ihnen in Ihrem täglichen Leben helfen werden.

Was ist ein Zeitprotokoll?

Das treffend benannte Zeitprotokoll ist ein Tool, mit dem Sie einen umfassenden Überblick darüber erhalten, wie Ihre Zeit verbracht wird.

Zum Beispiel:

Wenn Sie genau wissen möchten, wie viel Zeit Sie wirklich für die Arbeit aufwenden, nehmen Sie sich Zeit und notieren Sie diese Zeitrahmen in einem digitalen Dokument oder einem Blatt Papier.

Das Ziel eines Zeitprotokolls ist es, Ihnen zu helfen, produktiver und effizienter zu werden. Wenn wir nicht wissen, wie viel Zeit wir für verschiedene Aufgaben aufwenden, kann es leicht sein, unsere Zeit zu verschwenden, ohne es zu wissen.

Zeitprotokolle geben Ihnen die Einsicht, die Sie benötigen, um Veränderungen in Ihrem Leben vorzunehmen, die diesen Fortschritt vorantreiben.

Wenn Sie besser verstehen, wie viel Zeit Sie bestimmten Dingen in Ihrem Leben widmen, können Sie bessere Ergebnisse erzielen.

Was sind die Vorteile der Zeiterfassung?

Es gibt viele Vorteile, wenn Sie Ihre Zeit verfolgen und ein Zeitprotokoll verwenden.

Haben Sie Schwierigkeiten, Aktivitäten zu verfolgen? Dann können diese Vorteile als Anreiz für den Einstieg dienen.

Aber was willst du von der Verfolgung deiner Zeit gewinnen?

1. Verbesserte Produktivität und nachhaltige Arbeitsgewohnheiten

Wenn wir verstehen, wie wir unsere Zeit nutzen, können wir sehen, wie viel davon wir bestimmten Aufgaben widmen. Aber es kann auch zeigen, wie viel Zeit wir auch verschwenden.

Mit einem Zeitprotokoll können Sie feststellen, wo Sie zurückfallen. Und dann können Sie Ihre Arbeit und andere Aktivitäten so organisieren, dass Sie im Laufe der Zeit nachhaltiger werden.

Dies ist ein großer Vorteil für diejenigen, die feststellen, dass ihre Tage überlastet und unorganisiert sind.

2. Vermehrter Fortschritt in Leben und Arbeit

Zeitverschwender gibt es in unserem Leben zuhauf. Wir wissen, dass sie existieren. Aber wir sehen ihre wahre Wirkung nur, wenn sie vor uns liegt.

Mithilfe eines Zeitprotokolls wissen Sie, wie viel Zeit Sie für berufliche oder persönliche Aufgaben aufwenden.

Mit diesem Wissen können Sie Ihren Fortschritt verbessern, indem Sie die Zeit in verschiedenen Bereichen Ihres Lebens anpassen.

3. Die Fähigkeit, sich selbst gegenüber rechenschaftspflichtig zu bleiben

Zu wissen, dass Sie sich selbst zeitlich festlegen und versuchen, Ihre Erwartungen zu erfüllen, ist eine hervorragende Möglichkeit, sich selbst gegenüber rechenschaftspflichtig zu bleiben.

Ein Timer, der Ihre Arbeit regelmäßig aufzeichnet, hilft Ihnen, konzentriert und auf dem richtigen Weg zu bleiben.

Einige Leute verwenden nur ein Zeitprotokoll, um einen Einblick in ihre aktuelle Leistung zu erhalten. Aber wenn Sie es sich zur Gewohnheit machen, sollten Sie in der Lage sein, einige der häufigsten Ablenkungen zu vermeiden, die sich derzeit auf Ihre Produktivität auswirken.

4. Motivation, Ihre Leistung zu verbessern

Zu wissen, dass wir unterdurchschnittlich abschneiden, kann ein wichtiger Motivator sein.

Dies ist etwas, das Menschen, die von Natur aus wettbewerbsfähig und motiviert sind, nutzen können, wenn sie mit der Zeiterfassung beginnen.

Nutzen Sie Ihr Zeitprotokoll als persönliche Herausforderung. Notieren Sie sich Ihre aktuelle und vergangene Leistung und fordern Sie sich heraus, es jeden Tag besser zu machen.

Sie werden feststellen, dass Ihre Leistung und Ihr Fortschritt mit der Zeit zunehmen werden.

Und dies bietet Ihnen die Zeitmanagementfunktionen, die Sie zum Erfolg benötigen.

5. Ein besseres Verständnis Ihrer Fähigkeiten

Ohne zu verstehen, wie viel Zeit wir für bestimmte Aufgaben benötigen, können wir keine realistischen Erwartungen entwickeln.

Zum Beispiel:

Sie denken vielleicht, dass Sie in der Lage sind, einen Arbeitsauftrag in einer Stunde zu erledigen. Aber Ihre reguläre Zeit kann tatsächlich anderthalb oder zwei Stunden betragen.

Zeiterfassung und Aufzeichnung Sie können sehen, wie viel Zeit bestimmte Aufgaben benötigen, wenn Sie konzentriert und produktiv bleiben.

Dies erleichtert es uns dann, Zeitpläne und Routinen für uns selbst zu erstellen, die auf unsere Fähigkeiten zugeschnitten sind.

6. Sich auf das konzentrieren zu können, was am wichtigsten ist

Vieles von dem, was wir tun, geschieht aus Gewohnheit. Aber in der Lage zu sein, neue Gewohnheiten zu pflegen und mehr von dem, was wir brauchen, in unsere Tage zu integrieren, beginnt mit einer besseren Struktur und einem Verständnis dafür, wofür wir unsere Zeit aufwenden.

Mit einem Zeitprotokoll erfahren Sie, wofür Sie Zeit aufwenden, was Sie eliminieren müssen und was Sie Ihrem Tag hinzufügen möchten.

Einfach ausgedrückt:

Wenn Sie Ihre Zeit verfolgen, können Sie mehr aus Ihren Bemühungen herausholen. Erstellen Sie einen Zeitplan, der am besten zu Ihnen passt.

Und alles beginnt mit der Erstellung Ihres Zeitprotokolls.

So starten Sie Ihr eigenes Zeitprotokoll

Das Starten eines Zeitprotokolls kann jeder tun.

Befolgen Sie diese 3 einfachen Schritte, um Ihre Zeit mit Bedacht zu nutzen.

Schritt 1: Das richtige Zeiterfassungstool für Ihre Bedürfnisse finden

Das Tool, mit dem Sie Ihre Zeit verfolgen, hängt von Ihren persönlichen Vorlieben ab.

Sie können den altmodischen Timer verwenden und Ihre Zeit auf diese Weise verfolgen. Oder Sie können modernere Tools wie Toggl verwenden, um jede Aufgabe aufzuzeichnen und zu verfolgen.

Ich empfehle die Verwendung eines digitalen Werkzeugs.

Warum?

• Mit Apps können Sie Ihre Zeit bis auf die Sekunde genau verfolgen
• Sie beschreiben detailliert, wie diese Zeit verwendet wird
• Und der Versuch, die Zeit manuell zu verfolgen, kann es einfacher machen, Fehler zu machen

Hier sind einige:

• Toggl
• Timely
• Everhour
• RescueTime
• Timeneye

Diese Empfehlungen bieten große Flexibilität für diejenigen, die alle Aspekte ihres Lebens verfolgen möchten.

Durchsuchen Sie die Optionen und entscheiden Sie, welche Sie bevorzugen.

Schritt 2: Entwickeln Sie Ziele und finden Sie einen Ort, an dem Sie Ihre Ergebnisse aufzeichnen können

Zeitprotokolle geben uns einen aufschlussreichen Einblick in unser Leben und wie es ausgegeben wird. Daher werden Zeitprotokolle normalerweise für einen kurzen Zeitraum (manchmal weiter) verwendet, um uns die Informationen zu geben, die wir benötigen, um unsere Zeit in Zukunft klüger zu nutzen.

Das erste, was Sie brauchen, um die Vorteile der Zeiterfassung und Protokollierung zu nutzen, sind einige Ziele. Damit meine ich, dass Sie Grenzwerte festlegen müssen, wie viel Zeit Sie für bestimmte Aktivitäten aufwenden möchten (und wie viel Zeit Sie möglicherweise bereits für diese Elemente verwenden).

Zum Beispiel:

Sie glauben vielleicht, dass Sie nur eine Stunde täglich damit verbringen, E-Mails zu checken. Wenn Sie jedoch ein Zeitprotokoll verwenden, können Sie feststellen, dass diese Zahl viel größer ist.

Zusammen mit Ihren Zeitzielen möchten Sie ein Medium finden, in dem Sie Ihre Ergebnisse aufzeichnen können. Wie bei der Zeiterfassung ziehen es einige vor, diese Informationen manuell aufzuzeichnen.

Viele der oben vorgeschlagenen Zeit-Tracker sind mit Dashboards ausgestattet. Diese ermöglichen es Ihnen, Zeitblöcke zu identifizieren und diese Informationen zu exportieren.

Was auch immer Sie für das produktivste und bequemste halten, sollten Sie verwenden.

Schritt 3: Bewerten Sie Ihre Zeitprotokollergebnisse und passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an

Zu wissen, wie Sie Ihre Zeit verbringen, ist ein leistungsfähiges Werkzeug für Veränderungen. Bewaffnet mit den Ergebnissen, es ist Zeit, um herauszufinden,, Was sind die nächsten Schritte?

Hier sind ein paar Fragen, die Sie sich stellen sollten. Diese werden Ihnen helfen, loszulegen.

Wo könnte ich weniger Zeit verbringen?

Sobald Sie Ihr Zeitprotokoll ausgefüllt haben, werden Sie wahrscheinlich viele Aktivitäten finden, die viel zu lange dauern.

Werfen Sie einen kurzen Blick auf Ihre Einträge und fragen Sie sich: Wo verbringe ich zu viel Zeit? Wie viel Zeit sollte ich für bestimmte Aktivitäten wie das Posten in sozialen Medien oder das Abrufen meiner E-Mails aufwenden?

Wir alle haben ein Bild im Kopf, wie viel Zeit wir für bestimmte Aufgaben aufwenden möchten.

Wenn Sie wissen, wie viel Zeit Sie jetzt verbringen, können Sie diese Ziele erreichen, wenn Sie versuchen, die Zeit, die Sie diesen Aufgaben widmen, zu verkürzen.

Achten Sie darauf, diese Ziele an einem sichtbaren Ort aufzuzeichnen, damit Sie immer im Kopf sind, wenn Sie arbeiten oder persönliche Aufgaben übernehmen.

Gibt es Zeitverschwender, die ich entfernen könnte?

Zeitraubende Aufgaben sind nicht die einzigen Elemente, die auffallen, wenn Sie die Aufgaben in Ihrem Zeitprotokoll bewerten.

Ein weiterer wichtiger Bereich, auf den Sie sich konzentrieren sollten, sind Aufgaben, die Sie möglicherweise vollständig loswerden möchten.

Schauen Sie sich Ihr Zeitprotokoll an: Gibt es zeitraubende Aktivitäten, die Sie aus Ihrer Routine streichen könnten? Wenn dies nicht möglich ist, können bestimmte Aufgaben ausgelagert oder delegiert werden, um Zeit zu sparen?

Wir haben alle die gleichen 24 Stunden am Tag. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre verwenden, um Dinge zu tun, die wichtig und angenehm sind.

Wovon brauche ich mehr in meinem Tag?

Wenn wir zu viel Zeit mit Aufgaben verbringen, haben wir weniger Platz für Dinge, die wir wollen oder brauchen.

Jetzt ist es an der Zeit, sich anzusehen, wie Ihr Tag genutzt wird, und zu sehen, was Sie erreichen können, indem Sie bestimmte Aufgaben reduzieren oder entfernen. Dies wird Ihnen helfen, eine bessere Vorstellung davon zu haben, wie viel Zeit übrig bleibt, wenn Sie nachjustieren.

Fragen Sie sich nun: Gibt es Aktivitäten, die Sie schon immer ausüben wollten, für die Sie aber nie geglaubt haben, Zeit zu haben?

Ein hervorragendes Beispiel, auf das sich viele Arbeitnehmer beziehen können, ist das Fitnessstudio. Meistens glauben diejenigen, die mit der Arbeit beschäftigt sind, dass sie keine Zeit zum Trainieren haben.

Aber sobald Sie Ihr Zeitprotokoll beendet haben, können Sie feststellen, dass Sie eine zusätzliche Stunde haben, die Sie der körperlichen Aktivität widmen können.

Versuchen Sie, diese neuen Elemente in Ihre tägliche Routine zu integrieren. Und notieren Sie, wie viel Zeit Sie damit verbringen, und wiederholen Sie den Prozess, um diese Aktivitäten effizienter zu gestalten.

Was ist ein realistischerer Zeitrahmen, in dem ich bestimmte Aktivitäten abschließen kann?

Sie können nur produktiv sein, wenn Sie realistische Erwartungen an sich selbst stellen.

Wir alle würden gerne ein großes Arbeitsprojekt in 30 Minuten oder weniger abschließen. Aber es ist höchst unwahrscheinlich, dass dies für uns möglich wäre.

Wenn Sie die für bestimmte Aktivitäten aufgewendete Zeit reduzieren möchten, ist es wichtig, dass Sie sich realistische Ziele setzen, die auf der Leistung in der Vergangenheit basieren.

Wenn Sie wissen, dass Sie sich voll und ganz auf eine Aufgabe konzentriert und diese nach besten Kräften optimiert haben, ist Ihre protokollierte Zeit wahrscheinlich eine genaue Darstellung der Zeit, die diese Aufgabe in Anspruch nehmen wird.

Verwöhnen Sie Ihren Tag wie ein Tetris-Spiel. Passen Sie alle Ihre Aufgaben in Ihren Zeitplan an und konzentrieren Sie sich darauf, jeden Tag eine produktive, wünschenswerte Routine zu erstellen.

Zeitprotokoll: Was kommt als nächstes?

Sobald Sie alle Informationen aus Ihrem Zeitprotokoll haben, entwickeln Sie einen Zeitplan und fordern Sie sich täglich heraus.

Dies ist so einfach wie das Blockieren Ihrer Aufgaben basierend darauf, wie viel Zeit Sie verbringen (oder wie viel Zeit Sie verbringen möchten), das Zusammenfügen der Teile und das weitere Überwachen Ihres Fortschritts, um sicherzustellen, dass sich Ihre Produktivität verbessert.

Natürlich hilft Ihnen die Zeiterfassung allein nicht, produktiver zu werden. Wenn Sie das, was Sie hier gelernt haben, ergänzen möchten, habe ich in der Vergangenheit viele hervorragende Zeitmanagementgewohnheiten behandelt, die Sie mit Ihren Zeiterfassungsbemühungen kombinieren können, um noch mehr aus dieser Praxis herauszuholen.

Die Lektion?

Zeitprotokolle sind hervorragende Werkzeuge für alle, die sich anstrengen, aber das Gefühl haben, immer ins Hintertreffen zu geraten.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Ihre Zeit nutzen, hilft Ihnen der obige Leitfaden dabei, mit der Arbeit an Ihrem eigenen Zeitprotokoll zu beginnen, das Ihnen die Kraft gibt, die Sie benötigen, um die Art und Weise, wie Sie Ihre Tage verbringen, neu zu gestalten.