So werden Sie virtueller Anwalt

In den letzten Jahren profitieren Anwälte zunehmend von der Flexibilität der Fernarbeit. Da sich die Einstellung zu traditionellen Anwaltskanzleien weiterentwickelt, wird es immer üblicher, ein virtueller Anwalt zu sein.

Ein virtueller Anwalt zu sein, hat seine Vorteile. Da Anwälte nicht an ein traditionelles Büro gebunden sind, können Anwälte Zeit sparen, Gemeinkosten senken und effizienter arbeiten. Gleichzeitig können Anwälte zwischen Mandatsbüros, Notaren und Gerichtsbüros reisen. Virtuelle Anwälte müssen jedoch auch überlegen, wie sie mit der Sicherheit, Ethik und Kommunikation von Anwaltskanzleien umgehen, während sie virtuell arbeiten.

Aber was bedeutet es, ein virtueller Anwalt zu sein? Könnte eine virtuelle Anwaltskanzlei eine zugänglichere und effizientere Möglichkeit sein, mehr Mandanten zu helfen? Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.

Die eLawyering Task Force der ABA schreibt vor, dass eine virtuelle Anwaltskanzlei ein sicheres Kundenportal verwenden muss, das an die Website einer Anwaltskanzlei angeschlossen ist. Das sichere Kundenportal eines virtuellen Anwalts muss sicher, verschlüsselt und von Benutzername / Passwort abhängig sein. In diesem sicheren Kundenportal arbeiten Mandanten und Anwälte zusammen, teilen Dokumente und tauschen Daten aus.

Was sind die Vorteile eines virtuellen Anwalts?

Die steigende Popularität eines virtuellen Anwalts beruht auf einer Kombination positiver Vorteile, darunter:

Mobilität

Wenn Sie eine virtuelle Kanzlei führen, können Sie von überall aus remote arbeiten. Die Möglichkeit, von überall aus zu arbeiten – ob von zu Hause oder auf Reisen — macht Ihre Kanzlei effizienter. Die Flexibilität eines virtuellen Anwalts bedeutet, dass Sie Ihre Arbeit auch dann erledigen können, wenn Sie nicht an Ihrem Schreibtisch sitzen.

Flexibilität

Virtuelle Anwälte sind nicht an die traditionellen Neun- bis-Fünf-Betriebsstunden gebunden, was bedeutet, dass sie arbeiten können, wann und wo sie müssen. Die Flexibilität, von verschiedenen Standorten und zu verschiedenen Zeiten zu arbeiten, kann Anwälten mit Kindern oder anderen Verpflichtungen zugute kommen, die einen vielfältigeren Zeitplan erfordern. Die Flexibilität, die ein virtueller Anwalt bietet, ist hilfreich, um eine bessere Work-Life-Balance zu erreichen.

Reduzierter Overhead

Auch wenn Ihre Gerichtsbarkeit keinen physischen Bürostandort erfordert (mehr dazu später), bedeutet die Führung einer virtuellen Anwaltskanzlei, dass Sie nicht für einen großen Büroraum bezahlen müssen. Ohne physische Büroräume müssen Sie nicht viel Geld für Bürogeräte (wie große Drucker und Faxgeräte) und deren Wartung ausgeben. Da virtuelle Anwaltskanzleien in der Regel cloudbasierte Software verwenden, um virtuelle Arbeit zu erleichtern, fallen weniger Kosten für Dinge wie lokale Server an.

Umweltfreundlichkeit

Virtualisierung kann dazu beitragen, den Kohlenstoff-Fußabdruck Ihres Unternehmens auf mehrere Arten zu reduzieren. Ohne einen täglichen Weg ins Büro können Sie Ihre Emissionen beim Fahren senken. Durch die Digitalisierung des Dokumentenmanagements und der Kundenaufnahmeformulare können Sie auch den Papierverbrauch Ihres Unternehmens erheblich reduzieren.

Vielseitigere Client-Kommunikation

Virtuelle Meetings können Ihre juristischen Dienstleistungen zugänglicher machen. Nicht alle Kunden wollen oder können sich persönlich treffen. Wenn Sie virtuelle Meetings durchführen können, können Ihre Kunden von dem erhöhten Komfort profitieren. Kunden mit Mobilitätsproblemen oder die möglicherweise nicht physisch in der Stadt sind, können weiterhin an Besprechungen mit Ihnen teilnehmen. Da virtuelle Besprechungen bequemer sind, fördern sie auch eine häufigere Kommunikation zwischen Anwalt und Mandant, was für eine bessere Kommunikation zwischen Anwaltskanzleien von entscheidender Bedeutung ist.

Wie wird man virtueller Anwalt?

Ein virtueller Anwalt zu werden, kann viele Vorteile bieten. Sie müssen jedoch mehr als nur überlegen, wie Sie Ihren neuen Arbeitsbereich für Anwaltskanzleien einrichten. Um als virtueller Anwalt erfolgreich zu sein, müssen Sie die Regeln kennen, einen Plan erstellen und strategisch umsetzen.

Kennen Sie die Regeln und die Ethik eines virtuellen Anwalts

Bevor Sie Ihre Anwaltskanzlei virtuell machen, müssen Sie die geltenden Regeln und ethischen Überlegungen kennen.

In bestimmten Bundesstaaten müssen Anwälte beispielsweise über physische Büroräume verfügen. In diesen Fällen müssen Sie über eine physische Büropräsenz verfügen und dürfen kein vollständig virtueller Anwalt sein. Überprüfen Sie die Anforderungen für Ihre Gerichtsbarkeit und befolgen Sie die Regeln für Ihre Region.

Darüber hinaus ist es Ihre Pflicht als Anwalt, die Daten Ihrer Mandanten zu schützen und die Vertraulichkeit Ihrer Mandanten zu wahren. Als virtueller Anwalt, Mehr von Ihrer Kommunikation erfolgt online statt persönlich. Deshalb ist es besonders wichtig, dass Ihre Kanzleidaten sicher sind und alle Kanäle verschlüsselt sind.

Erfahren Sie mehr von der ABA und die Ethik einer virtuellen Praxis und Anwaltskanzlei Datensicherheit.

Erstellen Sie eine Roadmap, um ein virtueller Solopraktiker zu werden

Um ein virtueller Solopraktiker zu werden, sind viele der gleichen Schritte erforderlich wie bei der Eröffnung einer traditionellen Anwaltskanzlei. Deshalb ist es wichtig, sich die Zeit zu nehmen, entsprechend zu planen — die Überprüfung unseres Leitfadens zur Gründung einer eigenen Anwaltskanzlei ist ein guter Anfang. Hier sind weitere Schritte zu beachten:

• Machen Sie einen Geschäftsplan. Sie möchten beispielsweise einen Geschäftsplan für eine Anwaltskanzlei erstellen (oder Ihren vorhandenen aktualisieren), um messbare Ziele festzulegen, die Vision und die Grundwerte Ihrer Kanzlei zu definieren, einen Finanzplan zu erstellen und den Markt zu analysieren, in den Sie eintreten.
• Planen Sie, wie Sie mit der Kundenaufnahme umgehen. Virtuelle Anwaltskanzleien können von automatisierten Online-Lösungen für die Kundenaufnahme profitieren. Mit der Clio Grow Client Intake-Software können Sie Aufnahmeformulare erstellen und Konsultationen virtuell planen.
• Erstellen Sie einen Kommunikationsplan. Sie benötigen eine Strategie für Ihre interne Kommunikation ohne alle im Büro. Verwenden Sie E-Mail, Chat, Videokonferenzen, Apps wie Slack oder Telefonanrufe? Darüber hinaus müssen Sie darüber nachdenken, wie Sie mit der Kundenkommunikation umgehen. Fragen Sie sich: Was wird Ihr Prozess für die Buchung und Durchführung von Besprechungen mit Kunden sein?
• Erstellen Sie einen Marketingplan für Ihre Praxis. Da Ihre virtuelle Anwaltskanzlei online ist, benötigen Sie eine effektive Strategie, um sie zu vermarkten. Eine SEO-optimierte, gut gestaltete Website einer Anwaltskanzlei ist unerlässlich (sowohl für die Werbung als auch für die Verbindung von Kunden mit dem sicheren Online-Kundenportal Ihrer Kanzlei). In Ihrem Marketingplan sollten auch andere Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme mit Kunden berücksichtigt werden, z. B. soziale Medien und Online-Werbung für Anwälte.

Für frische Ideen, wie Sie Ihren Namen bekannt machen und das Geschäft vorantreiben können, erfahren Sie, wie Sie neue Kunden für eine Anwaltskanzlei gewinnen können.

Erfahren Sie, wie Sie von einer traditionellen Anwaltskanzlei wechseln

Wenn Sie bereits eine traditionelle Anwaltskanzlei betreiben und zu einer virtuelleren Praxis übergehen möchten, beachten Sie diese Tipps:

• Hetzen Sie nicht den Prozess. Wenn Sie bereits eine traditionelle Rechtspraxis haben, machen Sie sich keine Sorgen, sofort auf einmal virtuell zu werden. Sie können einen Plan erstellen, um mit einem hybriden persönlichen und virtuellen Modell zu beginnen. Beispielsweise könnten Mitarbeiter vier Tage die Woche im Büro und einen Tag remote arbeiten. Dann können Sie das Verhältnis von persönlichen zu entfernten Tagen beim Übergang schrittweise erhöhen.
• Finden Sie Möglichkeiten, Aufgaben zu rationalisieren und virtuell zu gestalten. Suchen Sie nach Möglichkeiten, Prozesse zu erstellen, die normalerweise im Büro sicher und virtuell ausgeführt werden müssen. Sie können beispielsweise vom Scannen eines Dokuments mit einem Office-Scanner zur Verwendung einer sicheren App zum Scannen von Dokumenten auf Ihrem Telefon wechseln.
• Automatisieren Sie Ihre bestehenden Prozesse mit Technologie. Die richtige Cloud-basierte Technologie kann Ihre Prozesse rationalisieren und die Arbeit als virtueller Anwalt einfacher und sicherer machen. Wenn Sie technische Lösungen für Ihr virtuelles Unternehmen auswählen, nehmen Sie sich Zeit und wählen Sie sorgfältig aus. Überprüfen Sie mehrere Optionen und stellen Sie sicher, dass alle von Ihnen in Betracht gezogenen Lösungen sicher und verschlüsselt sind.

Cloudbasierte Praxisverwaltungssoftware wie Clio Manage hilft Ihnen beispielsweise bei der Automatisierung von Aufgaben. Clio Manage ermöglicht es Ihrer Anwaltskanzlei auch, Angelegenheiten und Informationen zu organisieren, Ihre Zeit und Ausgaben zu verfolgen, Ihren Kalender zu verwalten und Rechnungen an einem Ort zu verwalten.

Wie betreuen Sie Kunden als virtueller Anwalt?

Die Vorteile virtueller Anwaltskanzleien sind nicht nur für Anwälte: Virtuelle Anwälte können mehr Menschen auf die gewünschte Weise helfen — was ein außergewöhnlicheres Kundenerlebnis bedeutet.

Wie Clio CEO und Mitbegründer Jack Newton in seinem Buch The Client-Centered Law Firm umreißt, besteht der Schlüssel zu großartigen Kundenerlebnissen darin, den Kunden das zu geben, was sie in einer Situation wollen und brauchen.

Wenn es um juristische Dienstleistungen geht, wünschen sich Kunden zunehmend die bequeme Erfahrung, die virtuelle Anwaltskanzleien bieten können, einschließlich:

Ein virtuelles Kundenportal

Wie bereits erwähnt, ist für eine virtuelle Anwaltskanzlei ein sicheres Online—Portal erforderlich, in dem Sie Informationen austauschen und mit Kunden kommunizieren können. Die Verbraucher von heute wollen auch einen Anwalt, der dies anbieten kann. Laut dem Legal Trends Report 2020 bevorzugen 69% der Verbraucher die Zusammenarbeit mit einem Anwalt, der Dokumente elektronisch über eine Webseite, eine App oder ein Online-Portal freigeben kann.

Mandanten über ein Online-Portal einen sicheren Zugang zu ihren Fällen zu ermöglichen, ist ein Gewinn für Anwälte und Mandanten. Kunden können eine bessere Erfahrung machen, da sie selbst auf ihre Fallinformationen zugreifen und diese überprüfen können. Gleichzeitig spart ein virtuelles Kundenportal Anwälten Zeit, die sie sonst für die Kommunikation von Updates aufwenden könnten.

Erfahren Sie mehr über das sichere Kundenportal Clio for Clients von Clio Manage.

Dokumentenmanagement-Software

Virtuelle Anwaltskanzleien müssen in der Lage sein, von überall sicher auf Falldokumente zuzugreifen. Virtuelle Anwälte können auf Cloud-basierte Dokumentenverwaltungslösungen (wie Clio Manage, OneDrive oder Dropbox) zurückgreifen.

Die cloudbasierte Dokumentenmanagement-Software von Clio Manage bietet beispielsweise unbegrenzten Dokumentenspeicher. Mit Clio Manage können Sie von überall auf Ihrem Laptop oder Mobiltelefon auf Ihre Kundendokumente zugreifen.

Aus Kundensicht spart Cloud-basierte Dokumentenmanagement-Software Zeit und trägt zu einer nahtloseren rechtlichen Erfahrung bei. Neben dem schnellen Austausch von Rechtsdokumenten über das sichere Online-Portal bietet Clio auch E-Signatur-Funktionen, um das Signieren von Dokumenten in bestimmten Situationen für Kunden einfacher und schneller zu machen.

Videokonsultationen

Während virtuelle Anwälte möglicherweise noch persönliche Besprechungen abhalten, erleichtern Videokonferenzen virtuellen Anwälten die Unterstützung von mehr Mandanten, unabhängig davon, wo sie sich befinden.

Wie der Legal Trends Report 2020 feststellt, ziehen es 37% der Verbraucher vor, sich virtuell mit einem Anwalt zu einer Beratung oder einem ersten Treffen zu treffen. Außerdem würden 50% der Verbraucher ihre Follow-up-Meetings lieber per Videokonferenz abhalten. Virtuelles Arbeiten kann Kunden die gewünschte Erfahrung bieten und gleichzeitig Anwälten Zeit sparen.

Ein virtueller Anwalt zu werden, kann Ihrer Anwaltskanzlei und Ihren Mandanten zugute kommen

Remote arbeiten ist für Anwälte keine abstrakte Idee mehr. Sichere, cloudbasierte Technologie macht das Arbeiten virtuell möglich – und in vielerlei Hinsicht wünschenswert.

Während ein virtueller Anwalt von der Remote-Arbeit bis zur Führung einer virtuellen Anwaltskanzlei variieren kann, benötigen virtuelle Anwälte ein sicheres Online-Kundenportal. Nicht alle Firmen dürfen 100% virtuell sein, da Regeln eine physische Büropräsenz in ihrer Gerichtsbarkeit erfordern. Aber mit Planung und Voraussicht, Die meisten Firmen können Elemente virtueller Anwaltskanzleien integrieren, um die Vorteile einer erhöhten Flexibilität für Anwälte zu nutzen — und eine bessere, bequemere Erfahrung für Kunden.

Wenn Sie sich fragen, ob ein virtueller Anwalt für Sie arbeiten könnte, lernen Sie zunächst die Regeln für Ihre Region kennen und erstellen Sie einen Plan für Ihr Unternehmen. Mit den richtigen technischen Tools und Plänen für Kommunikation und Marketing können Sie durch die Virtualisierung mehr Kunden helfen und gleichzeitig niedrigere Kosten und eine bessere Work-Life-Balance genießen.

Diesen Blogbeitrag haben wir im Juli 2021 veröffentlicht. Letzte Aktualisierung: Oktober 14, 2021.

Kategorisiert in:Geschäft