Strategien und Best Practices für das Cashflow-Management

Eines der wichtigsten Elemente für ein erfolgreiches und finanziell gesundes Unternehmen ist die Entwicklung und Implementierung einer effektiven Cashflow-Managementstrategie. Von Einzelunternehmer-Startups über Kleinunternehmer bis hin zu Finanzfachleuten, die in großen Unternehmen arbeiten, Jeder, der den Cashflow verwalten muss, weiß, dass Bargeld das Lebenselixier seiner Organisation ist — und ein positiver Cashflow, der zu den richtigen Kosten und mit dem richtigen Timing aufrechterhalten wird, ist der Schlüssel zur finanziellen Gesundheit.

Wenn Sie einige grundlegende Best Practices befolgen und in die richtigen Softwarelösungen investieren, können Sie eine Cashflow-Management-Strategie entwickeln, mit der Sie Ihr Betriebskapital für Leistung, Wachstum, Rentabilität und Wettbewerbsvorteile optimieren können.

Warum eine effektive Cashflow-Management-Strategie wichtig ist

Herausforderungen beim Cashflow-Management sind der Killer Nummer eins für kleine Unternehmen. Die Aufrechterhaltung oder Verbesserung Ihres Cashflows ist entscheidend, um die Dinge am Laufen zu halten, während Sie darauf warten, dass Debitoren die Zahlungen Ihrer Kunden erhalten und verarbeiten.

Beim Cash Management geht es im Kern darum, das Working Capital Ihres Unternehmens optimal zu nutzen, indem:

• Minimierung überschüssiger liquider Mittel;
• Mittelzuflüsse und -abflüsse genau und vollständig ausgleichen;
• Sicherstellen, dass alle Barmittel mit Blick auf maximale Kapitalrendite (ROI) und Wertschöpfung ausgegeben werden (d. H. Optimierung der Umsatzquote des Betriebskapitals); und
• Aufrechterhaltung eines ausreichenden Betriebskapitals, um die finanziellen Verpflichtungen des Unternehmens zu decken, wobei genügend übrig bleibt, um unerwartete Ausgaben zu bewältigen und Investitionsmöglichkeiten zu nutzen. Dies erfordert ein Gleichgewicht zwischen der Liquidität des Unternehmens und den Opportunitätskosten.
  • Bei der Bestimmung eines optimalen Cash-Saldos müssen Unternehmen die mit ihrem Ziel-Cash-Saldo verbundenen Risiken identifizieren, nachverfolgen und mindern.
  • Sie müssen auch den erwarteten ROI und die Opportunitätskosten für verschiedene Optionen darstellen, z. B. Lieferantenrechnungen frühzeitig bezahlen, um Rabatte zu erfassen, anstatt mehr Bargeld zur Hand zu haben und Zahlungen zu leisten, wenn sie fällig sind.
  • Eine einfache Formel, die Unternehmen zur Berechnung der Opportunitätskosten verwenden können, lautet:
    Transaktionskosten + Potenzielles Risiko, das durch die Aufrechterhaltung eines minimalen Barguthabens entsteht = Opportunitätskosten für dieses Guthaben.

Um diese geschäftskritischen Aufgaben zu erfüllen, benötigen Sie sowohl ein klares Verständnis der Bedeutung Ihres Cashflows als auch einen realistischen, detaillierten und datengesteuerten Ansatz. Ohne eine formalisierte Strategie zur Verwaltung des Betriebskapitals, ein System zur Bewertung und Verbesserung der Leistung anhand von Metriken oder ein vollständiges Buy-In Ihrer Organisation auf allen Ebenen können sich Cashflow-Probleme als häufig und frustrierend erweisen.

Die Verknüpfung eines disziplinierten Cashflow-Managements mit den größeren Zielen des Unternehmens in Bezug auf Wachstum, Innovation, Gewinnmargen und Wettbewerbsstärke trägt wesentlich dazu bei, Teammitglieder auf allen Ebenen zu ermutigen, auf derselben Seite zu stehen.

Best Practices für ein effektives Cashflow-Management

1. Investieren Sie in eine Softwarelösung

Von der Optimierung Ihres Cash Conversion Cycle bis zur Berechnung und Optimierung von Kreditorentagen (z., Kreditorenbuchhaltung Umsatz), ist jeder Teil der Verbesserung Ihres Cashflows mit Hilfe einer erstklassigen Procure-to-Pay-Lösung wie Planergy einfacher und effektiver.

Künstliche Intelligenz (KI), Prozessautomatisierung sowie fortschrittliches Datenmanagement und Analysen sind Kernkomponenten moderner Beschaffungssoftware. Bewaffnet mit diesen Tools können Sie:

• Erfassen, organisieren und analysieren Sie alle Ihre Ausgabendaten für maximale Transparenz, Genauigkeit und Vollständigkeit. Ausgabentransparenz ist für die Optimierung all Ihrer Geschäftsprozesse unerlässlich, aber besonders wichtig für das Cashflow—Management, da falsche Daten zu einer ungenauen Cashflow-Prognose führen können – und ohne genügend Bargeld, um Ihre Betriebskosten zu decken, Gehälter zu zahlen oder Lieferanten zu bezahlen, geschweige denn strategische Investitionen zu tätigen oder Notfälle abzudecken.
• Stellen Sie ein einziges, cloudbasiertes Repository für Daten mit sicherem, rollengerechtem Zugriff bereit. Jeder kann auf die Daten zugreifen, die er benötigt, wenn er sie benötigt, sodass es einfacher ist, intelligente Geschäftsentscheidungen für das kurz- und langfristige Cashflow-Management zu treffen.
• Integrieren Sie Ihre Buchhaltungssoftware, Beschaffungslösung und andere Anwendungen in eine zusammenhängende Softwareumgebung mit besserer Kommunikation und Zusammenarbeit.
• Erstellen und Durchsetzen von Richtlinien, die verantwortungsbewusste, bargeldorientierte Ausgaben und intelligente, strategische Entscheidungen zur Verbesserung des Cashflows im Laufe der Zeit fördern.
• Erstellen Sie genaue und vollständige Budgets, Prognosen und Cashflow-Prognosen sowie Kernfinanzdokumente wie Ertrags- und Cashflow-Aussagen.
• Automatisieren und optimieren Sie die wichtigsten Kreditorenbuchhaltungsprozesse, integrieren Sie sie in Lieferantensysteme und erleichtern Sie die Zusammenarbeit mit Debitorenbuchhaltern, um sicherzustellen, dass Sie vollständige Transparenz und Kontrolle über Ihre Mittelabflüsse und -zuflüsse haben. Dies ist besonders wichtig, um den Cash-Conversion-Zyklus zu verkürzen.
• Erstellen und verfolgen Sie Metriken, die zur Überwachung und Optimierung von Prozessen im Zusammenhang mit der Verwaltung von Geldzuflüssen und -abflüssen verwendet werden, einschließlich:
  • Tage Ausstehende Verkäufe (DSO)
  • Tage Lagerbestand (DIO)
  • Tage ausstehende Zahlungen (DPO)

1. Schaffen Sie eine Cash-Savvy-Kultur

Um wirklich erfolgreich zu sein und ihr Betriebskapital optimal zu nutzen, müssen Unternehmen sicherstellen, dass alle, vom CEO bis zu den Buchhaltern in der Kreditorenbuchhaltung, die Bedeutung eines effektiven Cashflow-Managements verstehen.

Die C-Suite kann den Prozess ankurbeln, indem sie nicht nur Anweisungen, sondern auch Führung und Anleitung bei der Priorisierung eines strategischen Ansatzes für einen positiven Cashflow bereitstellt. Die Verknüpfung eines disziplinierten Cashflow-Managements mit den größeren Zielen des Unternehmens für Wachstum, Innovation, Gewinnmargen und Wettbewerbsstärke wird dazu beitragen, Teammitglieder auf allen Ebenen zu ermutigen, auf derselben Seite zu stehen.

In den Abteilungen Rechnungswesen und Beschaffung kann die Entwicklung und Umsetzung von Richtlinien, die sowohl die Finanzdisziplin als auch wertorientierte, strategische Ausgaben fördern, die Einhaltung von Vorschriften, die Überwachung der Leistung und die Identifizierung von Problembereichen, die verbessert werden müssen, erleichtern.

Andere Abteilungen und Geschäftsbereiche können dazu angeregt werden, die Finanzdisziplin zu unterstützen (und die Barauslagen aufmerksam zu verwalten), indem Abteilungsboni, Budgets oder sogar Gehälter mit Cashflow-Zielen verknüpft werden.

Die Einführung von Softwaretools, die die für diese Strategie erforderlichen Cashflow-Projektionen, Budgetierungen und Prognosen vereinfachen, wird die Dinge noch einfacher machen.

Sicherzustellen, dass alle in den Softwaretools geschult sind, die Finanz- und Cashflow-Management-Richtlinien verstehen und einhalten und ihre Rollen und Verantwortlichkeiten bei der Unterstützung des Strebens des Unternehmens nach finanzieller Gesundheit kennen, wird eine letzte Schicht der Verstärkung bieten, die notwendig ist, um alle für einen gemeinsamen Erfolg und ein besseres Cash-Management zusammenzubringen.

1. Nehmen Sie einen proaktiven Ansatz für die Rechnungsstellung

Auch ein profitables Unternehmen braucht Bargeld in der Hand mit den gesunden Zahlen in der Bilanz zu gehen. Durch die Optimierung Ihrer Rechnungsworkflows für Genauigkeit und Geschwindigkeit gelangen Ihre Rechnungen so schnell wie möglich in die Hände Ihrer Kunden — und Geld früher auf Ihr Bankkonto.

Automatisieren Sie Ihre Rechnungsworkflows. Arbeiten Sie eng mit Kunden zusammen, um sicherzustellen, dass jede Rechnung über eine entsprechende Bestellung verfügt, um Ausnahmen, Rückbuchungen und Verzögerungen zu minimieren. Anstatt die Rechnungsverteilung an einen bestimmten Tag zu binden, sollten Sie sie versenden, wenn Sie ein voreingestelltes Ziel erreichen, z. B. eine bestimmte Anzahl abgeschlossener Projekte.

1. Optimieren Sie Ihre Bestandsverwaltung

Inventar, das in Ihren Lagerräumen oder Lagern schmachtet, generiert keine Einnahmen für Ihr Unternehmen. Priorisieren Sie die Bevorratung für starke Verkäufer und verfügen Sie über Systeme, um tote Lagerbestände zu liquidieren und Nachbestellungen nach Bedarf zu minimieren oder zu eliminieren.

1. Priorisieren Sie Agilität, kontinuierliche Verbesserung und Ausfallsicherheit

Während die Weltwirtschaft definitiv ein hart umkämpfter Ort ist, wird Ihr härtester Konkurrent, wenn es darum geht, optimale Leistung zu erzielen, immer Ihr eigenes Unternehmen sein. Unternehmen, die sich selbst unter die Lupe nehmen, um Geschäftspraktiken zu bewerten und zu verbessern (einschließlich Geschäftstätigkeit, Finanzaktivitäten, strategisches Sourcing usw.).) können das Fett trimmen und gleichzeitig neue Wege finden, um Wert aus ihren Workflows zu ziehen.

Das Üben einer agilen Beschaffung und die Priorisierung der Widerstandsfähigkeit der Lieferkette erleichtern nicht nur die Verfolgung von Finanzdaten und die Rationalisierung Ihrer Arbeitsabläufe, sondern eliminieren auch Verschwendung, menschliches Versagen und kostspielige Verzögerungen und stellen gleichzeitig sicher, dass Ihr Unternehmen über eine flexible Basis verfügt, die die Rentabilität fördert und gleichzeitig vor Disruptoren schützt (wodurch Ihr Barguthaben zusätzlich vor unerwarteten Turbulenzen geschützt wird).

Das Nettoergebnis ist eine schlankere, fokussiertere Organisation, die Finanzdisziplin leichter in ihre Geschäftsprozesse implementieren und das Betriebskapital viel effektiver nutzen kann.

1. Scheuen Sie sich nicht vor der Finanzierung

Sowohl kurzfristige als auch langfristige Finanzierungen können äußerst hilfreich sein, um Bargeld bereitzustellen, wenn Sie es am dringendsten benötigen oder eine außergewöhnliche Investitionsmöglichkeit nutzen möchten.

Kurzfristige Finanzierungen wie eine Kreditlinie können Ihnen helfen, die Lücke zu schließen, wenn Sie schnell Betriebskapital benötigen. Besser noch, Sie können eine Kreditlinie mit Ihrem Kreditgeber einrichten, bevor Sie sie benötigen. Dies bietet Ihnen nicht nur zusätzliche Sicherheit, sondern kann möglicherweise zu einem günstigeren Zinssatz führen, da Sie verhandeln, wenn Sie bündig sind, anstatt mit dem Hut in der Hand (sozusagen) zu Ihrem Finanzinstitut zu kommen.

Kleinunternehmer und Start-ups können auf jeden Fall andere kurzfristige Finanzierungsmöglichkeiten wie Kreditkarten nutzen, sofern sie eine klare, strenge Grenze zwischen privatem und Beruflichem ziehen, indem sie ein separates Bankkonto und Kreditkarten für das Unternehmen einrichten.

Wenn Sie die Dinge getrennt halten, können Sie auch Ihre Geschäftskreditkartenkäufe einfacher in Ihr gesamtes Ausgabenmanagementsystem integrieren und wertvolle Einblicke erhalten, mit denen Sie Ihr Cashflow-Management verfeinern und Ihre Abhängigkeit von Plastik bei zukünftigen Cashflow-Prognosen reduzieren können.

Langfristige Finanzierung ist eine bessere Option als Betriebskapital, wenn Sie in größere Anschaffungen wie Produktionsanlagen, Immobilien usw. investieren. Sie können Zahlungen und Abschreibungen über die Lebensdauer des Vermögenswerts platzieren, und während Sie die Zinssätze im Auge behalten müssen, wird Ihre Cash-Position viel stärker sein.

1. Balancieren Sie die Karotte mit dem Stock

Die Erstellung einer klaren und umfassenden Inkassopolitik ist entscheidend, um Ihren Cashflow unter Kontrolle zu halten. Formalisieren Sie Ihre Zahlungsbedingungen, machen Sie Strafen für verspätete Zahlungen klar und stellen Sie sicher, dass Sie die neueste Version Ihrer Richtlinie in regelmäßigen Abständen an alle Ihre Kunden und Mitarbeiter verteilen.

Sie können Ihren Inkassoprozess in Ihre Debitoren-Workflows integrieren, um Fälligkeiten und Beträge zu überwachen und automatisch Inkassoerinnerungen zu erstellen. Dies wird eine schnelle Zahlung fördern und gleichzeitig die Dinge mit den Kunden freundlich (oder zumindest professionell) halten.

Das ist der Stick. Die Karotte kommt in Form von Rabatten für die vorzeitige Zahlung. Rabatte können Ihnen helfen, schneller mehr Geld zu verdienen, obwohl Sie von jedem Kunden, der den Rabatt nutzt, etwas weniger erhalten. Es lohnt sich, 5% oder 10% einer Rechnung zu opfern, um das Geld innerhalb von 10 Tagen in die Hand zu bekommen, wenn es Sie daran hindert, einen kurzfristigen Kredit aufzunehmen und hohe Zinsgebühren zu zahlen.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Betriebskapital seinen Job macht

Um auf dem heutigen wettbewerbsintensiven Markt bestehen zu können, müssen Sie das finanzielle Herz Ihres Unternehmens mit einem stetigen Fluss gut verwalteter Barmittel am Schlagen halten. Schaffen Sie eine Kultur der Cashflow-Achtsamkeit, investieren Sie in eine zuverlässige und umfassende Softwarelösung und entwickeln und implementieren Sie effektive Cashflow-Prognose- und Managementstrategien heute, und Sie haben die Ressourcen, die Sie benötigen, wenn es Zeit ist, die Rechnungen zu bezahlen, strategische Investitionen zu tätigen und die Notfälle abzudecken, die ein Risiko für die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens darstellen.